1. Introduction 

Ce module a pour but de gérer l‘ensemble du personnel de l’entreprise.

La saisie des employés sert à la gestion du personnel de l’entreprise et à la gestion des utilisateurs d'Helios ERP.

Elle sert aussi à gérer les extensions «QUALITE», c'est-à-dire les compétences internes ou clients associées à la gestion de certaines fonctionnalités, et les extensions «PLANIFICATION» pour la gestion des ressources de production

Toutes les informations rattachées sont directement accessibles : 

2. Les codificateurs de la Personnel

Avant d'aborder la notion de Personnel, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Personnels.
Parmi ces codificateurs, on note :

3. L'écran principal Personnel

Cet écran permet de saisir les informations administratives courantes sur le personnel : Nom, Prénom, adresse principale, Numéros de téléphone, Fax, email...

Notez la possibilité d’associer des fichiers liés (voir $5.2).

Le champ Compte Windows permet de configurer l’Access directory afin que Helios ERP soit directement relier à la session Windows de l’utilisateur (voir Introduction : Helios ERP (H3) :Gestion des accés $3.1).

Il est possible d’ajouter le type de connexion Atelier a l’opérateur dans le formulaire ce qui obligera l’opérateur à se connecter en mode Atelier.

Si le type de connexion Atelier n’est pas définie l’opérateur pourra choisir lors de la connexion le mode de licence a utiliser.

Il sera possible dans un second temps de définir si c’est un opérateur générique ce qui nécessitera une connexion avant toute action dans le pilote.

Dans le Designer les opérateurs avec le type de connexion Atelier activé auront le symbole ci-dessous associé.

3.1 Gestion des utilisateurs d'Helios ERP

Chaque personne est un utilisateur potentiel d’Helios ERP (saisie de données, pointage...). Il faut lui affecter des droits sur les modules.

Ces droits sont modifiables dans le Module Sécurité/Designer. Lors de la création d’un employé, celui-ci récupère les droits correspondant à la classification qu’on lui donne. Les droits par classification sont modifiables dans le Module Sécurité/Designer $3.4 .

Une vision récapitulative est consultable par employé sur l’icône  ainsi que par des états Cristal Report récapitulatifs des accès et interdictions liés aux modules et fonctionnalités.

Les employés qui utilisent Helios ERP sont appelés les utilisateurs. Chaque utilisateur a un mot de passe qui lui est demandé au lancement d’Helios ERP. Par défaut, les utilisateurs sont créés avec un mot de passe égal à leur code employé.

Le mot de passe peut être changé dans le Module Paramétrage - Sécurité H2par les personnes ayant les droits d'accès à ce module ou directement lors de la connexion à Helios ERP par l’utilisateur lui même après validation de son ancien mot de passe.

Dans ce module nous trouvons également des modalités de gestion propre à chaque employé :

* Le champ poste de pointage permet de définir un poste de pointage par défaut pour un employé, notamment sur un pointage sur commande ou sur devis.

* Le champ mode de diffusion permet de définir pour chaque employé le moyen par lequel les diffusions d'informations Helios ERP lui seront envoyées (diffusion de documentations, de non-conformité, …).

* Les boutons Clients, Sous-traitants et Fournisseurs permettent de savoir si un employé est lié avec un ou des tiers en particulier. Informations nécessaires notamment pour établir des statistiques «par employé», pour les commerciaux et les acheteurs.

La possibilité de liens avec des tiers est paramétrée sur le code Postes dans le Module Codification. Ce code correspond au champ Fonction de l'écran principal.

* Les coches Signataire EASA et Signataire BL/BC permettent de donner les droits par employé pour la signature des Bordereaux de Livraison/Contrôle ou des signatures de EASA.

3.2 Modification d’un utilisateur :

Tout utilisateur connu dans Helios ERP est identifié pour toutes les actions qu’il mène. Helios ERP assure ainsi toute la traçabilité nécessaire à la production. Cependant, si vous avez besoin de modifier des données relatives à une personne (voire de la supprimer), Helios ERP vous demandera automatiquement s’il s’agit de la même personne :

• Si vous répondez OUI, Helios ERP prend en compte les modifications et la traçabilité reste inchangée pour la personne.
• Si vous répondez NON, Helios ERP prend en compte les modifications mais historise l’ancien utilisateur pour assurer deux traçabilités distinctes : une sur l’ancien, une sur le nouveau.

4. Les Onglets

4.1. L'onglet "Calendrier" du module "Personnel"

Gestion des ressources de production :

Pour Helios ERP, un employé est également considéré comme une ressource de production. Il faut alors définir sa présence et sa disponibilité dans la fenêtre Calendrier pour pouvoir planifier sur cette ressource.

Cette fenêtre permet d’indiquer quel calendrier suit l’opérateur, c’est-à-dire quels sont ses jours de présence et ses cycles, c'est-à-dire ses horaires de travail. Ces calendriers sont à saisir dans le Module Codification.

