1. Introduction III.5. La Facturation client

Ce module a pour but de gérer toutes les pièces comptables relatives à vos commandes clients :

• il assurer le lien entre les commandes clients, les livraisons associées et la facturation de celles-ci.
• il permet "d' exporter" vers votre comptabilité, dans la limite des interfaces existantes.
• il permet de gérer les avoirs clients. Ces avoirs sont gérés directement par ligne de facture pour assurer des bilans de commandes prenant en compte les prix vendus mais aussi le montant des avoirs.
• il assure tout le suivi des factures dans le cadre de l’EDI par l’envoi d’un fichier informatique au format exigé par vos clients.

2. Les codificateurs de la facturation client III.5. La Facturation client

Avant d'aborder la notion de facturation client, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des facturation clients.
Parmi ces codificateurs, on note :

3. L'écran principal facturation client III.5. La Facturation client

Une facturation client sous Hélios ERP définie par un code et N° de facture

Une facture concerne un seul client mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs BL différents (voir lignes). Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande. Elle n’est pas modifiable

Cet écran permet de visualiser les informations de la facturation client :

• La date de facturation est calculée automatiquement par Hélios, d’après le mois de facturation choisi lors de la création de la facture et d’après le paramètre «jour maximum pour la date de facturation» (voir Module Paramétrage, option de menu Personnaliser module Facturation) mais peut être modifiée par l’utilisateur.
• La date d’échéance est calculée automatiquement par Hélios, lors de la création de la facture en fonction du paramétrage des factures (Module Paramétrage) :

Ces choix sont paramétrable mais reste modifiable par l’utilisateur.

• • La date de livraison du 1^er BL facturé et le mode de règlement.
  • La date de facture et le mode de règlement.
  • La date d’expédition du 1^er BL facturé + le mode de règlement.
• L’adresse de facturation est à choisir parmi celles saisies pour ce client dans le module Clients. Lors de la création de la 1^ère ligne de facture, Hélios ramène par défaut l’adresse de facturation de la commande client portée par la ligne de BL facturée. Cependant, une facture contient une seule adresse de facturation, un seul mode de règlement et un seul type et taux de TVA issu de l’en tête de la commandes (un type de TVA + un taux de TVA = un compte de vente). Il faut donc les regrouper par caractéristiques.

• Le mode de règlement, le type de TVA et la TVA sont ceux, par défaut, de l’adresse de facturation du client qui est ramenée automatiquement par Hélios lors de la création de la facture (voir ci-dessus). Ils sont modifiables sur la facture.

• Le statut d’une facture est mis par défaut à «en attente» ; il passe automatiquement à «envoyée» lors de son envoi. Le passage au statut «réglée» se fait manuellement en modification ou à l’aide de la fonction Régler.
• Le N° COMPTA est un témoin de transfert en comptabilité. Mis à jour lors des exports, il empêche tout nouvel export pour cette facture et toute suppression.

4. Les Onglets III.5. La Facturation client

4.1. L'onglet "Ligne" du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

4.2. L'onglet "Adresse" du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

5. La Toolbar de la fiche "facturation client"  III.5. La Facturation client

5.1. Les notes du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

5.2. Fichiers liés du module "facturation client" III.5. La Facturation client

5.3. "Ligne" du module "facturation client" III.5. La Facturation client

5.4. Création BL du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

5.5 Suppression d'une Fiche facturation clientIII.5. La Facturation client

5.6. Journal BL du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi de vos facturations. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur (sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise) pour toutes vos facturations.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement

6. Les Actions de la Fiche "facturation client"III.5. La Facturation client

6.1. Annuler la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

6.2.Préparer de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

6.3.Envoyer de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

6.4.Comptoir de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

L

7. Les liens du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

7.1. Fichier a joindre  de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

7.2. Fichier joints de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

Visualisation des fichier liés au bon de facturation.

7.3. Réguler de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

7.4. Cohérence de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

7.5. EASA from One de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

7.6. EDI de la fiche du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

8. Les outils du module "facturation client" III.5. La Facturation client

8.1. Envoyer par Agora du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

8.2. Impression du module  "facturation client" III.5. La Facturation client

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via H3 lancer par le serveur d'application

9. Paramétrage du module facturation clientIII.5. La Facturation client

 (Module Paramétrage H2->facturations)

Ce module permet de mettre en place les règles de gestion liées au module :

• mode de sorties de stock lors de l’envoi,
• blocage des lignes lors de l’envoi en fonction de la validation de la ligne de commande,
• blocage automatique en facturation

Il permet de définir le jour maximum de prise en compte d’un BL sur un mois donné, de définir le mode de sortie de stock lors de l’envoi d’un BL : manuelle ou FIFO.

De plus, le paramétrage « Création automatique du BL lors de la clôture d’un OF », permet créer directement un BL au statut préparé à la clôture de l’OF.

Il permet aussi de définir toutes les informations relatives aux facturations «papier» et EDI. Pour l’impression «papier», il est possible d’imprimer les notes de la ligne de commande Clients.

Ce n’est pas systématique car elles peuvent contenir des informations «commerciales».

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module facturations, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.