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SOMMAIRE

Table of Contents
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INFORMATIONS

Contexte

Traitement de l’inventaire

Responsabilité

Logistique

Expand
titleSchéma process d’inventaire

Schéma process d’inventaire

image-20241106-072800.png

Expand
titleFaire un inventaire de A à Z - Travaux préparatoires

Faire un inventaire de A à Z - Travaux préparatoires

  1. Les travaux listés ici doivent être effectués AVANT d'extraire les positions de stock, cela pour s'assurer que le flux physique a bien été reporté dans le système informatique.

  2. Vérifier qu'il ne reste aucun document, générant des mouvements de stock, en statut "à confirmer". Le cas échéant, il faut confirmer ces documents (seulement si la marchandise a été envoyée, et est donc sortie du stock).

  3. Sortir le portefeuille des 'consignations/soumissions' avant correction, l'envoyer à chaque client concerné puis, dès que vous l'avez reçu en retour, y apporter les corrections nécessaires. Voir le Comment faire - Inventaire pour stocks privés.

  4. Vérifier que les mouvements physiques de stock ont bien été reportés.

  5. VĂ©rifier qu'il n'y a pas de transfert de stock en souffrance.

  6. VĂ©rifier qu'il n'y a pas de documents de 'mise en stock de contrĂ´le' en souffrance.

  7. Vérifier que tous les ordres de fabrication réceptionnables sont bien réceptionnés et que les éventuelles affectations de composants ont été effectuées.

  8. Pour l'intégration des données via Code barres ou fichiers externes, vous devez avoir vérifié et complété de façon cohérente les configurations liées (Intégration des données externes d'inventaire).

Info

Vous pouvez aussi bloquer les positions de stock qui sont en inventaire, cela afin que personne ne puisse passer un mouvement manuel sur ces positions, ce qui amènerait des erreurs sensibles dans la mise à jour des quantités. Voir le Comment faire - Bloquer des positions de stock pour l'inventaire.

Expand
titleFaire un inventaire de A Ă  Z - Bloquez les positions de stock pour l'inventaire

Faire un inventaire de A Ă  Z - Bloquez les positions de stock pour l'inventaire

Les cases à cocher "Blocage des positions de stock" des objets "Stocks logiques" et "Emplacements de stock" ne sont pas gérées. Pour éviter que des mouvements de stock puissent avoir
lieu pendant l'inventaire, plusieurs moyens sont Ă  votre disposition :

  1. Recherche pour le bien, le stock et l'emplacement concernés (objet des Produits, onglet "Inventaire", case à cocher "Blocage position de stock"), si rien trouvé →

  2. Recherche pour le bien et le stock concernés (objet des Produits, onglet "Inventaire", case à cocher "Blocage position de stock"), si rien trouvé →

  3. Recherche pour le bien concerné (objet des Produits, onglet "Inventaire", case à cocher "Blocage position de stock"), si rien trouvé →

  4. Configuration GCO_CInven_FIXED_ST_POS = True

  5. Le blocage empêche tout mouvement manuel de stock ET toute confirmation de documents logistiques qui ont au moins un détail de position concerné par le blocage de position.

Expand
titleFaire un inventaire de A à Z - Créez l'inventaire

Faire un inventaire de A à Z - Créez l’inventaire

Ouvrir l'objet Préparation / Traitement de l'inventaire, disponible sous :
Logistique → Administration des stocks → Inventaire

image-20241106-073203.png

  1. Cliquer sur le bouton image-20241106-073411.png du ruban;

  2. Renseigner le type d'inventaire (manuel/initial) ainsi que  la désignation de l'inventaire;

  3. Renseigner le champInitialisation de la qté inventoriée
    Permet deux valeurs:

    1. Qté inventoriée initialisée à zéro : possibilités d'avoir plusieurs saisies pour la même position, les quantités inventoriées s'additionnant alors
      l'une avec l'autre;

    2. Qté inventoriée initialisée avec qté système : une seule saisie autorisée par position; en cas de saisie à double, la dernière renseignée remplace
      automatiquement la précédent

Info

Initialisée selon la valeur de la configuration STM_INVENTORY_INIT_INV_QTY. Mais au choix du Type d'inventaire initial, la valeur est forcée
à 1 = initialisation des quantités à zéro.

  1. Donner éventuellement accès aux champs valeurs.

Warning

Attention, cette option doit être utilisée avec la plus grande prudence.

Cette case à cocher, si elle est sélectionnée, autorise la modification des données de valeur des positions d'inventaire
modifiées (= le prix unitaire/champ "Prix unitaire saisi", le prix total/champ "Prix total saisi", en saisie d'inventaire).
Accessible si le statut de l'inventaire est différent de 06 = Traité.

