1. Introduction

La gestion des stocks d’Helios ERP a évolué pour permettre de gérer plus précisément la localisation des pièces dans une entreprise. Plusieurs niveaux de gestion sont disponibles.

Le premier niveau de gestion concerne le champ adresse qui permet de localiser les pièces en stock. Les adresses sont codifiables et peuvent être associées à toute fiche Hélios nécessitant le besoin d’une localisation. Des fonctionnalités de transfert de stock ont été rajoutées pour permettre les mouvements de pièces d’une zone à une autre. Cette gestion implique une grande rigueur lors des entrées / sorties des éléments du stock car le choix de l’emplacement doit être précisé et il devient primordial dans toute la gestion qui suit.

Le deuxième niveau de stock est la gestion des stocks par emplacement. Cette gestion permet de créer, pour la même référence, plusieurs fiches de stock. Ces « sous stock » sont directement mis à jour par hélios lors des diverses opérations quotidiennes d’entrée ou de sortie.

Des stratégies de réappro sont définies par sous stock. Il est possible soit d’acheter directement pour un sous stock, soit de considérer qu’un sous stock est réapprovisionné via un transfert de stock interne à partir d’un autre sous stock ayant lui-même sa propre stratégie de réapprovisionnement.

Remarque : Le stock par emplacement affiche uniquement les adresses liés a l'opérateur connecté afin que le magasinier ne gère que son périmètre.

2. Les codificateurs du Stock par emplacement

Avant d'aborder la notion de stock par emplacement, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des stock par emplacements.
Parmi ces codificateurs, on note :

Unité

Cette codification permet la gestion des unités dans Hélios.

il est possible de créer des unités propre avec une valeur de conversion a définir en fonction de l'unité international du type d'unité sélectionné

Adresse de stock

Il existe 6 niveaux hiérarchiques d’adresse de stock (Bâtiment / Zone / Travée / Niveau / Emplacement / Casier).

Seuls les 2 premiers niveaux serviront pour cette option.

Les niveaux inférieurs ne font office que de lieux de rangement détaillés pour l’utilité du magasin.

la codification Adresse de stock permet d'avoir une synthèse des couples Bâtiment/Zone pour le stock principal ou archivage.

Bâtiment

Le bâtiments est le premier niveau dans le cadres des gestions d'adresses dans HELIOS ERP

Il peut permettre dans le cadre des achats de définir le bâtiments de livraison si il y a plusieurs bâtiments dans l'entreprise.

Le bâtiment est définie par une abréviation et un libellé, on peut lier le bâtiment à une société dans la cadre du multi société.

Les adresse livraison dépendront de la société sélectionnée.

Le nombre de zone dans la grille permet de visualiser le nombre de zone concerné par le bâtiment.

= toute adresse liée à ce stock héritera de ce statut « Principal »

Cette coche est possible au niveau 1 et 2 (Bâtiment et Zone).

Elle doit être coché pour représenter :

Le(les) Magasin Central pour les réapprovisionnements par emplacement

et/ou

Les « stocks principaux » pour le CBN restreint aux emplacements

= À la suite d’un réaménagement d’entreprise, vous pourrez archiver des emplacements. Assurez-vous de ne pas avoir laissé de pièces dans ces emplacements.

(aide : Incohérence d’archivage des adresses …)

Remarque : Ne pas mettre de point dans les abréviation car HELIOS ERP affiche les différents niveaux de de stockage en les séparant par des points

Exemple : BAT1.ZO1.TRA1.NIV1.EMP1.CAS1

Zone

La Zone est le second niveau d'adressage dans HELIOS ERP sous le bâtiment

Lors de la création il faudra rattacher la zone au bâtiment ou créer le bâtiment si nécessaire.

Le bouton sélection du bâtiment permet de modifier le bâtiment rattaché a la zone.

Le bouton adresse de stock permet de basculer des adresses

Température permet de définir via la codification température la température de la zone

Le nombre de travées dans la grille permet de visualiser le nombre de travées concerné par le bâtiment.

= toute adresse liée à ce stock héritera de ce statut « Principal »

Cette coche est possible au niveau 1 et 2 (Bâtiment et Zone).

Elle doit être coché pour représenter :

Le(les) Magasin Central pour les réapprovisionnements par emplacement

et/ou

Les « stocks principaux » pour le CBN restreint aux emplacements

= À la suite d’un réaménagement d’entreprise, vous pourrez archiver des emplacements. Assurez-vous de ne pas avoir laissé de pièces dans ces emplacements.

