1. Introduction 

Ce module a été conçu pour répondre au besoin de gestion des dossiers FAI pour les différents Donneurs d’Ordres il est accessible depuis le module article ou l’écran principal d’Helios ERP. 

Les possibilités sont variées et tournent autour de blocages sur différentes strates du logiciel.

Il est donc primordial de préparer sa mise en place avant son activation.

Toutes les informations rattachées sont directement accessibles : 

• Les plans d'action associés à chaque Gestion FAI.
• Les cause associés à chaque Gestion FAI.
• Les action bloquante associés à chaque Gestion FAI.
• L'article associés à chaque Gestion FAI.
• L'évolution associés à Gestion FAI.

Un Seul Dossier FAI « en-cours » ne peut exister par Article en création manuel.

Un Dossier FAI sera créé au nom d’une méthode ou d’une méthode-phase.

La création manuelle d’un Dossier FAI sera sur la méthode principale.

1.1 Création automatique d'une FAI 

1.1.1 via les classes clients 

Création de dossier via les causes des classes clients et la classe client de la fiche article

Si un dossier FAI existe déjà pour le lien en question, il n’y a pas de nouveau dossier de créé.

Des messages d’avertissement indiqueront à l’utilisateur qu’une procédure FAI peut être enclenchée si la modification est effectuée.

• Évolution indice :

La création d’un nouvel indice sur une méthode (principale ou non) lié à un article, dont la classe client est paramétrée sur la cause évolution d’indice, entraînera la création d’un dossier FAI. Le dossier est lié au couple (article, gamme). Une modification de gamme peut donc entraîner la création de plusieurs dossiers FAI.

• Modification du déroulé opératoire

La création ou la suppression d’une phase sur une méthode (principale ou non) lié à un article, dont la classe client est paramétrée sur la cause modification déroulé opératoire, entraînera la création d’un dossier FAI. Le dossier est lié au triplé (article, gamme, phase). Cette modification peut donc entraîner la création de plusieurs dossiers FAI.

• Changement de Moyen de production

Le changement de nature de phase, de centre de charge, de sous-traitant sur la priorité 1 ou une renumérotation des priorités sur la phase d’une méthode (principale ou non) lié à un article, dont la classe client est paramétrée sur la cause Changement de Moyen, entraînera la création d’un dossier FAI. Le dossier est lié au triplé (article, gamme, phase). Cette modification peut donc entraîner la création de plusieurs dossiers FAI.

• Inactivité :

NB : Les articles nouvellement créés ne possédant pas de dossier FAI ni d’historique de données (commandes, OFs, mouvement de stock) remontent dans l’écran d’inactivité FAI.

• Création d'un article

La classe client de la FAI sera de ce type dans le cas des création automatique ci dessous (1.1.2/1.1.3/1.1.4)

NB : Pas implémenté à ce jour, la création manuelle via l’écran de basculement est pour l’instant conservée.

Future Possibilité : à la fin du calcul de couverture, tous les articles ayant une classe client paramétrée sur l’inactivité et une date de référence dépassant le délai prévu auront un dossier FAI généré en automatique. Le dossier est lié au couple (article, gamme). Une modification de gamme peut donc entraîner la création de plusieurs dossiers FAI.

1.1.2 Via la création d'article 

• Lors d’une création d’article, si la case à cocher Procédure premier article est activée alors la FAI se génèrera avec la cause Création d’un article à la place de la cause Inactivité
• La duplication d’un article existant avec création d’un nouvel article génère la aussi une FAI avec la cause Création d’un article à la place de la cause Inactivité

1.1.3 Via Module Commande client

La création d’un article depuis le module commande client créera aussi une FAI avec la cause Création d’un article à la place de la cause Inactivité

1.1.4 Via le module Devis

La création d’un article via les basculement de devis en commande ou en article créera une FAI avec le type Création d’un article à la place de la cause Inactivité

1.2 Création manuelle d'une FAI

1.2.1. Ecran de choix

Il est possible de créer manuellement un dossier FAI à partir d’un écran de choix. Il faut sélectionner une gamme ou un couple (gamme / phase).

Cas particulier : Si une phase est sélectionnée, la cause « changement de moyen » permet de choisir le CDC initial et le nouveau CDC.