  1. Valider via le bouton Valider du ruban;

  2. Rendre l'inventaire disponible pour la saisie déjà maintenant ou attendez que les extractions soient effectuées pour le faire.

Note

Action obligatoire dans le cas de saisie des données d'inventaire avec code barres ou via fichiers externes

image-20241106-081024.png

Expand
titleSaisir manuellement des données d'inventaires - Extraire des positions de stock

Saisir manuellement des données d'inventaires - Extraire des positions de stock

L'extraction permet de sélectionner les produits voulus pour l'inventaire.

Vous pouvez soit créer une nouvelle extraction, soit ajouter des données à une extraction existante. Le choix se fait à la fin du processus de sélection des produits.

  1. Ouvrir l'objet Préparation / Traitement de l'inventaire, disponible sous :
    Logistique → Administration des stocks → Inventaire.

  2. SĂ©lectionner l'inventaire dans le volet de navigation.

  3. Allez dans l'onglet "Extractions".

  4. Cliquez sur le bouton "Ajouter" de la barre de navigation verticale du tableau de données.

image-20241106-082024.png

Un assistant s'ouvre.

Vous suivez les diverses étapes proposées (il est toujours possible de se déplacer entre les différentes étapes au moyen des boutons "Suivant" et "Précédent").

Étape 1 - Choix de la requête de sélection des données:

  1. Vous choisissez, par le biais d'une des requêtes affichées, les données que vous désirez extraire pour l'inventaire. Un double clic dans le champ "Remarque" ouvre
    une fenêtre modale qui affiche plus d'informations sur la requête choisie (si ce champ a été renseigné lors de la création de la requête).

  2. Cliquez sur le bouton "Suivant".

Étape 2 - Filtre sur les biens à extraire:

Apparaît si la commande de sélection choisie dans la fenêtre de "Choix de la requête de sélection des données" nécessite la saisie de paramètres.

  1. Nécessaire, par exemple : pour restreindre les biens à extraire, par exemple : vous ne désirez faire une extraction que pour un bien, ou un stock et un emplacement particulier, un alliage, etc.

  2. Vous choisissez alors ce bien, ce stock, cet alliage, etc.

  3. Cliquez sur le bouton "OK".

Étape 3 - Le résultat de la requête s'affiche et vous pouvez vérifier les données extraites:

Ici s'affichent toutes les positions de stock qui répondent aux critères de sélection choisis à l'étape précédente. Ce n'est que lors de la génération de l'extraction que le système contrôle que les positions choisies ne sont pas déjà sélectionnées dans une autre extraction. Si tel est le cas, la position n'est pas insérée dans la nouvelle extraction.

  1. Vous pouvez aussi désélectionner des positions extraites, voire toutes, si vous désirez créer une extraction vide (Utile pour l'impression d'un rapport qui ne porte pas sur l'extraction (aucune position de stock extraite))

  2. Cliquez sur le bouton "Suivant".

Étape 4 - Vous pouvez :

  1. Ajouter les données à une extraction existante (case d'option "Ajout des données à une extraction existante") : -> vous choisissez alors dans le tableau de données l'extraction désirée

  2. Ajouter les données à une nouvelle extraction (case d'option "Créer une nouvelle extraction")

  3. vous saisissez la désignation de l'extraction, par ex. : stock "Magasin", Produit 2400.05", etc.

  4. pour la commande SQL d'affichage des données qui sera utilisée lors de la saisie des données d'inventaire, voir ci-contre "Choix de la requête possible".

  5. le champ "Description" permet de saisir une information destinée à la personne chargée du comptage des quantités.

image-20241106-082509.png

  1. Cliquez sur le bouton "Terminer". L'assistant se ferme

Info

Vous pouvez recommencer l'ensemble des étapes aussi souvent que désiré, afin d'extraire toutes les positions de stock à inventorier

Rendre disponible l'inventaire (si pas fait lors de la création) ainsi que les extractions.


Inventaire : Cliquez sur le bouton Rendre disponible du ruban, onglet "Accueil", groupe "Actions".
Extractions :  Cliquez sur le bouton Rendre disponible dans la barre de navigation verticale du tableau de données de l'onglet "Extractions".

Note

L'inventaire ET l'extraction doivent ĂŞtre disponibles, afin que la saisie puisse s'effectuer.

