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Sommaire

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• Adresse livraison : Par défaut le système propose l’adresse renseignée dans le corps de l’application « Groupes Sociétés et sites », pour le site connecté.

• Adresse achat : Par défaut, le système propose l’adresse d’achat de la fiche fournisseur. Elle peut être modifiée par l’utilisateur.

• Transporteur : Nom du transporteur pour la commande. Par défaut le système propose le transporteur renseigné dans la fiche fournisseur. Le nom du transporteur peut être modifié par l’utilisateur.

• A l’attention de : Nom de la personne concernée par la livraison.

• Frais d’acheminement : Ce champ présente la somme des frais d’acheminement autres que ceux du fournisseur saisis sur les lignes. Ce champ n’est pas saisissable, il s’agit des frais totaux liés à l’acheminement des différentes lignes du BR, ce montant n’influe pas sur le talon, il s’agit du montant total des frais d’acheminement qui sont pris en compte pour la valorisation des articles au PMP et au DPA.

• Règle de calcul : Cette zone permet de sélectionner une règle de calcul pour répartir la part des montants des prestations de talon dans la valorisation du PMP et du DPA des articles concernés lorsque le paramètre « Intégrer les prestations talons dans le calcul du PMP » est activée. Par défaut, une zone de l’application « Paramétrages achats » permet d’alimenter cette zone avec une valeur par défaut.

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• Date souhaitée au plus tôt et au plus tard : Ces zones permettent de renseigner les dates souhaitées au plus tôt et au plus tard pour réceptionner la commande. Il est possible de saisir directement les dates ou uniquement la semaine et l’année. La saisie de la semaine et de l’année recalcule la date correspondant au lundi de la semaine saisie (en considérant que le lundi est le premier jour de la semaine). Réciproquement, la saisie de la date impérative met à jour la semaine et l’année de réception souhaitée. Ces données sont proposées par défaut sur chaque ligne du corps de la commande. Le logiciel autorise la saisie de dates antérieures à la date de l’ERP ; si la date souhaitée au plus tard est antérieure à la date de l’ERP, un message d’avertissement prévient l’utilisateur. Il est bien entendu interdit de saisir une date au plus tard antérieure à la date au plus tôt. 

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3.1. L’onglet “Général” du corps des Achats

•  Quantité commandée : Quantité de fournitures (ou de prestations) commandée. En modification de ligne, elle ne peut être inférieure à la quantité déjà livrée. La quantité achetée met à jour les quantités restant à recevoir (R.A.R.) de la fiche fourniture et de la fiche article, en tenant compte, éventuellement, du coefficient de conversion entre l’unité d’achat et l’unité de stock. 

• Quantité livrée : Zone non saisissable informant de la quantité de fournitures (ou prestations) déjà livrée pour la ligne de commande. 

• A recevoir : Zone non saisissable informant de la quantité de fournitures (ou prestations) restant à recevoir pour la ligne de commande. 

• Unité : Unité d’achat et de stock, le coefficient de conversion entre l’unité d’achat et de stock est rappelé.

• Ajustement : Pour ajuster la ligne de commande fournisseur, le reste à recevoir devient 0.

• Prix unitaire : Prix d’achat de la fourniture (ou de la prestation). Par défaut, le prix de la fiche fourniture (ou prestation) est proposé mais il peut évidemment être modifiée.

• Prix unitaire remisé : Prix unitaire minoré de la remise. Le taux de remise global est rappelé. 

• Mtt HT (rem. esc.) : Montant hors taxe remisé et escompté total de la ligne de commande. L’éventuel montant HT en devises est présenté dans la zone mitoyenne. Le pourcentage d’escompte à appliquer à la ligne de commande est modifiable, sa valeur provient de l’entête.

• Code TVA/Code TPF : Affiche les codes TVA et TPF sélectionnés et le pourcentage correspondant. En création et en modification de ligne, le bouton «  » permet de sélectionner un taux de TVA parmi ceux renseignés dans l’ERP. Il n’est pas possible de modifier les codes TVA à partir de cette application ; le paramétrage des taux de TVA s’effectue dans le Paramétrage Général ou dans les Profils de taxes.

•  Montant TTC : Montant TTC de la ligne de commande. Les montants sont affichés en devise principale (colonne de gauche) et en devise (colonne de droite) si la commande est saisie en devise.  La colonne du milieu présente les montants dans la devise secondaire, si le module optionnel « Changement de monnaie » est disponible et si l’option « Afficher les montants en monnaie secondaire » est activée dans l’application « Paramétrages ERP ».

