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Circuit de validation des achats2023 Image Removed Image Removed Image Removed Anchor_Hlk123570933_Hlk123570933Table des matières
1. ACHATS : CIRCUIT DE VALIDATION
1.1. Introduction
1.2. Prérequis à savoir pour utiliser le module
1.3. Droits d'accès aux catégories pour le circuit de validation
1.4. Définir les niveaux de validation
1.4.1. Droits d'accès pour les points de vigilance
1.5. Principe de fonctionnement dans le bon de commande fournisseur
1.5.1. Cas où le montant n'atteint pas le 1^er seuil :
1.5.2. Cas où le montant n'atteint que le 1^er seuil.
1.5.3. Cas où le montant du BC doit passer par plusieurs niveaux
1.5.4. Cas de la modification d'un BC validé
1.6. Les recherches
1.7. Points de vigilance
1.8. La validation des BC fournisseurs
1.8.1. Cas où une validation est effectuée
1.8.2. Cas où le BC a été refusé.
AnchorOLE_LINK29OLE_LINK29 AnchorOLE_LINK30OLE_LINK30 AnchorOLE_LINK31OLE_LINK31 Anchor_GoBack_GoBack

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Anchor
_Toc122450031 _Toc122450031

Anchor
_Toc125553047 _Toc125553047

1.Introduction

Dans les versions précédentes de CLIPPER 2023, il existe deux façons de faire des achats :

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Sous CLIPPER 2023 une 3^ème méthode apparait, le circuit de validation : Le bon de commande est créé selon la méthode classique cependant selon le montant du bon de commande son impression peut être bloquée. c'est le circuit de validation qui débloquera l'impression.
Le circuit de validation peut être constitué de plusieurs niveaux selon des seuils financiers. Le nombre de niveaux, les seuils ainsi que les valideurs sont paramétrables.
Processus :
Image RemovedImage Added

Anchor
_Toc121416224 _Toc121416224

Anchor
_Toc121930141 _Toc121930141

Anchor
_Toc122450032 _Toc122450032

Anchor
_Toc125553048 _Toc125553048

2. Prérequis à savoir pour utiliser le module

L'écran « Paramètres Globaux » permet d'activer la prise en charge du « Circuit de validation achat » dans Clipper.
Dans le bloc « Validation des achats » de l'onglet « Achat » des « Paramètres globaux », il faut sélectionner « Circuit de validation ».Image Removed

Image Added

Remarque : Dans ce mode le créateur et la date de création du BC ne sont plus modifiables.

Anchor
_Droits_d’accès_aux_1 _Droits_d’accès_aux_1

Anchor
_Toc122450033 _Toc122450033

Anchor
_Toc125553049 _Toc125553049

2.1. Droits d'accès aux catégories pour le circuit de validation

Une fois activé, il faut donner les nouveaux accès aux catégories d'utilisateurs.
Rappel : Dans le module des accès, les nouveaux accès sont facilement repérables grâce à l'icône « ! »
Dans le module « Achats » :
Image Removed Image Added
Dans un 1^er temps pour la mise en place, le plus important est de donner l'accès au « Circuit validation titulaires et valideurs » (1) : En effet seuls les opérateurs de la catégorie pourront être des valideurs, ceci va permettre de créer les différents niveaux du circuit de validation.
Ensuite il faut donner les droits aux catégories qui pourront :

• (2) Modifier une commande à l'état « validée ».
• (3) Repasser un BC validé, par le circuit de validation.
• (4) Validation des BC fournisseurs.

Anchor
_Toc114674394 _Toc114674394

Anchor
_Toc122450034 _Toc122450034

Anchor
_Toc125553050 _Toc125553050

2.2. Définir les niveaux de validation

Une fois les accès définis il faut créer les niveaux (1), le nombre de niveaux n'est pas limité.
Pour chaque niveau, il faut définir un seuil financier, mettre un libellé, puis indiquer le valideur titulaire. Il est possible d'avoir 2 suppléants.
Les droits entre titulaires et suppléants sont identiques, par contre les suppléants ne recevront pas de notifications, c'est à eux d'aller voir dans la validation des BC fournisseurs si des documents sont en attentes.
Exemple avec 3 niveaux :

Il faut également décider si les BC générés automatiquement par Clipper doivent passer, ou non, par le circuit de validation (2).

Anchor
_Toc122447346 _Toc122447346

Anchor
_Toc122450035 _Toc122450035

Anchor
_Toc125553051 _Toc125553051

2.3. Droits d'accès pour les points de vigilance

Pour visualiser les alertes relatives aux « Circuit de validation achat », il faut activer les droits pour les catégories sur les différentes alertes.
Image RemovedImage Added

• Mes BC en attente de validation.
• Mes BC à reprendre.
• Mes demandes de validation à traiter.

Anchor
_Toc114674395 _Toc114674395

Anchor
_Toc122450036 _Toc122450036

Anchor
_Toc125553052 _Toc125553052

3. Principe de fonctionnement dans le bon de commande fournisseur

Anchor
_Toc122450037 _Toc122450037

Anchor
_Toc114674396 _Toc114674396

Anchor
_Toc125553053 _Toc125553053

3.1. Cas où le montant n'atteint pas le 1^er

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seuil

Dans notre exemple, le BC (441,45) n'atteint pas le premier seuil de 500€, dans ce cas le BC ne demande aucune action : le module réagit comme pour un BC classique, on remarque simplement que le statut du BC passe automatiquement à « validation non demandée » : le BC est libre il n'y a aucune interdiction de modification ou d'impression.

Remarque : En cas de modification du montant de la ligne ou rajouts d'autres lignes : A la validation Clipper va retester le montant par rapport au seuil.

