1. Introduction

Le module Stock consommable a pour but de gérer le stock de tous les éléments achetés dans Hélios et intégrés dans les consommable de type stocké. Il assure ainsi la cohérence entre les entrées de stock, issues des commandes fournisseurs, et les sorties issues des OF.

Ces entrées/sorties permettent de préserver la traçabilité et de définir les quantités disponibles sur stock. Toutes ces valeurs seront reprises lors du calcul des besoins pour «poser» des réservations au titre des commandes clients ou des ensembles. De manière plus classique, Hélios gère le stock avec des emplacements, des valorisations, des N° de lot, de CC,…

Nous parlerons maintenant des stocks pour parler des stocks Consommables

Les entrée de stock
Les sortie de stock
La Gestion documentaire (GED) associés .
Prix
Mouvement de stock
Statistique
Inventaire du stock
Solder mvt périmés...

2. Les codificateurs du Stock Consommable

Avant d'aborder la notion de stock Consommable, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des stock Consommables.
Parmi ces codificateurs, on note :

Unité

Cette codification permet la gestion des unités dans Hélios.

il est possible de créer des unités propre avec une valeur de conversion a définir en fonction de l'unité international du type d'unité sélectionné

Type d'inventaire

Transctockeur

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3. L'écran principal Stock Consommable

Les stock Consommables sont identifiés par un code numérique unique qui est le même que celui de la fiche Consommable et une référence Consommable unique.

Il existe une fiche de stock par élément défini dans la base catalogue. Créée manuellement ou lors de la création d’un lien fournisseur avec la priorité la plus forte ou lors du premier lancement au CBN, elle ne peut plus être supprimée dès lors qu’il existe une entrée. Les données affichées sont automatiquement renseignées dans le cas d’un lien fournisseur, sinon, il faut les compléter.

La 1^ère partie de la fiche remonte les caractéristiques de l’élément créées sur la fiche propre de l’élément. Le code de la fiche stock est le même que celui de la fiche propre de l’élément.

La 2^ème partie définit la composition physique du stock :

Quantité en stock : nombre d’éléments encore présents et valorisés dans le stock.
Quantité BL + except. : nombre d’éléments présents en stock et provenant d’une livraison ou d’une entrée exceptionnelle (pour les matières : format d’origine).
Quantité chute : nombre d’éléments présents en stock et provenant d’une chute.
Quantité réservée sur stock : nombre d’éléments présents dans le stock et réservés pour des lignes de commandes clients ou pour des ensembles.
Quantité disponible : nombre d’éléments en stock et non réservés.
Quantité en commande : nombre d’éléments en cours de commande pour le stock. Ils ne sont pas valorisés.
Quantité réservée sur en-cours : nombre d’éléments qui vont entrer en stock et qui sont déjà réservés pour des lignes de commande client.
Quantité en att. de ctrl.: nombre d’éléments livrés mais non contrôlés (si le contrôle a été demandé).
Quantité à intégrer : nombre d’éléments livrés et ou contrôlés qui ne sont pas encore intégrés au stock (paramétrage : intégration non automatique) ou après décision de NC achats d’acceptation en l’état.
Quantité disponible : nombre d’éléments qui vont entrer en stock, non réservés et «non à réserver».

Hélios ERP gère automatiquement le passage de l’encours de commande au stock « ferme » en fonction du paramétrage des réceptions et du contrôle des commandes fournisseurs. Toute réception génèrera une entrée de stock. C’est la garantie de la traçabilité !

4. Les Onglets

4.1. l'onglet "Stock Consommable " du module " Stock Consommable"

Les information ci dessous sont liés a la fiche de stock afin de déterminer:

L’unité de stockage.

L’unité de réapprovisionnement : elle peut être différente de l’unité de stockage. Si c’est le cas, il faudra un coefficient de conversion entre ces 2 unités. Ce coefficient pourra être automatiquement renseigné pour une matière dont on connaît la densité, avec comme unité des M et des KG. Sinon, il faudra renseigner ce coefficient ; il n’est pas nécessaire de renseigner les conversions dans une même unité, notamment 1M = 1000 MM.