• Remises : Les trois zones de remise sont saisissables si le mode « Grilles de tarifs » est activé pour la chaîne achat Dans le mode « Tarifs et remises » ces zones ne sont pas visibles. Ces trois remises s’enchaînent en cascade. Par exemple, une remise de 10 % est appliquée à la ligne de commande, puis une remise de 25 % sur le montant déjà remisé de 10 %. Le pourcentage de remise total de la ligne est égal à 10 + ((100 - 10) * (25 / 100)) = 32.50 %

• Frais d’acheminement : Ce cartouche permet de renseigner les frais d’acheminement à incorporer au coût de chaque article réceptionné, que ces frais proviennent d’une autre facture du fournisseur ou d'une facture d'un autre prestataire dans le cas où ce bon de réception ne contient pas ces frais comme prestation dans ces lignes. Le champ ‘Montant’ permet de saisir le montant HT des frais à incorporer au coût total des articles de la ligne. Les frais saisis sont afférents à la quantité totale de la ligne et non pas à la quantité unitaire de la ligne. Lorsqu’un montant est saisi dans ce champ, l’utilisateur doit également renseigner la référence de la pièce à l’origine de ce montant. Les frais renseignés dans ce champ ne sont pas intégrés au montant de la facture du fournisseur. Ils servent uniquement à imputer des frais supplémentaires aux articles réceptionnés pour la valorisation des stocks au PMP et DPA (en réception et facturation). Lorsque la saisie des frais d'acheminement est effectuée en modification de ligne de BR, le PMP de l’article est mis à jour lors de l'archivage des flux. Ce champ permet donc d'incorporer tout type de frais d’acheminement des factures de transporteurs et autres et selon n'importe quelle méthode d'incorporation. Ces montants d’acheminement ne sont évidemment pas transférés en comptabilité. La somme des frais renseignés sur les lignes est affichée dans l'en-tête pour faciliter le contrôle par les utilisateurs de la cohérence des saisies par rapport au montant total des frais d’acheminement facturés.

• Frais d’acheminement : Cette zone permet de saisir le montant HT des frais à incorporer au coût total des articles de la ligne. Les frais saisis sont afférents à la quantité totale de la ligne et non pas à la quantité unitaire de la ligne. Cette zone est renseignée manuellement par l’utilisateur.  Par défaut, le montant des frais d’acheminement indiqué est celui saisi sur la ligne d’achat.

• Référence pièce : Lorsqu’un montant de frais d’acheminement est saisi, l’utilisateur doit également renseigner la référence de la pièce à l’origine de ce montant. Ce champ est saisissable à la condition qu’un montant des frais d’acheminement ait été saisi. 

• Part de prestation : Si le montant des frais liés au transport fait l’objet d’une prestation de talon dans les lignes du ce bon de réception, cette zone permet de répartir la part de la prestation à affecter à la ligne d’article. La somme des parts saisies doit être égale au montant des prestations de talon facturées sinon un message apparaît.

Cas des Tarifs et remises activé,

Voir 2.4. Application des Tarifs et Remises achats dans la chaine commerciale Achats - G2O1 - ERP Silog

Pour les utilisateurs du module « Tarifs et remises achats », ce cartouche permet de modifier l’origine du prix calculé, et de saisir manuellement un montant.

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Cas des Grilles de tarifs et remises

• Remises : Les trois zones de remise sont saisissables si le mode « Grilles de tarifs » est activé pour la chaîne achat Dans le mode « Tarifs et remises » ces zones ne sont pas visibles. Ces trois remises s’enchaînent en cascade. Par exemple, une remise de 10 % est appliquée à la ligne de commande, puis une remise de 25 % sur le montant déjà remisé de 10 %. Le pourcentage de remise total de la ligne est égal à 10 + ((100 - 10) * (25 / 100)) = 32.50 %.

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Les Dates

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Ce cartouche permet de renseigner les dates de réception souhaitées, les dates de réception promises par le fournisseur (lors de la confirmation de commande) et le délai d’acheminement. Les dates de réception souhaitées renseignées dans l’en-tête de la commande sont proposées par défaut, mais peuvent être modifiées pour la ligne de commande. Le délai d’acheminement de la fiche fourniture est proposé par défaut.

Les dates de réception promises ne sont pas automatiquement renseignées. Elles doivent être renseignées lorsque le fournisseur indique une date de livraison différente de la date de réception souhaitée. En effet, le calcul des besoins utilise la date promise au plus tard, ou si elle n’est pas renseignée la date souhaitée au plus tard. 