Expand
titleSaisir manuellement des données d'inventaires - Imprimez des listes de comptage pour la saisie et effectuez le comptage physique dans les stocks

Saisir manuellement des données d'inventaires - Imprimez des listes de comptage pour la saisie et effectuez le comptage physique dans les stocks

  1. Imprimer les listes voulues pour les personnes chargées du comptage dans les stocks, et vous les leur remettez.

  2. L'opérateur compte et note les quantités trouvées en stock et vous retourne la liste.

Note

C'est le dernier moment (avant la saisie des données de la liste) pour rendre l'inventaire et l'extraction disponibles, si cela n'est pas déjà fait.

Il existe différentes possibilités d'impression depuis l'objet de la "Préparation / traitement de l'inventaire".

  • Cliquez sur le bouton "Imprimer" du ruban. La fenĂŞtre "Impression d'inventaire" s'ouvre.
    Cette solution est utilisée pour l'impression des extractions et des journaux, pour les listes de comptage ou d'écart de valorisation après inventaire.
    Ne pas oublier de sélectionner les extractions ou les journaux avec la case à cocher "Sel" puis de les passer dans le grid "Extraction sélectionnées" via le bouton image-20241106-083349.png .

image-20241106-083358.png

Imprimer les listes de comptage image-20241106-083500.png

image-20241106-083410.png

Fermer image-20241106-083509.png

  • Cliquez sur le bouton "Etats" du ruban d'autres rapports standard sont Ă©galement accessibles.

Expand
titleSaisir manuellement des données d'inventaires - Saisir les données de l'inventaire (manuellement)

Saisir manuellement des données d'inventaires - Saisir les données de l'inventaire (manuellement)

Report, dans le système informatique, des données recueillies par l'opérateur

  1. Ouvrir l'objet Saisie de l'inventaire, disponible sous :
    Logistique → Administration des stocks → Inventaire.

  2. SĂ©lectionner l'inventaire dans le volet de recherche (il doit ĂŞtre disponible ou en cours de saisie).

  3. Choisir l'extraction correspondant au document papier de comptage que vous avez reçu en retour.

  4. Cliquez sur le bouton "Saisie des quantités"image-20241106-083816.png

image-20241106-083831.png

Une fenĂŞtre s'ouvre dans laquelle: :

a. soit vous créez un nouveau journal (via le bouton "Nouveau journal").
La fenêtre de saisie des positions d'inventaire s'ouvre aussitôt le journal créé.

b. soit vous sélectionnez un journal existant, puis cliquez sur le bouton "Saisie des quantités" image-20241106-083921.png qui ouvre la fenêtre de saisie des quantités d'inventaire.

  1. Renseignez les quantités selon le document papier reçu, ligne après ligne.
    La partie supérieure affiche les positions d'inventaire de l'extraction choisie et permet la saisie des quantités. La partie inférieure affiche, à titre informatif,
    les saisies déjà effectuées dans le journal.

    Ajouter une position d’inventaire: Au cas où un produit n'existant pas dans l'extraction remise à l'opérateur a néanmoins été 'découvert' et compté dans un stock, vous
    pouvez l'ajouter (via le bouton "Ajout" image-20241106-083943.png . Ce produit doit bien entendu exister dans le système informatique (= doit avoir été renseigné dans l'objet des Produits").

Examiner le détail des quantités saisies image-20241106-084256.png : Vous pouvez aussi examiner le détail des quantités saisies via le bouton "Détail des quantité saisies" .

Modifier les champs valeur : Si l’extraction le permet (case à cocher "Accès aux champs valeur" sélectionnée), vous pouvez modifier les données de valeur des positions d'inventaire modifiées (= le prix unitaire/champ "Prix unitaire saisi", le prix total/champ "Prix total saisi", en saisie d'inventaire).

  1. Une fois la saisie terminée, vous fermez successivement les fenêtres via le boutonimage-20241106-084317.png , jusqu'au retour à l'écran de départ.

Note

A ce stade, les quantités saisies ne sont pas encore mises à jour dans le système. Pour cela, il faut traiter l'extraction. Voir ci-dessous.

Expand
titleSaisir des données avec fichier externe - Faire une extraction des positions de stock

Saisir des données avec fichier externe - Faire une extraction des positions de stock

Possibilité 1 = les mêmes étapes que pour une saisie manuelle

  1. Il est possible d'utiliser les mĂŞmes Ă©tapes que pour l'extraction pour une saisie manuelle.

  2. Un des avantages consiste dans le fait que les produits concernés acquièrent le statut "En cours d'inventaire" et que tout mouvement de stock sur ces produits peut être bloqué.

Tip

Dans ce cas, les positions de stock trouvées dans le fichier d'importation qui ne correspondent pas à une position d'inventaire extraite seront automatiquement générées et ajoutées
à une extraction libellée comme suit : <>:<nom_de_l_importation>.