La situation : permet d’indiquer la situation géographique de stockage de l’élément. Cette situation peut être gérée sur la fiche stock ou bien sur chacun des mouvements d’entrées en stock.

Le seuil de sécurité : c’est la quantité en dessous de laquelle le calcul du besoin ne pourra plus faire de réservation.
- Le seuil de réappro : quantité en dessous de laquelle on doit réapprovisionner le stock. Hélios détecte qu’un élément est à réapprovisionner dès que : Qté dispo. dans le stock + Qté dispo. dans les en-cours + Qté prête à lancer en réappro < Seuil de réappro.
- Le délai de réappro : sert à donner une date de livraison aux demandes d’appro.
- La quantité de réappro : c’est la quantité commandée dans les demandes d’appro. Si la quantité de réappro. est égale à zéro, la quantité commandée sera égale à la différence entre le seuil de réappro. et la quantité disponible.

Il est à noter que le réapprovisionnement des matières et des Consommables se fait dans le Module Commandes Fournisseurs (voir options de menu Commande Basculer Demande d’appro et Ligne de commande Basculer Demande d’appro). Attention à gérer correctement la notion d’Appro. Client, avec le bon client, si elle est nécessaire pour la gestion de stock dédié (voir Module Commandes Clients).

4.2. L'onglet "Informations stocks" du module "Stock Consommable"

Boite a onglet avec :

Adresse Actuelle : Adresse du stock
Entrées : Historique des entrées
Sorties sur OF : Historique des Sorties sur OFs
Sorties sur BL : Historique des Sorties sur OFs
Prison : Visualisation des mouvements bloqués par la création d’une NC stock purge ainsi que ceux qui n’ont pas été réintégrés après décision.
Evolution des péremptions : Permet de voir l'évolution des dates de péremption des Consommables.

4.3. L'onglet "Commandes en cours" du module "Stock Consommable"

Cet onglet permet de visualiser la liste des commandes en cours pour l’élément. Ce n’est qu’une grille de visualisation.

5. La Toolbar de la fiche "Stock Consommable"

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour l'Consommable sélectionné.

5.1. Liste des Consommables du module "Stock Consommable"

Ouverture d'un écran secondaire contenant la liste des Consommables non liées au stock.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pendant la création de la fiche de stock afin de changer de Consommable si il y a eu une erreur lors de la sélection du Consommable.

5.2. Suppression d'une Fiche "Stock Consommable"

Permet de supprimer une fiche si il n'y a pas déjà une quantité disponible en cours.

5.3. Impression d'une Fiche "Stock Consommable"

L'impression de la toolbar lance l'impression via le serveur d'application Helios ERP si l'opérateur a les droits et que l'administrateur a installé le runtime du serveur d'application.

Sinon il faudra utiliser l'impression H2 depuis le menu outils

6. Les Actions de la Fiche "Stock Consommable"

6.1. Entrées stock de la fiche du module "Stock Consommable"

L’entrée en stock est réalisée en automatique par la saisie du BL fournisseur ou par le contrôle effectué après réception (voir Module Commandes Fournisseurs).

Néanmoins, l’entrée en stock peut être différée si l’option Entrée en stock automatique (voir Module Paramétrages – Commandes Fournisseurs) n’est pas cochée, elle se fera lorsque l’utilisateur aura intégré son BL (option Intégration du menu Commandes Fournisseurs).

Chaque entrée de stock permet de mettre à jour vos quantités de stock et de les valoriser.

Il est également possible de créer une entrée manuelle dans le stock pour, par exemple, la régulation du stock lors de l’inventaire.

Chaque entrée est alors identifiée par:

Le numéro de BL du fournisseur
Une date d’entrée
Une date de péremption (c’est le date maximale de validité du mouvement, gérée par le Calcul des Besoins)
Une Quantité entrée
Un N° de CC
Un N° de lot
Une situation
Une valorisation du mouvement
Un N° ident, il est l’identifiant unique du mouvement d’entrée.

