Sommaire
| Table of Contents | ||
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1. Introduction
L’enregistrement des commandes clients comporte un en‑tête et un corps. L’en‑tête permet de renseigner les déclarations générales (Numéro de commande, adresse de livraison, représentant, contremarque, devise, délai souhaité, ...) et les conditions de paiement. Le corps permet de saisir les différentes lignes de la commande (article, quantité, 5 lignes de désignation, prix de vente, ...).
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L’accès aux commandes clients s’effectue en sélectionnant l’option « Commandes et accusés réception ».
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2. L’entête des commandes clients
Le mode Liste permet la visualisation de l'ensemble des commandes client saisies dans l’ERP.
Des tris, selon différents critères, sont accessibles dans la liste déroulante ; ils facilitent la recherche d'une commande précise.
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2.1. Le masque des clés et l’onglet “Général” de l’entête de l’application “Commandes clients”
Identification
N° Cde : Numéro de la commande du client (obligatoire). C’est le numéro de la pièce chez le client.
Code client : Code du client qui passe la commande (obligatoire). Le bouton « »présente, en création, un listage de recherche des codes clients et en visualisation permet de consulter la fiche du client.
N° A.R. : Numéro d’accusé de réception interne à l’ERP (obligatoire). Le numéro d’accusé de réception est suivi d’un indice. L’indice évolue lorsque la confirmation de commande est éditée et que l’utilisateur modifie la commande. Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (Lire IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Siloget 13. Groupes, sociétés et sites - E2 - ERP Silog »). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).
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Intervenant : Code de l’intervenant commercial principal lié au document commercial. Par défaut le système propose le code de l’intervenant renseigné dans la fiche client, mais il est possible d’en changer, en création ou en modification à l’aide du bouton «
». Profil : Cette affectation permet si vous disposez du module de « Gestion des Intervenants et de leur rémunération » d’affecter le profil de commissionnement. Ce dernier provient de l’application « Profils de commissionnement », il permet de décrire de façon détaillée comment les différents intervenants renseignés dans l’onglet « Intervenants » seront commissionnés.
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2.2. L’onglet “Divers” de l’entête de l’application “Commandes clients”
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Transporteur
Date prépa. expéd. : L’utilisateur peut renseigner la date de préparation d’expédition.
Transporteur : Nom du transporteur affecté pour la commande. Le transporteur renseigné dans la fiche client est proposé par défaut.
Poids total : Le poids total des articles de la commande est indiqué s’ils sont renseignés dans les fiches articles des articles commandés.
Destination : Cette zone reprend, par défaut, la destination renseignée sur la fiche client ; elle est modifiable par l'utilisateur.
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Lire I. Le CBNSAD - G7A2 G4A7 - ERP Silog
2.3. Onglet « Infos » de l’en-tête des commandes clients
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Trois informations de trois lignes chacune peuvent être renseignées par l’utilisateur. En création et en modification de commande, le bouton «
» permet de sélectionner un code du dictionnaire d’informations. Le dictionnaire d’informations permet d’associer du texte à un code. En sélectionnant un code, le texte associé est automatiquement rappelé. Celui-ci peut alors être modifié par l’utilisateur pour la commande.
Lire 8. Le dictionnaire d’informations - E6 - ERP Silog
2.4. Onglet « Infos » de l’en-tête des commandes clients
Cette page présente le talon de la commande, en devise principale et en devise si la commande est passée en devise.
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Règlements : Par défaut, le système propose les modes de règlements renseignés dans la fiche client. L’utilisateur peut les modifier.
La première colonne permet, dans le cas d’un règlement partiel, de saisir la part de chaque mode de règlement par rapport au montant total. Cinq modes de règlement différents peuvent ainsi être renseignés. Bien entendu, le total des différents pourcentages doit être égal à 100 % ; à défaut, le système refuse de valider les modes de règlements saisis. S’il n’y a qu’un mode de règlement pour le client, seule la première ligne doit être renseignée, avec un pourcentage égal à 100 %.
La deuxième colonne permet de saisir les différents modes de règlements de la commande. La création du mode de règlement en création ou modification de commande est possible si l’utilisateur dispose des droits pour créer un mode de règlement avec la formule de calcul de l'échéance qui l’accompagne. Le bouton « »présente un listage de recherche des modes de règlements existants. Les modes de règlements peuvent également être créés à partir des menus « Gestion des achats » et « Gestion des ventes ».