1.2.2. Ecran Article 

Il est possible de créer manuellement un dossier FAI lorsque l’on crée un article manuellement depuis la fiche article, s’il est coché procédure premier article

La modification d’un article avec activation de la procédure premier article entraine la génération d’une FAI. Elle sera liée à la cause Création d’un article et non à la cause Inactivité

2. Les codificateurs de la Gestion FAI

Avant d'aborder la notion de Gestion FAI, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Gestion FAI.
Parmi ces codificateurs, on note :

3. L'écran principal Gestion FAI

Cet écran permet de saisir les informations de la Gestion FAI.

Une fiche FAI est constitué d' un Code interne (ID_Gestion FAI)  alphanumérique (non modifiable)

Statut :

D'une ABREV libellé (modifiable)

Créer auto : une check box pour savoir si la FAI a été créé automatiquement 

le N° client de DVI pourra être saisi à tout moment.

Information de  gestion (date de création / date de modification/ date de validation et  pour chaque date nous avons l'information de l'opérateur qui a effectué l'action)

La fiche contient également les informations de l'article concerné qui sont non modifiable (code article , référence article , libellé article, classe client, gamme , méthode , indice, si c'est la méthode principale famille de l'article et la sous famille).

Enfin nous avons la Cause initiale de la création FAI, la phase concernée (si choix de phase), ancien CDC (si Changement moyen) et nouveau CDC (si Changement moyen) et le type de validation.

3.1 Gestion des statuts d’une FAI 

Une FAI est créée au statut en attente.

Lorsqu’une FAI est au statut en attente il est possible de

• Lier une ou plusieurs causes
• Lier un ou plusieurs blocages liés à l’article de la FAI
• Lier fortement des éléments d’Hélios (commandes clients, OFs, sous-traitance, mouvement de stock et BL) pour surcharger les blocages définis au niveau de la FAI

Pour passer la FAI au statut validé il faut choisir dans la liste déroulante de sélection des causes de validations une codification existante. Si l’opérateur connecté possède la compétence paramétrée pour l’action alors la FAI sera validée.

En validant la FAI, les fonctionnalités ci-dessus ne sont plus accessibles sauf à l’utilisateur qui possède la compétence de validation de la FAI.

De plus en validant une FAI, il est possible de définir un plan d’action. La zone devient visible et un plan d’action peut être paramétré.

La FAI passera au statut traité une fois toutes les actions du plan d’action traitées. Il n’est pas nécessaire de valider les actions.

Une fois chacune des actions validées alors la FAI passera au statut soldé

3.1.1Action possible par statut

3.2. Impact dans les données Hélios 

3.2.1. OFs 

Rajout d’une information de présence d’une FAI non soldée pour un article. Le message est différent entre l’OF qui porte la FAI et ceux qui sont pour l’article de la FAI mais qui ne portent pas le dossier.

Le lien d’OFs effectué au niveau de la FAI déterminera l’OF qui porte la FAI. L’activation est effectuée en cochant la case Soumis à FAI.

Un seul OF par FAI peut être coché Soumis à FAI

Les opérateurs possédant la compétence d’accès au dossier FAI pourront ouvrir le module en mode restreint, en cliquant sur le lien

3.2.2. Activation du blocage de la fonctionnalité 

Pour que les blocages ci-dessous soient effectifs il existe deux possibilités.

• Avoir basculé l’élément (OFs, Commande de sous-traitance, entrée de stock, BL) dans l’écran des liens et avoir validé l’action de blocage. Dans ce cas de gestion, si un élément est basculé et qu’une action validée est associée, c’est elle qui sera contrôlée.
• Avoir lié le blocage au niveau de la FAI dans le tableau des actions et l’avoir validé. Ce contrôle se fait sur les éléments non liés et validés.

3.2.3. Liste des blocages implémentés 

3.2.3.1. Réappro de stock 

Si une action de blocage de lancement est paramétrée sur une FAI non soldée de l’article, il ne sera pas possible de lancer en réappro de stock l’article même s’il est présent dans l’écran de basculement

3.2.3.2 Clôture d’OF 

Si une action de blocage de clôture est paramétrée sur une FAI non soldée de l’article, il ne sera pas possible de clôturer un OF. Les procédures de mobilité ont aussi été modifiées en ce sens.

