Serait-il possible de recevoir les factures fournisseurs sur mon ERP ce qui n’est pas le cas actuellement et ensuite de les transférer sur la comptabilité, et dans ce cas comment cela se passe-t-il ?

Nous n'avons pas la compta de l’ERP et nous recevons des factures hors ERP. Pourrons-nous les récupérer aussi par le même PDP Esker ?

a : Vous décidez maintenant de gérer ces factures fournisseurs dans votre ERP, et elles seront ensuite transférées à votre logiciel comptabilité comme c'est déjà le cas pour vos factures déjà traitées dans l'ERP.

b : Forterro s'occupe de la récupération de la facture et vous venez récupérer ces factures au niveau de notre plateforme FIH pour ensuite l'intégrer dans votre logiciel de comptabilité sans que cela ne transite par votre ERP. Votre logiciel de comptabilité devra cependant accepter le format FACTUR-X.

c : Vous choisissez une PDP tierce pour vos factures qui ne concernent pas l’ERP, avec un code service spécifique pour le routage.

Pour nos clients étrangers non soumis à Facture-X, la solution permettra-elle d'envoyer les factures simplement par mail comme le permet l’ERP aujourd'hui ?

La facturation électronique dans le cadre de la réforme ne concerne que les sociétés Françaises assujettis à la TVA. Pour vos clients et fournisseurs étrangers vous devez effectivement utiliser un autre canal d’échange et les fonctionnalités actuelles de votre ERP seront conservées. Par contre votre ERP va fournir ces échanges à l’étranger au PDP pour réaliser le e-reporting attendu par l’administration fiscale.

Sera t'il possible de transmettre les informations de règlement en provenance d'un logiciel comptable...

L’ERP va être en capacité de gérer les statuts des factures. Moyennant une interface à créer par l’intermédiaire de nos équipes services, vous pourrez remonter les informations de la comptabilité.

Comment sont gérées les interfaces lorsque la comptabilité est effectuée dans un autre logiciel que l’ERP ?

Les interfaces existantes de l’ERP vers des comptabilités tierces continuent de fonctionner. Par l’intermédiaire de nos équipes services ou si vous avez les compétences vous pouvez faire évoluer ces interfaces pour transférer les nouvelles mentions par exemple.

Est-ce qu'il sera possible d'utiliser l'archivage pour d'autres documents que la facturation. Est-ce que votre solution globale permet la dématérialisation des factures fournisseurs, clients, et même éventuellement d'autres documents RH.

Cela ne fait pas partie de notre offre standard. Une étude approfondie est nécessaire pour comprendre vos besoins et vous fournir la solution adéquate.

Concrètement comment fonctionnera la saisie des factures fournisseurs.

Cliquer/ déposer et saisie automatique ?

Le fonctionnement de saisie des factures est fonction de l’ERP utilisé. Notre objectif est d’automatiser le plus possible ce processus. Il n’y aura pas besoin de cliquer / déposer puisque l’ERP récupère les factures depuis la plateforme de dématérialisation (PDP). Il vous restera à valider la facture dans votre ERP et dans certains cas à la rapprocher au document commercial initial.

Quand logiciel compta pluggé à l’ERP, est-ce plus logique de faire transiter les informations PDP par l’ERP ou par le logiciel compta ?

La facture est au niveau de l’ERP dans la gestion commerciale. D’autant que la réforme prévoit à terme des obligations sur les articles facturés. Ce sont donc bien les échanges commerciaux qu’il est attendu de dématérialiser et non pas des écritures imputées par compte comptable. Vous conserverez la possibilité de transférer les factures dans votre comptabilité. La comptabilité contient parfois certaines écritures entrantes dont vous n’aviez pas besoin dans l’ERP. Nous allons vous donner la possibilité d’importer ces types de factures dans l’ERP.

Les factures arriveraient sur ESKER si j'ai bien compris, même si nos fournisseurs ne sont pas sur cette plateforme ?

C’est tout à fait ça. ESKER est votre PDP donc destinataire de toutes les factures vous concernant. C’est votre nouvelle boîte aux lettre 😊

Aura t'on accès aux workflows de validation des factures d'Esker ?

Notre solution standard se veut transparente pour l’utilisateur final. Les workflow de validation seront dans l’ERP.

La solution ESKER dispose-t-elle d'une dématérialisation de factures entrantes avec OCR sur les PDF, pour les fournisseurs qui ne seront pas Factur-X ou pour les fournisseurs étrangers ? Histoire d'avoir un seul produit...

Nous avons choisi de ne pas inclure de fonctionnalités OCR dans notre solution avec ESKER parce que le ROI sur de tels projets est difficile à obtenir. D’autant que cela concerne désormais exclusivement les factures étrangères. Toutefois, une étude plus approfondie est nécessaire pour comprendre vos besoins et vous fournir la solution adéquate.

Comment les statuts des factures (payée/refusée/litige/...) seront transmises à la PPF ?

Information transmise en automatique suite au lettrage des factures par exemple ?

Lorsque vous modifierez le statut de la facture au niveau de l’ERP, ce changement de statut sera envoyé à la plateforme PDP et donc également au PPF. Le changement de statut est une fonctionnalité sur laquelle vous avez la main, vous pourrez l’automatiser ou pas de la même façon que vous automatisez d’autres process dans votre ERP.