Il est à noter que les N° CC, N° Lot, Situation, Date de péremption sont automatiquement récupérés des BL saisis en réception de Commandes Fournisseurs. Ces données sont modifiables.

La valorisation du mouvement d’entrée se fait dans un premier temps par rapport au prix commandé, et ensuite par rapport au prix facturé. Si le mouvement est partiellement facturé, la valorisation s’effectue au prorata du prix commandé et du facturé. Même remarque en cas d’avoir.

Décomposition d’un mouvement d’entrée en lignes :

Un mouvement d’entrée est automatiquement décomposé en plusieurs lignes, chacune correspondant à une unité de format.

Par exemple, un mouvement d’entrée de 3 barres de 3 m sera décomposé en 3 lignes de 1 barre de 3 m. Cette décomposition vous permettra, pour une seule entrée, de gérer 3 formats identiques au départ mais indépendants par la suite.

Chaque ligne est identifiable, notamment pour gérer des stocks déportés tels que des bobines de fil par exemple.

Cet écran vous permet donc de visualiser toutes les entrées de stock, les sorties correspondantes sur OF, et de gérer les réservations à la ligne, c'est-à-dire au format. En effet, ce format étant clairement identifié, le CBN peut assurer lors des réservations la faisabilité technologique par rapport au besoin

Toutes les informations annexes : valorisation, situation, date de péremption, … sont gérées au mouvement d’entrée donc communes à toutes ses lignes.

6.1.1 Fichiers Liés

Ce bouton vous donne accès à votre arborescence informatique (à gauche) depuis laquelle vous pouvez faire glisser un, ou plusieurs, document(s) vers la base de données Oracle (à droite).

Pour annuler ou supprimer un fichier de la base de données, vous pouvez faire glisser le document vers le bas : Poubelle.

Les documents que vous liez sont directement associés à l’enregistrement sur lequel vous êtes.

Vous pourrez donc directement depuis ce bouton associer vos certificats de conformité matières à chacune des entrées en stock.

6.1.2. Notes

Un Module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à l’entrée de stock.

6.2. Sorties stock de la fiche du module "Stock Consommable"

Une sortie de stock se fait par rapport à un (ou plusieurs) mouvement(s) d’entrée en stock.

Il existe 2 façons d’effectuer les sorties de stock :

Depuis le module OF, elles sont réalisées de manière automatique, semi-automatique, ou manuelle. Ces sorties viennent alors s’inscrire sur l’écran de sorties de stock (voir Module OF - Sorties Normales).

Depuis le Module Stock, elles sont alors manuelles. Elles peuvent « servir » un besoin pour un OF ou corriger un stock

Pour créer une sortie liée à un OF :

Choisir le BL d’entrée sur lequel vous voulez sortir l’élément.
Ensuite, choisir l’OF (il n’y a pas de restriction sur l’OF) sur lequel vous désirez le donner. Attention la quantité sortie ne peut être supérieure à la quantité entrée.

Il est également possible de créer une sortie manuelle dans le stock pour, par exemple, la régulation du stock lors de l’inventaire (OF de sortie = 0).

Un Module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à la sortie de stock.

Les lignes permettent de cibler sur quelle ligne du mouvement d’entrée la sortie vient de se positionner. En effet, seul le format correspondant est impacté.

6.3. Initialiser de la fiche du module "Stock Consommable"

C’est une option du menu Stock qui permet de remettre à jour toutes les quantités sur le stock en balayant toutes les entrées et sorties, toutes les commandes d’achats en cours et toutes les réservations posées.

Dans le module paramétrage maintenance, la fonctionnalité « restauration du stock » permet de lancer une initialisation sur l’ensemble des stocks.

7. Les liens du module "Stock Consommable"

7.1. Le Prix de la fiche du module "Stock Consommable"

Cet écran permet de visualiser les prix de revient, prix de ventes et prix d’achat mis à jour par le Module Bilans.

- Moyenne des prix historisée : prix calculé à partir des commandes fournisseurs = moyenne des PU des lignes de commandes, chaque ligne comptant pour « un ».