3.2.3.3 Pointage 

Dans le module heure, après le choix de l’OF, un contrôle est effectué sur l’autorisation de pointage. Si ce n’est pas le cas, un message bloque la création du pointage. Les fonctionnalités de duplication, création et modification de pointage sont aussi contrôlées. Aucune action de pointage ne doit pouvoir être faite si le paramétrage effectué via le module FAI l’interdit.

L’import des heures vérifie aussi la cohérence vis-à-vis du blocage éventuel du pointage paramétré sur la FAI. Une ligne dans le fichier de log vient indiquer que le rejet est dû à l’existence d’une FAI.

L’information de blocage de pointage sur une phase d’OF est aussi transmise au pilote d’atelier. Il devient impossible de pointer sur une phase. Un message indique : Blocage du pointage sur l'article , une FAI est encours pour cet article.

3.2.3.4 Basculer OFs prévisionnel 

Si une action de blocage de lancement est paramétrée sur une FAI non soldée de l’article, il ne sera pas possible de basculer en OF Ferme un OF Prev de l’article même s’il est présent dans l’écran de basculement;

3.2.3.5. Recalculer besoin 

Si une action de blocage de lancement est paramétrée sur une FAI non soldée de l’article, il ne sera pas possible de lancer un OFs pour un élément de nomenclature. Cela est valable pour le premier niveau (article déclaré manquant sur l’OF) mais aussi pour un fils d’un élément manquant. Dans ce cas tous les OFs sont générés sauf le fils qui est bloqué par la procédure FAI.

3.2.3.6. CBN 

Le lancement d’un article en commande dont le lancement est bloqué via le paramétrage des FAI ne se fera pas. Une anomalie sera créée dans le CBN.

De même, un article fils, dont le lancement est bloqué par une FAI ne sera pas créé.

La gestion des quantités et lots économiques prend en compte cette gestion. Si un OFs évolue en quantité et que le stock ou l’encours du fils n’est plus suffisant pour couvrir le besoin, l’OFs fils ne sera pas généré si une FAI bloque le lancement.

Les blocages apparaissent dès le basculement d’une ligne en vue d’un lancement au CBN.

3.2.3.7. Envoi commande de sous-traitance

Lors de l’envoi d’une commande de sous-traitance, une vérification est effectuée de la présence d’une FAI. Si l’action bloquante d’envoi de commande de sous-traitance est présente sur la FAI alors le message ci-dessous apparaîtra.

3.2.3.8. Réception commande de sous-traitance

Lors de la réception d’une ligne de commande sous-traitance, l’action de rendre obligatoire le contrôle de sous-traitance peut être paramétrée sur la FAI.

Dans ce cas, même si la sous-traitance n’est pas à contrôler, le contrôle est forcé. La case à cocher se renseigne et elle n’est pas modifiable.

3.2.3.9. Création de BL

Lors de la création d’un BL client, une vérification est effectuée de la présence d’une FAI. Si l’action bloquante de création de BL est paramétrée alors le message ci-dessous sera affiché. La ligne de commande client ne pourra pas être basculée.

Pour pouvoir créer un BL pour une ligne de commande client d’un article soumis à FAI et paramétré avec une action bloquante empêchant la création d’un BL, il faut surcharger la ligne de commande et donner le droit de livrer une FAI

3.2.3.10. Consommation de stock article 

Lors de la préparation d’un BL, les mouvements de stock ne pourront pas être basculés si un blocage de consommation a été paramétré.

Il est possible de libérer un mouvement de stock bien particulier pour livrer un BL. Il suffit de paramétrer le lien de mouvement de stock en ce sens.

En mode FIFO, si un blocage existe il ne sera pas possible de préparer la ligne de BL concerné. Le message ci-dessus apparaîtra. Pour pouvoir livrer il faut passer en manuel et libérer un des mouvements de stock article comme ci-dessus.

Lors d’une sortie normale, l’article lié au mouvement de stock basculé pour être sorti est vérifié. Si une FAI est encours dessus avec un blocage de consommation de paramétré alors il sera interdit de basculement avec un message indiquant la présence d’une FAI.

