1. Introduction 
Ce module permet à l'opérateur de centraliser les actions liées aux commandes clients :
- Visualisation des données liés a la commande
- Modification des données des lignes,
- Accès aux informations complémentaire des commandes clients.
- Création d'une commande
2. Les codificateurs des Commandes Client
Avant d'aborder la notion de Carnet de commandes, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des commandes Client.
Parmi ces codificateurs, on note :
La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :
- Désignation : permet de mettre un texte personnalisé pour l’identifier
- Fin de mois : Cocher la case si c’est le cas
- Jours : Nombre de jours pour règlement après le déclenchement
- Décalage : s’il y en a un, s’il n’y en a pas : choisir « pas de décalage »
- Escompte : s’il y en a un
Par cette écriture concaténée, Helios pourra calculer les dates d’échéance des factures.
- Code ISO : MODE_REG_ISO , chaine de caractère en saisie libre
A noter des notions complémentaires d’adresse de banque, de RIB, de n° IBAN nécessaires pour des échanges de factures EDI avec B_Process.
Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.
Création des types de TVA et du taux associé. Elles servent pour toutes les factures (Clients / Fournisseurs / ST etc…)
Catégorie de TVA : peut être vide non obligatoire il contient les valeurs ci dessous :
Le motif exonération et Exonération devront être remplie si le taux de TVA est égale a 0%.
Le type d’activité peut contenir les activités Vente nationale / Export/ Domestique / Exonéré France
Moteur de génération des numéros de compte sur les lignes de factures clients
Pilotage par le type de TVA. Si le nouveau paramétrage comptable est activé alors la règle appliquée sera déterminée par le couple Type d’activité + CEE
La chaine d’héritage est toujours la même pour initialiser le numéro de compte sur la ligne de facture
- Info de la fiche article
- Si vide alors info de la sous famille d’article
- Si vide alors info de la famille d’article
- Si vide alors du type de TVA
- Si vide paramétrage général des numéros de compte de vente
Les champs utilisés dans la règle d’héritage seront déterminés par le couple type d’activité + CEE de la manière suivante
- Si la case CEE n’est pas cochée alors les champs numéros de compte hors CEE seront utilisés
- Si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Export alors les champs numéros de compte CEE seront utilisés
- Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Domestique alors les champs numéros de compte DOM TOM seront utilisés
- Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Exonéré France alors les champs numéros de compte Exonéré France seront utilisés
- Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Vente nationale on utilisera les anciens champs présents sur les fiches
Sur les types de lignes de commandes vous avez la possibilité de définir une stratégie.
Vous pouvez définir si se type de ligne est bloquant pour les lancements
Vous pouvez générer automatiquement la revue de contrat
Vous pouvez changer de règle de validation en fonction des horizons des types des lignes de commandes.
Et enfin, vous pouvez valider automatiquement la ligne de commande (pour la problématique de blocage en livraison ou facturation) si la revue de contrat est validée
Lier des adresses en fonction de la ligne de commande selectionnée.
- Type de ligne de commande "Non qualité interne" : généré par la tache /COUV_NEW pour des OF de retouche de nomenclature article-article
Liste des différents Types
Type « FERME »
- Seules les lignes FERME ont la possibilité de LIVRER (faire un BL)
- L’écriture de ligne FERME décrémente le prévisionnel (en nombre de pièces)
Désignation | Livrable | Réservable | Commentaire | Soumis à OPTION |
|---|---|---|---|---|
Appel de livraison | Oui | Oui | ||
APPEL HORS CSG | Oui | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Délestage | Oui | Oui | ||
Ferme | Oui | Oui | ||
Gestion affaire | Oui | Non | Dossier Technique dans la ligne de commande | |
Négoce | Oui | Oui | Revente de fourniture | X |
PO VMI | Oui | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Prestation | Oui | Non | Associé au BL Comptoir sans mouvement de stock | X |
Rechange | Oui | Oui | ||
Réparation | Oui | Oui | Vente de prestation de réparation avec OF et Nomenclature unique | X |
Retour Client | Oui | Non | Liaison à une Non-Conformité | |
RETOUR CLIENT CSG | Oui | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Service | Oui | Oui | ||
WITHDRAWAL VALUES | Oui | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Type « PRÉVSIONNEL »
Désignation | Livrable | Réservable | Commentaire | Soumis à OPTION |
|---|---|---|---|---|
GROSS NEEDS | Non | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Horizon flexible | Non | Oui | ||
Horizon prévisionnel | Non | Oui | ||
PDP | Non | Oui | Prévisionnel non fourni par le client | |
PLT | Non | Oui | XXXXXXXXX | |
Stock | Non | Non | Produire un surstock | |
Travaux internes | Non | Non | Hors En-Cours Financier |
Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.