Possibilité 2

Warning

Rappel : vous avez déjà créé un nouvel inventaire (mais sans extraction) dans l'objet de la "Préparation et traitement de l'inventaire" et vous l'avez rendu disponible pour la saisie déjà
maintenant (obligatoire dans le cas de saisie des données d'inventaire avec code barres ou via fichiers externes).

Expand
titleSaisir des données avec fichier externe - Rendre les extractions disponibles pour la saisie

Saisir des données avec fichier externe - Rendre les extractions disponibles pour la saisie

Warning

Obligatoire dans le cas de saisie des données d'inventaire avec code barres ou via fichiers externes.

Lorsque la première extraction est créée, il est possible de rendre disponible l'inventaire pour la saisie.

  1. Ouvrir l'objet "Préparation et traitement de l'inventaire", disponible sous :
    Logistique → Administration des stocks → Inventaire.

  2. Aller dans l'onglet "Extractions".

  3. Sélectionner l'extraction désirée dans le tableau de données.

  4. Cliquer sur le bouton Rendre disponible pour saisieimage-20241106-084902.png dans la barre de navigation verticale du tableau de données.

L'extraction désirée passe en statut "Disponible", ce qui permettra d'y saisir les données via un journal.

Imputations financières : Période comptable

Solution :
Contrôler que la période retenue pour une imputation financière fasse bien partie de l'exercice comptable du document et qu’il soit bien activé.

Imputations financières : exercice <-> période

Solution :
Contrôler que la période retenue pour une imputation financière fasse bien partie de l'exercice comptable du document.

Compte division : bloqué / dates validité

Solution :

Contrôle que le compte utilisé ne soit pas bloqué (ACS_ACCOUNT.ACC_BLOCKED).

Dates de validité : à l'aide de la date de comptabilisation (ACI_FINANCIAL_IMPUTATION.IMF_TRANSACTION_DATE), contrôle que le compte soit autorisé de comptabilisation (ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_SINCE, ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_TO).

Pas de date de validité renseignée = compte considéré comme disponible.

La division en question peut avoir la case Imputation non autorisé coché:

image-20240729-155901.pngImage Removed

Il faut soit autoriser l'imputation soit changer la division.

Imputation financière : compte auxiliaire manque

Solution:

Si le compte financier de l'imputation financière est de type 'collectif' alors le compte auxiliaire est obligatoire.

Imputation financière : compte auxiliaire interdit

Solution:

Si le compte financier de l'imputation n'est pas collectif, la présence d'un compte auxiliaire n'est pas permise.

Imputation financière compte collectif interdit

Solution :

C’est une écriture pour l'inventaire permanente qui a été générée par un produit sur lequel l'inventaire permanente est coché.

image-20240729-155328.pngImage Removed

Si vous ne géré pas les inventaires permanentes vous pouvez:

-Effacer le document qui se trouve dans l'interface finance
-Décocher la case Inventaire permanente sur le produit pour que ça ne se reproduis plus

Si vous voulez gérer les inventaires permanentes, il faut configurer les comptes pour que l'écriture passe correctement en finance.

Compte CDA : bloqué / dates validité

Solution:

Contrôle que le compte utilisé ne soit pas bloqué (ACS_ACCOUNT.ACC_BLOCKED).

Dates de validité : à l'aide de la date de comptabilisation (ACI_FINANCIAL_IMPUTATION.IMF_TRANSACTION_DATE), contrôle que le compte soit autorisé de comptabilisation (ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_SINCE, ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_TO).

Pas de date de validité renseignée = compte considéré comme disponible.

Compte CPN: bloqué / dates validité

Solution:

Contrôle que le compte utilisé ne soit pas bloqué (ACS_ACCOUNT.ACC_BLOCKED).

Dates de validité : à l'aide de la date de comptabilisation (ACI_FINANCIAL_IMPUTATION.IMF_TRANSACTION_DATE), contrôle que le compte soit autorisé de comptabilisation (ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_SINCE, ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_TO).

Pas de date de validité renseignée = compte considéré comme disponible.

Compte PF : bloqué / dates validité

Solution:

Contrôle que le compte utilisé ne soit pas bloqué (ACS_ACCOUNT.ACC_BLOCKED).

Dates de validité : à l'aide de la date de comptabilisation (ACI_FINANCIAL_IMPUTATION.IMF_TRANSACTION_DATE), contrôle que le compte soit autorisé de comptabilisation (ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_SINCE, ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_TO).

Pas de date de validité renseignée = compte considéré comme disponible.

Compte PJ : bloqué / dates validité

Solution:

Contrôle que le compte utilisé ne soit pas bloqué (ACS_ACCOUNT.ACC_BLOCKED).