- Prix pondéré moyen : prix calculé à partir des commandes fournisseurs = moyenne des PU des lignes de commandes fournisseurs au prorata des quantités encore présentes en stock.

- Dernier prix d’achat : Prix remonté de la dernière facture enregistrée.

- Prix de vente moyen : prix d’achat pondéré x par le coefficient d’achat (voir, dans le Module Paramétrage, l’option de menu Personnaliser module Bilans).

- Prix catalogue : ce champ est laissé libre. Il permet de donner une valeur de stock indépendante des fabrications.

Ces valeurs sont automatiquement calculées par Hélios mais modifiables par l’utilisateur.

7.2. Inventaire du module "Stock Consommable"

Ce module a pour but de gérer des inventaires Composants, matières, consommables (stockés) et articles.

Cette option est protégée sur la clé d’Hélios.

L’ergonomie de ce module est la même que celle d’Hélios.

Ainsi, il est possible de :

Créer une liste de mouvements d’entrées de stock à inventorier,
Mettre en « quarantaine » ces mouvements ainsi que les réservations liées,
Proposer les résultats trouvés,
Assurer la cohérence entre les résultats attendus et ceux trouvés,
Gérer les excédents sous forme d’entrées et les manques sous formes d’achats ou d’OF.

LA MISE EN QUARANTAINE DE VOS STOCKS PENDANT LA DUREE DE L’INVENTAIRE NECESSITE UNE BONNE ORGANISATION DES DIFFERENTS SERVICES. PAR EXEMPLE PAS DE SORTIES POSSIBLES SUR UN ELEMENT PENDANT QU’IL EST DANS UN INVENTAIRE (stock à 0). IDEM POUR CBN, ENCOURS,…

Pour cela, il suffit de:

1° Créer une liste de mouvements à Inventorier :

Il suffit d’aller sur un des stocks de votre choix (composants, matières, consommables ou articles) et de faire créer, mais il n’est pas possible de mélanger dans un même inventaire plusieurs types de fournitures, ni même stock propre ou client.

Hélios propose alors la liste de tous les mouvements d’entrée non soldés.

En effet, le but d’un inventaire étant de vérifier la présence ou non d’un stock, seul les mouvements non soldés sont proposés ici mais lors de la saisie des résultats, il sera possible d’aller chercher des mouvements soldés ou des composants sans stock pour de la régulation.

Les possibilités de recherche de ces mouvements d’entrée sont diverses :

Famille,
Référence,
Situations,
Client,
BL, BR, lots, CC, ….

Ce basculement a pour but de générer l’entête de l’inventaire qui comporte :

Un numéro fait d’un code et de l’année,
Un statut : En attente, en cours ou terminé,
Des renseignements sur la saisie et sur la validation,
Des lignes dont le détail est décrit ci-dessous.

Par défaut cet inventaire est en attente, sous entendu de validation de la liste des mouvements à inventorier.

Depuis l’entête, il est alors possible de :

Créer un autre inventaire, mais les mouvements de cet inventaire ne sont plus accessibles *,
Modifier cet inventaire pour la saisie ou la validation,
Supprimer cet inventaire (car en attente).

Remarque

Dès qu’une ligne est sélectionnée, Hélios génère automatiquement un mouvement de sortie sur OF 0 sur le mouvement concerné et écrit dans les notes le commentaire suivant : Sortie sur l'inventaire : 5 - 2006 ligne : 3

NB : si le mouvement est du type 5*10 composants, Hélios génère autant de sortie pour pouvoir donner des résultats sur chacun des 5 formats de 10.

2° Gérer cette liste de mouvements à Inventorier :

Pour cela, entrer sur les lignes. Hélios propose alors un écran contenant une ligne par fourniture avec la quantité totale à inventorier et la quantité après inventaire qui est initialisé à 0.