Il suffit alors de préciser la monnaie de référence, c'est-à-dire celle qui apparaît par défaut partout où vous visualisez des prix. Elle est modifiable et les conversions sont assurées grâce au coefficient de conversion entre la monnaie décrite et cette monnaie de référence.
Le taux de change peut être saisi soit au jour le jour, soit mois par mois avec un taux directeur pour chaque mois.
Il est possible d’historiser le taux de différentes monnaies au jour le jour.
De plus, il est possible d’archiver une monnaie pour stopper l’ajout de taux de change lorsque cela est inutile (arrêt d’échange avec cette devise par exemple), et de reprendre quand cela sera nécessaire (case Archivée).
Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.
Cette codification permet la gestion des unités dans Hélios.
il est possible de créer des unités propre avec une valeur de conversion a définir en fonction de l'unité international du type d'unité sélectionné
Cette codification permet de codifier les normes qualité a utiliser dans Hélios ERP
Acomptes : un acompte est un scénario que l’on peut paramétrer à l’aide des différents types d’acomptes définis au préalable. On précise sur l’acompte s’il y a une gestion de la TVA ou non pour les différentes échéances.
De plus par échéance on peut déterminer des données supplémentaires comme la création d’un BL de prestation et le nombre de jours entre la date de commande et l’échéance. Ce nombre de jours est important car c’est lui qui pré-initialisera les dates d’échéances et donc l’ordre des factures. Si l’acompte nécessite une gestion de la TVA alors la TVA utilisée sera celle de l’entête de la commande client. Le montant de la TVA de la ligne de commande client sera donc fractionné en fonction du pourcentage de l’acompte et payé en plusieurs fois. Il est possible que la commande soit soumise à une TVA mais que les acomptes n’en tiennent pas compte. Dans ce cas la TVA sera payée en une seule fois sur la facture finale.
Type d’acompte : un type d’acompte est défini par un libellé, un pourcentage (qui servira à calculer le montant de l’acompte) et un mode de règlement (permet d’initialiser le mode de règlement de la facture et le calcul de la date d’échéance).
Ces champs sont tous obligatoires.
Codification Collaboration
Permet d'indiquer un type de collaboration dans les commandes client a titre informatif.
Codification H2 → Commande Client
Cette codification permet d’ajouter les frais à une ligne commande client qui seront dupliqué sur la ligne de facture en fonction du BL (critères « 1er BL ou dernier BL ou Chaque BL ou par QTE sur le BL »)
Elle est également détourné pour donner une priorité aux ligne cde client qui sera dupliquée sur les OFs associés par la couverture uniquement si priorité frais est supérieur à la priorité OF
Détourné également pour les commandes SOUS-TRAITANT pour un problème AIrSupply (il faut associer un frais de cette codif à l’un des champs fixes des lignes ST pour les échanges EDI)
Codification disponible dans le menu codification H2 → commande client
Codification des commandes client pour le TS
Un contenant est un élément fourni par le client pour amener ses pièces chez son Sous traitant.
On utilise cette codification dans l’acte de réception d’une commande client
Elle doit servir à
- Différencier le nbre de pièce par contenant
- Savoir s’il faudra rendre les contenants à la livraison des pièces
Sert principalement à l’édition d’un état CR de réception client et sur le BL de renvoi
3. L'écran principal du Carnet de commandes
Le suivi du Carnet de commandes permet a l'opérateur d'effectuer une recherche sur les commande client grâce au filtre de gauche afin d'inclure ou exclure des données:
- Date de commande MIN/MAX : Date de création de la commande client
- Accusé Ligne : Oui/Non/TOUT : porte sur la casse à cocher accusé de réception de la ligne
- Date accu. recep MIN/MAX : date d'accusé de réception de la ligne
- Date livraison Min/MAX : date de livraison de la commande
- Date Liv prod MIN/MAX: lié au paramétrage de couverture ci-dessous. S’il est coché cela signifie que c’est la date recalée des lignes de commande qui pilote le positionnement des OFs. S’il n’y a pas de date recalée alors on utilise la date de livraison.
Si le paramétrage est décoché alors c’est la date de livraison de la ligne de commande client qui pilote les OFs même si une date recalée est renseignée.
- RVC : Oui/Non/TOUT : commande client avec une revue de contrat
- RVC validée : commande client avec une revue de contrat validée
- Type de ligne : Type de ligne de la commande client recherché (Commande Ferme, Rechange, Réparation, Retour Client,....)
- Livrable : Oui/Non/TOUT : Permet de remonter l'ensemble des ligne avec un OF encours
- Soldée : Oui/Non/TOUT: Permet de remonter ou exclure les commande soldée
- Ligne validée : Oui/Non/TOUT : Permet de remonter ou exclure les lignes de commande client validées
- Ligne recalée : Oui/Non/TOUT : Permet de remonter ou exclure les lignes de commande client recalées
Le statut de la commande est géré automatiquement au fur et à mesure des créations d’OF, des livraisons et de la facturation. Il est modifiable par l’utilisateur :
- En attente : la commande est en cours d’élaboration ; aucune ligne n’a été traitée au Calcul des Besoins.
