1. Introduction

Ce module permet de gérer les données de vos clients et prospects utilisées dans les transactions commerciales quotidiennes. Toutes les informations rattachées sont directement accessibles.
Parmi ces informations :

Les caractéristiques administratives de vos clients et de votre entreprise*,
Les contacts des clients et de votre entreprise*,
Les différentes adresses (Raison sociale, Livraisons, Facturation) du client,
Les extensions « QUALITE » des clients et de votre entreprise*:
- Les procédés internes du client et de votre entreprise*,
- Les agréments fournisseurs/sous-traitants,
- Les compétences du client et de votre entreprise*,
Les catégories tarifaires et remises applicables aux clients lorsque le client ou son groupe n'est pas associé à un contrat.
Le suivi commercial avec l'accès possible aux documents commerciaux des clients (Devis, Commande, Livraison, Facture , Avoir, Qualité),
Les encours comptables des clients,
La saisie d'évènements : Saisie d'actions commerciales, par exemples, le compte rendu des contacts téléphoniques, les notes, les actions diverses à réaliser en lien avec un ou plusieurs contacts clients.
La gestion des stocks dédiés via la notion de clients fournisseurs, car un client peut fournir les matières servant à fabriquer le produit qu'il commande, Il faut alors créer une fiche fournisseur pour le client et gérer le stock matière dédié du client (Voir le Module Fournisseur : une action existe pour générer une fiche Fournisseur via l'import d'une fiche Client).
La gestion des contrats.

2. Les codificateurs du module Client

Avant d'aborder la notion de clients, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Clients.
Parmi ces codificateurs, on note :

Les Monnaies

Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.

Il suffit alors de préciser la monnaie de référence, c'est-à-dire celle qui apparaît par défaut partout où vous visualisez des prix. Elle est modifiable et les conversions sont assurées grâce au coefficient de conversion entre la monnaie décrite et cette monnaie de référence.

Le taux de change peut être saisi soit au jour le jour, soit mois par mois avec un taux directeur pour chaque mois.

Il est possible d’historiser le taux de différentes monnaies au jour le jour.

De plus, il est possible d’archiver une monnaie pour stopper l’ajout de taux de change lorsque cela est inutile (arrêt d’échange avec cette devise par exemple), et de reprendre quand cela sera nécessaire (case Archivée).

Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.

[DEB 2024.24.0111]

Il est possible dans la codification Monnaie manuellement ou via le Scheduler d'effectuer l'historisation des Taux via BCE : https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml

L’interrogation ramène un fichier XML contenant

La dernière date d’actualisation des taux
L’ensemble des valeurs des taux des monnaies par rapport à l’euro pour les principales monnaies
L'ABREV EDI est le champ utilisé pour rechercher la monnaie dans le fichier XML
Aucune localisation de fichier n'est à configurer
16h est l'heure d'édition du taux de change en France (chaque jour ouvré)

Le Bouton "Import" déclenche cette procédure sur le PC pour mettre à jour la base de donnée

[FIN 2024.24.0111]

Les TVA

Création des types de TVA et du taux associé. Elles servent pour toutes les factures (Clients / Fournisseurs / ST etc…)

[DEB 2024.4.24.0111 -DEMAT]

Catégorie de TVA : peut-être vide non obligatoire il contient les valeurs ci-dessous :

Le motif exonération et Exonération devront être remplie si le taux de TVA est égal à 0%.

[FIN2024.4.24.0111 -DEMAT]

Le type d’activité peut contenir les activités Vente nationale / Export/ Domestique / Exonéré France

Moteur de génération des numéros de compte sur les lignes de factures clients

Pilotage par le type de TVA. Si le nouveau paramétrage comptable est activé alors la règle appliquée sera déterminée par le couple Type d’activité + CEE

La chaine d’héritage est toujours la même pour initialiser le numéro de compte sur la ligne de facture

Info de la fiche article
Si vide alors info de la sous famille d’article
Si vide alors info de la famille d’article
Si vide alors du type de TVA
Si vide paramétrage général des numéros de compte de vente

Les champs utilisés dans la règle d’héritage seront déterminés par le couple type d’activité + CEE de la manière suivante

Si la case CEE n’est pas cochée alors les champs numéros de compte hors CEE seront utilisés
Si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Export alors les champs numéros de compte CEE seront utilisés
Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Domestique alors les champs numéros de compte DOM TOM seront utilisés
Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Exonéré France alors les champs numéros de compte Exonéré France seront utilisés
Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Vente nationale on utilisera les anciens champs présents sur les fiches

Les Modes de règlement

La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :

Désignation : permet de mettre un texte personnalisé pour l’identifier
Fin de mois : Cocher la case si c’est le cas
Jours : Nombre de jours pour règlement après le déclenchement
Décalage : s’il y en a un, s’il n’y en a pas : choisir « pas de décalage »
Escompte : s’il y en a un

Par cette écriture concaténée, Helios pourra calculer les dates d’échéance des factures.

Code ISO : MODE_REG_ISO , chaine de caractère en saisie libre

A noter des notions complémentaires d’adresse de banque, de RIB, de n° IBAN nécessaires pour des échanges de factures EDI avec B_Process.

Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.

Les Catégories tarifaires

Les catégories tarifaires font référence à la classification des tarifs ou des prix en fonction de différents critères.