Dans un sous écran Hélios vous propose le détail des quantités entrées :

NB : Les quantités à inventorier sont toujours 5*10. (Idem pour les matières)

Il est alors possible :

D’ajouter ou de supprimer des mouvements à inventorier, Hélios gérant alors la mise à jour des quantités totales sur l’entête, les sorties de stock si ajout ou les suppressions des sorties faites si suppression ainsi que la mise à disposition du nouveau détail dans le sous écran.
De modifier pour la validation de la ligne.

Remarques sur les matières :

Toute matière en attente d’intégration de chute est par défaut intégrée pour l’inventaire en forme autre.
Dans le détail des lignes pour une matière, les mouvements d’origines apparaissent comme ci-dessous :

Les chutes apparaissent avec le détail suivant :

3° Début de l’inventaire :

Cette liste étant faite, l’inventaire peut être validé pour débuter la saisie. Pour cela, valider chacune des lignes ou bien l’entête qui proposera de valider l’ensemble des lignes.

Cette condition est indispensable pour avoir accès aux fonctionnalités suivantes :

L’inventaire peut alors être débuter et le statut passe à « en cours ». C’est le feu vert de départ qui valide la liste et donne alors accès à la saisie des résultats.

4° Saisie de l’inventaire :

Cette fonctionnalité, accessible uniquement depuis l’entête de l’inventaire « en cours » et valable pour cet inventaire. Hélios vous propose alors la liste suivante pour laquelle vous devez donner les résultats trouvés mais ne vous propose pas les quantités attendues, seulement les formats : (MODE DE SAISIE EN AVEUGLE)

Possibilité de paramétré l’impression des entrées générées depuis l’inventaire. Chaque stock peut être paramétré séparément

Par exemple nous retrouvons les quantités de 10 pour lesquelles nous devrions en avoir 5.

Il existe deux modes de saisie d’inventaires : saisie globale ou au mouvement.

4.a Gestion globale :

Cette gestion propose de donner le total trouvé mais la traçabilité est perdue. La gestion est seulement plus rapide mais tout est perdu puisque Hélios a sorti tous les mouvements d’entrée pour ne générer qu’une seule entrée compensatrice.

Cette gestion est assez restreinte et réservée aux unités, masses et volumes.

4.b Gestion des mouvements :

Cette gestion est bien plus complexe, voire indispensable pour la gestion de la traçabilité mais aussi et surtout pour les formats.

Dans cet écran, l’utilisateur doit donner la quantité trouvée. Pour cela, il lui suffit de renseigner la colonne verte, (donc modifiable pour l’ergonomie Hélios) mais sans connaître la valeur à trouver.

Dans notre exemple ou nous attendions 5*10. Hélios propose 0*10 par défaut. Mais l’utilisateur peut saisir la quantité de 5 s’il a tout, sinon il peut par exemple saisir 4*10. Pour le delta, il lui suffit de faire un double click sur la ligne. L’écran suivant s’ouvre alors :

Il reprend toutes les caractéristiques du mouvement d’entrée et il lui suffit par exemple de dire qu’il en a trouvé que 1*8 pour un total de 48. Le résultat est alors celui affiché sur l’écran :

Ce cas est le cas simple car il reprend des mouvements déjà existants dans la liste et pour lesquels seuls les formats ou les quantités ne sont pas corrects. D’autres cas peuvent aussi se présenter :

Fournitures trouvées sur mouvements soldés,
Fournitures trouvées sur mouvements non existants mais connus,
Le mouvement est connu car il a été créé lors de la réception fournisseur. Cependant, cette pièce n’a pas de mouvement existant car lors la rentrée en stock de chaque profilé, elle n’existait pas.
Fournitures trouvées sur mouvements non existants et inconnus par la base.

Dans tous ces cas, il est possible d’ajouter des mouvements d’entrées .