- En cours : au moins une ligne est passée au CBN.
- Livrée : la commande devient «livrée» lorsque toutes les lignes de la commande ont été livrées ou soldées en livraison.
- Facturée : la commande doit être dans le statut «livrée» et toutes les quantités livrées ont été facturées.
- Société : Permet de filtrer sur une société dans le cadre de la multi société
- Client de la commande : permet de remonter les commandes client d'un client spécifique
- Famille : Permet de filtrer sur un type de famille article
- Sous Famille : Permet de filtrer sur un type de sous famille article
- N°BL : Permet de remonter les commande client d'un numéro de livraison client spécifique
- N° facture : Permet de remonter les commande client d'un numéro de facture client spécifique
- N° OF : Permet de remonter les commande client d'un Ordre de fabrication spécifique
- N° avoir: Permet de remonter les commande client d'un numéro d'avoir client spécifique
Date de commande comprise entre
o Basé sur le champ : C_CMD.DATE_CMDE
o Saisie de Date min / Date max
o Date Min : initialisé à aujourd’hui – 365 jours
o Date Max : initialisé avec la date du jour
- Accusé réception sur ligne
o Basé sur le champ C_CMD_LG.ACCU_RECP
o Choix entre : Oui / non / Tous
- Date accusée de réception
o Basé sur le champ C_CMD_LG.DATE_ACCU
o Saisie de Date min / Date max
- Date de livraison
o Basé sur le champ C_CMD_LG.DATE_LIV
o Saisie de Date min / Date max
- Date de livraison prod
o Basé sur le champ C_CMD_LG.DATE_RECAL ou basé sur C_CMD_LG.DATE_LIV en fonction du paramétrage de l'analyse de la couverture
o 
- Revue de contrat ?
o Basé sur le champ calculé RVC_EXISTE
o Choix entre : Oui / non / Tous
- Revue de contrat validée
o Basé sur le champ : RVC.CD_EMP_VALID
o Choix entre : Oui / non / Tous
- Type des lignes de commande
o Basé sur le champ C_CMD_LG.CD_C_CMD_LG_TYPE
o Liste déroulante des types de ligne de commande
- Ligne de commande livrable
o Basé sur le champ C_CMD_LG_TYPE.LIVRABLE
o Choix entre : Oui / non / Tous
- Ligne de commande soldée
o Basé sur le champ C_CMD_LG.SOLDEE
o Choix entre : Oui / non / Tous
- Ligne de commande validée
o Basé sur le champ calculé C_CMD_LG_VALIDEE
o Choix entre : Oui / non / Tous
- Ligne de commande recalée
o Basé sur le champ calculé CMDE_RECALEE
o Choix entre : Oui / non / Tous
- Statut de la ligne de commande client
o Basé sur le champ C_CMD_LG.STATUT
o Liste déroulante des statuts
- Société
o Basé sur le champ C_CMD.CD_SOCIETE
o Liste déroulante de la codif Société
- Client
o Basé sur le champ C_CMD.CD_CLIENT
o Liste déroulante des clients : ID_CLIENT – NOM
- Famille article
o Basé sur le champ : ARTICLE.CD_ARTI_FAMILLE
o Liste déroulante des familles d’articles (champ Libellé)
- Sous famille d’article
o Basé sur le champ : ARTICLE.CD_ARTI_SS_FAMILLE
o Liste déroulante des sous familles d’articles (champ Libellé)
- N° BL
o Saisi de la donnée ID_BL
- N° Facture
o Saisi de la donnée ID_FACTURE
- N° OF
o Saisi de la donnée ID_OFS
- N° Avoir
o Saisi de la donnée ID_AVOIR
[DEB 2023.4.24.0320]
[FIN 2023.4.24.0320]
Après avoir effectuée cette recherche il est possible pour l'opérateur de modifier en masse directement certaines informations dans la grille, certains champs ont des règles métiers (voir ci dessous) :
| Date de livraison |
|
| Date recalée | La date recalée est une date laissée libre mais elle aussi historisée pouvant entraîner un re-jalonnement des OF. Celui-ci n’est pas conseillé car la planification ne ferait alors que changer de délai prévisionnel. Cette date recalée peut être interprétée comme une date de livraison proposée au client mais sans changer celle demandée par le celui-ci. C’est une date « interne » mais qui fige la date de livraison client. Elle peut être modifiée mais plus celle de livraison. Il est possible de réguler par la gestion des compétences l’accès en modification aux dates de livraisons ou recalées (Compétence C_CMD_COMP_MOD_DATE_RECAL pour pouvoir modifier le champ). |
| Date collaboration | Sur la modification de ces deux champs et si le module COLLAB est actif sur clé client alors il est nécessaire de créer une collaboration lors de la saisie |
| Quantité collaboration | |
