Sommaire
1. Le calcul et la clôture des statistiques
L’accès aux statistiques d’achats s’effectue en sélectionnant « Statistiques fournitures » ou « Statistiques fournisseurs ».
L’accès aux Statistiques de ventes s’effectue en sélectionnant « Statistiques clients » ou « Statistiques articles ».
Dans l’en-tête des statistiques (achats et ventes), en mode modification, le menu contextuel permet de calculer les statistiques.
Une tâche existe dans l’application “Définition des tâches” planifiable dans le planificateur de tâche windows.
Lire :
I.5. Traitements standards exécutables via les tâches - ERP Silog
1.1. Calcul des statistiques
L’utilisateur peut lancer un calcul de statistiques sur plusieurs mois, en saisissant les bornages des mois à traiter. Les résultats sont mémorisés mois par mois.
L’utilisateur peut saisir le bornage des mois de l’année en cours pour lesquels les statistiques doivent être (re)calculées. Si le mois de fin est le mois en cours, le calcul s’effectue jusqu'à la date du jour. La période de calcul ne pouvant chevaucher deux années, le second mois doit obligatoirement être supérieur ou égal au premier mois. La date du précédent traitement est rappelée à l’utilisateur.
L’utilisateur est averti si les statistiques ont déjà été calculées pour certains mois.
L’utilisateur peut alors soit recalculer les statistiques de ces mois, soit ignorer le recalcul. Le recalcul des statistiques est nécessaire lorsque des modifications ont été effectuées sur les périodes précédentes. Ceci est décidé dans des cas particuliers (avant d’avoir lancé la clôture de fin d’année par exemple).
Le calcul s’effectue pour l’année N, en prenant en compte la date de l’ERP. En fin d’année, il faut lancer le calcul des statistiques du mois de décembre fin décembre. A partir du mois de janvier (date de l’ERP), il n’est plus possible de calculer les statistiques du mois de décembre de l’année N-1.
1.2. Clôture des statistiques
La clôture des statistiques transfère les données de l’année N dans l’année N-1. Elle est à lancer chaque fin d’année, après le calcul des statistiques du mois de décembre.
Il existe une clôture des statistiques pour les achats et une pour les ventes.
Lors de la clôture des statistiques, les opérations suivantes sont effectuées :
Affectation du CA (et des quantités d’articles et de fournitures) de l’année N dans l’année N-1.
Mise à zéro du CA (et des quantités d’articles et de fournitures) de l’année N.
2. Les statistiques Achats
Les statistiques d’achats comprennent les statistiques fournisseurs et les statistiques fournitures. Les écrans sont similaires pour les fournisseurs et les fournitures ; dans le premier cas les données concernent les fournisseurs et dans le second les fournitures et les prestations d’achats.
Le calcul des statistiques d’achats permet d’obtenir, pour les fournisseurs et les fournitures :
Le CA (et les quantités pour les fournitures / prestations) facturé mais non passé en comptabilité dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’effet des factures.
Le CA (et les quantités pour les fournitures / prestations) facturé et passé en comptabilité dans la période. Une facture est considérée comme ‘passée en comptabilité’ lorsqu’elle est confirmée comptablement. Les calculs sont effectués par rapport à la date de confirmation comptable des factures.
Le CA (et les quantités pour les fournitures / prestations) réceptionné mais pas facturé dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’effet des B.R.
Le CA (et les quantités pour les fournitures / prestations) commandé mais pas réceptionné dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’effet des commandes d’achats.
Le CA (et les quantités pour les fournitures / prestations) commandé dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’effet des commandes d’achats.
Le CA (et les quantités pour les fournitures / prestations) réceptionné dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date de réception des fournitures / prestations.
Les Chiffres d’Affaires sont calculés à partir des prix remisés hors escompte.
2.1. L’en-tête des statistiques d’achats
L’onglet ‘CA an.N’ de l’en-tête présente les statistiques fournisseurs (ou fournitures / prestations) de l’année mois par mois. Il s’agit d’un cumul des CA de tous les fournisseurs (ou fournitures / prestations). L’onglet ‘CA an.N-1’ est identique mais présente les statistiques de l’année N-1.
L’onglet ‘CA avec Détail du fournisseur à payeurs’ permet de visualiser le CA facturé passé en comptabilité et le CA facturé non passé en comptabilité par centre à payeur.
Si le facturé est le centre à payer dans la facture :
Le listage est arborescent : Au premier niveau, les fournisseurs et au second niveau, les centres à payer des fournisseurs
L’onglet ‘Coef. Saison’ permet de définir des coefficients applicables aux quotas pour les fournisseurs et les fournitures / prestations. Ils s’appliquent aux 12 mois de l’année.