Pour cela, vous pouvez soit utiliser :

Le simple double click sur une ligne existante et, pour ce composant là, donner les caractéristiques et les quantités,
Le double click puis ouvrir pour accéder à la fenêtre suivante qui vous donne accès à tous les mouvements non utilisés dans cet inventaire et/ou en attente sur d’autres, aux mouvements soldés de tous les éléments, y compris ceux qui n’ont pas de mouvements :

Dans ce dernier cas, Hélios vous proposera les caractéristiques suivantes :

Remarques très importantes :

Dans tous les cas cités, Hélios fera automatiquement une entrée en stock, sans même assurer une cohérence sur des quantités attendus ou déjà en stock. En effet, ce cas ne doit pas se produire car vous auriez alors du l’avoir dans votre liste des mouvements à inventorier, sinon sortir de la saisie et aller chercher cette ligne présente en stock pour l’inventorier et assurer une cohérence des quantités. SINON C’EST UN AJOUT.
Lors de la saisie d’inventaire, il n’y a pas de validation. Vous pouvez quitter l’écran et y re-rentrer, Hélios mémorise les données saisies. Elles n’ont pour l’instant aucun effet sur le stock.

5° Fin de l’inventaire : Fonction TERMINER

C’est la fonction la plus importante du module car c’est elle qui va faire l’analyse de cohérence entre les quantités attendues, et donc mises en quarantaine, et celles trouvées.

ATTENTION donc à ne pas le lancer s’il reste des lignes à 0 ou alors c’est volontaire car cela se traduirait par une mise à 0 du stock pour le mouvement. C’EST LA VALIDATION DANS LE STOCK

Hélios fait donc la synthèse entre les sorties temporaires faites lors de la création de la liste et le résultat trouvé.

Dans notre exemple, il avait fait 5 sorties de 10. Le résultat final et donc d’en annuler 4, en maintenir une puisque les 10 n’y sont pas et il créé une entrée de 8 avec les caractéristiques attendues pour la traçabilité, soit un total de 48

Il essaye alors de reporter les réservations existantes avant et mises en quarantaines. S’il y arrive, tant mieux, sinon il génère des manquants ou des OF.

Un contrôle vous annonce si la saisie de l’inventaire est correcte et si vous ne risquez pas de générer un grand nombre de ligne par erreur de saisie.
Ex : 1500 x 1 au lieu de 1 x 1500

6° Valorisation du stock : Fonction VALORISER

Lors des insertions de stock avec la fonction terminer, Hélios créé le mouvement d’entrée en la valorisant. Cette valorisation est alors :

Celle du BL/BR si liée à un BL/BR existant ; elle est modifiable et non mise à jour en fonction des factures et avoirs.
Celle du paramétrage du module ou le PMP, si non renseignée, dans le cas de BL/BR inconnu pour Hélios (saisie manuelle ou générée par Hélios Inventaire_6 par exemple). Dans ce cas uniquement, la fonction valoriser permet de modifier le prix si vous n’êtes pas d’accord avec la valeur donnée en automatique. Pour cela, agir sur la colonne verte (ergonomie).

Il n’y a pas de paramétrage spécifique pour cette fonction d’inventaire si ce n’est pour la valorisation automatique pour laquelle il faut choisir entre les valeurs calculées sur les fiches de stock. Un paramétrage par type de stock, avec possibilité de choix différents pour composants, matières, …

Tout mouvement d’entrée ou de sortie est marqué avec un cd_inventaire, n_ligne et n_detail pour une identification propre. Dans le cadre de tableaux de bords de dépréciation, penser à les enlever.

7.3. Intégration du module "Stock Consommable"

A ce niveau, seul le paramétrage du module commande fournisseur intervient sur l’automatisation de l’entrée en stock.

Dans le cas où l’intégration n’est pas automatique, Helios vous propose la liste des fournitures à entrer en stock et de les entrer manuellement par l’écran de basculement.

Attention, dans le cas de fournitures acceptées en l’état suite à une NC achats, l’intégration n’est pas automatique, l’élément accepté se retrouve dans cet écran d’intégration.

Pour vous alerter sur la présence de fourniture en attente d’intégration, Helios vous donne le message suivant sur chacune de fiches de stocks

7.4. Mouvement de stock du module "Stock Consommable"

Permet d’effectuer un transfert de stock. Ce bouton ouvre un écran secondaire H2 permettant de déplacer l’ensemble des fournitures stocké

L'écran de mouvement de stock permet Lde définir une adresse de destination dans un premier temps et ensuite dans un second temps de basculer à droite les fournitures qu'on souhaite déplacer.