| Transit | Le Transit permet d’éviter que la date de fin de fabrication de la pièce soit égal à la date de livraison surtout si c’est vous qui gérer le transport. Le transit permet d’avoir un jalonnement d’OF du type : date de fin = date de livraison ou date recalée – transit. La notion de transit se retrouve sur les lignes de contrat, sur les adresses de livraison clients, sur les articles. Si vous n’avez pas de transit sur les contrats, c’est le transit le plus grand entre celui présent sur la fiche article et celui présent sur l’adresse de livraison de la commande du client |
| Logistique fait par | Liste déroulante : concaténation NOM_LOG et PRENOM_LOG |
| Causes racine | Liste déroulante de la codification Causes racine |
| Type TVA | Liste déroulante de la codification TVA |
| Mode règlement | Liste déroulante de la codification mode règlement |
| Montant devise | MTT_HT * H_MONNAIE.COEFF_MULT |
[DEB 2023.4.24.0126]
| Le système affiche également les lignes de négoce afin de visualiser les données liées a ce type de commande (commande d'achat) |
|---|
[FIN 2023.4.24.0126]
[DEB 2023.4.24.0219]
Le système affiche également les lignes de commandes clients virtuelle positionner sur les commandes de stock (Année/0) avec une ligne pour chaque OF de retouche de nomenclature article-article ayant au moins un besoin article, lié a une NC non soldée généré par la tache /COUV_NEW Pour chacune de ces lignes le système construira la nomenclature
|
|---|
[FIN 2023.4.24.0219]
[DEB 2023.4.24.0320]
- MAJ PU --> Case à cocher : (oui / non)
- Prix MAJ --> valeur décimal.
- Si ligne de commande validée, pas de mise à jour du prix
- Si revue de contrat validée, pas de mise à jour du prix
- Si Revue de contrat avec critère de prix validé, pas de mise à jour du prix (champ rajouté : VAL_CRIT_PRIX, si 1 alors pas de modif de prix possible)
4. Les Onglets
La liste des onglets ci dessous affiche un indicateur de présence 
dans le cas ou l'onglet remonte des informations dans la grille.
4.1. l'onglet Note du module "Carnet de commandes"
Affichage des notes en lecture seul, il faudra sélectionner la note dans la Toolbar si l'opérateur souhaite modifier ou ajouter des informations.
o Notes entête commande : Tables C_CMD_MEMO : Champs Notes
o Notes EDI de l’entête de commande : Champ C_CMD.TEXTE_EDI
o Notes de la ligne de commande client : Champ C_CMD_LG.TEXTE_COM
o Notes EDI de la ligne de commande client : Champ C_CMD_LG.TEXTE_EDI
o Notes Causes racines : Champ C_CMD_LG.TXT_CAUSE
4.2. L'onglet Adresse du module "Carnet de commandes"
Un formulaire sur lequel on a accès à l’adresse de livraison sur la partie gauche et à l’adresse de facturation sur la partie droite.
En changeant le numéro sur les adresses celles-ci sont modifiées sur la ligne de commande client après sauvegarde
4.3. L'onglet Devis du module "Carnet de commandes"
Permet de visualiser les devis lié a la commande client sélectionné.
La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille ( voir le module Ergonomie )
4.4. L'onglet OFS du module "Carnet de commandes"
L’onglet remonte la liste des OF et OFs prévisionnel rattachés à la ligne de commande client, via le module couverture. S’il n’y en a pas ce sont les OF dédiés à la ligne de commande qui s’affichent.
Possible d'ouvrir le module OF via un double clique sur la ligne. pour les OF prév un double clique ouvrira l'écran du détail de l'OF prévisionnel et visualisation du positionnement des phases.
La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille ( voir le module Ergonomie )
Ajout des information ci dessous :
- l'article de l' OFS (code / Référence/ libellé)
- Date de fin / Date de fin planifié avec les marges associées
- Informations de la gamme : Méthode / Indice / Active / Verrouillée / Validée
- Informations des lignes de commande : Dédié / Verrouillée / Niveau / Ordre
- Gestion des Emplacements et des approvisionnements
- Avancement de l’OFs (notion utilisée par la couverture)
- Cycle interne restant / Cycle ST restant / Cycle total restant
- Informations rajoutées aussi sur l’onglet présents dans le module Article
4.5. L'onglet Livraison Client du module "Carnet de commandes"
Permet de visualiser les BL liés a la commande clients sélectionné.