Les deux dernières colonnes présentent respectivement le montant du règlement en euros et le cas échéant dans la devise sélectionnée pour la commande de vente.
Escompte : Le pourcentage d’escompte renseigné dans la fiche client est proposé par défaut. L’utilisateur peut le modifier pour la commande (voir explications précédentes sur l’onglet « Talon »).
Le tableau « Taxes : Détail remises et charges », permet de présenter les données relatives aux taxes regroupées par taux de TVA pour la dématérialisation des factures. Le détail des charges (prestations de talon, TPF et éco participation) et des remises (escompte, remises talon) est affiché en dessous pour la ligne de TVA sélectionnée.
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2.5. Onglet « Intervenants » de l’en-tête des commandes clients
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Cet onglet permet d’associer plusieurs intervenants à la commande client si vous possédez le module « G3A2_Intervenants commerciaux et leur rémunération ». Un intervenant est un interlocuteur, de type VRP, Représentant, Chargé d’affaire… qui pourra être commissionné sur le CA généré par la commande. Par défaut ce sont les intervenants associés au client qui sont récupérés dans la commande. Cependant les boutons 
permettent d’ajouter, modifier ou supprimer un ou plusieurs intervenants.
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La gestion des commissions est effectuée dans le module concerné (pour plus de détails se reporter au module concerné).
2.6. Onglet « Hist. Commande » de l’en-tête des commandes clients
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Cet onglet permet de consulter l’historique des lignes de commandes passées par le client.
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Un double-clic sur une ligne ou l’utilisation du menu contextuel, permet d’ouvrir la commande sélectionnée.
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2.7. Le menu contextuel de l’en-tête des commandes clients
2.7.1. Les Consultations
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2.7.2. Les Editions
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2.7.3. Les Traitements
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2.7.3.1. Saisie des grilles de tarifs ou Tarifs
L'application annexe “Saisie des grilles de tarifs” ou “Tarifs et remises” permet de visualiser, modifier ou créer des Tarifs ou remises.
2.7.3.2. Réservations ventes
Cette fonction permet d’effectuer une réservation automatique des lignes de commandes, selon différents critères. La commande doit être confirmée.
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| Info |
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Lorsqu’il n’existe aucun modèle de liste de fabrication pour un article, la réservation sur lancement n’est pas possible, un message d’information apparaît pour la ligne concernée.  |
2.7.3.3. Paramétrage réservations ventes
Cette fonction permet de paramétrer la présélection effectuée par le logiciel en réservation automatique.
Il est possible de réserver uniquement sur stock ou sur stock et sur lancements. Pour la réservation sur stock, l’utilisateur peut définir si les lignes doivent être présélectionnées seulement lorsque le stock disponible est suffisant ou quel que soit le stock disponible. Ces deux masques de paramétrage sont affichés successivement.
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2.7.3.4. Calcul Talon
Cette fonction permet d’accéder au traitement de recalcul du talon de la commande à partir des lignes de la commande. Ce traitement est à exécuter si vous constatez que le montant total du talon de la commande ne correspond pas à la somme des lignes, suite par exemple à une coupure de courant, à un blocage du poste...
2.7.3.5. Intégration EDI
Si vous possédez l’ancien module d’Echanges de Données Informatisés (EDI) vous pourrez y accéder directement depuis cette action.
2.7.3.6. Statistiques ventes
Cette fonction permet de lancer le module de statistiques dynamiques sur les ventes.
Lire XV. Les Statistiques Multicritères - G3O6 - ERP Silog
2.7.3.7. Planification de commande
Cette fonction permet de lancer l’ancien module optionnel de planification des commandes client.
Lire III. Le Plan de Production et le Stock à Dates - P1 G4O1 - ERP Silog
2.7.3.8. Paramétrage
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Création automatique de l’affaire mère (entête de commande) : Pour créer automatiquement le numéro de l’affaire dans l’entête de l’application sans lancer l’application « Affaire » suivant le codificateur défini dans l’application « Codificateur multi-usage ».
Création automatique de l’affaire fille (Ligne de commande) : Pour alimenter automatiquement le numéro de l’affaire fille dans le corps de l’application sans lancer l’application affaire suivant le codificateur défini dans l’application « Codificateur multi-usages ».
2.7.3.9. Paramétrage des tarifs et remises
Cette fonction permet d’ouvrir la fenêtre de paramétrage du traitement de recalcul des prix et des remises des lignes de la pièce. Elle concerne le module optionnel « Tarifs et remises ».