Toolbar :

Liste des catégories tarifaire : récapitulatif des articles liés au catégorie tarifaire
Clients : Groupe de clients ayant les mêmes tarifs (catégorie tarifaire).
Gestion des marges Application des marges aux différents articles par rapport aux catégories tarifaire.

Gestion des remises exceptionnelles
Les remises exceptionnelles permettent de gérer des opérations « marketing » sur une durée de temps.
Ex : Tous les clients de la catégorie tarifaire « europe » , passant commande de l’article 43 par exemple et n’ayant pas de contrat , sera soumis à cette remise exceptionnelle lors du passage de la commande.
Ex : Pu = 10 euros, remise exceptionnelle de 10%, pris lors du passage de la commande 9 euros.

Les Zones tarifaires

Codification H3 Zone tarifaire utilisé dans le module client

Permet de faire une liste de zone dans le but de regrouper les clients par Zone

Les Remises

Codification disponible sous Hélios ERP.

La remise flottante est la remise standard proposé par le système, il sera possible de modifier le taux, mais il est également possible des remise propose à votre utilisation.

Les Groupes d'entreprises

Cette codification permet de faire des groupe d'entreprise afin d'affecté des clients aux groupes

Les Types de contrats

Codification H3 : Type de contrats

Permet de lister les différents type de contrats

3. L'écran principal Clients

Cet écran permet de saisir les informations du client : Code interne alphanumérique, Raison sociale, Complément de nom, Adresse principale… Il permet aussi de saisir les caractéristiques de votre société*.

*En effet, un client de code « 0 » est créé lors de l'installation et ne peut pas être supprimé. Il sert à saisir les caractéristiques administratives de votre entreprise, ses coordonnées, ses contacts…. Toutes les informations qu'il est possible de saisir pour un client standard sont saisissables.

Il sert notamment à produire des articles pour le stock ou à gérer l'activité interne non commerciale. L'extension à la qualité permet de gérer vos procédés, vos agréments et vos compétences internes.

Lorsqu'un client est créé lors de la création d'un devis, il est typé Prospect, il devient Client lors de la validation du devis et du passage en commande.

La Rubrique est un critère de regroupement des clients. Cette rubrique est à choisir parmi celles créées dans l'écran "/wiki/spaces/SUPPHELIOS/pages/32211987". Le critère peut être le secteur d'activité de l'entreprise. Un des but est d'extraire les données regroupées par rubrique et non plus par client dans les statistiques par exemple.

Les champs Catégorie tarifaire et Remises sont le résultat de la stratégie tarifaire que vous pouvez mettre en place depuis l'écran "Catégorie tarifaire". Il est possible cependant de les modifier depuis cet écran.

Lors de la création de la commande le prix de la ligne est calculé en fonction de la stratégie tarifaire ou du contrat applicable :

Règle de recherche du prix lors de la création de la commande :
Si le client possède un contrat actif sur l'article (voir Gestion des contrats), c'est le contrat qui prévaut.
Si le traitement ne trouve pas de contrat actif ou si le prix est à 0 alors c'est la stratégie tarifaire qui est utilisée.

Cas 1 : Sans contrat applicable :

Le client Dupond appartient à la catégorie tarifaire « Europe »
Le client Tartuffe appartient à la catégorie tarifaire « Ext. europe »

L'article 3305 à une marge de :
1.15 sur la catégorie tarifaire « Europe » et
1.32 sur la catégorie tarifaire «Ext. Europe »

Catalogue de prix (prix de base) de l'article 3305 :
de 1 à 10 => 15€
de 11 à 30 => 10€
de 31 à 100 => 8€

1^er cas :
Création de la commande pour le client Dupond, article 3305 et quantité commandée = 25
Prix calculé : (10€ * 1.15) * 25 = 287.5€

2^eme cas :
Création de la commande pour le client Tartuffe, article 3305 et quantité commandée = 35
Prix calculé : (8€ * 1.32) * 35 = 369.6€

Cas 2 : Avec contrat

Contrat client Dupond, l'article 3305 et Remise 10%:
de 1 à 10 => 20€
de 11 à 30 => 15€
de 31 à 100 => 12€

Contrat client Tartuffe, l'article 3305 et Remise 13%:
de 1 à 10 => 20€
de 11 à 30 => 15€
de 31 à 100 => 12€

1^er cas :
Création de la commande pour le client Dupond, article 3305 et quantité commandée = 25
Prix calculé : (15€ - 10%(remise) ) * 25 = 337.5€

2^eme cas :
Création de la commande pour le client Tartuffe, article 3305 et quantité commandée = 35
Prix calculé : (12€ -13%(remise)) * 35 = 365.40€

La Zone permet d'attribuer le secteur géographique du client, pour être exploité par les commerciaux en gestion commerciale et pour regrouper les clients et les données par secteur géographique. Elle est à choisir parmi celles créées dans le l'écran "Zones".

L'identifiant EDI est le code qui d'identifier le code client lors de la réception d'un message EDI. Il supporte l'info de l'entité du client EDI pour les commandes fermes et les appels de livraison.

L'identifiant EDI Prev : Un fichier EDI « AERO » peut contenir le prévisionnel de plusieurs entités ou sociétés d'un même groupe lié par un contrat de vente, cet identifiant est utilisé lorsque le fichier EDI à intégrer comporte le prévisionnel de plusieurs sociétés d'un même groupe, il permet d'identifier le groupe concerné.
Les sociétés identifiées dans le fichier doivent exister comme client dans Hélios ERP. Par exemple si le groupe possède 5 sociétés alors le fichier EDI émis par le groupe contient le prévisionnel des 5 sociétés ou entités. Chaque entité identifiée passe les commandes qui viendront décrémenter le prévisionnel global transmis par le fichier EDI.