La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille ( voir le module Ergonomie )
4.6. L'onglet Facture Client du module "Carnet de commandes"
Permet de visualiser les factures liés a la commande clients sélectionné
La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille ( voir le module Ergonomie )
4.7. L'onglet Avoir Client du module "Carnet de commandes"
Permet de visualiser les avoir liés a la commande clients sélectionné
La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille ( voir le module Ergonomie )
4.8. L'onglet Qualité du module "Carnet de commandes"
Permet de visualiser les non conformités liés a la commande clients sélectionné et des Non-conformités liés aux OFs de la commande
La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille ( voir le module Ergonomie )
4.9. L'onglet Commande Fournisseur du module "Carnet de commandes"
Affichage de la liste des commande fournisseur nécessaire a la production de la commande client.
Un double clique sur la ligne ouvre le module filtré sur la ligne (soumis aux habilitations de l'opérateur connecté)
4.10. L'onglet Commande Sous-traitant du "Carnet de commandes"
Affichage de la liste des commande sous-traitant nécessaire a la production de la commande client
Un double clique sur la ligne ouvre le module filtré sur la ligne (soumis aux habilitations de l'opérateur connecté)
4.11. L'onglet Manquant du "Carnet de commandes"
Affichage des manquants de la ligne de commande afin de lister les composants et matière à acheter
4.12. L' onglet Couverture du "Carnet de commandes"
[DEB 2023.4.24.0209]
Affichage de la couverture de la commande sélectionné afin de visualiser le détail sous la forme d'une arborescence.
Cet écran est la fusion des données présentes dans les avancements de l'OF et de la couverture.
La case a cocher "En stock?" permet de masquer les éléments couverts par le stock.
Il est possible également d'effectuer une recherche avec navigation sur les éléments code/Référence/Libellé.
Rappel des couleurs de la couverture :
Bleu : besoin en stock
Vert : besoin en production à l'heure
Orange : besoin en production en retard
Rouge : besoin non couvert par l'encours de production
Décomposition de l'affichage de la nomenclature Article
Affichage de la nomenclature d'article par Article avec l'encours de production associé et son détail.
Affichage de la nomenclature d'article par Article (Groupe des OF/ Groupe des OFs prévisionnels associés/ Groupe des composants/ Groupe des matières)
Des information supplémentaire ont été rajouté.
- Non-conformité liée à l OF.
- Commandes fournisseurs liées au besoin achat
[FIN 2023.4.24.0209]
[DEB 2023.4.24.0320]
4.13. L'onglet Commande du "Carnet de commandes"
Cette onglet regroupe l'ensemble des informations de la ligne de commande sous forme de formulaire.
Cet onglet est personnalisable depuis le Designer Vente formulaire : "SuiviCanetCmdClient Commande"
4.14. L'onglet Contrat Client du "Carnet de commandes"
Affichage du contrat client liée a l'article
[FIN 2023.4.24.0320]
5. La Toolbar de la fiche "Carnet de commandes" 
5.1. Les notes du module "Carnet de commandes"
Note accessible dans le Carnet de commandes en modification :
o Notes entête commande : Tables C_CMD_MEMO : Champs Notes
o Notes EDI de l’entête de commande : Champ C_CMD.TEXTE_EDI
o Notes de la ligne de commande client : Champ C_CMD_LG.TEXTE_COM
o Notes EDI de la ligne de commande client : Champ C_CMD_LG.TEXTE_EDI
o Notes Causes racines : Champ C_CMD_LG.TXT_CAUSE
Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.
Le bouton 
permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.
5.2. Fichiers liés du module "Carnet de commandes"
Gestion des fichier liés pour l'entête de commande client et pour les lignes de commandes client
Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.
Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.
Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.
Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?
5.3. Le Journal du module "Carnet de commandes"
Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale et gestion de la maintenance. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur, sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise.
Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement. Idem pour les écrans de création de liens avec les devis, CDI, BL, factures et avoirs pour préciser le lien exact avec un élément de votre Base de données.
Ce module est très pratique pour la saisie d’évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné. Helios ERP gère pour vous les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l’origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.
La fonction « Envoyer par Agora » permet d’initialiser un message de votre part pour un destinataire et un contenu qu’il vous reste à choisir.
6. Les Actions de la Fiche "Carnet de commandes"
6.1. ARC de la fiche du module "Carnet de commandes"
Les fonctions ci dessous permettent d'effectuer un accusé de réception de 3 façons différentes (Impression pour envoi d'un courrier/ Export en PDF/ envoi de mail) sur la ligne sélectionné dans la grille.
Cette action (ARC) cochera la case à cocher "accusé cmde "et renseignera sa date d'envoi dans la grille pour les 3 transmissions.
6.1.1. Envoyer ARC de la fiche du module "Carnet de commandes"
Effectue une action d'impression de l'accusé de réception via le client H2 ou le serveur d'application .