Dates de validité : à l'aide de la date de comptabilisation (ACI_FINANCIAL_IMPUTATION.IMF_TRANSACTION_DATE), contrôle que le compte soit autorisé de comptabilisation (ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_SINCE, ACS_ACCOUNT.ACC_VALID_TO).

Pas de date de validité renseignée = compte considéré comme disponible.

Imputations analytiques : exercice <-> période

Solution :
Contrôler que la période retenue pour une imputation analytique fasse bien partie de l'exercice comptable du document et qu’il soit bien activé.

Imputations analytiques : exercice <-> période

Solution :
Contrôler que la période retenue pour une imputation analytique fasse bien partie de l'exercice comptable du document.

Imputations analytiques : imputations manquantes

Solution:

C'est le CDA qui manque ou qui est faux dans l’imputation analytique, il faut le rajouter/ corriger:

image-20240729-124256.pngImage Removed

Imp. analytiques : lien avec imp. financière manque

Solution:

Si un document possède des imputations financières et des imputations analytiques, il faut garantir que chaque imputation analytique soit liée à une imputation financière.

Imputations analytiques : Incohérence CDA

Solution:

C'est le CDA qui manque ou qui est faux dans l’imputation analytique, il faut le rajouter/ corriger:

image-20240729-124730.pngImage Removed

Interaction CPN/CDA

Solution:

Ce message d’erreur apparait parce que le CDA défini sur la facture n’est pas autorisé pour cette CPN.

Exemple:

Le CDA sur la facture c’est le 900 pour le compte 60200:

image-20240730-060329.pngImage Removed

Dans l’objet Comptes (partie analytique) dans l’onglet Interactions on peut voir que le CDA 900 n’est pas renseigné:

Snag_140e1a71.pngImage Removed

Vous pouvez soit l’ajouter dans le compte (à valider avec la comptabilité), soit le corriger sur la facture (saisir un CDA qui est autorisé pour cette CPN).

Expand
titleSaisir des données avec fichier externe - Intégrer les données externes d'inventaire

Saisir des données avec fichier externe - Intégrer les données externes d'inventaire

  1. Ouvrir l'objet de gestion "Importation de données externes d'inventaire", disponible sous :
    Logistique → Administration des stocks → Inventaire.

    image-20241106-085201.png

  2. Se positionner sur l'onglet "A intégrer";

  3. Cliquer sur le bouton "Importer" image-20241106-085215.png , dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Fichier.

  4. Une fenêtre "Importation à partir d'un fichier" apparaît.

  5. Renseignez les champs (certains champs sont automatiquement initialisés via des configurations. Dans le champ "Nom du fichier" vous devez
    renseigner le nom du fichier des données d'importation (un .csv ou un .txt).

  6. Cliquez sur le bouton "Suivant".

  7. Une fenêtre "Modification du détail" s'ouvre. Dans celle-ci vous pouvez:

Expand
titleDĂ©coder

Bouton "Décoderimage-20241106-085514.pngImage Modified " dans la Modification du détail

Apparaît uniquement selon la valeur du paramètre DECODEBUTTON. Initialise le tableau de données à partir des données de :

  • chaque ligne importĂ©e qui contient une erreur

  • toutes les lignes importĂ©es

Utilisé par exemple : si vous avez fait des modifications et que vous désirez retrouver l'état original.

A la fin du décodage proprement dit, une procédure de vérification des données est lancée, qui est identique à celle lancée via le bouton "Vérifier".
Voir la configuration STM_INVENTORY_DECODE_PROC.

Expand
titleVĂ©rifier

Bouton "VĂ©rifier

image-20241106-085550.pngImage Removed

image-20241106-091106.pngImage Added " dans la modification du détail

Lance une procédure de vérification de la validité des données et génère, le cas échéant, un "Statut de l'erreur" (= permet de demander la vérification des données
importées, suite à une modification effectuée par l'utilisateur).

Par exemple : Vérifie si le bien existe. Sinon, affiche le "Statut de l'erreur" : Référence principale inconnue.

Cela vous permet de détecter certaines erreurs et de les corriger.

Info

A la fin de chaque importation, cette vérification est effectuée automatiquement.