Le calendrier annuel indique les jours fériés annuels ; ils peuvent être répétitifs (le 14 juillet par exemple).

Le calendrier cyclique indique les plages horaires pendant la semaine.

L‘information permet dans la planification Cynaps de figer le planning entre 2 calculs de planification sur la ressource.

Le champ Capacité infinie n’est plus géré.

4.2. L'onglet "Comptabilité" du module "Personnel"

Cet écran permet de saisir des informations orientées « comptabilité » sur la personne : numéro de section analytique, amplitude horaire, code utilisateur dans un autre logiciel...

La date d’arrivée servira à initialiser le calendrier cyclique.

La date de départ renseignée, interdira à l’opérateur de pointer à partir de cette date.

4.2. L'onglet "Etat-civil" du module "Personnel"

Cet écran permet de saisir des informations plus spécifiques et confidentielles sur la personne et d’y ajouter une photo. Une image ou un fichier représentant la personne peuvent être associés en modification de l’enregistrement.

Il est également possible d’insérer une signature numérique dans la photo et par personnalisation des états, la faire affichée par exemple sur une édition de commande fournisseurs et donc de les envoyer par email.

5. La Toolbar de la fiche "Personnel"

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour le personnel sélectionné.

5.1. Les notes du module  "Personnel"

5.2. Fichiers liés du module "Personnel"

5.3. Archives du module "Personnel" 

5.4. Journal du module  "Personnel" 

5.5 Suppression d'une Fiche Personnel

Permet de supprimer d'une fiche si le CDC n’est pas utiliser sur une phase

6. Les liens du module  "Personnel" 

6.1. Calendrier des arrêts de la fiche du module  "Personnel" 

Les arrêts sont les périodes pendant lesquelles l’employé est indisponible (congés, maladie, formation, ...).

Il est nécessaire d’associer à chaque arrêt un motif d’arrêt. Pour Helios ERP, cela correspond à un poste de pointage. Il est souvent nécessaire de créer un centre de charge fictif, non rattaché à la production, pour définir ces postes (voir Module Heures). 

Ces informations sont utilisées pour la planification et pour l’édition des heures de l’employé.

6.2 Calendrier exceptionnels de la fiche du module  "Personnel" 

Les exceptions sont des périodes pendant lesquelles le calendrier cyclique habituel sera remplacé par un autre (période de travail en 2 x 8 par exemple).

Ces informations sont utilisées pour la planification et pour l’édition des heures de l’employé.

6.3. Client/Fournisseur/Sous-traitants de la fiche du module  "Personnel" 

6..3.1 Client

Permet de faire le lien entre un utilisateur et un client

6.3.2 Sous traitant

Permet de faire le lien entre un utilisateur et un sous-traitant

6.4. Compétence de la fiche du module  "Personnel" 

Cette notion de Compétences, décrite dans le module Clients, permet de mettre en place une gestion de contraintes qualité sur les employés.

Par analogie aux Modules Fournisseurs et Sous-Traitants pour les agréments, la fenêtre des compétences permet de lister les compétences d'un opérateur. Ces compétences sont créées dans le Module Codification. Ces compétences sont d'abord liées à un client (compétences internes = client 0) puis distribuées dans le module Clients

Mais on peut également lier une compétence à un opérateur depuis ce module. L'intérêt est surtout de suivre, pour un opérateur donné, les validités (date de début et date de fin de ses compétences) afin de prévoir les formations, audit et autres moyens de prolongation ou de création de compétences.

Deux états donnent la liste des compétences par opérateur et la liste des opérateurs par compétence.

6.5. Présence de la fiche du module  "Personnel" 

Permet de voir la présence d’un opérateur avec l’extension TELLA

6.6. Affecter CDC de la fiche du module  "Personnel" 

Permet de lier des Centre de charge a un opérateur

6.7. Manipulation de la sécurité pour un opérateur de la fiche du module  "Personnel" 

Permet de voir les droits sur les champs et menus de l’opérateur

6.8. Adresse de stock de la fiche du module  "Personnel" 

Permet de définir la zone de travaille de l’utilisateur.

6.9. Société  la fiche du module  "Personnel" 

Dans le cadre du multi société permet de lier un opérateur a une société.

 En fonction des liens opérateur – sociétés si le paramétrage (Paramétrage / Personnel ) est activé il sera possible de restreindre les créations des commandes ventes 

8. Les outils du module "Personnel" 

8.1. Agora du module  "Personnel"  

8.2. Impression du module  "Personnel" 

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via H3 lancer par le serveur d'application

9. Paramétrage du module Personnel

Accessible depuis le menu Paramétrage/Personnel

Ce module reprend les valeurs par défaut du module : Signataire qualité, calendrier et cycle, capacité infinie, amplitude horaire, transmission des heures à la paye.

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module Personnel, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.

Il est important de cocher les cases de « Confirmation » pour que le message « oui/non » apparaisse lors de créations/modifications/suppressions.

Il est possible de restreindre les créations des commandes ventes et achats en fonction des liens opérateur – sociétés.