6.1.2. Exporter ARC de la fiche du module "Carnet de commandes"
Effectue une action d'export PDF de l'accusé de réception via le client H2 ou le serveur d'application .
6.1.3. Email ARC de la fiche du module "Carnet de commandes"
Effectue une action d'envoi de mail de l'accusé de réception.
6.2. Commande de la fiche du module "Carnet de commandes"
Cette action permet de lancer l'écran des commande client H2 sur la ligne sélectionné dans la Grille de résultat (Voir fiche Commande Client)
6.3.Fichier à joindre ligne de la fiche du module "Carnet de commandes"
Possibilité de lier des types de fichiers par article. Ces types de fichiers liés seront attendus à la livraison de la pièce. Les types de document de la GED sont aussi disponibles pour être liés et diffusés lors de la livraison
- Le lien peut être paramétré en mode bloquant
- Nécessite le lien d’au moins un document du type paramétré pour que le BL puisse être envoyé
6.4.Solder/Dé-solder livraison/ Facturation de la fiche du module "Carnet de commandes"
Cette option permet de solder manuellement une ligne de commande en livraison ou facturation.
Normalement, une ligne de commande client est soldée automatiquement par Hélios lors de la livraison des articles lorsqu’il détecte que toute la quantité commandée est livrée (voir Module Livraisons).
Cette fonctionnalité peut être utile si, par exemple, la quantité commandée n’est pas totalement livrée et que le client ne veut plus les autres pièces.
6.4.1. Solder/Dé-solder Livraison
La ligne de commande doit avoir un statut "encours" avec un statut de BL différent de "en attente" et une Qté livré supérieur a 0 pour pouvoir lancer le solder livraison du menu.
La ligne de commande doit avoir un statut "Livrée" pour lancer le dé-solder livraison du menu.
6.4.2. Solder/Dé-solder Facturation
La ligne de commande doit avoir un statut "Livrée" pour pouvoir lancer le solder facturation du menu.
La ligne de commande doit avoir un statut "facturée" pour lancer le dé-solder livraison du menu.
6.5.Annuler/Dé-annuler de la fiche du module "Carnet de commandes"
il est possible d'annuler une ligne de commande via cette action et le statut passera a "Annulée"
Si toutes les lignes d’une commande sont annulées, alors la commande passe au statut "Annulée".
Si jamais on veut revenir en arrière, et ne plus annuler une ligne de commande, il faudra utiliser le menu Fiche "Dé-annuler".
7. Les liens du module "Carnet de commandes"
7.1. Valider du lien du module "Carnet de commandes"
La fonction validation commande permet de basculer et donc de valider plusieurs commandes clients et leurs lignes en une seule fois. Attention à la restriction d’accès suivant paramétrage.
7.2. Réceptionner du lien du module "Carnet de commandes"
Cette fonction permet d'ouvrir l'écran des réception client.
Surtout utile pour le traitement de surface. Le principe consiste à dire que pour lancer la commande, il faut avant tout avoir réceptionné les pièces sur lesquelles elle porte.
Après cette action le statut de l'entête sera « réceptionnée ».
Une réception peut contenir plusieurs lignes. Ces lignes de réception peuvent porter sur des lignes de commandes différentes. Du coup, une réception que concerner des commandes différentes.
Pour créer une réception, cliquer sur le bouton de création. Un écran de basculement s’affiche. Il permet de créer les lignes de la réception.
Il est possible de basculer toutes les lignes de commande qui sont au statut « En cours », et dont la totalité de la quantité n’a pas encore été réceptionnée.
Une fois les informations basculées à droite, il est possible de saisir la quantité qui est réceptionnée.
Remarque : il est impossible de réceptionner plus que la quantité de la ligne.
Du coup, une même ligne de commande peut être réceptionnée en plusieurs fois.
Dans la grille, la colonne « Qte recep Tot » permet d’indiquer le cumul des réceptions qui ont été faites pour la ligne.
Une fois les lignes basculées, et l’écran validé, retour à l’écran de départ. Il est possible de modifier les valeurs de l’entête, et la quantité réceptionnée des lignes.
Une fois que la réception est créée, il est possible d’ajouter ou de supprimer des lignes. Cela ouvre l’écran de basculement.
Il est aussi possible de modifier la quantité réceptionnée et la date de réception des lignes ou la date de réception en cliquant sur le bouton « Modifier ».
Par défaut, la date de réception correspond à la date de réception de l’entête. Elle peut être modifiée par ligne.
Des notes peuvent être renseignées sur les lignes de réception grâce au bouton dans la grille.
Remarque : La réception ne sera prise en compte sur les lignes de commandes concernées que lorsqu’elle sera validée. |
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Il est possible de valider seulement une ligne de réception, en se servant du champ validateur présent dans la grille, ou de valider l’ensemble de la réception en modifiant l’entête.