Expand
titleCode erreur 440
Expand
titleCode erreur 441
Expand
titleCode erreur 472
Expand
titleCode erreur 496
Expand
titleCode erreur 497
Expand
titleCode erreur 498
Expand
titleCode erreur 531
Expand
titleCode erreur 541
Expand
titleCode erreur 551
Expand
titleCode erreur 561
Expand
titleCode erreur 570
Expand
titleCode erreur 571
Expand
titleCode erreur 581
Expand
titleCode erreur 582
Expand
titleCode erreur 591
Expand
titleCode erreur 597
Info
Après chaque modification d’un document dans l’interface finance il faut faire un contrôle du document pour pouvoir l’intégrer en finance

  • visualiser les lignes posant problèmes,

  • changer le statut des lignes (bouton "Marquer une ligne comme supprimĂ©eimage-20241106-091232.pngImage Added " = ne supprime pas la ligne, ne fait
    que changer son statut)), Retrouver une ligne supprimée (bouton "Réactiver une ligne suppriméeimage-20241106-091243.pngImage Added " ),

  • voir l'historique (bouton "Historiqueimage-20241106-091251.pngImage Added " ),

  • etc.

Info

Cliquez toujours, après avoir effectué une correction, sur le bouton "Vérifierimage-20241106-091336.pngImage Added " , afin de savoir si la ligne est intégrable ou si elle comporte encore une autre erreur.

  1. Quand tout est en ordre, mettez à jour les positions d'inventaire à partir des données de l'importation, via le bouton "Intégrerimage-20241106-091422.pngImage Added " .

  2. Confirmez votre décision. Le statut des lignes passe à "Intégré". Les données se trouvent alors dans l'onglet "Extractions" de l'objet "Préparation et traitement
    de l'inventaire". Elles sont prêtes pour être traitées. Leur statut est "En cours de saisie".

  3. Fermez la fenĂŞtre via le bouton image-20241106-091432.pngImage Added .

  4. Dans la fenêtre de départ de l'objet "Importation de données d'inventaire", sélectionnez le fichier qui a été intégré.

  5. Cliquez sur le bouton "Boucler importationimage-20241106-091441.pngImage Added " .

  6. Confirmez votre décision.

  7. Le fichier d'importation disparaît de l'onglet "A intégrer" et passe dans l'onglet "Intégrés".

Expand
titleTraiter l'extraction (=mise à jour du système selon les quantités inventoriées) - Mesures préalables

Traiter l'extraction (=mise à jour du système selon les quantités inventoriées) - Mesures préalables

Info

Dès qu'une ou plusieurs extractions seront terminées, donc que toutes les quantités ont été saisies (ou intégrées dans le cas de fichiers externes), il est nécessaire de traiter l'extraction pour qu'elle devienne effective dans la gestion du stockage.

Il n'est possible de traiter une extraction (= passer les mouvements correctifs sur les positions de stock) que si tous les utilisateurs chargés de la saisie des données de l'extraction concernée sont déconnectés.

Vous pouvez être amenés à supprimer des utilisateurs encore connectés par exemple : dans le cas où un problème est survenu pendant l'utilisation de l'objet "Saisie de l'inventaire" (coupure de courant par exemple).

  1. Ouvrir l'objet de gestion "Préparation / traitement de l'inventaire" disponible sous : 
    Logistique → Administration des stocks → Inventaire

  2. Aller dans l'onglet "Inventaire"

  3. Aller dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Actions", Etat d'avancement.

  4. Regarder s'il y a des utilisateurs encore connectés (colonne "Utilisateurs connectés").

  5. Si c'est le cas, fermer cette fenĂŞtre.

  6. Aller dans l'onglet "Extractions".

  7. Aller dans le ruban, onglet "Options", groupe "Gestion" Utilisateurs connectés

  8. Supprimer la connexion d'un utilisateur chargé de saisir les données d'inventaire.
    Le tableau de données de la zone de groupe "Extractions" affiche la liste des extractions qui sont actuellement en cours d'utilisation.
    Le tableau de données de la zone de groupe "Journaux de saisie" affiche le détail des connexions de l'extraction sélectionnée. Chaque connexion est liée à un journal.

  9. Sélectionnez une extraction pour sélectionner tous les journaux de l'extraction.

  10. Supprimez toutes les connexions liées à une extraction ou ne supprimez que certains journaux, cela via le bouton image-20241106-091809.pngImage Added
    Lors de la suppression, un message est affiché qui rend compte de la procédure de suppression. Le système supprime toutes les connexions effectivement "mortes" (plus utilisées) ou signale que la connexion n'a pu être supprimée ("vivante") soit parce qu'elle est en cours d'utilisation soit parce qu'un problème technique (Oracle) est survenu.

Expand
titleTraiter l'extraction (=mise à jour du système selon les quantités inventoriées) - Lancer le traitement

Traiter l'extraction (=mise à jour du système selon les quantités inventoriées) - Lancer le traitement

Info

Dès qu'une ou plusieurs extractions seront terminées, donc que toutes les quantités ont été saisies (ou intégrées dans le cas de fichiers externes), il est nécessaire de traiter l'extraction pour qu'elle devienne effective dans la gestion du stockage.