*Pour les configurations EDI, il faut se reporter au document HII_EDI.pdf ou aux documents livrés avec l'application.*

Le champ « Votre n°de fournisseur » est le code que le client vous attribue dans son système informatique qui est éditable par exemple depuis les Bons de Livraison ou depuis les factures ( il est possible de définir un numéro de fournisseur par adresse de facturation).

La « Priorité » sert à attribuer une priorité par défaut à chaque OF généré lors du Calcul des Besoins. Si l'OF est rattaché à des lignes de commandes de clients différents, la priorité de l'OF sera la plus forte priorité de tous les clients concernés par l'OF. Elle reste modifiable sur l'OF (voir Module OF).

La case à cocher « Facture Transfact » affichée en spécifique permet de préciser le mode de paiement pour ce client. Il sera complété pour chaque adresse de facturation par le numéro d'acheteur Transfact. Cette caractéristique permettra d'établir la facture Transfact dans le Module Facturation.

Le code « Secteur » vient lui en spécifique pour la génération d'un pont comptable.

Il est possible de choisir si le client bénéficie du calcul d'un OTD par le Module Bilan. Si oui, il faut définir sa plage de tolérance en retard, à l'heure, en avance par les bornes min et bornes max. Exemple borne min=7, borne max=2, cela signifie que je peux livrer 7 jours à l'avance et 2 jours en retard, si je livre dans cette fenêtre l'OTD sera de 1.

L'OTD (On Time Delivery) correspond au nombre de commandes livrées à l'heure sur le nombre total de commandes à livrer pour une période donnée. *

Cet indicateur mesure la ponctualité des entreprises (fournisseurs, sous-traitants, sites de production, etc.) en regard des commandes à livrer.

La zone « Contri env » permet de définir le pourcentage à appliquer sur les factures du client pour calculer le montant de la TGAP*.

TGAP : Taxe Générale sur les Activités Polluantes, la TGAP est une taxe due par les entreprises dont l'activité engendre une pollution*

La « Tolérance qté min (%) » et la « Tolérance max (%) » servent à définir une tolérance dans la performance logistique de livraison, elle permet une souplesse dans la livraison d'une commande même si la quantité totale n'est pas livrée. Cela permet de respecter l'indicateur de l'OTD même si la livraison n'est que partielle du moment que la tolérance de quantité est respectée vis-à-vis du client.

4. Les Onglets

4.1. l'onglet "Fichier" du module "Client"

Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le client dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.

4.2. L'onglet "Etats personnalisés" du module "Client"

Cet onglet vous permet de définir des états spécifiques au client à imprimer lors de l'envoi d'un devis, d'un BL, d'une facture et d'un avoir….
Ces états sont personnalisables depuis le paramétrage des modules concernés.
Ils peuvent aussi être imprimés sur une imprimante spécifique ou bien sur plusieurs imprimantes, chaque poste pouvant en piloter une par état.
Il est également possible de définir le nombre d'exemplaires nécessaires de chaque état. Par exemple lors de l'impression d'un devis, cela permettra de proposer par défaut le nombre d'exemplaires à éditer.
Les états renseignés pour le client 0 sont vos états personnalisés, applicables à tous les clients dont les états ne sont pas spécifiques.

: Pour vos états personnalisés, il faut toujours leur donner un nom différent des états standards Helios.

Il est également possible de paramétrer par client le mode de création des BL et des factures.

Création des BL.

Actuellement (mode standard ou pas de donnée saisie dans le champ), les clauses de regroupement sont : Société, Client, Adresse de livraison. Si ces trois critères sont identiques Helios ERP regroupe les lignes de commande client sur un même BL.
Il est possible de choisir 2 autres modes :

Mode 1 BL pour 1 commande : les clauses ci-dessus sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la commande client.
Mode 1 BL pour 1 ligne de commande : aucun regroupement n'est effectué. Chaque ligne basculée génèrera un BL d'une ligne.
Création des factures.

Actuellement (mode standard ou pas de donnée saisie dans le champ), les clauses de regroupement sont : Société, Client, Adresse de facturation, condition de règlement, type de TVA et TAUX de TVA, monnaie et type EDI. Si ces critères sont identiques Helios ERP regroupe les lignes de BL sur une même facture.
Il est possible de choisir 4 autres modes :

Mode 1 facture pour 1 BL : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement le BL.
Mode 1 facture pour 1 ligne de BL : aucun regroupement n'est effectué. Chaque ligne basculée génèrera une facture d'une ligne.
Mode 1 facture pour 1 commande : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la commande client.
Mode 1 facture pour 1 ligne de commande : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la ligne de commande client.

4.3. L'onglet "Personnel" du module "Client"

Cet onglet remonte la liste du personnel rattaché au client. Cette liste est mise à jour depuis le module personnel et permet un meilleur suivi commercial.

4.4. L'onglet "EDI" du module "Client"

Cet onglet permet de configurer les chemins pour la génération des BL et factures EDI. Voir la documentation EDI

Informatif dans traducteur = Configuration a effectuer dans le traducteur EDI ici le chemin est simplement informatif (non utilisé par le système).