Anchor
_Toc114674397 _Toc114674397

Anchor
_Toc122450038 _Toc122450038

Anchor
_Toc125553054 _Toc125553054

3.2. Cas où le montant n'atteint que le 1^er seuil

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Dans l'exemple le BC (608.05€) n'atteint pas le 2^ème seuil (1000€).
Dès que le 1^er seuil est atteint, à la validation du BC le statut du BC passe automatiquement à « En cours de saisie ».

A ce stade aucun valideur ne voit ce BC.
Dès que le BC est terminé et complet, l'opérateur va changer le statut en cliquant sur le bouton « Demander validation », le BC passe à « Validation demandée ».

A ce stade le valideur titulaire de 1^er niveau voit ce BC dans la liste des BC à valider voir « La validation des BC fournisseurs ».
Tant que le BC n'est pas validé :

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Tant que le BC fournisseur est non valide, l'impression contient un filigrane « Commande non validée »
Image Removed Image Added

Chaque demande de validation génère une notification Windows au valideur titulaire :
Image Removed Image Added

Remarque : Pour recevoir la notification il ne faut pas obligatoirement être dans Clipper, cependant il faut au moins que celui-ci soit ouvert.

Anchor
_Toc114674399 _Toc114674399

Anchor
_Toc122450039 _Toc122450039

Anchor
_Toc125553055 _Toc125553055

3.3. Cas où le montant du BC doit passer par plusieurs niveaux

Le fonctionnement est le même que précédemment, sauf que le « Niveau de validation » permet au créateur du BC de savoir où en est la demande.
Ici elle est en attente du 2eme niveau par exemple :

Il est possible de modifier le BC comme précédemment, dans ce cas on repart à zéro et le BC devra repasser par tous les niveaux.

Anchor
_Toc114674401 _Toc114674401

Anchor
_Toc122450041 _Toc122450041

Anchor
_Toc125553056 _Toc125553056

3.3. Cas de la modification d'un BC validé

Une fois le BC validé, si celui-ci doit être modifié, Il y a 2 cas qui dépendent des accès :

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Lors du clic sur « Redemander validation », Clipper propose d'incrémenter le numéro d'avenant.
Si l'opérateur n'a pas l'accès « Modification d'une commande à l'état "validée" » : Les champs qui modifient l'affectation financière deviennent rouge (fournisseur, TVA, monnaie, famille , code article , prix, tarif, quantité, unités ou N° d'affaire), ces champs ne sont plus modifiables.

Chaque changement de statut est historisé, on retrouve cet historique dans le « i » d'info du BC, onglet historique circuit de validation.

Anchor
_La_validation_des _La_validation_des

Anchor
_Toc114674403 _Toc114674403

Anchor
_Toc122450043 _Toc122450043

Anchor
_Toc125553057 _Toc125553057

4. Les recherches

Le statut est présent dans les recherches et analyses, il permet de filtrer selon les 6 statuts : « Validation non demandée », « En cours de saisie », « Validation demandée », « Validation en cours » , « Validé » , « Validation refusée ».
On retrouve le statut dans l'onglet filtre et résultat sur les écrans suivant :

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Exemple dans l'écran « Recherche sur commandes Fournisseurs »  :

Anchor
_Points_de_vigilance _Points_de_vigilance

Anchor
_Toc114674404 _Toc114674404

Anchor
_Toc122450044 _Toc122450044

Anchor
_Toc125553058 _Toc125553058

5. Points de vigilance

Dans les points de vigilance on retrouve 3 actions en attentes :

...

• Mes demandes de validation : c'est la liste des BC à valider dont l'opérateur est titulaire.Un double clic permet d'aller directement dans le module de validation.

Anchor
_Toc114674402 _Toc114674402

Anchor
_Toc122450042 _Toc122450042

Anchor
_Toc125553059 _Toc125553059

6. La validation des BC fournisseurs

Elle s'effectue dans l'écran « Validation des BC fournisseur » , écran directement accessible via la notification ou bien depuis les « Points de vigilance » ou encore le menu de Clipper.
Cet écran est soumis à droits d'accès.

Cet écran permet de voir les actions à mener sur tous les niveaux sur lequel l'opérateur, « AUF » dans l'exemple, est le titulaire, mais aussi suppléant ou suppléant 2.
Remarque : Un titulaire d'un niveau peut être suppléant d'un autre niveau, c'est pourquoi il est possible de cocher plusieurs choix.
L'écran est composé de deux parties :

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Dans la colonne « Action » le valideur a 3 choix : ne pas prendre de décision, valider ou refuser.

S'il accepte ou refuse le valideur peut saisir un commentaire (1).
Le texte peut être riche (multilignes, choix police, couleur, taille …). En cas de refus le commentaire est obligatoire.
Remarque :
Cet écran est « dockable », vous pouvez ainsi séparer la partie haute de la partie basse.

Anchor
_Toc125553060 _Toc125553060

6.1. Cas où une validation est effectuée

Dans le cas d'une validation mono-niveau :
Dès que le BC est validé le créateur du BC reçoit l'information dans la messagerie interne de Clipper.

Le statut passe à « Validé » et le créateur peut ainsi lancer l'impression de son BC sans le filigrane.
Dans le cas d'une validation multi-niveaux :
Dès la 1^ere acceptation, le titulaire du niveau suivant reçoit une notification Windows.
Dès que le dernier niveau a validé le BC, le créateur reçoit l'information dans la messagerie interne de Clipper
Dans le cas du 1^er refus.
Le BC repart vers le créateur.

Anchor
_Toc122450040 _Toc122450040

Anchor
_Toc125553061 _Toc125553061

6.2. Cas où le BC a été refusé.

Si un des niveaux ne valide pas (dès le 1^er refus) :

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