  1. Ouvrir l'objet de gestion "Préparation / traitement de l'inventaire" disponible sous : 
    Logistique → Administration des stocks → Inventaire

  2. Aller dans l'onglet "Extractions"

  3. Cliquer sur le bouton "Traiter extractionsimage-20241106-091928.pngImage Added " dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Actions". Une fenêtre "Traitement des extractions" s'ouvre pour sélectionner les extractions à traiter (uniquement celles de statut "En cours de saisie").

Note

Avant de lancer le traitement de l'extraction :
le bouton "Qté inventoriée = Qté systèmeimage-20241106-091958.pngImage Added " permet d’initialiser la quantité inventoriée avec la quantité système, ceci pour TOUTES les positions de l'extraction sur lesquelles la quantité inventoriée n'a pas été saisie.
Si cette option n'est pas utilisée, les positions non saisies seront considérées comme étant à 0, et le stock concerné sera vidé en conséquence.

image-20241106-092024.pngImage Added

  1. Sélectionner les extractions que vous désirez traiter, via la case à cocher "Sel" du tableau de données.

  2. Cliquez sur le bouton "Traiter les extractions sélectionnéesimage-20241106-092103.pngImage Added " dans la barre de navigation verticale.

Expand
titleBouton "Traiter extractions"

  • Ce bouton permet de rĂ©concilier les stocks physiques avec les stocks informatiques, en effectuant des mouvements de stock portant sur la diffĂ©rence dans les quantitĂ©s entre stocks physiques et informatiques, selon les quantitĂ©s renseignĂ©es en saisie d'inventaire.

  • Seules les extractions de statut 03, 04 ou 05 sont prises en compte.
    A effectuer après avoir saisi l'inventaire et contrôlé les quantités saisies.

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titleOnglet "Attributions sur stock modifiées"

Cet onglet permet d'examiner les attributions sur stock qui ont été automatiquement modifiées, à cause de la correction d'inventaire.

  1. Confirmer votre décision.

  2. Si tout se passe bien, à la fin du traitement un journal est affiché indiquant, pour chaque extraction, le résultat du traitement.

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titleTrouver les erreurs Ă©ventuelles

Trouver les erreurs Ă©ventuelles

Si aucune erreur n'est rencontrée lors du traitement, l'extraction passera en statut "06 / Traité".

En cas d'erreur, on aura une extraction avec un statut "05 / Partiellement traité".

  1. Ouvrir l'objet de gestion "Préparation / traitement de l'inventaire" disponible sous : 
    Logistique → Administration des stocks → Inventaire

  2. Aller sous l'onglet "Extractions".

  3.  Sélectionner l'inventaire désiré dans le volet de recherche.

  4.  Ouvrir l'extraction via le bouton "Détails de l'extractionimage-20241106-093201.pngImage Added " dans la barre de navigation verticale du tableau de données.

  5.  Une fenêtre "Détail de l'extraction : <nom de l'extraction> est affichée.

  6.  Allez sous l'onglet "Positions".

  7.  Dans le tableau de données, trouvez la colonne "Statut de la position" qui indique le code erreur quand une position n'a pas pu être traitée correctement.

Info

L'erreur la plus fréquente Code erreur 001= nouvelle qté effective inferieur à zéro
La raison la plus probable est qu'un mouvement de sortie de stock a été effectué entre le moment de l'extraction des positions de stocks pour inventaire, et le traitement des positions d'inventaire correspondantes.

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titleExemple

Calcul : Qté effective en stock après inventaire = Position de stock (qté effective) + Qté inventoriée – Qté système (position d'inventaire)
Qté en au moment de lors de l'extraction = Qté système = 10 pièces
Qté inventoriée = 4 pièces
Qté en stock lors du traitement de l'inventaire (suite à sortie manuelle de 5 pièces) = 5 pièces
Qté en stock après traitement de l'inventaire = 5 + 4 – 10 = -1

La solution consiste Ă 

-soit corriger en conséquence les quantités à inventorier

-soit supprimer les articles avec l’erreur et de terminer l’inventaire et ensuite de refaire un inventaire avec les articles qui étaient en erreur.

Note

De telles situations peuvent être évitées en bloquant les produits inventoriés pendant toute la durée de l'inventaire.

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titleAjouter une position d'inventaire

Ajouter une position d'inventaire

Vous pouvez ajouter une position d'inventaire alors qu'elle n'était pas extraite au départ, par exemple : la personne chargée du comptage dans le stock Magasin a découvert de façon inattendue 5 dérailleurs dans ce stock. Vous pouvez les ajouter immédiatement en tant que position d'inventaire de l'extraction. Vous ne pouvez ajouter que des produits déjà définis dans l'objet Produits.