Identifiant EDI est le numéro permettant l'identification du client final de la commande

Identifiant EDI Greenloop est l'identifiant du groupe. Il doit être le même pour toutes les fiches du groupe

Avec comme paramétrage l'Identifiant Portail Cloud, Recalage des commandes et le Chemin génération Avoir (AirSupply).

La case a cocher : permet dans le cas d'un changement de date dans le PO de mettre le système à jour (recaler les lignes de commande client)

Les options de l’EDI, recaler commande et recalage ligne ne sont plus pris en compte, pour les fiches clients dont leparamétrage est activé.
Rappel : Le paramétrage recalage ligne est pris en compte lors de l’intégration des commandes fermes. S’il n’existe pas de collaboration client (peu importe le statut)
sur la ligne de commande client alors les dates de livraison peuvent se mettre à jour dans les cas ci-dessous
-

Si pas de date recalée et que la date de livraison change alors
- Si la nouvelle date est supérieure à la date du jour alors on rejalonne et on trace
- Sinon on trace qu’il y a une tentative de modification mais Hélios ne recale pas la commande
Sinon s’il y a une date recalée alors
- Si la nouvelle date de livraison est supérieure ou égale à la date recalée alors
  - On trace la modification dans les notes et dans le fichier de suivi
  - On met à jour la date de livraison
  - On enlève la date recalée si la nouvelle date de livraison est égale à la date de livraison

Le paramétrage recaler commande est lancé à la fin de l’intégration d’un plan d’appro et met à jour toutes les lignes de commandes clients dont les articles sont flagués avec EDI = 1.

Les règles de gestion :

Si pour un article il existe un prévisionnel qui possède une date de livraison inférieure à la plus grande date de livraison ferme alors ces lignes sont supprimées.
Si une date de livraison d’un prévisionnel est inférieure à la date du jour alors elle est recalée au cycle de fabrication de l’article + delta paramétrable.

Ce n'est plus le paramétrage EDI qui compte mais cette coche par fiche client sinon, l'EDI ne viendra pas mettre à jour la ligne de commande client.

Le paramétrage création automatique des collaborations intervient sur le même périmètre que le paramétrage recalage ligne.
Ce qui auparavant était tracé ou modifié en automatique sera maintenant créé dans le module de collaboration (pour ceux qui ont l’option).
Attention : pour un même client il est déconseillé d’activer à la fois le paramétrage de recalage des commandes et le paramétrage de création automatique des collaborations

Evolution de date :

Evolution de quantité :

Une collaboration client sera créée dans les cas ci-dessus pour la ligne de commande client

évolution de quantité :

Dans le tableau des collaborations du module commande client, les créations effectuées via l’intégration EDI sont caractérisées par le flag Auto = Oui.
La colonne AirSupply caractérise le format d’intégration utilisé. Si le fichier est un format PO.csv alors elle sera initialisée à oui. Cette notion est importante pour la suite
notamment pour les prises de décisions.

4.5. L'onglet "Crédits" du module "Client"

Cet onglet permet de visualiser les informations relatives à l'encours du client.

Le Crédit assuré est par exemple le montant maximum couvert par l'assurance-crédit.
Le Crédit société est un montant fixé par l'entreprise.
L'encours non livré est la somme du montant des commandes non soldées en livraison pour ce client.
Le Livré non facturé est la somme des montants des commandes soldées en livraison pour ce client non facturé.
Le Facturé non réglé non échu est la somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est supérieure ou égale à la date du jour
Le Facturé non réglé échu est la somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est strictement inférieure à la date du jour
Le Carnet prévisionnel est la différence entre le crédit société et le montant calculé de garanti

Les paramètres de gestion des blocages :

Il est possible de bloquer la création des lignes de commandes si l'encours est supérieur au crédit société ou au crédit assuré et/ou de bloquer la création des BL si l'encours est supérieur au crédit société ou au crédit assuré.

Gestion via Garantie :

Il existe différent niveau de garantie

Niveau 1 → Facturé non réglé non échu,
Niveau 2 → Livrée non facturé,
Niveau 3 → Commandé dans horizon non livré,
Niveau 4 → Carnet prévisionnel,
Niveau 5 -> Facturé non réglé échu.

En fonction du niveau sélectionné le montant de garantie aura pour valeur

Si niveau 1 alors valeur du champ est égale à la Somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est supérieure ou égale à la date du jour,
Si niveau 2 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé,
Si niveau 3 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé + valeur du champ commandé dans horizon non livré,
Si niveau 4 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé + valeur du champ commandé dans horizon non livré + carnet de commande,
Si niveau 5 Somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est strictement inférieure à la date du jour.

4.6. l'onglet "Fournisseur" du module "Client"

Certains clients fournissent les matières et/ou les composants à utiliser pour leurs commandes. Ces commandes sont alors en appro. Client ou en appro. partiel (voir Module Commandes Clients).
Pour ces clients, une fiche fournisseur doit être créée avec un lien vers la fiche client (voir Module Fournisseurs) ; c'est cette fiche que l'on peut consulter en cliquant sur l'onglet Fournisseur.

Dans ce cas précis, il faut gérer des stocks dédiés (voir Module Matières, Composants et Stocks).

4.7. L'onglet "Information complémentaires" du module "Client"

Cet écran permet d'initialiser l'année, le mois de référence et le nombre de mois qu'il faut soustraire à la date de livraison lors du calcul du delta matière (gestion de l'alliage matière : voir Module Matière).

