1. Introduction

Ce module a pour but de gérer toutes les pièces comptables relatives à vos commandes clients :

il assurer le lien entre les commandes clients, les livraisons associées et la facturation de celles-ci.
il permet "d' exporter" vers votre comptabilité, dans la limite des interfaces existantes.
il permet de gérer les avoirs clients. Ces avoirs sont gérés directement par ligne de facture pour assurer des bilans de commandes prenant en compte les prix vendus mais aussi le montant des avoirs.
il assure tout le suivi des factures dans le cadre de l’EDI par l’envoi d’un fichier informatique au format exigé par vos clients.

2. Les codificateurs de la Facturation Client

Avant d'aborder la notion de facturation client, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des facturation clients.
Parmi ces codificateurs, on note :

3. L'écran principal Facturation Client

Une facturation client sous Hélios ERP définie par un code et N° de facture

Une facture concerne un seul client mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs BL différents (voir lignes). Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande. Elle n’est pas modifiable

Cet écran permet de visualiser les informations de la facturation client :

La date de facturation est calculée automatiquement par Hélios, d’après le mois de facturation choisi lors de la création de la facture et d’après le paramètre «jour maximum pour la date de facturation» (voir Module Paramétrage H2 ->Facturation) mais peut être modifiée par l’utilisateur.
La date d’échéance est calculée automatiquement par Hélios, lors de la création de la facture en fonction du paramétrage des factures (Module Paramétrage) :

Ces choix sont paramétrable mais reste modifiable par l’utilisateur.

- - - La date de livraison du 1^er BL facturé et le mode de règlement.
    - La date de facture et le mode de règlement.
    - La date d’expédition du 1^er BL facturé + le mode de règlement.

Le mode de règlement, le type de TVA et la TVA sont ceux, par défaut, de l’adresse de facturation du client qui est ramenée automatiquement par Hélios lors de la création de la facture (voir ci-dessus). Ils sont modifiables sur la facture.
Le statut d’une facture est mis par défaut à «en attente» ; il passe automatiquement à «envoyée» lors de son envoi. Le passage au statut «réglée» se fait manuellement en modification ou à l’aide de la fonction Régler.
Le N° COMPTA est un témoin de transfert en comptabilité. Mis à jour lors des exports, il empêche tout nouvel export pour cette facture et toute suppression.
Contri Env. : Contribution environnementale (FACTURE.TAXE_ENV) n’est visible que si le paramétrage n’est pas coché (si cochée la saisie se fait à la ligne de facture ( voir Module Paramétrage H2 → Facturation) lors de la la modification, mettre à jour le champ montant taxe environnementale
Montant HT : Le champ montant final est un champ calculé à partir de la formule : round(if(montant - if(isnull( mtt_acpt_fact) , 0, mtt_acpt_fact ) < 0, 0, montant - if(isnull( mtt_acpt_fact) , 0, mtt_acpt_fact )), 2)
Escompte : Champ compute_1 calculé : la valeur de l’escompte est présent sur le mode de règlement associé à la facture (COND_REG.ESCOMPTE) : montant * escompte / 100
Résultat TVA : mtt_tva_final calculé : round(if( compute_2 - if(isnull( mtt_acpt_tva ), 0, mtt_acpt_tva ) < 0, 0, compute_2 - if(isnull( mtt_acpt_tva ), 0, mtt_acpt_tva )), 2 )
Montant TTC : champs calculé : mtt_final+ if(isnull(port), 0, port) + if(isnull(emballage), 0, emballage) + if(isnull( mtt_taxe_env ), 0, mtt_taxe_env ) + mtt_tva_final - compute_1
TVA : Champ compute_2 calculé : montant - compute_1 + port + emballage + if(isnull(mtt_taxe_env), 0, mtt_taxe_env)) * (tva / 100)
Champs % : Comprit entre 0 et 100

4. Les Onglets

4.1. L'onglet "Ligne" du module "Facturation Client"

Affichage des ligne de facture correspondant a l'entête. Si l'opérateur double clique sur la ligne l'écran secondaire des lignes s'ouvre

4.2. L'onglet "Adresse" du module "Facturation Client"

L’adresse de facturation est à choisir parmi celles saisies pour ce client dans le module Clients. Lors de la création de la 1^ère ligne de facture, Hélios ramène par défaut l’adresse de facturation de la commande client portée par la ligne de BL facturée. Cependant, une facture contient une seule adresse de facturation, un seul mode de règlement et un seul type et taux de TVA issu de l’en tête de la commandes (un type de TVA + un taux de TVA = un compte de vente). Il faut donc les regrouper par caractéristiques.

5. La Toolbar de la fiche "Facturation Client"

5.1. Les notes du module "Facturation Client"

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.

Le bouton permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

5.2. Fichiers liés du module "Facturation Client"

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.

Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?

5.3. "Ligne" du module "Facturation Client"

Une ligne de facture concerne une ligne de BL avec une quantité facturée et un prix unitaire facturé. Cette quantité est au plus égale à la quantité livrée de la ligne de BL, une ligne de BL pouvant être partiellement facturée.

Le prix unitaire facturé est récupéré de la ligne de commande mais peut être modifié par l’utilisateur.

Il est possible de créer une facture avec des lignes concernant des BL différents et donc, éventuellement, des commandes différentes ; ceci à condition que ces BL concernent le même client.

Hélios interdit de facturer sur une même facture un ensemble des lignes de BL dont les commandes correspondantes n’ont pas :

le même mode de règlement
le même type de TVA
le même taux de TVA

la même adresse de facturation client.

Les livraisons et avoirs liés à la ligne de facture sont directement consultables depuis cette ligne

5.4. Création Facture du module "Facturation Client"

La création de facture se fait directement par un écran de basculement vous proposant toutes les lignes de BL en attente de facturation.