Ces coefficients sont applicables aux quotas de tous les fournisseurs et de toutes les fournitures / prestations.
Les coefficients saisis dans ce tableau sont multipliés par les quotas définis dans le corps des statistiques.
Le coefficient « 1,00 » correspond à la moyenne. Un coefficient de « 1,20 » signifie que le Chiffre d’Affaire prévu du mois est 20 % supérieur à la moyenne. A contrario, un coefficient de « 0,60 » correspond à un Chiffre d’Affaire prévu inférieur de 40 % à la moyenne.
Il est donc logique d’obtenir un total égal à 12 en sommant tous les coefficients de chaque colonne.
Les fournitures / prestations comportent deux onglets supplémentaires permettant de visualiser les quantités de fournitures / prestations pour l’année N (onglet ‘Qtés N’) et l’année N-1 (onglet ‘Qtés N-1’).
2.2. Le corps des statistiques Achats
Le corps détaille les statistiques par fournisseur (ou par fourniture / prestation). Les zones présentées sont les mêmes que dans l’en-tête.
Le mode Liste du corps des statistiques présente les CA des différents fournisseurs ou fournitures / prestations. Il est possible de passer en mode pleine page pour avoir plus de détail sur un fournisseur (ou une fourniture / prestation).
La première page permet de saisir deux valeurs de quotas. Si des quotas sont renseignés dans la fiche fournisseur, ils sont proposés par défaut dans la fiche statistique du fournisseur. La saisie de quotas dans le module des statistiques modifie les quotas de la fiche fournisseur. Ces 2 quotas peuvent être par exemple une prévision ou un objectif de Chiffre d’Affaire moyen mensuel.
Les pourcentages de CA du fournisseur (ou de la fourniture / prestation) par rapport à tous les fournisseurs (ou toutes les fournitures / prestations) pour le mois de classement sont affichés.
L’onglet ‘CA an.N’ du corps présente les statistiques du fournisseur sélectionné (ou de la fourniture / prestation sélectionnée) de l’année mois par mois. L’onglet ‘CA an.N-1’ est identique mais présente les statistiques de l’année N-1.
Cet onglet permet de visualiser le chiffre d’affaire des fournisseurs, sans tenir comptes des prestations. Seul le chiffre d’affaire réalisé sur les fournitures est donc présenté. Dans les autres onglets, le chiffre d’affaire des fournisseurs incorpore les fournitures et les prestations achetées.
Le cartouche de gauche présente pour le fournisseur, mois par mois, le chiffre d’affaire facturé et passé en comptabilité, le chiffre d’affaire en bon de réception non facturé et le chiffre d’affaire en achat non reçu pour l’année en cours (N). Les cartouches de droite affichent les chiffres d’affaires annuels du fournisseur pour l’année N-1 et l’année N-2.
Les fournitures (et les prestations) comportent deux onglets supplémentaires permettant de visualiser les quantités de fournitures (et de prestations) pour l’année N (‘Qtés N’) et l’année N-1 (‘Qtés N-1’). Le ‘Type rubrique’ est ‘F’ pour les fournitures et ‘P’ pour les prestations achetées.
Le menu contextuel permet de visualiser la fiche fournisseur (en statistiques fournisseurs) ou la fiche fourniture / prestation (en statistiques fournitures).
3. Les statistiques Ventes
Les statistiques de ventes comprennent les statistiques clients et les statistiques articles. Les écrans sont similaires pour les clients et les articles ; dans le premier cas les données concernent les clients et dans le second les articles.
Le calcul des statistiques de ventes permet d’obtenir, pour les articles et les clients :
Le CA (et les quantités pour les articles / prestations) facturé mais non passé en comptabilité dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’effet des factures.
Le CA (et les quantités pour les articles / prestations) facturé et passé en comptabilité dans la période. Une facture est considérée comme ‘passée en comptabilité’ lorsqu’elle est confirmée comptablement. Les calculs sont effectués par rapport à la date de confirmation comptable des factures.
Le CA (et les quantités pour les articles / prestations) expédié mais pas facturé dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’effet des B.E.
Le CA (et les quantités pour les articles / prestations) commandé mais pas expédié dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’effet des commandes de ventes.
Le CA (et les quantités pour les articles / prestations) commandé dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’effet des commandes de ventes.
Le CA (et les quantités pour les articles) expédié dans la période. Les calculs sont effectués par rapport à la date d’expédition des articles / prestations.
Les Chiffres d’Affaires sont calculés à partir des prix remisés hors escompte.
3.1. L’en-tête des statistiques de ventes
L’onglet ‘CA an.N’ de l’en-tête présente les statistiques clients (ou articles / prestations) de l’année mois par mois. Il s’agit d’un cumul des CA de tous les clients (ou articles / prestations).