4.8. L'onglet "Suivi client" du module "Client"

Cet écran est l'historique (exportable sur Excel) de votre client. Vous y trouverez :

Ses devis
Ses commandes
Ses livraisons
Ses factures
Ses avoirs
Non-Conformité

5. La Toolbar du module "Client"

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des évènements de type action commerciale par exemple. Pour le client sélectionné.

5.1. Les notes de la fiche "Client"

Cette action permet la saisie de tous commentaires relatif au client

5.2. Fichiers liés de la fiche "Client"

Cette action permet d'associer à la fiche client en cours un ou plusieurs fichiers.

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier.

5.3. Archives de la fiche "Client"

Le fonctionnement est similaire quelque soit la ressource technique, Article, Matière, Composant, Consommable, Centre de charge, Machine ou Client, Fournisseur, Sous Traitant...

Cette action permet d'archiver une ou plusieurs matières. Une matière archivée est une matière inactive Elle n'est plus présentée dans les listes ou choix.

A condition d'avoir activer l'archivage voir codification ci dessous Codification Archivage

Codification Archivage

Cette codification permet d’activer le bouton Archive dans les différents modules au cas par cas si la case à cocher Archive est activée.

Liste des modules :

Articles
Centre de charge
Clients
Composants
Consommables
Fournisseurs
Machines
Matières
Personnel
Outillages
Sous-traitants

Le bouton Archive sur la Toolbar des modules permet d'archiver (1) ou d'activer (2) une ou plusieurs matières.

La liste de droite contient la liste des matières archivées.

Il s'agit de l'ergonomie des fenêtres de basculement de la technologie H2.

A venir pas encore disponible dans la version la fenêtre de basculement H3

5.4. Journal de la fiche "Client"

Le journal d'évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale. Il permet de saisir tous les échanges ou actions commerciales entre vous et vos interlocuteurs chez les clients.
Il est possible d'affecter un libellé pour l'évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l'évènement.

Il est possible de créer un lien avec un ou plusieurs document(s) commerciale(s) via les boutons « Devis », « Commandes clients », « Livraisons », « Factures » et « Avoir .

Ce module est très pratique pour la saisie d'évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné.
Helios ERP gère les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l'origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.

6. Les liens du module "Client"

Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « CLIENTS »

6.1. Les Adresses de livraison et de facturation de la fiche "Client"

Ces écrans permettent de saisir les différentes adresses de livraison et de facturation chez le client. Ces adresses sont utilisées lors de la saisie des commandes clients, des devis, des BL clients et des factures clients.

Les adresses de livraison contiennent les informations relatives aux conditions de transport. Si la livraison est à l'export, elle sera donc soumise à une nomenclature douanière (voir règle de gestion sur les lignes de commandes clients).
Le champ « Transit » permet de donner pour chaque adresse de livraison le nombre de jour calendaire dont vous avez besoin pour acheminer vos produits chez votre client .
Date de fin de fabrication = Date de livraison - Transit (voir Module Commande client).

La case a cocher EDI : Permet d'indiquer que l'adresse est utilisée dans l'EDI (exemple : liée à une ligne créée par EDI)

Le N_EDI sert pour les livraisons EDI pour indiquer un identifiant nécessaire à l'acceptation de la livraison sur les portails EDI et en spécifique dans certains traducteurs EDI (Macros Forterro) où l'on identifie l'adresse de livraison avec ce N°.

Les adresses de facturation contiennent les informations comptables (mode de règlement, n° de compte général, n° de compte tiers, journal, type de TVA, TVA CEE, N° acheteur Transfact, conditions de paiement, code pays, …).
Le N° de compte tiers est un identifiant unique pour le client (compte de votre client dans la comptabilité), le N° de compte est utilisé en comptabilité pour regrouper des clients, suivant leur secteur d'activité par exemple. Il en va de même avec le n° de section analytique.

[DEB 2024.4.25.0326]

Ajout des champs IBAN,BIC dans l'écran d'adresse

[FIN 2024.4.25.0326]

Identifiant schéma : contenant les valeurs ci dessous

0009 --> SIRET
0300 --> UE_HORS_FRANCE
0301 --> HORS_UE
0302 --> RIDET
0303 --> TAHITI
0304 --> AUTRE
0305 --> PARTICULIER
Aucune
Lorsque la valeur est saisie (pas NULL) alors faire apparaitre le champ SCHEMA et rendre obligatoire sa saisie. Quand le champ vaut 0009 les données du SIREN et du code établissement devront être saisies et viendront initialisées la valeur du champ SCHEMA

Code service : CODE_SERVICE en saisie libre
Gestion factor : Oui/non
- Si Oui
  - Champs Adresse de facturation et Contact client visibles et obligatoires
- Si non
  - Champs Adresse de facturation et Contact client cachés

La 1ère adresse de livraison et la 1ère adresse de facturation sont automatiquement créées lors de la création du client et il est impossible de les supprimer. Elles sont liées aux informations de l'entête du client et automatiquement modifiées lors de la modification de celui-ci. Par défaut Helios ERP considère cette adresse comme étant l'adresse principale ; cette information peut être modifiée et l'adresse automatiquement reprise lors des créations de commandes. Mais l'on peut définir une nouvelle adresse comme étant principale.