Il est possible de saisir directement les dates ou uniquement la semaine et l’année. La saisie de la semaine et de l’année recalcule la date correspondant au lundi de la semaine saisie. Réciproquement, la saisie d’une date précise met à jour la semaine et l’année de réception. Le logiciel autorise la saisie de dates antérieures à la date de l’ERP. Bien entendu, les dates au plus tôt ne peuvent être antérieures aux dates au plus tard.

Imputations

Le cartouche « Imputations » permet de renseigner un numéro de compte analytique global et une section analytique globale pour la ligne de commande. Lorsque le compte analytique est modifié dans l’en-tête de la commande, le système propose de répercuter la modification sur toutes les lignes de la commande. Le compte général présenté par défaut provient de la fiche fourniture (ou prestation).

Remarques

Sur cette page, trois lignes sont également disponibles pour saisir des remarques concernant la ligne de commande. Le cadre « Unités » rappelle les unités d’achat, de stock ainsi que le coefficient de conversion de la fourniture commandée.

Enfin, le cartouche « Remises » affiche et permet de modifier les pourcentages de remises. Les trois remises s'enchaînent en cascade pour donner une valeur de remise cumulée qui est affichée dans l’onglet « Général » de la ligne de commande.

3.1. Le menu contextuel du corps des Achats

3.1.1. Les Consultations

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3.1.2. Les Editions

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3.1.3. Les Traitements

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Lors de l’enregistrement d’une ligne d’une commande achat, vous avez la possibilité de saisir une ou plusieurs lignes d’imputation, en sélectionnant l’option ‘Imputation sur achat’ du menu contextuel.

Il est possible d’imputer une ligne d’achat sur une affaire ou un lancement.

• L’imputation achat se définit comme étant le couple (N° d’affaire, section). Pour enregistrer des imputations pour une ligne d’achat, il faut donc renseigner le N° d’affaire et le code de la section. Pour chaque ligne de la commande, les lignes d’imputation peuvent faire référence à des N° d’affaire différents.

• L’imputation peut porter sur un lancement. Le lancement n’est pas obligatoirement associé à un numéro d’affaire (et par conséquent, à une section). L’imputation sur lancement permet de lier le besoin généré par le lancement et la commande d’achat correspondante. S’il y a un retard d’approvisionnement, le calcul des besoins le prendra en considération. 

Le calcul de la quantité achetée totale s’effectue, de façon automatique, au fur et à mesure de la saisie des lignes d’imputation. La quantité achetée totale de la ligne d’achat ne peut pas être inférieure à la somme des quantités enregistrées pour les lignes d’imputation. Toutefois, vous pouvez augmenter la quantité achetée sans enregistrer de lignes d’imputation supplémentaires. 

La saisie de la quantité totale achetée n’est pas obligatoire. Elle est calculée, de façon automatique, lors de l’enregistrement des lignes d’imputation. Si la quantité imputée est supérieure à la quantité achetée, un message d’avertissement s’affiche ; dans ce cas, la quantité commandée est bien entendue automatiquement augmentée.

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La liste déroulante « Traitements » permet de créer une nouvelle imputation, une nouvelle affaire ou d’importer une affaire existante, de définir le type d’imputation (Consommation sur lancement ‘C’, Consommation directe sur affaire ’D', ou sur stock ‘S’), d’importer un lancement ou une section.

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Pour créer une nouvelle imputation sur une ligne d’achat, il faut en premier lieu sélectionner l’option ‘Nouvelle imputation’ du menu ‘Traitements’. Une nouvelle ligne est alors créée. 

Le curseur doit être positionné sur la ligne à modifier et la ligne ne doit pas être sélectionnée ; le symbole ‘Image Added ’ ne doit pas être affiché en regard de la ligne à modifier.

3.1.3.1. L’imputation d’une ligne de commande sur une affaire

L’utilisateur sélectionne ensuite l’option ‘Nouvelle affaire’ pour créer une nouvelle affaire ou l’option ‘Importer affaire’ pour effectuer une imputation sur une affaire existante. 

L’enregistrement d’une ligne d’imputation nécessite la saisie des informations suivantes :

• Le N° d’affaire : La saisie de cette information est obligatoire. Il s’agit d’une donnée élémentaire de l’imputation. L’action ‘Nouvelle affaire’ permet de créer une nouvelle affaire (ECRAN C‑8), l’utilisateur saisit et valide le numéro de l’affaire à créer et l’application ‘Affaire ‘ s’ouvre automatiquement pour renseigner les informations relatives à cette nouvelle affaire. L’action ‘Importer Affaire’ présente un listage de recherche des N° d’affaire existants et permet à l’utilisateur de sélectionner une affaire existante.