Le basculement peut être massif, les regroupements seront directement effectués en fonction du critère choisi sur les clients (voir Module Clients).

Pour créer une ligne de facture, il suffit alors d’indiquer la quantité à facturer. Par défaut, elle est initialisée avec la quantité restant à facturer.

Il est possible d’ajouter des lignes de facture sur une facture existante si celle-ci n’est pas envoyée.

Il existe plusieurs types de blocages lors de la création de facture :

Si le paramètre «bloquer la facturation des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage, Personnaliser module Facturation) et si la commande client associée n’est pas validée (voir «validée par» dans le Module Commandes Clients)
Si l’option «bloquer la facturation» a été cochée pour cette ligne de BL
Si l’option «BL sans facture» a été cochée
Si l’option «uniquement les BL du mois» a été choisie, s’il s’agit d’un BL en retard
Si le BL n’a pas été «envoyé»
Si le prix de cette ligne de BL est à 0.
Si le BL est un BL retour client (voir Paramétrage Module Livraison)

Remarques :

Seules les pièces livrées peuvent être facturées.
Si le prix unitaire de l’article est à 0 sur la commande, celle-ci est automatiquement bloquée même si les pièces sont livrées.
Les acomptes non facturés et dont la date d’acompte est inférieure ou égal au mois de facturation choisi.

5.5 Suppression d'une Fiche facturation client

Une facture ou un avoir étant des pièces comptables, ils ne peuvent plus être modifiés ou supprimés s’ils ont été transférés en comptabilité.

Le témoin de transfert est symbolisé par le numéro en compta visible sur l’interface et non modifiable.

5.6. Journal BL du module "Facturation Client"

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi de vos facturations. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur (sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise) pour toutes vos facturations.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement

6. Les Actions de la Fiche "Facturation Client"

6.1. Envoyer de la fiche du module "Facturation Client"

Cette option de menu permet d’envoyer les factures qui sont «en attente», c’est-à-dire de les valider informatiquement, avec mise à jour des quantités facturées sur les lignes de BL et sur les lignes de commandes clients, mise à jour des statuts des BL et des commandes clients, ainsi que de les éditer.

Une fois envoyée, la facture passe au statut «envoyée» ; elle est alors transférable en comptabilité.

Le bouton EDI permet, en plus des opérations décrites ci-dessus, de générer un fichier texte qui pourra être envoyé par la station Green Loop.

6.2. Régler de la fiche du module "Facturation Client"

Le passage du statut de l’avoir de «envoyé» à «réglé» se fait manuellement en modification ou par l'écran de basculement qui permet de régler plusieurs factures à la fois.

Un écran présente la liste des factures qui ont le statut «envoyée» et l’utilisateur choisit toutes celles qu’il veut passer dans le statut «réglée».

Cela permet de sortir les factures réglées de l’échéancier (voir Module Bilan)

6.4.Comptoir de la fiche du module "Facturation Client"

La fonctionnalité de Facture comptoir permet de créer directement la commande, le BL et la facture depuis le module Facturation.

Lors de la création, Hélios vous remonte la liste des articles ayant du stock disponible donc pouvant faire l’objet d’un BL immédiat. Si ce n’est pas le cas, il faut absolument libérer des pièces en réservant pour les rendre disponibles. Les lignes de commandes alors sans pièces se mettront automatiquement à jour pour passage au CBN.

Comme pour les commandes clients classiques, Hélios récupère le prix de la fiche article ainsi que les adresses principales de livraison et de facturation associées au client. Ces informations sont modifiables.

Le Prix Unitaire est obligatoire pour déclencher la création de la facture.

Le BL et la facture sont automatiquement envoyés par papier dans le format associé au client.

Depuis cette option, nous avons aussi la possibilité d’émettre des lignes de factures associées à des lignes de BL de type prestation : aucune pièce n’est donc sortie du stock (attention de ne pas confondre avec la gestion des acomptes).

7. Les liens du module "Facturation Client"

7.1. Avoir de la fiche du module "Facturation Client"

Ce module permet de créer et de gérer l’envoi et l’export d’avoirs.

Liés à une facture, ils se définissent à la ligne de facture. Pour chacune d'elle, indiquez le montant de l'avoir. Ce montant est alors réparti :

En avoir sur un montant non exprimé en nombre de pièces.
En montant exprimé en nombre de pièces refacturables (quantité * Prix Unitaire facturé).
En montant exprimé en nombre de pièces non refacturables (quantité * Prix Unitaire facturé).
Un avoir sur le port.
Un avoir sur l’emballage.

Dans tous les cas, le montant d’une ligne ne peut être supérieur au montant facturé sur la ligne.

L’ajout de ligne sur un avoir est possible depuis les lignes d’avoirs. Il n’est valable que pour les lignes de la facture concernée par la ligne d’origine.

Un journal d’évènements pour aussi être associé à l’avoir

7.2. EDI de la fiche du module "Facturation Client"

8. Les outils du module "Facturation Client"

8.1 Compta du module "Facturation Client"

8.2. Envoyer par Agora du module "Facturation Client"

8.3. Impression du module "Facturation Client"

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via H3 lancer par le serveur d'application

9. Paramétrage du module facturation client

(Module Paramétrage H2->facturations)

Ce module permet de mettre en place les règles de gestion liées au module :

blocage de la création d’une facture en fonction de la validation de la ligne de commande
calcul d’échéance en fonction des dates de livraisons ou de facture.
définir le jour maximum de prise en compte d’un BL (BL du mois ou en retard) et d’une facture sur un mois donné.
Dans le cadre du multi société, généré toutes les factures pour la société 0

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module Facturation, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.

III.6. La Facturation client