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1. Introduction III.4. La Livraisons Client

Ce module permet de définir l’ensemble des livraison clients liées à la production et aux achatsa pour but de gérer toutes les livraisons relatives à vos commandes clients.

Toutes les informations rattachées sont directement accessibles : 

• La traçabilité entre vos fabrications (Entrées de stock) et vos clients (Sorties de stock)
•  cohérence des données dans le cas d’annulation et de suppression de livraison.
• Activité Négoce
• Piloter les livraisons : créer une commande et la livrer tout en assurant toute la traçabilité requise.
• suivi des livraisons dans le cadre de l’EDI par l’envoi d’un fichier informatique au format exigé par vos clients.

2. Les codificateurs de la livraison client III.4. La Livraisons Client

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Une livraison client sous Hélios ERP définie par un code BL.

Un BL concerne un seul client mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs commandes de ce client (voir lignes). Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande et l’incrémentation du n° de BL est gérée par société. Elle n’est pas modifiable. Un double clic sur la ligne permet d’accéder à la ligne de commande.

Cet écran permet de visualiser les informations de la livraison client :

• Code BL () alphanumérique (non modifiable),
• Statut : évolue automatiquement au cours de l’avancement du BL et n’est pas modifiable par l’utilisateur.
• Client du BL
• Date de création création : initialisée à la date du jour et non modifiable
• Date de préparation et Opérateur de préparation
• Case a cocher Signé et Opérateur qui signe
• Daté d'expédition 
• Transit
• Date de livraison: Le signataire du BL est une ressource compétente pour la validation des BL (voir Module Personnel : signataire qualité). Cette liste est filtrée sur la case à cocher du Module Personnel. Il est possible d’empêcher l’envoi de BL non signés
• Date d'expédition : Calculée automatiquement par Hélios d’après la date système et le paramètre «jour maximum pour la date de livraison» (voir Module Paramétrage, Personnaliser module Livraisons) mais peut être modifiée par l’utilisateur.
• Transit : Le nombre de jours calendaires pour acheminer les pièces chez votre client si la date de livraison est convenue chez celui-ci.
• Date de livraison : égale à la date d’expédition + Transit. Elle est modifiable que par le Transit ou la date d’expédition.
• Société 
• Case a cocher BL sans facture : Si la livraison ne doit pas donner lieu à de la facturation (livraison d’articles en remplacement d’articles non acceptés par le client par exemple), le BL doit être coché «BL sans facture».

Si le paramètre «bloquer la livraison des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage, Personnaliser module Livraisons), l’utilisateur ne pourra pas livrer une ligne de commande non validée (voir «validée par» dans le Module Commandes Clients).

4. Les Onglets III.4. La Livraisons Client

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5.3. "Ligne" du module "livraison client" III.4. La Livraisons Client

Une ligne de BL concerne une ligne de commande client avec une quantité livrée. Cette quantité ne peut être supérieure à la quantité livrable de la ligne de commande (articles provenant d’OF clôturés et/ou provenant du stock disponible).  Si toutefois vous souhaitez livrer plus que prévu, Hélios vous averti par un message et si vous le souhaitez toujours, il fait automatiquement évoluer la quantité commandée sur la ligne de commande, et trace l’évolution dans les notes de l’entête de cette commande et réserve l’excédent. Cela n’est bien sur possible que si des pièces sont disponibles en stock. (Le stock de sécurité est dans ce cas accessible.

Il est possible de créer un BL avec des lignes concernant des commandes clients différentes à condition qu’elles concernent le même client.

Une même ligne de commande peut être livrée en plusieurs fois et sur plusieurs BL.

L’utilisateur peut bloquer temporairement la facturation d’une ligne de BL avec la case à cocher «bloquer la facturation» (exemple : litige sur le prix unitaire de l’article à régler avant de facturer).

Ce blocage pourra être enlevé par l’utilisateur, lorsqu’il estimera que la ligne peut passer en facturation, en modifiant la ligne de BL ou en utilisant la fonction Basculer (voir ci-dessous).

Si vous désirez que toutes les lignes de BL soient créées avec ce blocage par défaut, utilisez le paramètre «Lors de la création d’une ligne de BL : bloquer la facturation par défaut» (voir Module Paramétrage, Personnaliser module Livraisons).

De plus, on pourra paramétrer l’envoi (via AGORA) d’une notification à la comptabilité, la qualité, ou tout autre service pour en expliquer les causes et qui agira sur la régulation du problème.

Un  module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à la ligne.

Les entrées de stocks, les factures et avoirs liés à la ligne du BL sont directement consultables depuis cette ligne.

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5.4. Création BL du module  "livraison client" III.4. La Livraisons Client

Cet écran propose toutes les livraisons possibles, que ce soit des articles livrés ou en retour client ou bien des articles de négoces.

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Les quantités livrables peuvent être modifiées (commande livrée sur plusieurs BL).

Les quantités livrables peuvent dépassées le « à livrer » si la marchandise est en stock (la commande est modifiée en conséquence).