6.2. Les contacts de la fiche "Client"

Cet écran permet de saisir vos différents contacts chez le client. Ils sont utilisés lors de la saisie des commandes clients et des devis.
Il est possible de désactiver un contact pour ne plus le voir apparaître dans les listes associées.
Outre les données administratives, il est possible d'affecter à chaque contact une adresse professionnelle (choisie parmi les adresses de livraison et de facturation du client de rattachement) et une adresse personnelle (bouton Adresse Pers.).
Il est possible d'associer à chaque contact une adresse mail ainsi qu'un mode de diffusion.
Ces deux informations seront automatiquement reprises par Helios ERP lors des diffusions dans le cadre de la gestion documentaire ou qualité.
Il est possible de consulter le journal d'évènements associé à chaque contact (voir règle de gestion sur le journal d'évènements) et de créer un message dans Agora directement associé à ce contact client.

6.3. Les Compétences de la fiche "Client"

Comme pour les agréments applicables à vos fournisseurs et sous-traitants, il est possible de gérer dans Helios ERP la notion de compétence applicable au personnel.

En effet, chaque client peut exiger que certaines opérations ne soient réalisées que par du personnel compétent.
Pour cela, il faut impérativement associer au client une notion de compétences, définies dans le Module Paramétrage/Codifications/Compétence.
Il faut, ensuite les distribuer aux ressources (Module Ressource technique/Personnel) concernées.
Cette distribution, permet la saisie des données suivantes :
La période de validité de la compétence
La notion de qualification pour cette compétence.
Les règles de gestion portant sur cette notion de compétence concernent les gammes, les pointages, la planification par pôle de compétence (option).
Toutes les fonctionnalités (validation de commandes, validation documentaire, …) nécessitant une compétence associée (voir dans les paramétrages des modules respectifs) sont à déclarer sur le client de code « 0 ».

A venir pas encore disponible dans la version la fenêtre de basculement H3

6.4. Les Procédés de la fiche "Client"

Ce module permet de gérer tous les agréments fournisseurs et sous-traitants associés à n'importe quel client y compris le client de code 0 qui représente votre société.
Pour cela, il faut impérativement associer au client une notion de procédés, définis dans l'écran "Procédés" (Alodine, Trempe,…) et regroupée par spécialités, et les distribuer aux fournisseurs et sous-traitants concernés dans les modules concernés.

Cette distribution permet la saisie des données suivantes :

La référence de l'agrément
L'origine (démarche commerciale, audit, agrément suivant une norme…)
La méthode de renouvellement (audit, suivi qualité,…)
La période de validité de l'agrément.

Les méthodes et origines d'agréments sont laissées libres à l'entreprise et sont à renseigner dans le Module Paramétrage/Codifications/Agréments.
Les règles de gestion portant sur cette notion d'agrément concernent les gammes et les commandes -traitants.

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6.5. Gestion des contrats en fiche "Client"

Les contrats pré-initialisent le prix, le délai, la quantité et l'approvisionneur lors de l'intégration par EDI ou lors d'une saisie manuelle d'une commande client en fonction de la date de livraison de la ligne de commande client.

Un contrat est valable pour un client ou un groupe de client (Airbus, Dassault...) pour une période donnée. Il doit être actif pour être pris en compte et ceci pour la date de livraison de la commande.
Si pour une date de livraison donnée, il n'existe pas de contrat actif, c'est le contrat actif du client de la commande avec le code contrat le plus élevé qui est pris en compte. S'il s'agit d'une intégration EDI, aucun prix ne sera remonté dans ce cas.
Lors de l'activation d'un contrat, Helios ERP vérifie si les références au contrat n'existent pas déjà sous un autre contrat pour le même client et pour la même période. Si c'est le cas le contrat ne sera pas activé.
Les champs « validé par », « signataire » et le mode de règlement par défaut permettent de renseigner directement les commandes crées par EDI.
Le champ « Validé par le client » est juste une information.
Les types de contrats vont permettre de gérer plusieurs contrats pour un même client qui porteront sur des articles différents. Ex : Contrat chaudronnerie, contrat tôlerie …
Ils peuvent être de type EDI ou NON* (case à cocher).

*Contrats non EDI : Ils peuvent être renseignés pour des clients non traités en EDI lorsque les tarifs appliqués ne sont pas issus de vos calculs (simulation article, catalogue de prix, gestion tarifaire) car imposés par le client.

6.5.1 Création d'un contrat

Il faut sélectionner « Nouveau contrat ». puis sélectionner le client (1) dans la fenêtre qui apparaît et valider (2).
Une fois le client sélectionné, il faut saisir les données de l'entête du contrat.
Puis saisir les données du contrat, Type, N°de contrat, période de validité, remises, mode de règlement , EDI ou Non EDI…

Remarque :
Il est possible de gérer un contrat client en rang d'avion. La case à cocher permet de passer d'un mode de gestion à l'autre.
Ce mode de fonctionnement est aussi présent dans les écrans de basculement des contrats ainsi que lors de la création d'un contrat.

Si un article est géré dans un contrat basé sur les rangs avions les données saisies dans les contrats à date ne seront pas utilisées.

Les champs de date sont remplacés par les champs de gestion des rangs (2) et (3) lorsque la case de gestion des rangs est cochée sur l'interface
Puis sélectionner le bouton « Exécuter ».
La liste de articles apparaît dans la liste de gauche (1), saisir le prix des articles pour le contrat et renseigner les zones suivantes, Délai, Transit, lot… puis faire passer dans la liste de droite les articles du contrat via le bouton noté (2).

Valider.