En mode semi-automatique le contrôle est présent et seuls les mouvements dont la contrainte a été surchargée sont autorisés à être basculés.

Lors d’une sortie exceptionnelle depuis le stock article, le contrôle sur le mouvement d’entrée est effectué. Si un blocage lié à une FAI existe alors un message l’indique.

3.3.4 Lever un blocage FAI

Il est possible de lever le blocage FAI en effectuant une des actions ci dessous

• Finir le plan d'action 
• Surcharger les causes afin de 

4. Les Onglets 

4.1. L'onglet "Encours de l' OFS" du module "Gestion FAI"

Cet onglet permet d'afficher les informations concernant les liens entre la FAI et les données Hélios      , une pastille rouge est visible quand le sous onglet contient des informations

• Onglet Document liés : remonte tous les documents rattachés à l’OF, ses fils et aux différents éléments entrant dans la production de l’OF. Les documents sont accessibles depuis l’interface via un clic sur le nom.
• Onglet Heures : liste des pointages effectués sur l’OF et ses fils
• Onglet Non Conformités : les non-conformités de l’OF et de ses fils.
• Onglet sérialisation : activité sur les numéros de série de l’OF et de ses fils
• Onglet sous-traitance : les réceptions de sous-traitance
• Onglet traçabilité : liste des sorties sur l’OF et ses fils
• Onglet relevé de côté : remonte les différents relevés de côtes effectués depuis le pilote d’atelier sur les phases de l’OF et de ses fils.

4.2. L'onglet "Plan d'action" du module  "Gestion FAI"

L'onglet plan d'action permet de visualiser l'avancement du plan d'action de la FAI

5. La Toolbar de la fiche "Gestion FAI"

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, la création et suppression. Pour la FAI sélectionné.

5.1. Les notes du module  "Gestion FAI"

5.2. Fichiers liés du module "Gestion FAI"

5.3 Suppression d'une Fiche Gestion FAI

Permet de supprimer d'une fiche si elle n'est pas utiliser.

→ Si la Gestion FAI existe dans le stock ou Qte=0) ou ( Gestion FAI possède des entrées en stock) ou (Gestion FAI existe dans le stock client ou Qte=0) ou (Gestion FAI est utilisée dans une commande) ou  (Gestion FAI est utilisée dans un devis))

6. Les Actions de la Fiche "Gestion FAI"

6.1. Solder du module "Gestion FAI"

Si l’opérateur connecté possède la compétence qui est stockée dans la valeur de config : ARTI_FAI_SLD alors la fonctionnalité Soldée FAI est disponible.

Ce qui permet de forcer le statut solder sur la FAI sélectionnée

7. Les liens du module "Gestion FAI"

7.1. Les causes la fiche du module "Gestion FAI"

Une cause « principale » doit être choisie à la création d’une FAI.

Cependant, il est possible de lier plusieurs causes différentes à une FAI existante. Pour chaque cause, un libellé et une note peuvent être spécifiés.

L’action de traitement peut être renseignée et la saisie d’un validateur permet de solder la cause (Purement indicatif).

7.2. Les Actions bloquantes de la fiche du module "Gestion FAI"

Il est possible de lier plusieurs actions bloquantes différentes à une FAI existante. Pour chaque action, un libellé et une note peuvent être spécifiés.

L’action de traitement peut être renseignée et la saisie d’un validateur rend l’action effective.

Important : cet écran permet de bloquer dans hélios toutes les fonctionnalités du système relatives à l’action paramétrée. La liste est présentée plus en détail dans les paragraphes suivants.

Autrement dit c’est un blocage général (ou des blocages).

7.3. Les Liens de la fiche du module "Gestion FAI"

Accessible via le bouton de lien, il permet de visualiser via les boutons d’entête

• Lignes de commande client : toutes celles de l’article qui est en FAI, non soldées
• OFs : tous les OFs non soldés de l’article (sauf les retouches)
• Lignes de commande de sous-traitance : toutes celles au statut encours liés aux OFs de l’article
• Mouvements d’entrée en stock : les entrées de l’article en FAI
• Lignes de BL : Tous les BLs de l’article

Les éléments basculés à droite peuvent être modifiés pour être bloqués avec des actions spécifiques sur ces éléments.

