1. Introduction 
Ce module permet de définir l’ensemble des Demande d'achats effectuée dans l'entreprise
Une demande d’achat représente une demande émise en interne pour commander des produits ou des services auprès du département des achats au sein d’une entreprise. La demande d’achat est la première étape qui s’impose pour l’approvisionnement des produits et des services et pour amorcer les achats.
Il sera possible de commander des Fournitures (matière, composant, Outillage, consommable) ou sans référence.
Toutes les informations rattachées sont directement accessibles :
- Commande fournisseur liées à la demande d'achat.
2. Les codificateurs de demande d'achat
Avant d'aborder la notion des demandes d'achat, il n'est pas nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Demande d'achats. mais d'avoir créer des Fournitures (matière, composant, Outillage, consommable) si on souhaite effectuer des demandes d'achat différente d'une fourniture sans référence.
3. L'écran principal Demande d'achat
Cet écran permet de saisir les informations du Demande d'achat :
Une demande d’achat comporte entre autres un numéro (N° DA), une date de demande, un statut, un demandeur, des notes.
Vous pouvez créer des demandes d’achats sur les composants, matières, consommables (stockés et non stockés), les outillages ainsi que pour les achats sans références. Le demandeur peut également annoter des remarques sur la demande afin d’apporter des informations pertinentes pour la validation et pour le passage en commande.
Concernant le statut de la demande d’achat, il en existe 4 :
- En attente: La demande d’achat vient d’être créée
- Acceptée: Lors de la validation, le responsable a donné une réponse favorable. Cette demande d’achat est maintenant parée pour être basculée en commande.
- Refusée: Lors de la validation, le responsable n’a pas jugé bon de valider favorablement la demande. Une réponse dans un champ texte peut être apportée afin de légitimer le refus.
- Commandée: La demande d’achat a été basculée en commande. Elle ne peut plus être modifiée ou supprimée.
4. La Toolbar de la fiche "Demande d'achat"
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour le Demande d'achat sélectionné.
4.1. Les Fournitures du module "Demande d'achat"
Lors de la création on sélectionne une fourniture, ce bouton permet de venir effectuer une modification si la fourniture sélectionnée n'est pas la bonne.
Le bouton est disponible uniquement si le statut de la demande d'achat est au statut en attente.
4.2. Fichiers liés du module "Demande d'achat"
Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.
Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.
Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.
Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?
4.3. Liste des fournisseurs du module "Demande d'achat"
Lors de la création on peut sélectionner un fournisseur de la fourniture sélectionné, ce bouton permet de venir effectuer une modification si le fournisseur sélectionné n'est pas le bon.
On affiche uniquement les fournisseurs déjà liés à la fourniture sélectionnée.
Le bouton est disponible uniquement si le statut de la demande d'achat est au statut en attente.
4.4.Selection d'un Centre de frais du module "Demande d'achat"
Le centre de frais est disponible uniquement pour une fourniture Consommable et/ou Sans référence.
Pour tous les autres types de fourniture le bouton n'est pas disponible
Le statut de la demande d'achat doit être en attente également.
4.5 Suppression d'une Fiche Demande d'achat
Permet de supprimer d'une fiche si elle n'est pas passer en commande fournisseur
Si le Demande d'achat a un lien avec une commande fournisseur il ne sera pas possible de la supprimer
5. Les Actions de la Fiche "Demande d'achat"
5.1. Valider de la fiche du module "Demande d'achat"
Pour valider une DA, il faut modifier le statut comme suit « Acceptée » ou « Refusée ». On y accède par le menu de la fenêtre en cliquant sur Fiche -> Valider.
Un écran de basculement permet de faire la manipulation en basculant les lignes acceptées ou refusées à droite.
Pour modifier le statut Acceptée ou Refusée il faut rebasculer la ligne dans la bonne colonne de gauche (Validées/Refusées)
Il est possible d’adjoindre une note pour motiver la réponse (zone en bas à droite de l’écran).
| Remarque : Si vous souhaitez mettre le texte en réponse pour plusieurs lignes, sélectionnez les lignes à basculer, saisissez votre texte dans la zone « Notes réponse », puis basculez les lignes à droite. |
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5.2.Importer de la fiche du module "Demande d'achat"
Il est possible d'importer plusieurs demande d'achat via un fichier d'import.
Il faudra déposer le fichier dans C:\HeliosII\DEMA_ACHT du poste client afin de le sélectionner directement.
Voici ci dessous un exemple de Template d'import :
6. Les outils du module "Demande d'achat"
6.1. Import Matrix du Module "Demande d'achat"
6.2. Envoyer par Agora du Module "Demande d'achat"
Objectifs du module
Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.
L’écran principal
L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception
Création d’un élément
Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.
Eléments envoyés
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.
Boite de réception
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.
Fonctions Lire, Modifier et Supprimer
Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.
7. Basculement des demandes d'achat en commandes
Pour transformer vos demandes d’achats en commande, allez dans le module commande fournisseur et cliquez sur menu. Allez dans « Basculer\ Tout basculer ». Filtrez sur la colonne intitulée « Provenance » en sélectionnant « Basculer DA ».
En bas à droite figure le texte que le demandeur aura pu saisir pour indiquer par exemple le fournisseur avec qui il aura négocié un prix etc ….
Bien entendu basculez à droite les lignes sélectionnées. Il est également possible de les fusionner avec des lignes provenant d’autres flux (Basculer besoin, PDP et Appro.) si les règles de fusion sont respectées.
Une fois la commande passée, le statut de la demande d’achat passe à « Commandée » et celle-ci n’est plus modifiable.
| Remarque : Lors de la suppression d’une commande fournisseur, si celle-ci est issue d’une demande d’achat, alors la demande d’achat passe du statut « Commandée » à celui de « Acceptée ». |
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