6.5.2. Postulats (Règles qui régissent l'utilisation des contrats)

L'activation d'un contrat désigne à la fois la validation et la mise à disposition du contrat pour la saisie des commandes clients.
Une fois activé il peut être à tout moment désactivé et lors de la saisie des commandes le contrat n'est plus utilisé (c'est la stratégie tarifaire de la société qui prend le relais).
Un client peut posséder plusieurs contrats actifs.
Un article ne peut se trouver que dans un contrat actif pour une période donnée.

Toutes ces règles sont gérées sur la fonctionnalité « Activer le contrat », si une d'elle n'est pas vérifiée un message vous aiguillera dans l'erreur diagnostiquée.

6.5.3. Lignes de contrat

Une ligne de contrat est une référence article, elle est accessible via un double clic, sur la ligne concernée. Elle permet de compléter les données de la ligne du contrat.
Le « Coût de lancement » permet de pré initialiser le prix unitaire avec un coût fixe en plus du tarif catalogue.
Les champs « Semaine » et « mois » servent pour l'EDI Sup@irworld pour la distinction entre Horizon flexible (semaines) et Horizon Prévisionnel (mois).
Transit (voir Module Commande Client).

Cet écran permet aussi de renseigner l'année, le mois de référence et le nombre de mois qu'il faut soustraire à la date de livraison lors du calcul du delta matière (gestion de l'alliage matière : voir Module Matières).
A la création de la ligne, ces champs sont initialisés automatiquement en fonction des données de la fiche client.
Pour chaque ligne, le catalogue permet de donner le prix unitaire par quantité ou fixe.
De plus, le contrat permet de stocker l'approvisionneur par défaut de la pièce pour le client, cet approvisionneur peut fournir la totalité des besoins pour la pièce (dans ce cas on parle d'appro client), ne peut rien fournir (c'est de l'appro propre), ou peut fournir une partie des besoins (appro partiel).

[DEB 2023.4.24.0320]

Dans l'écran du module contrat Client il y a maintenant un onglet Prix qui reprend les information du catalogue pour visualiser directement a la donnée

[FIN 2023.4.24.0320]

6.5.3.1 Transférer

6.5.3.2 Rafraichir appro cmd client

Cette fonctionnalité permet de rafraichir le type d'appro des commandes client pour l'article de la ligne de contrat client et le Client si le contrat est actif et la commande n'est pas facturé.

6.5.3.3 Rafraichir OF

Cette fonctionnalité permet de rafraichir le type d'appro des OFS pour l'article de la ligne de contrat client si le contrat est actif et l'OF n'est pas Soldé

6.5.4. Cas de l'appro partiel

Si votre référence est constituée à la fois de besoins (composants – matières) fournis par le client et par votre société, on dira que votre article est géré en appro-partiel.
Pour cela il faut renseigner le type d'appro sur la ligne de contrat : « Appro partiel », le bouton « Appro partiel » s'active, il permet de stocker la nomenclature (à plat) des besoins de l'article et pour chacun des besoins l'approvisionneur qui peut être le client ou le stock propre de la société. Si vous initialisez le type d'appro. en Appro. partiel, une première construction de la configuration en automatique est proposée.

Attention : Le client doit exister comme fournisseur pour gérer l'appro partiel. Une action existe en fiche fournisseur pour créer automatiquement un fournisseur d'après la sélection d'une fiche client.

Initialisation automatique de la configuration pour la gestion de l'appro. partiel :
Lorsque vous choisissez le type d'appro. « Appro client partiel » une première initialisation est faite suivant la méthode décrite si dessous :

Mise à plat de tous les liens composant et matière quel que soit le niveau de la nomenclature de l'article.
Initialisation de chacun des liens en fonction des mouvements d'entrées dans les stocks sociétés et clients, s'il existe un mouvement d'entrée dans le stock client alors le lien matière ou composant sera initialisé en appro client, sinon sur le groupe et enfin en appro. propre

Ainsi cette première initialisation génère une configuration de type approvisionnement « client partiel », cette configuration est modifiable.

Initialisation manuelle de la configuration pour la gestion de l'appro. partiel :
Pour configurer les approvisionnements partiels, il faut sélectionner le bouton « Appro partiel », l'écran de création de l'Appro partiel s'ouvre.

: Zone de configuration des liens composant : cliquez sur la colonne appro client pour choisir le type d'appro. sur le lien
: Zone de configuration des liens matière : cliquez sur la colonne appro client pour choisir le type d'appro. sur le lien
: Dans le cas où la nomenclature à évoluée, il faut cliquer sur le bouton « Exécuter » .

Mise à jour de la configuration{*}.
Les nomenclatures d'appro partiel stockées au niveau des lignes de contrat peuvent ne pas être à jour si les nomenclatures des données techniques évoluent (ajout ou suppression d'article, création de lien composants et matières sur des articles de la nomenclature, rajout d'équivalents sur les liens principaux, modification des quantités de besoin…).
Pour éviter les incohérences il convient de venir rafraichir la nomenclature d'appro partiel, à chaque évolution de celle-ci.
Pour faciliter la cohérence un paramétrage au niveau du module article permet de mettre à jour les nomenclatures d'appro partiel.