Ce sont des blocages ponctuels à l’élément unique (Différents du chapitre précédent).

Des notes sont aussi disponibles.

7.4. Les Plan d'action de la fiche du module "Gestion FAI"

7.4.1 Création d'un plan d'action 

Sur l’entête de la FAI, il est possible de définir un plan d’action. S’il n’a pas été débuté, il est possible de le supprimer ou de le modifier en modifiant la valeur du champ de la liste déroulante.

Des messages informent l’utilisateur de la possibilité ou des conséquences de la modification.

Le plan d’action sélectionné se duplique sur la FAI ainsi que le détail du plan.

Attention : le bouton  a une double fonction :

• La première fois : renseigner le demandeur de l’action
• La deuxième fois : rajouter une action au plan (même si déjà existante) et son demandeur

Un plan d’action peut comporter plusieurs zones de suivi différentes. Chaque suivi est indépendant.

Le plan d’action n’a pas d’ordre des actions, ces 3 éléments peuvent servir de tri :

• Date de Fin
• Date de demande
• Libellé 

7.4.2 Détail du suivi  d'un plan d'action

Pour une étape du plan d’action plusieurs intervenant sont nécessaires

• Un demandeur en interne
• Un réalisateur, interne ou externe.
• Un opérateur ayant traité le suivi
• Un opérateur ayant validé le suivi

Les actions ci-dessus sont chronologiques. Des notes peuvent être rajoutées ainsi que des fichiers liés

Pour chaque suivi, il est possible de lier un élément de la FAI lié précédemment. Un élément peut être lié à plusieurs suivis.

Il est possible de venir mettre à jour le lien créé depuis le détail. Les compétences de validation sont reprises. Les notes associées sont les mêmes.

Pour pouvoir valider le lien effectué sur l’action, il faut avoir comme compétence

Les actions peuvent être faites en interne ou par un tiers. Par défaut lorsque l’on coche fait, la liste des opérateurs s’ouvre. Il est possible de venir modifier ce choix en décochant interne.

Dans ce cas une liste s’ouvre avec comme choix possible

• Clients
• Contacts Clients
• Fournisseurs
• Contacts Fournisseurs
• Sous-traitants
• Contacts Sous-traitants

Une fois l’action faite, il est possible, pour les opérateurs ayant la compétence de venir dire que l’action est traitée

Une fois l’action traitée, il est possible, pour les opérateurs ayant la compétence de venir dire que l’action est validée 

L'action de validation permet de libérer le blocage qui lui était lié.

8. Les outils du module "Gestion FAI" 

8.1. Inactivité FAI du module "Gestion FAI"

L’accès à la fonctionnalité "Inactivité FAI" dans le menu est associée à la compétence stockée dans la valeur de config :  ARTICLE_CD_COMP_PROC_PREM : proc. 1er article dans le paramétrage Article

Si l’opérateur connecté possède la compétence alors il a accès à la fonctionnalité.

Si pas de compétence paramétrée alors la fonctionnalité est inaccessible

8.2. Impression du module "Gestion FAI"

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la Toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application

9. Paramétrage du module "Gestion FAI"

9.1 Paramétrage depuis Article

Accessible depuis le menu Paramétrage/Article

•  Créer article en procédure premier article. Ce paramétrage est existant dans les configurations Hélios de base mais n’était pas accessible. C’est désormais le cas.

• Rajout de compétence permettant de valider certaines actions au niveau des écrans :
  • Liste des actions bloquantes d’une FAI
  • Lien d’une FAI : validation blocage
  • Suivi des FAI : action traiter et valider
  • Liste des FAI : action valider et solder
  • Depuis le build 20241126 les compétences sont déplacé dans le paramétrage Gestion FAI

• Compétence pour cocher proc. 1er article qui permet de généré automatiquement la FAI. 

Le paramétrage ci dessous est obsolète pour la nouvelle gestion des FAI

9.2Paramétrage depuis Gestion FAI

Accessible depuis le menu Paramétrage/Gestion FAI

Depuis le build 20241126 les compétences initialement dans le paramétrage Article sont maintenant dans le paramétrage Gestion FAI

Build 20241126 : Ajout de la compétence permettant de désolder une FAI