Les fournitures peuvent être : Consommable/ Matière/ Composant/ Article/ Chute/ Consignation comp./ Consignation mati

On propose dans la liste les fournitures qui ne sont pas stocké a l'adresse sélectionné.

Pour des matières de type longueur et surface a l'heure actuel on est obligé de déplacer l'ensemble du format a l'intérieur du stock, il n'est pas possible de déplacé du partiel ou un mouvement avec des chutes.

La scission s'effectue au nombre du format et non au format.

Sur 10 barres de 3M on peut déplacer 8 barres de 3M mais pas 8 barre de 2M

7.5. Solder mvt. périmés du module "Stock Consommable"

Dans cet écran Helios, vous propose la liste de tous les éléments périmés dans votre stock à la date du jour.

Cette liste est exportable sur Excel pour réaliser physiquement les sorties. Nous vous conseillons par la suite de faire la sortie informatique en basculement les éléments périmés à droite de l’écran. La sortie est faite sur OF0.

7.6. Statistiques du module "Stock Consommable"

Le module statistique permet de visualiser l’évolution du stock en montant et en quantité sur toute la période de vie de la base.

Un graphique permet de comparer la courbe d’évolution du PMP avec la courbe d’évolution des prix de vente.

La courbe de WILSON permet de calculer la quantité économique grâce au paramétrage des valeurs frais de réappro. et taux de possession avec les valeurs calculés par le logiciel stock moyen et consommation moyenne. L’intersection des deux courbes coût de possession et coût de lancement donne la valeur de la quantité économique.

Un camembert permet de visualiser rapidement les fournisseurs principaux du Consommable ou de la matière. Un clic droit sur le camembert donne les informations en détail

L'existence de stocks au sein de l'entreprise amène le gestionnaire à se poser la question du niveau optimal de ces derniers, en évitant deux écueils principaux :

"sur-stockage", source de coût pour l'entreprise (coût du stockage physique, locaux et surfaces utilisés, coûts annexes (assurances, gardiennage…), coût des capitaux immobilisés dans le stock et ne générant pas d'intérêts…
"sous-stockage" qui risque d'aboutir à des ruptures de stocks préjudiciables à l'activité de production ou à l'activité commerciale de l'entreprise (arrêt de la production, perte de ventes, perte de clientèle...)

Les modèles de gestion des stocks ont pour objectif de minimiser leur coût de gestion dans ce système de contraintes.

Notions de coûts

Le coût de lancement

Chaque commande d'achat ou ordre de fabrication coûte à l'entreprise. Le coût de lancement ou coût de passation des commandes représente tous les frais liés au fait de passer une commande et est supposé être proportionnel au nombre de commandes passées dans l'année. Ces coûts sont déterminés à l'aide de la comptabilité analytique.

Approvisionnement

Le coût d'une commande est obtenu en divisant le coût total de fonctionnement du service achat par une grandeur significative et pertinente, par exemple le nombre de commandes passées annuellement.

Il est possible d'affiner le calcul en divisant par le nombre de lignes de commandes, correspondant dans une commande à un article.

LANCEMENTS EN FABRICATION

Le coût d'un lancement en fabrication est obtenu en divisant le Coût total de fonctionnement du service ordonnancement, auquel il faut, ajouter les coûts de réglage des machines et des préséries , par le nombre de lancements en fabrication.

Le coût de possession

Le coût de possession du stock est constitué des charges liées au stockage physique mais également de la non rémunération des capitaux immobilisés dans le stock (voire du coût des capitaux empruntés pour financer le stock). Pour cette dernière raison, ce coût est considéré comme étant proportionnel à la valeur du stock moyen et à la durée de détention de ce stock.

Le taux de possession annuel t% est le coût de possession ramené à une unité monétaire de matériel stocké. Il est obtenu en divisant le coût total des frais de possession par le stock moyen.
Ces frais couvrent:

l'intérêt du capital immobilisé,
les coûts de magasinage (loyer et entretien des locaux, assurances, frais de personnel et de manutention, gardiennage..), les détériorations du matériel, les risques d'obsolescence.