On peut déréserver les quantités « réservées » pour d’autres commandes (double clic pour accéder la fiche de stock/réservation client).

Le basculement peut être massif, les regroupements seront directement effectués en fonction du critère choisi sur les clients (voir Module Clients).

5.5 Suppression d'une Fiche livraison clientIII.4. La Livraisons Client

Permet de supprimer d'une fiche si elle n'est pas utilisée.

Une livraison client est considérée utilisée si :Lors de la suppression d’une ligne de BL qui est dans le statut «envoyé», Hélios :

• Supprime-les sorties de stock articles liées à cette ligne de BL.
• Recalcule les niveaux de stock puis les met à jour.
• Remet à jour la quantité livrée sur la ligne commande client associée et éventuellement son statut (livrée ou facturée), ainsi que le statut de la commande si nécessaire.
• Pose des réservations sur le stock articles pour la ligne de commande client figurant sur la ligne de BL.

Pour la suppression totale d’un BL, l’action est la même sur chacune des lignes. La suppression n’est plus possible lorsqu’il existe au moins une facture liée à une ligne du BL.

L’annulation d’un BL est identique à une suppression sauf que ce BL existe toujours et reste lié à la ligne de commande, l’historique n’est pas perdu.

5.6. Journal BL du module  "livraison client" III.4. La Livraisons Client

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi de vos livraisons. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur (sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise) pour toutes vos livraisons.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement

6. Les Actions de la Fiche "livraison client"III.4. La Livraisons Client

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6.4.Comptoir de la fiche du module  "livraison client" III.4. La Livraisons Client

La fonctionnalité de BL comptoir permet de créer directement la commande et la livraison depuis le module BL (uniquement avec l’option de Négoce dans le packaging Helios).

Lors de la création, Hélios vous remonte la liste des articles ayant du stock disponible donc pouvant faire l’objet d’un BL immédiat. Si ce n’est pas le cas, il faut absolument libérer des pièces en réservant pour les rendre disponibles.

Les lignes de commandes alors sans pièces se mettront automatiquement à jour pour passage au CBN.

Comme pour les commandes clients classiques, Hélios récupère le prix de la fiche article ainsi que les adresses principales de livraison et de facturation associées au client. Ces informations sont modifiables. Le Prix Unitaire n’est pas obligatoire pour déclencher la création du BL.

Le BL est automatiquement envoyé par papier dans le format associé au client, les pièces étant sorties en FIFO quel que soit le paramétrage.

Depuis cette option, nous avons aussi la possibilité d’émettre des lignes de BL de type prestation : aucune pièce n’est donc sortie du stock (attention de ne pas confondre avec la gestion des acomptes).

7. Les liens du module  "livraison client" III.4. La Livraisons Client

7.1. Fichier a joindre  de la fiche du module  "livraison client" III.4. La Livraisons Client

permet d’accéder (et d’imprimer) tous les fichiers liés aux articles du BL, en partant de la réception matière.

7.2. Fichier joints de la fiche du module  "livraison client" III.4. La Livraisons Client

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7.5. EASA from One de la fiche du module  "livraison client" III.4. La Livraisons Client

Si une EASA FORM ONE est demandée sur la commande par le client, il est alors possible de rentrer dans ce module pour intervenir sur les notions de :

• EASA de réparation : JAR 145 par exemple
• EASA de fabrication en indiquant la conformité ou la navigabilité.

Le signataire du BL est une ressource compétente pour la validation des EASA (voir Module Personnel). Cette liste est filtrée sur la case à cocher du module Personnel.

7.6. EDI de la fiche du module  "livraison client" III.4. La Livraisons Client

Le bouton EDI permet de régénérer le message EDI à envoyer au client.

8. Les outils du module "livraison client" III.4. La Livraisons Client

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9. Paramétrage du module livraison clientIII.4. La Livraisons Client

Accessible depuis le menu Paramétrage/livraison client.

Cette fonctionnalité permet de définir les valeurs par défaut des liens fournisseurs/livraison clients, des liens articles par Nature.

Il est possible d’associer aux dimensions d’autres types que la longueur, pour cela il faut cocher l'option "Créer des dimensions avec des unités autres que celles de type longueur"Ce module permet de mettre en place les règles de gestion liées au module :

• mode de sorties de stock lors de l’envoi,
• blocage des lignes lors de l’envoi en fonction de la validation de la ligne de commande,

blocage automatique en facturation

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Il permet de définir le jour maximum de prise en compte d’un BL sur un mois donné, de définir le mode de sortie de stock lors de l’envoi d’un BL : manuelle ou FIFO.

De plus, le paramétrage « Création automatique du BL lors de la clôture d’un OF », permet créer directement un BL au statut préparé à la clôture de l’OF.

Il permet aussi de définir toutes les informations relatives aux livraisons «papier» et EDI. Pour l’impression «papier», il est possible d’imprimer les notes de la ligne de commande Clients. Ce n’est pas systématique car elles peuvent contenir des informations «commerciales».

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au module livraison clients Module Livraisons, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.Le bouton Image Removed permet de personnaliser les états. Voir Personnalisation des états.