L’onglet ‘CA an.N-1’ est identique mais présente les statistiques de l’année N-1.
L’onglet ‘CA avec Détail des Centres payeurs’ permet de visualiser le CA facturé passé en comptabilité et le CA facturé non passé en comptabilité par centre payeur.
Si le facturé est le centre payeur dans la facture :
Le listage est arborescent : Au premier niveau, le client et au second niveau, les centres payeurs facturés du client.
Dans l’exemple ci-dessous le client CPAY => 4 centres payeurs.
Si le facturé est toujours le client dans la facture, il n’y a pas de sous-niveaux.
Les montants relatifs aux premiers niveaux correspondent au cumul des CA des seconds niveaux est des CA des premiers niveaux.
L’onglet ‘Coef. Saison’ permet de définir des coefficients applicables aux quotas pour les clients et les articles / prestations. Ils s’appliquent aux 12 mois de l’année.
Ces coefficients sont applicables aux quotas de tous les clients et de tous les articles / prestations.
Les coefficients saisis dans ce tableau sont multipliés par les quotas définis dans le corps des statistiques.
Le coefficient « 1,00 » correspond à la moyenne. Un coefficient de « 1,20 » signifie que le Chiffre d’Affaire prévu du mois est 20 % supérieur à la moyenne. A contrario, un coefficient de « 0,60 » correspond à un Chiffre d’Affaire prévu inférieur de 40 % à la moyenne.
Il est donc logique d’obtenir un total égal à 12 en sommant tous les coefficients de chaque colonne.
Les articles / prestations comportent deux onglets supplémentaires permettant de visualiser les quantités d’articles / prestations pour l’année N (‘Qtés N’) et l’année N-1 (‘Qtés N-1’).
3.2. Le corps des statistiques de ventes
Le corps détaille les statistiques par client (ou par article / prestation). Les zones présentées sont les mêmes que dans l’en-tête.
Le mode Liste du corps des statistiques présente les CA des différents clients (ou articles / prestations). Il est possible de passer en mode pleine page pour avoir plus de détail sur un client (ou un article / prestations).
Le mode ligne du corps des statistiques présente les CA des différents clients (ou articles / prestations). Il est possible de passer en mode pleine page pour avoir plus de détail sur un client (ou un article / prestations).
L’onglet ‘% CA’ permet de saisir deux valeurs de quotas. Si des quotas sont renseignés dans la fiche client, ils sont proposés par défaut dans la fiche statistique du client. La saisi de quotas dans le module des statistiques modifie les quotas de la fiche client. Ces 2 quotas peuvent être par exemple une prévision ou un objectif de Chiffre d’Affaire moyen mensuel.
Les pourcentages de CA du client (ou de l’article / prestation) par rapport à tous les clients (ou tous les articles / prestations) pour le mois de classement sont affichés.
L’onglet ‘CA an.N’ du corps présente les statistiques du client sélectionné (ou de l’article / prestation sélectionné) de l’année mois par mois. L’onglet ‘CA an.N-1’ est identique mais présente les statistiques de l’année N-1.
L’onglet ‘CA an.N HP’ permet de visualiser le chiffre d’affaire des clients, sans tenir comptes des prestations. Seul le chiffre d’affaire réalisé sur les articles est donc présenté. Dans les autres onglets, le chiffre d’affaire des clients incorpore les articles et les prestations vendues.
Le cartouche de gauche présente pour le client, mois par mois, le chiffre d’affaire facturé et passé en comptabilité, le chiffre d’affaire en bon d’expédition non facturé et le chiffre d’affaire en commande non expédié pour l’année en cours (N). Les cartouches de droite affichent les chiffres d’affaires annuels du clients pour l’année N-1 et l’année N-2.
Les articles / prestations comportent deux onglets supplémentaires permettant de visualiser les quantités d’articles / prestations pour l’année N (‘Qtés N’) et l’année N-1 (‘Qtés N-1’). Le ‘Type rubrique’ est ‘A’ pour les articles, ‘P’ pour les prestations vendues et ‘Z’ pour les outils vendus.
Le menu contextuel permet de visualiser la fiche client (en statistiques clients) ou la fiche article, prestation, outil (en statistiques articles).
4. Les Editions
Les éditions de statistiques sont accessibles en sélectionnant l’icône ‘Imprimer’ de chaque application des statistiques. Pour chaque édition, il est possible de préciser le bornage des données à visualiser ou à éditer.
Les éditions standard présentent les données visualisées dans les applications statistiques. Bien entendu, l’utilisateur peut également créer ses propres états statistiques en fonction de ses spécificités et de ses besoins.