Nous situerons entre 15 et 35% le taux utilisé dans les entreprises, suivant le type des articles et la qualité de leur gestion des stocks.

Modèle de Wilson

Wilson a établi une formule basée sur un modèle mathématique simplificateur dans lequel on considère que la demande est stable sans tenir compte des évolutions de prix, des risques de rupture et des variations dans le temps des coûts de commande et de lancement (on dit aussi "en avenir certain").

Les hypothèses du modèle :

La demande annuelle est connue et certaine.
La consommation est régulière (linéaire).
Les quantités commandées sont constantes.
La pénurie, les ruptures de stock, sont exclues.

Remarque : nous supposerons que la gestion du stock s'effectue sur une période annuelle.

Calcul de la quantité économique, posons :

N	le nombre de pièces consommées (fabriquées ou achetées)
Q	le nombre de pièces approvisionnées ou lancées en fabrication en une seule fois
Pu	le prix unitaire de la pièce
Ss	le stock de sécurité envisagé pour cette pièce
T	le taux de possession de l'entreprise exprimée en %
CL	le coût d'approvisionnement ou de lancement en fabrication

Calcul des coûts

Trouver la quantité économique Qe, c'est trouver la valeur de Q pour laquelle le coût total est minimal, c'est à dire la valeur Qe pour laquelle la dérivée du coût total par rapport à la quantité est nulle.

D'où la formule de Wilson :

Sur le graphique suivant sont portées les courbes :

Coût de lancement ; dégressif en fonction des quantités
Coût de possession ; théoriquement proportionnel aux quantités
La courbe des coûts cumulés

La quantité économique se trouve à l'intersection des deux courbes, lancement et possession, ou au point d'inflexion de la courbe cumulée. Dans la pratique toutefois, il sera impossible de commander exactement la quantité économique, on choisira une taille de lot répondant aux diverses contraintes et comprise dans la "zone économique".

Limites du modèle de Wilson

Dans la pratique on ne peut commander exactement la quantité optimale Qe, notamment du fait des unités d'achats imposées par les fournisseurs (quantités minimales, conditionnements, etc.). Il est donc plus judicieux de s'intéresser à la "zone économique", constituée par la partie inférieure - le ventre- de la courbe des coûts totaux. Du fait des hypothèses simplificatrices, le modèle de Wilson ne peut fournir au mieux qu'un ordre de grandeur si consommation et/ou prix sont sujets à variations.

Le recours aux lancements de fabrication économiques est anti-flexible par essence. Ce genre de politique amène fréquemment des encours importants, risque de gonfler le stock de produits finis, reportant les coûts et pertes en aval du process.
Par ailleurs, la généralisation des échanges de données électroniques, de l'intégration des fournisseurs dans la chaîne logistique (informatique) des entreprises et le développement du commerce électronique réduit, voire annule, les coûts de passation de commande.

Remarques :

Stock de sécurité : Consommation moyenne (jours) * Retard de livraison moyen

Délai de réappro : Délai de livraison moyen : moyenne (date liv – date cmde)

Seuil de réappro : Consommation moyenne (jours) * Délai de livraison moyen

Taux de rotation : Consommation moyenne (jours) *365/ Stock moyen (jours)

Consommation : Somme des quantités sorties / nombre de jour calendaire de la période de calcul (paramétrage).

8. Les outils du du module "Stock Consommable"

8.1. Modula du module "Stock Consommable"

Spécifique client.

8.2. Agora du module "Stock Consommable"

Objectifs du module

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

9. Paramétrage du module "Stock Consommable"

Accessible depuis le menu Paramétrage/ Stock Consommable

Il est possible de paramétrer l’utilisation d’états spécifiques pour l’impression de bons et étiquettes d’entrée ou de sortie.

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés aux modules stocks Consommables et matières, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.

Les paramètres des statistiques (Cf. stock articles).

Une initialisation des unités d’entrée de stock est également réalisable.

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