(aide : Incohérence d’archivage des adresses …)

Remarque : Ne pas mettre de point dans les abréviation car HELIOS ERP affiche les différents niveaux de de stockage en les séparant par des points

Exemple : BAT1.ZO1.TRA1.NIV1.EMP1.CAS1

Travée

Les travées sont le 3 éme niveaux des adresses de stock

La travée est obligatoirement en lien avec une Zone

Les dimensions sont purement informatif et permet de définir une taille de travée.

L'unité sera de la famille des longueurs.

Remarque : Ne pas mettre de point dans les abréviation car HELIOS ERP affiche les différents niveaux de de stockage en les séparant par des points

Exemple : BAT1.ZO1.TRA1.NIV1.EMP1.CAS1

Niveau

Les niveaux sont le 4 éme niveaux des adresses de stock

Le niveau est obligatoirement en lien avec une travée

Les dimensions sont purement informatif et permet de définir la taille du niveau.

L'unité sera de la famille des longueurs. La hauteur Maxi est également informatif et permet de définir la hauteur maximum de la pièce stocké.

Remarque : Ne pas mettre de point dans les abréviation car HELIOS ERP affiche les différents niveaux de de stockage en les séparant par des points

Exemple : BAT1.ZO1.TRA1.NIV1.EMP1.CAS1

Emplacement

Les emplacements sont le 5 éme niveaux des adresses de stock

L'emplacement est obligatoirement en lien avec un niveau

Les dimensions sont purement informatif et permet de définir la taille du niveau.

L'unité sera de la famille des longueurs.

Remarque : Ne pas mettre de point dans les abréviation car HELIOS ERP affiche les différents niveaux de de stockage en les séparant par des points

Exemple : BAT1.ZO1.TRA1.NIV1.EMP1.CAS1

Casier

Les casiers sont le 6 éme et dernier niveaux des adresses de stock

Le casier est obligatoirement en lien avec un emplacement

Les dimensions sont purement informatif et permet de définir la taille du casier.

L'unité sera de la famille des longueurs.

Remarque : Ne pas mettre de point dans les abréviation car HELIOS ERP affiche les différents niveaux de de stockage en les séparant par des points

Exemple : BAT1.ZO1.TRA1.NIV1.EMP1.CAS1

Transctockeur

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3. L'écran principal Stock par emplacement

Les stock par emplacements regroupe l'ensemble des stocks (article, matière, matière client, composant, composant client, consommable, CSG matière, CSG composant) par bâtiment zone si l'information est définie.

La 2^ème partie définit la composition physique du stock pour la zone :

Quantité en stock : nombre d’éléments encore présents sur cette zone.
Quantité réservée sur stock : nombre d’éléments présents dans le stock et réservés pour des lignes de commandes clients ou pour des ensembles.
Quantité à réserver sur stock : nombre d’éléments présents en stock et qui vont être réservés par le calcul du besoin en cours, lorsque celui-ci sera terminé et validé.
Quantité disponible : nombre d’éléments en stock et non réservés.
Quantité en fabrication : nombre d’éléments en cours de fabrication pour le stock. Ils sont valorisés dans l’encours de fabrication.
Quantité réservée sur en-cours : nombre d’éléments en fabrication pour le stock et réservés pour des lignes de commande client ou pour des ensembles.
Quantité à réserver sur en-cours : nombre d’éléments en fabrication pour le stock et qui vont être réservés par le calcul du besoin en cours, lorsque celui-ci sera terminé et validé.

Les informations ci-dessous viennent surcharger les informations de la fiche de stock et son propre a la fourniture/zone sélectionné

Le seuil de sécurité : c’est la quantité en dessous de laquelle le calcul du besoin ne pourra plus faire de réservation. Il génèrera un OF mais vous pourrez quand même réserver et livrer manuellement les pièces. L’ OF généré servira alors à «couvrir» le renouvellement de ce seuil.
Le seuil de réappro : c’est la quantité en dessous de laquelle Hélios détecte qu’un élément est à réapprovisionner. Cette alarme est activée dès que :
Qté dispo. dans le stock + Qté dispo. dans les en-cours + Qté déjà lancée en réappro < Seuil de réappro.
Le délai de réappro : permet de définir le délai de réalisation lors d’une commande de réappro.
La quantité de réappro : c’est la quantité à réapprovisionner. Elle est fixe mais manuellement modifiable.

