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Sous CLIPPER 2023 une 3ème méthode apparait, le circuit de validation : Le bon de commande est créé selon la méthode classique cependant selon le montant du bon de commande son impression peut être bloquée. c'est le circuit de validation qui débloquera l'impression.
Le circuit de validation peut être constitué de plusieurs niveaux selon des seuils financiers. Le nombre de niveaux, les seuils ainsi que les valideurs sont paramétrables.
Processus :
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2. Prérequis à savoir pour utiliser le module
2.1. Les paramètres globaux
L'écran « Paramètres Globaux » permet d'activer la prise en charge du « Circuit de validation achat » dans Clipper.
Dans le bloc « Validation des achats » de l'onglet « Achat » des « Paramètres globaux », il faut sélectionner « Circuit de validation ».
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Une fois activé, il faut donner les nouveaux accès aux catégories d'utilisateurs.
Rappel : Dans le module des accès, les nouveaux accès sont facilement repérables grâce à l'icône « ! »
Dans le module « Achats » :
Dans un 1er temps pour la mise en place, le plus important est de donner l'accès au « Circuit validation titulaires et valideurs » (1) : En effet seuls les opérateurs de la catégorie pourront être des valideurs, ceci va permettre de créer les différents niveaux du circuit de validation.
Ensuite il faut donner les droits aux catégories qui pourront :
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Une fois les accès définis il faut créer les niveaux (1), le nombre de niveaux n'est pas limité.
Pour chaque niveau, il faut définir un seuil financier, mettre un libellé, puis indiquer le valideur titulaire. Il est possible d'avoir 2 suppléants.
Les droits entre titulaires et suppléants sont identiques, par contre les suppléants ne recevront pas de notifications, c'est à eux d'aller voir dans la validation des BC fournisseurs si des documents sont en attentes.
Exemple avec 3 niveaux :
Il faut également décider si les BC générés automatiquement par Clipper doivent passer, ou non, par le circuit de validation (2).
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Dans la colonne « Action » le valideur a 3 choix : ne pas prendre de décision, valider ou refuser.
S'il accepte ou refuse le valideur peut saisir un commentaire (1).
Le texte peut être riche (multilignes, choix police, couleur, taille …). En cas de refus le commentaire est obligatoire.
Remarque :
Cet écran est « dockable », vous pouvez ainsi séparer la partie haute de la partie basse.
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