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2.7.3.10. Recalcul des prix et des remises des lignes de la pièce
Ce traitement concerne le module optionnel « Tarifs et remises ». Il permet d’actualiser les tarifs et les remises appliqués dans les lignes de la pièce.
2.7.3.11. Recodifier le numéro de la commande
En cas d’erreur dans la saisie du numéro d’une commande client, il est possible maintenant de recodifier ce numéro de commande si la commande n’a pas franchie les étapes suivantes comme par exemple, préparation d’expédition, expédition, facturation…
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COME, COMC
HCOME, HCOMC
COMREM
RESVEN, HRESVEN
CABACH
3. Le corps des commandes clients
L'onglet Corps (ou la touche F9) permet d’accéder au corps de la commande.
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La colonne « T » contient ‘A’ s’il s’agit d’un article et ‘P’ s’il s’agit d’une prestation.
La colonne « D » contient ‘*’ si la date de fin de production souhaitée (compte-tenu des dates saisies sur la commande) est inférieure à la date de fin de production prévue. Cet indicateur alerte l’utilisateur sur le fait que, compte-tenu des dates de la commande, celle-ci ne pourra être livrée à temps.
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3.1. Le masque des clé et l’onglet “Général” du corps des commandes clients
L’utilisateur peut créer une ligne de commande en sélectionnant :
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Lire 4. La gestion de l’éco participation dans les pièces commerciales de ventes - G3A11 - ERP Silog
3.2. Onglet « Dates et logistique » du corps des commandes clients
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« Dates » et « Fin de fabrication »
| Note |
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Les dates ne sont pas modifiables si le statut de la ligne de commande est « Ligne de commande préparable ». |
Les dates souhaitées saisies dans l’en-tête de la commande sont proposées par défaut pour les lignes de la commande. Elles peuvent être modifiées pour chaque ligne. Lorsque la ligne de commande est importée d’un AOC, les dates de la ligne d’AOC sont reprises sur la ligne de commande. Les dates souhaitées sont celles demandées par le client. Les dates promises sont les dates que l’on confirme au client. Elles apparaissent sur l’accusé de réception envoyé au client. Pour saisir une date, il est possible soit, de saisir une date précise, ce qui met à jour la semaine et l'année, soit de saisir le numéro de semaine et l'année ; le système affiche alors la date du premier jour de la semaine correspondante (le lundi).
Nombre de jours d’acheminement : C’est, par défaut, celui renseigné sur la fiche client mais, il est modifiable par l'utilisateur. Si la ligne de commande provient d’un AOC, ce délai est récupéré de l’AOC. Il permet de calculer la date de fin de production à partir de la date de réception promise au plus tard. Inversement, il est possible de saisir le jour de fin de production et le système calcule le délai d'acheminement maximum disponible.
Nombre de jours de préparation : Il s’agit du nombre de jour attribué à la préparation de la commande avant l’expédition.
Date de fin de production souhaitée : Date de fin de production souhaitée, par défaut, elle est égale à la date souhaitée par le client.
Date de fin de production prévue (sur réservation) : Date de fin la plus éloignée de tous les lancements sur lesquels la ligne de commande réserve.
Date et heure de départ usine : Date et heure de prise en charge de la marchandise par un transporteur pour être livrée chez le client. Cette date tient compte du calendrier de départ usine associé à l’adresse du client s’il en existe un. La date est calculée par contre l’heure de départ doit être saisie. Ces zones peuvent servir comme source de données pour alimenter les zones « DateDepartUsine », « HeureDepartUsine » et “MinuteDepartUsine » dans les profils des étiquettes « GALIA » pour les possesseurs de ce module optionnel.
Date de fin de production prévue (sur délai Liste de Fabrication) : Date de fin de production qui tient compte du délai de fabrication de la liste de fabrication.
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Destination : Zone saisissable, elle permet de saisir la destination de la livraison. Si vous possédez le module optionnel « GALIA », cette zone peut servir à renseigner le code du point de déchargement des produits si le client a fourni l’information et si cette information est mappée dans le profil d’étiquettes « GALIA ».
N°d’appel de Livraison : Zone saisissable, elle permet de saisir le numéro d’appel de livraison du client si le client l’a fourni.
Point de consommation : Cette zone est destinée aux possesseurs du module optionnel « GALIA », elle permet de saisir le point de destination des produits si le client a fourni l’information. Cette zone peut servir à renseigner le code du point de destination de l’étiquette si cette information est mappée dans le profil d’étiquette « GALIA » concerné (Voir le module « GALIA » pour plus d’informations).