• Le type d’imputation (‘C’, ‘D’, ou ‘S’) (Voir le détail de ces imputations qui est étudié au titre "Trois types d'imputation").

• Le N° de lancement : La saisie de cette information est obligatoire uniquement pour lorsqu’il s’agit d’une imputation sur lancement ‘C’. L’action ‘Importer Lancement’ présente un listage de recherche des N° de lancement associé au N° d’affaire. Par défaut, le lancement « père » associé au N° d’affaire saisi est proposé.

Attention, lorsque aucun numéro de lancement n’est associé à l’affaire, le message ‘Liste vide’ apparaît. L’association d’un code lancement à un numéro d’affaire est possible uniquement lorsque l’imputation est de type ‘Consommation sur lancement’. Un message bloquant apparaît lorsque l’utilisateur souhaite renseigner un numéro de lancement avec un autre type d’imputation. L’utilisateur doit alors sélectionner le type  ‘Consommation sur lancement’. 

• Le code de la section : La saisie de cette information est obligatoire. Il s’agit d’une donnée élémentaire de l’imputation. L’action ‘Importer section’ présente un listage de recherche des sections.

• La quantité commandée à imputer. Il faut cliquer sur le bouton « Modifier » et saisir la quantité à imputer. 

Pour que la ligne d’imputation soit enregistrée, elle doit être sélectionnée à la validation de la fenêtre « Imputations sur achat » et le symbole ‘Image Added ’  doit précéder la ligne d’imputation.

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Au fur et à mesure de la saisie, le logiciel vérifie la cohérence des informations :

• L’affaire doit être définie ;

• L’affaire ne doit pas être soldée ;

• L’affaire ne doit pas être le regroupement de plusieurs affaires ;

• Le N° de lancement doit être associé au N° d’affaire saisi. Il peut s’agir du N° de lancement « père » ou du N° de lancement d’un sous-ensemble de l’affaire ;

• Le lancement ne doit pas être soldé ;

• La section doit être définie ;

• L’imputation (N° Affaire, Section) doit être définie. 

Si l’imputation n’est pas définie, le logiciel vous propose de la créer.

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‘Oui’ permet de créer l’imputation, et ‘Non’ ne crée pas d’imputation.

Trois types d’imputation :

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Il est possible, dès la commande d’achats, de définir le type d’imputation qui sera réalisé à la réception de la commande. Pour distinguer ces trois types d’imputation, une colonne ‘*’ indique le type d’imputation ‘S’, ‘C’ ou ‘D’. 

• Soit les lignes d’imputation seront considérées comme une entrée en stock ‘S’ au moment de la réception. Dans ce cas, aucun numéro de lancement n’est indiqué, une entrée en stock de l’article acheté sera effectuée, et les articles reçus seront imputés sur le stock.

• Soit les lignes d’imputation seront considérées directement comme une consommation sur lancement ‘C’ au moment de la réception. Il s’agira d’une ligne de réception, avec une consommation de l’article acheté pour le sous-ensemble associé au N° de lancement saisi. Un numéro de lancement doit être indiqué.L’association d’un code lancement à un numéro d’affaire est possible uniquement lorsque l’imputation est de type ‘Consommation sur lancement’.

• Soit les lignes d’imputation seront considérées comme une sortie de stock ou comme une consommation directe sur l’affaire ‘D’ au moment de la réception.Il s’agira d’une ligne de réception avec une consommation directe de l’article acheté lors de l’enregistrement des mouvements de sortie de stock. L’imputation est indépendante d’un fournisseur ou d’un lancement mais reste liée à une affaire. Cette fonctionnalité est utile lorsqu’il n’y a pas de lancement(s) associé(s) à l’affaire au moment de la réception.

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Veuillez vous reporter au chapitre « Suivi d’Affaires » pour avoir d’avantages d’explications sur l’enregistrement des lignes d’imputation.

3.1.3.2. L’imputation d’une commande d’achat sur un lancement

Il est possible d’imputer une ligne d’achat  sur un lancement et de définir le type d’imputation qui sera réalisé à la réception de la commande. Il est possible de considérer ces lignes d’imputation comme une entrée en stock (type ‘S’), comme une consommation sur lancement (type ‘C’), comme une sortie de stock ou comme une consommation directe sur le lancement (type ‘D’).