Dans le cas où on valide l’ensemble de la réception, toutes les lignes non déjà validées le sont, avec le validateur saisi au niveau de l’entête. C’est une fois que la validation est faite que la réception est prise en compte, et que le statut de la ligne de commande passe à réceptionnée (si toute la quantité a été réceptionnée).
Lorsque la réception est validée, elle n’est plus modifiable. Pour la modifier, il faut faire clique-droit / dévalider. Les commandes concernées changent de statut, et la réception redevient modifiable.
La validation des réceptions peut être soumise à compétence, via le paramétrage du module commande client :
7.3. Logistique du lien du module "Carnet de commandes"
Ouverture de l'écran de validation et suivi des délais de livraison
7.4 Contrat Client du lien du module "Carnet de commandes"
Affichage des contrats liés à l'article de la commande sélectionné.
7.5 Catalogue du lien du module "Carnet de commandes"
Voir documentation Catalogue
7.6 Historique de la ligne du lien du module "Carnet de commandes"
Il est possible de consulter, pour chaque ligne de commande l’historique des évolutions, les différences apparaissant en vert.
7.7 Frais de la ligne du lien du module "Carnet de commandes"
7.7 Revue de contrat du lien du module "Carnet de commandes"
Pour chaque ligne de commande, il est possible de créer une revue de contrat afin de vérifier sa conformité en prix, quantité et délai ainsi que des critères personnalisés et de suivre sa rentabilité. Toutes les informations relatives à l’article sont consultables : l’article (gamme, stock, nomenclature,…), sa nomenclature de gestion documentaire, ses non conformités, son devis, sa commande et ses contrats.
Un Module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à la ligne de la revue de contrat.
Il est possible de bloquer le passage du CBN pour chaque ligne de commande dont la revue de contrat n’est pas validée (voir Paramétrage Module CBN).
L’utilisation de la revue de contrat sera détaillée dans le module Revue de Contrat Client
7.8 Acompte du lien du module "Carnet de commandes"
Le but étant de pouvoir créer un échéancier de paiement pour une ligne de commande client.
Afin de gérer les acomptes il est possible de codifier des scénario standards qui pourront ensuite être appelés depuis l’entête de l’acompte et ainsi pré-initialiser les différentes données.
Avant de créer un scénario il faut au préalable avoir défini les différents types d’acompte qui interviendront dans la gestion dans la codification.
Type d’acompte : un type d’acompte est défini par un libellé, un pourcentage (qui servira à calculer le montant de l’acompte) et un mode de règlement (permet d’initialiser le mode de règlement de la facture et le calcul de la date d’échéance).
Ces champs sont tous obligatoires.
Acomptes : un acompte est un scénario que l’on peut paramétrer à l’aide des différents types d’acomptes définis au préalable. On précise sur l’acompte s’il y a une gestion de la TVA ou non pour les différentes échéances.
De plus par échéance on peut déterminer des données supplémentaires comme la création d’un BL de prestation et le nombre de jours entre la date de commande et l’échéance. Ce nombre de jours est important car c’est lui qui pré-initialisera les dates d’échéances et donc l’ordre des factures. Si l’acompte nécessite une gestion de la TVA alors la TVA utilisée sera celle de l’entête de la commande client. Le montant de la TVA de la ligne de commande client sera donc fractionné en fonction du pourcentage de l’acompte et payé en plusieurs fois. Il est possible que la commande soit soumise à une TVA mais que les acomptes n’en tiennent pas compte. Dans ce cas la TVA sera payée en une seule fois sur la facture finale.
On peut créer un acompte sur une ligne de commande client dès que le prix unitaire est différent de zéro.
Si on veut créer un acompte sur la ligne de commande client il suffit de rappeler un scénario pré-défini et l’acompte sera créé automatiquement en fonction des informations préalablement renseignées.
- Possibilité de modifier les échéances restantes des acomptes non envoyés (modification de pourcentage, rajout ou suppression d’échéance, …) même s’il existe une facture sur l’acompte.
- Possibilité de rafraichir un acompte si le prix de la commande évolue (option du menu). Le montant total de l’acompte est recalculé et chacune des échéances non facturé est rafraichie.
- Possibilité de supprimer des acomptes sans ligne.
7.9. Stock du lien du module "Carnet de commandes"
Voir documentation Stock Article
7.10. Couverture du lien du module "Carnet de commandes"
Cet fonction permet d’afficher la couverture pour la ligne de commande.
En cliquant sur le nom de l’article, la fenêtre de détail de l’affectation des pièces par priorité s’ouvre.
