Sommaire

1. Introduction

L'application « Propositions commerciales » s’adresse aux commerciaux. Elle génère les offres de prix des articles. 

Elle permet :

• D’enregistrer les demandes des prospects et des clients pour les articles.

• D’informer le deviseur,

• Suite au travail du deviseur, d’élaborer une réponse commerciale,

• D’envoyer aux clients (ou prospects) la proposition commerciale des produits demandés,

• De relancer.

Dans le cas des articles fabriqués :

Associé au « Devis » élaboré par le deviseur, il permet de gérer les devis d’un point de vue commercial. Une fonction permet de passer directement de l’appel d’offres client au devis sans avoir à ressaisir les clés d’accès (code client et N° d’appel d’offre ou de devis). Lorsque les modifications du devis sont validées, le système revient automatiquement sur l’appel d’offre. Cette fonction n’est accessible que si la personne y est autorisée, c’est-à-dire si c’est un commercial ayant autorité pour deviser.

Deux cas de figures peuvent se présenter : 

• Soit le produit demandé existe déjà dans l’ERP (c’est‑à‑dire qu’une fiche article est créée), auquel cas on recherche le produit référencé, et son prix de vente indiqué dans la fiche article est proposé par défaut. Il est bien sûr possible de modifier ce tarif dans l’appel d’offres client ou de relancer un devis technique. 

• Soit le produit demandé n’existe pas dans l’ERP. Il peut s’agir, par exemple, d’un produit spécifique dont le client demande le prix. Dans ce cas, on renseigne l’appel d’offres client soit en recherchant parmi les articles non référencés, soit en créant un article référencé ou non référencé. Un article non référencé peut ensuite être recherché dans la liste des produits non référencés. Le client n’ayant pas encore commandé le produit, un article non référencé est créé afin d’éviter d’introduire des articles inutiles dans le fichier des articles. Par la suite, si le client commande cet article, l’article non référencé est automatiquement transformé en article référencé. Les composants peuvent suivre le même processus de création non référencée tant que la commande n’est pas passée. 

L’accès aux appels d’offres clients s’effectue en sélectionnant l’option « Proposition commerciale ».

2. L’en‑tête des propositions commerciales

Le mode « Liste » présente l'ensemble des propositions commerciales saisies dans l’ERP.

Différents critères de tri, permettant la recherche facilitée d'un appel d'offres client, sont disponibles par la liste déroulante.

• Code client : Code du client ayant effectué une demande de prix (obligatoire). Ce code est celui de la fiche client. Le bouton « » présente un listage de recherche des clients. Si le code client saisi n’existe pas, le système propose de créer la fiche du client. 

• Proposition commerciale (ou Appel d’offres interne) : Numéro interne à l’ERP généré automatiquement (obligatoire). Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (Lire IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Silog ). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).

Fonctionnement du codificateur : 

Par exemple, si deux utilisateurs saisissent deux documents en simultané, le premier utilisateur se réserve le numéro de document n qui est le prochain compteur disponible, le second utilisateur se réserve le même numéro n tant que ce numéro n’a pas été attribué lors d’une validation. Le compteur est dit provisoire, il est suivi de la lettre « P ». 

Utilisateur 1 =>  compteur nP

Utilisateur 2 =>  compteur nP 

Le compteur provisoire est le même. 

Le premier des deux utilisateurs qui valide son enregistrement (clés et données) obtient son numéro définitif, c’est le prochain compteur libre sans le caractère « P ».

Exemple utilisateur  2 => compteur n

 Puis lorsque l’utilisateur 1 valide ses clés : Le numéro provisoire s’incrémente car le compteur a été attribué, le compteur provisoire est renuméroté :  compteur (n+1)P

Pendant ce temps, si un autre utilisateur 3 saisit un même type de document son numéro provisoire sera le même que celui qui est en cours de saisie avec l’utilisateur 1.

compteur (n+1)P

S’il valide ses données avant l’utilisateur 1 son numéro définitif sera compteur n+1 

Quant à l’utilisateur 1, la validation de sa saisie lui attribue le prochain numéro de compteur définitif libre  n+2

• Type de vente : Code du type de vente. Par défaut, il s’agit du type de vente associé au client. Il est modifiable. Il est possible d’importer un type de vente. 

• Profils de taxes : Lire 7. Profils de Taxes

• Mention Légales : Mention légale à faire apparaître en pied de document.

• Code d’exonération : Si la TVA n’est pas applicable, il faut sélectionner le code d’exonération qui sera transmis à la facture dématérialisée.

• Demande de prix du client : Numéro de la demande de prix du client. Ce numéro, associé au code client, permet d’effectuer des recherches soit par code client et numéro de demande, soit par numéro de demande et par code client. Le choix des critères de recherche s’effectue à l’aide de la liste déroulante. 

• Préfixe de devis : Code servant au préfixe d’un devis associé à cet appel d’offres client. Chaque ligne de l’appel d’offres client peut donner lieu à l’élaboration d’un devis. Le code des devis créés est composé du préfixe de devis suivi du caractère « / » et du numéro de ligne de l’appel d’offres client. Par défaut, le préfixe reprend le numéro d’appel d’offres interne, mais l’utilisateur peut le modifier. Ce champ doit obligatoirement être renseigné pour créer un devis à partir de l’appel d’offres client. En fonction du paramétrage, lorsque l’utilisateur valide la création d’une ligne d’appel d’offres client, le système propose de créer automatiquement l’en-tête du devis. Si l’utilisateur accepte, il accède directement au devis. 

• Les montants HT remisés, de TVA/TPF et TTC présentés correspondent au total des lignes de l'appel d'offre client. Le montant des prestations présente le montant total des prestations de talon de l’appel d’offres. 

• Editée : Cette zone d’affichage permet de savoir si cet appel d’offres client a déjà été édité sans avoir été modifié par la suite (Oui) ou si à l’inverse il n’a pas été édité ou a été modifié après son édition (Non). 

• Intervenant : Code de l’intervenant commercial principal lié au document commercial. Par défaut le système propose le code de l’intervenant renseigné dans la fiche client/prospect, mais il est possible d’en changer, en création ou en modification à l’aide du bouton «  ». L’affectation d’un code intervenant permet de calculer le Chiffre d’Affaire réalisé par représentant, pour notamment calculer leurs primes. 

• Profil : Cette affectation permet si vous disposez du module de « Gestion des Intervenants et de leur rémunération » d’affecter le profil de commissionnement. Ce dernier provient de l’application « Profils de commissionnement », il permet de décrire de façon détaillée comment les différents intervenants renseignés dans l’onglet « Intervenants » seront commissionnés. 

• Devise : Ce cartouche permet de préciser la devise à utiliser pour l’appel d’offres. Le champ ‘Export’ est initialisé par défaut à ‘O’ui lorsque le champ ‘Client (France, CEE, Hors CEE)’ de la fiche du client est renseigné à ‘CEE’ ou ‘Hors CEE’. Le champ ‘Cours’ permet de mettre à jour le cours de la devise. Il est conseillé dans ce cas de mettre également à jour la date du cours saisi.

Le cartouche inférieur présente les lignes de la proposition commerciale.