  1. Ouvrir l'objet de gestion "Stockage"
    Logistique → Administration des stocks → Stockage

  2. Aller dans l'onglet "Inventaire".

  3. Renseigner selon vos besoins le Stock logique et l'Emplacement de stock.

  4. Cliquez sur le bouton "Extraire les positions de stock"

  5. Cliquez sur le bouton image-20241106-094009.pngImage Added de la barre de navigation du tableau de données.

  6. Une fenêtre "Ajout d'une position d'inventaire apparaît".

  7. Renseigner les champs de cette fenĂŞtre.

  8. Cliquer sur le bouton "OK".

  9. C'est fait.

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titleQuantité inventoriée

Représente la quantité comptée physiquement en stock du bien, pour le stock logique, l'emplacement et la caractérisation éventuelle du bien.
Pour un produit géré avec numéro de série, il est impossible de saisir une autre valeur que 1 ou 0 pour la quantité inventoriée.

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titleInventaire pour stock privés

Inventaire pour stock privés

Ces stocks sont mis Ă  jour notamment par :

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titleLes documents de type "Consignation/soumission"

Par définition, les quantités mises en "consignation/soumission" sont propriété de l’entreprise mais se trouvent temporairement délocalisées. A ce titre, elles doivent figurer à l’inventaire.
Il s’agira d’imprimer un "portefeuille des consignations/soumissions" par client et de le faire parvenir à chaque client, par exemple :

  1. Le client confirme que les quantités indiquées sur le portefeuille sont toujours en sa possession -> pas de nécessité de mettre à jour les documents de consignation de ce client.

  2. Le client précise que les quantités indiquées sur le portefeuille sont supérieures à celles qu’il a en sa possession
    → vous devez facturer les quantités vendues par le client.
    → ou éventuellement générer un document de "retour de consignation" si la preuve du retour existe.

  3. Le client précise que les quantités indiquées sur le portefeuille sont inférieures à ce qu’il a en sa possession
    →  vous devez générer un document de "mise en consignation".

  4. Le client indique des produits inexistants sur le portefeuille
    → vous devez générer un document de "mise en consignation".

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titleLes documents de type "Mise en contrĂ´le"

En cas de découverte d’une différence entre les quantités effectives présentes sur l’étagère et les quantités connues du logiciel, analysez premièrement la situation afin de déterminer les causes de cette différence et d'y remédier.
Si la différence ne peut pas être expliquée, il faudra alors se servir de documents de correction du stock de contrôle (entrée et sortie) tout en tenant compte des éléments suivants :

  1. une mise à jour du stock de contrôle implique forcément la mise à jour d’un document "commande fournisseur" ou "bulletin de réception en contrôle".

  2. la parité avec une future facture fournisseur (ou un éventuel retour au fournisseur) ne pourra plus être garantie.

  3. les quantités ajoutées au stock ou retirées du stock de contrôle pourraient poser un problème de "valorisation du prix de revient".

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titleLes ordres de fabrication

Par définition, les ordres de fabrication

  • mettent Ă  jour le stock de consommation des composants et le stock "atelier" lors de la consommation des composants

  • mettent Ă  jour le stock "atelier" et le stock de destination des produits terminĂ©s lors de la rĂ©ception.

Par exemple :

  1. les composants sont encore identifiables lors du processus de fabrication
    → l’affectation de composants permettra alors d'effectuer les corrections voulues

  2. les composants ne sont plus identifiables lors du processus de fabrication
    → il ne restera pas d’autre choix que de considérer le stock "atelier" comme une zone "grise" et de prendre pour acquis les quantités présentes.

La régularisation se fera d’elle-même.

En effet, la seule difficulté pourra se situer au niveau du stock consommation.

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titleDébloquer un journal d'inventaire bloqué par un utilisateur

Débloquer un journal d'inventaire bloqué par un utilisateur

Ouvrir l'objet de gestion "Préparation / traitement de l'inventaire" disponible sous:
Logistique → Administration des stocks → Inventaire

  1. Aller dans le ruban, onglet "Options", groupe "Gestion", menu "Utilisateurs connectés".

  2. La fenêtre affiche les connexions que le système juge encore actives = journaux non disponibles.

  3. Sélectionnez, dans le tableau de données de la zone "Journaux de saisie", le journal à libérer, en sélectionnant la case à cocher "Sel" et cliquez sur le boutonimage-20241106-094525.pngImage Added de ce tableau de bord (en bas de la fenêtre).

image-20241106-095839.pngImage Added

La connexion est alors supprimée, mais pas les données de l'extraction.