7.11. Type de collaboration du lien du module "Carnet de commandes"
Ouverture de la gestion des type de collaboration afin de pouvoir effectuer des validations en masses
8. Les outils du module "Carnet de commandes"
8.1. Dossier technique du module "Carnet de commandes"
Voir le module Dossier Technique
8.2. Intégration EDI du module "Carnet de commandes"
8.2.1 Principe
La fonction EDI permet à la fois d’intégrer des commandes fermes et prévisionnelles à partir de fichier EDI fournit par vos clients mais également de mettre en jour les commandes prévisionnelles en fonction des commandes fermes. Cette mise à jour libère les réservations sur stock ou sur encours pour que le prochain CBN (à passer systématiquement après une intégration EDI de commande ferme) réserve les pièces ainsi libérées.
Ceci peut être gérer manuellement à partir du moment où vous saisissez une commande prévisionnelle de type Horizon Flexible ou Horizon Prévisionnel.
Toutes les modifications, tous les liens entre commandes et toutes les créations sont automatiquement suivis dans les notes des entêtes de commandes ou dans les rapports EDI.
8.2.2 Procédure
Choisissez dans « Emplacement du fichier à traiter » les AL ou PA de votre client.
Cliquez sur exécuter. Le traitement peut s’exécuter pendant plusieurs minutes.
Une fois le traitement terminé, consultez dans le menu EDI :
- Articles : Les articles dont les références n’ont pas été trouvées. Les commandes ne sont pas créées tant que l’article n’existe pas. Le traitement n’est que partiel, il reste des messages à intégrer dans fichier à traiter. Tant qu’il reste des messages dans fichiers à traiter, vous ne pouvez pas traiter le fichier EDI suivant. Une fois les articles créés, il suffit de recliquez sur exécuter pour intégrer à nouveau.
- Gestion des Contrats : suivant l’Edi que vous intégrez et le contenu de vos contrats, vous pouvez voir toutes les anomalies au contrat ou les contrats non trouvés.
- Commande client : Toutes les commandes créées ou modifiées. Toutes les modifications que vous avez-vous à apporter au Carnet de commandes car elles sont trop sensibles pour que nous le fassions en automatique (exemple : annulation commande ferme = que fait on de l’OF générer).
Les différentes intégrations sont archivées au niveau du dossier de stockage des fichiers EDI pour pouvoir analyser les problèmes rencontrés et repasser les fichiers si besoin est.
8.3. Lancer (CBN) du module "Carnet de commandes"
Cette option de menu permet de lancer le Calcul du Besoin sur la commande en cours.
Toutes les lignes de la commande en cours sont prises en compte à moins d’être rejetées par le calcul (voir critères de rejet dans le Module Besoin).
L’écran normal du calcul du besoin s’affiche alors avec certaines options cachées et/ou désactivées et le calcul se fait en automatique.
8.4. Basculer devis du module "Carnet de commandes"
Cette option de menu permet de basculer des lignes de devis en lignes de commandes et de générer également l’entête de commande. Seules les lignes des devis qui ont le statut «accepté» peuvent être basculées.
L’utilisateur ne peut basculer que les lignes des devis d’un même client à la fois.
Tout prospect dont le premier devis est basculé en commande devient client à part entière (case Prospect décochée)
8.5. Regrouper ligne cmdes du module "Carnet de commandes"
Cette option permet de créer des groupes de lignes de commandes. Toutes les lignes de commande faisant partie d’un même groupe doivent être livrées ensemble.
Cette information sera rappelée à chaque livraison de l’une d’entre elles (voir Module Livraisons).
8.6. Impression du module "Carnet de commandes"
La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export
Le bouton impression ouvre l'impression Helios ERP via le serveur d'application
8.7. MAJ Prix Prévisionnel du module "Carnet de commandes"
- Les champs mis à jour : PRIX_UNIT et PRIX_UNIT_MANUEL DANS C_CMD_LG
- MONTANT DANS C_CMD
9. Paramétrage du module "Carnet de commandes"
Danse le menu Paramétrage H2 → commande Client (voir ergonomie)
Il reprend les valeurs par défaut relatives au module : le type de ligne de commande, le type de ligne d'appro et la coche Appro. Client.
Il permet de définir les règles de gestion définies ci-dessus à appliquer sur le module : création de l’entête de gamme si création d’article depuis les lignes, historisation des dates de livraison si modification, transfert des notes de l’article sur lignes de commandes, …
Il est possible d’associer à une compétence spécifique pour la validation des lignes de commandes. Cette compétence est celle associée au client 0 et permet de filtrer la liste des personnes « compétentes » pour cette fonctionnalité ou même d’en restreindre l’accès.
De même, il est possible de réguler par la gestion des compétences l’accès en modification aux dates de livraisons ou recalées.
Pour les impressions standards, le choix de la référence se fait également par paramétrage : référence, autre références ou les deux.
Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au module Commandes Clients, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.