Le mode manuel est le mode par défaut, il faut à chaque évolution venir modifier la configuration stockée sur la ligne de contrat en passant par le bouton .
Le mode automatique rafraîchit systématiquement toutes les nomenclatures d'appro partiel impactées par une modification (création, modification ou suppression de lien, article, composant, matière ou équivalent) de la nomenclature de l'article contractualisé, sans modifier l'initialisation effectuée auparavant.
Le mode semi auto piloté par Agora permet à l'utilisateur de déterminer quels sont les contrats à rafraichir. Dans ce cas, il faut paramétrer un workflow, pour informer les services concernés et rafraichir les données. Un Workflow par défaut doit être paramétré dans l'écran de paramétrage du module article. Il est possible de créer plusieurs scénarii car le workflow peut être différent suivant le client, la famille ou la sous famille de l'article.
L'ordre de choix sera :

Sous famille d'article.
Famille d'article.
Client du contrat.
Paramétrage général.

Cette configuration est automatiquement remontée à la saisie d'une commande client sur la ligne de commande, elle reste modifiable (voir Module Commande Client).

6.5.5. Gestion des groupes d'entreprise dans les contrats

Les groupes d'entreprises permettent d'associer plusieurs clients entre eux, de manière à utiliser (ou non) le contrat d'un des clients du groupe si pour un article donné le client ne possède pas de contrat. Le groupe est utilisable pour les groupes d'entreprise qui possèdent plusieurs entités ou sociétés et pour lesquels un contrat groupe est applicable.
C'est dans l'écran « Groupe d'entreprise » que l'on peut accéder à la gestion des groupes d'entreprise.

Seuls les clients fournisseurs du groupe remontent dans la liste de choix des clients pour les approvisionnements.
Au niveau :

Des lignes de commandes clients.
Des lignes de contrat.

Exemple : Listes des clients d'un groupe.

Le passage dans la liste de droite se fait via un drag and drop des lignes sélectionnées (Cliquer/Glisser).
6.5.6. Rafraîchissement des tarifs

Cette procédure permet d'initialiser ou de mettre à jour le prix des contrats en utilisant la stratégie tarifaire sans toucher aux remises déjà négociées.

Exemple:
Si le coût de fabrication d'une famille d'articles a augmenté considérablement au cours de l'année (augmentation du coût de la matière, position de monopole d'un sous-traitant …) vous pouvez alors d'un click (une fois votre catalogue de prix interne recalculé) mettre à jour tous les contrats client possédant un article de cette famille.
Le rafraîchissement des contrats se fait au travers un écran de basculement selon les filtres suivant : N contrat, client, famille article, sous-famille article et code article…

*Attention :* c'est une fonction dangereuse car elle remonte les prix du catalogue dans le contrat. Il est important d'autoriser son accès seulement à des personnes ayant une parfaite connaissance de la politique tarifaire vis-à-vis des clients

6.5.7. Gestion des remises des contrats

C'est la gestion des remises négociées avec le client sur un contrat ou un article particulier.
La gestion des remises se fait au travers d'un écran de basculement selon les filtres suivants : famille article, sous-famille article et code article…
Dans la liste de gauche, il est possible de saisir ligne par ligne les remises applicables. Il est possible aussi de saisir pour un ensemble de lignes sélectionnées la remise.

6.5.8. Evolution tarifaire

Cette fonctionnalité permet facilement « d’augmenter » (ou diminuer) les tarifs d’un contrat ou partie d’un contrat via la saisie d’un taux d’augmentation ou de diminution du tarif.

6.5.9. Paramétrage Contrat Client

Paramétrage (H2) → Gestion des contrats

6.6 Gestion Documentaire

Le fonctionnement est similaire quelque soit le module appelant, Article, Matière, Composant, Consommable, Centre de charge, Machine...

Cet écran permet d’associer des documents à l’article et de les visualiser . Les documents doivent au préalable avoir été insérés dans la Base depuis le /wiki/spaces/SUPPHELIOS/pages/32212055.

Deux types de liens vers le document peuvent être créés :

Lien flottant : le lien se fait toujours sur le dernier indice valide. Ce lien évolue « tout seul », sans impact sur l’article.
Lien fort : le lien se fait sur un indice valide et toute évolution « peut » avoir des conséquences sur la gestion de l’article, il faudra cocher la check box pour créer un lien fort lors du basculement.

La visualisation du document lié à l’article s’effectue par l’intermédiaire de l’icône.

L’impression du document peut se faire avec l’OF, si la case Imp. sur l’OF est cochée et que le paramétrage du module OF le demande (voir Module Paramétrage/OF).

Il est nécessaire d'enregistrer après une modification dans l'écran de droite( imp. sur lOFS/ Nb imp/ Sym. plan).

Ecran Helios ERP

Ecran H2 n'est plus disponible après la version 2023.4.24.0930, on utilise l'écran ci dessus.

6.7. Manipulation des adresses de stock

Permet d'effectuer une restriction des adresses liée aux clients avec le type de ligne de la commande.

Si les deux sont renseignées on fusionne en stock restreint sur la ligne de cdi les adresses liées aux 2 endroits ( Cela ne prend le pas sur le paramétrage de la gestion de stock de l'article).

6.8 Société

Permet dans le cadre du multi société d'assigner un client a une Société en basculant la société a droite.

A venir pas encore disponible dans la version la fenêtre de basculement H3

7. Les outils du module "Client"

7.1. Envoyer par Agora du module "Client"

Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le client en cours.

7.2. Impression du module "Client"

Il s'agit des éditions disponibles.

8. Paramétrage du module "Client"

Paramétrage (H2) → Client

Définition des valeur par défaut utilisé pour la création d'une nouvelle fiche client.

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