Hélios ERP gère automatiquement le passage de l’encours de commande au stock « ferme » en fonction du paramétrage des réceptions et du contrôle des commandes fournisseurs. Toute réception génèrera une entrée de stock. C’est la garantie de la traçabilité !

Remarque : Le stock par emplacement affiche uniquement les adresses liés a l'opérateur connecté afin que le magasinier ne gère que son périmètre. Voir Module Personnel

4. Les Onglets

4.1.Mouvement de stock du stock par emplacement

Affichage des mouvements du stock.

Si il 'y avait pas d'adresse avant le mouvement de stock nous n'auront pas la ligne dans la grille mais si il y a une adresse d'origine nous auront l'information du mouvement.

5. La Toolbar de la fiche "Stock par emplacement"

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour l'par emplacement sélectionné.

5.1. Fourniture du module "Stock par emplacement"

Ouverture d'un écran secondaire contenant la liste des fourniture par emplacements non liées au stock.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pendant la création de la fiche de stock afin de changer de par emplacement si il y a eu une erreur lors de la sélection du par emplacement.

5.2. Zone du module "Stock par emplacement"

Disponible uniquement lors de la création de la ligne de stock par emplacement afin de modifier la zone ( Bâtiment/Zone) sélectionné lors de la création.

5.3. Suppression d'une Fiche "Stock par emplacement"

Permet de supprimer une fiche si il n'y a pas déjà une quantité disponible en cours.

5.4. Impression d'une Fiche "Stock par emplacement"

L'impression de la toolbar lance l'impression via le serveur d'application Hélios ERP si l'opérateur a les droits et que l'administrateur a installé le runtime du serveur d'application.

Sinon il faudra utiliser l'impression H2 depuis le menu outils

6. Les Liens de la Fiche "Stock par emplacement"

6.1. Entrées stock de la fiche du module "Stock par emplacement"

Ouverture de l'entrée de stock en fonction de la fourniture sélectionné (voir module du stock spécifique)

6.2. Sorties stock de la fiche du module "Stock par emplacement"

Ouverture de la sortie de stock en fonction de la fourniture sélectionné (voir module du stock spécifique)

6.3. Initialiser de la fiche du module "Stock par emplacement"

C’est une option du menu Stock qui permet de remettre à jour toutes les quantités sur le stock en balayant toutes les entrées et sorties, toutes les commandes d’achats en cours et toutes les réservations posées.

Dans le module paramétrage maintenance, la fonctionnalité « restauration du stock » permet de lancer une initialisation sur l’ensemble des stocks.

6.4. Réserv. stk et Réser. en-cour de la fiche du module "Stock par emplacement"

Ouverture de la réservation fonction de la fourniture sélectionné (voir module du stock spécifique)

6.4. Stock de la fiche du module "Stock par emplacement"

Ouverture de la fiche de stock de la fourniture sélectionné dans le module du stock concerné (voir module du stock spécifique)

6.5. Commande fournisseur encours du module "Stock par emplacement"

Disponible pour matière/composant/consommable permet de voir les lignes de commande liés à la fourniture selectionné

6.6. Chutes/Sortie sur chutes/ Réservation sur chutes de la fiche du module "Stock par emplacement"

Ouverture des écrans de chutes pour une matière en fonction de la fourniture sélectionné (voir module du stock spécifique ici stock matière )

7. Les outils du du module "Stock par emplacement"

7.1. Mouvement de stock du module "Stock par emplacement"

L'écran de mouvement de stock permet Lde définir une adresse de destination dans un premier temps et ensuite dans un second temps de basculer à droite les fournitures qu'on souhaite déplacer.

Les fournitures peuvent être : Consommable/ Matière/ Composant/ Article/ Chute/ Consignation comp./ Consignation mati

On propose dans la liste les fournitures qui ne sont pas stocké a l'adresse sélectionné.

Pour des matières de type longueur et surface a l'heure actuel on est obligé de déplacer l'ensemble du format a l'intérieur du stock, il n'est pas possible de déplacé du partiel ou un mouvement avec des chutes.

La scission s'effectue au nombre du format et non au format.

Sur 10 barres de 3M on peut déplacer 8 barres de 3M mais pas 8 barre de 2M

7.2. Agora du module "Stock par emplacement"

Objectifs du module

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

8. Paramétrage du module "Stock par emplacement"

Accessible depuis le menu Paramétrage/ Stock par emplacement

Permet de définir des règles de gestions

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