Code de routage : Cette zone est destinée aux possesseurs du module optionnel « GALIA », elle permet de saisir le Code de routage qui sera visible sur l’étiquette. Cette zone peut servir à renseigner le code de routage de l’étiquette si cette information est mappée dans le profil d’étiquette « GALIA » concerné.
Code Type de colis : Type de colis associé à l’article, il est alimenté automatiquement par celui de l’article et il est modifiable. Dans le cadre du module optionnel « GALIA », le type de conditionnement permet de désigner le format de l’étiquette à utiliser pour le conditionnement, voir l’application « Type de conditionnement ».
3.3. Onglet « Divers » du corps des commandes clients
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L’utilisateur peut renseigner sur cette page les imputations comptables (compte analytique et compte général) et le numéro d'affaire. Pour le compte analytique, le numéro d'affaire, le bouton « 
»présente un listage de recherche des valeurs autorisées. Par défaut ces zones sont automatiquement alimentées en fonction des informations de la fiche article ou prestation et de la localisation France, CEE hors CEE du tiers.
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Centre payeur : Permet de choisir le centre payeur du client pour la ligne de commande. Le centre payeur défini dans la fiche client est proposé par défaut.
Désignation de l’article client : 3 lignes de désignation non modifiables de l’article chez le client. Ces informations proviennent de la fiche « Articles clients ».
Remarques : 3 lignes de remarques saisissables.
3.4. Onglet « Stock à date » du corps des commandes clients
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Cet onglet n’est visible que dans la mesure où l’ancien module SAD (Stock à date) est présent, lire III. Le Plan de Production et le Stock à Dates - P1 G4O1 - ERP Silog.
3.5. Onglet « Intervenants » du corps des commandes clients
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Cet onglet permet d’associer plusieurs intervenants à la ligne de commande client si vous possédez le module « G3A2_Intervenants commerciaux et leur rénumération ». Le principe de fonctionnement est le même que celui de l’en-tête. Dans le corps, il permet d’ajouter des intervenants sur certaines lignes du corps. Il ne reprend pas les données de l’entête.
3.6. Onglet « Dématérialisation » du corps des commandes clients
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Cet onglet permet de visualiser les informations de la dématérialisation des factures relatives aux types de TVA de dématérialisation de la ligne et du code exonération de dématérialisation lorsque le taux de tva est 0.
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Le code exonération provient aussi du profil de taxe.
3.7. Le menu contextuel du corps des commandes clients
3.7.1. Les Traitements
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3.7.1.1. Paramétrage réservations vente :
Cette fonction permet de préciser le type de réservation à effectuer pour la ligne de commande. Le type de réservation sélectionné détermine le comportement de l'option ‘Réservés vente’ de ce même menu.
Réservation sur stock : Cette option permet de réserver les articles commandés uniquement sur le stock.
Réservation sur stock et lancements : Cette option permet de réserver les articles commandés sur le stock et les lancements existants.
Réservation sur un nouveau lancement : Cette option propose la création d’un nouveau lancement pour l’article commandé avec une quantité de lancement égale à la quantité commandée. La ligne de commande est alors réservée sur ce lancement.
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3.7.1.2. Réservés vente
Cette option permet de réserver les articles d'une ligne de commande client. En fonction du paramétrage défini (voir ci-dessus), le système propose de réserver sur stock, sur stock et lancements existants ou sur un nouveau lancement.
| Note |
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ATTENTION : Si un numéro d’affaire est affecté à la ligne de commande, le système propose toujours en priorité de réserver sur un nouveau lancement. Le bouton ‘Annuler’ permet alors de réserver sur stock et sur lancements existants. |
L’utilisateur saisi dans la zone ‘Nouvelle qté réservée sur stock’ la quantité à réserver sur stock pour la ligne de commande. La quantité réservée ne peut évidemment excéder la quantité commandée. Si la quantité saisie est supérieure au stock disponible de l’article (qui est présenté sur l’écran), un message demande à l’utilisateur de confirmer la quantité réservée ; dans ce cas, le stock disponible de l'article devient négatif.
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Lorsque la ligne de commande est entièrement réservée sur un lancement, l’action « Réservés vente » prévient l’utilisateur. Après validation, le système propose de modifier la réservation effectuée.
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3.7.1.3. Paramétrage de l’article configuré
Lire VII. Le Configurateur et les les règles de calcul - M6 - ERP Silog
3.7.2. Les consultations
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