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[V2024]

1. Introduction 

Ce module Suivi appro Fournisseur permet à l'opérateur de centraliser les actions liées aux commandes Fournisseurs :

  • Visualisation des données liés à la commande

  • Modification des données des lignes,

  • Accès aux informations complémentaires des commandes Fournisseurs.

  • Création d'une commande

  • Avancement du flux de la commande

2. Les codificateurs des Commandes Fournisseur

Avant d'aborder la notion d'approvisionnement fournisseur , il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des commandes Fournisseurs.
Voir codification du module Commandes Fournisseurs

3. L'écran principal des Approvisionnement Fournisseurs

Le suivi d' approvisionnement Fournisseur permet à l'opérateur d'effectuer une recherche sur les commandes Fournisseurs.

Pour cela il faudra configurer les nouveaux Filtres afin d’arriver ou de sélectionner des listes pré-filtrées.

image-20240906-130121.png

Il sera également possible de modifier directement dans la grille un certains nombre de champs tout en respectant les règles initiales présentes dans le module Commandes Fournisseurs (commande au statut en attente ou en encours)

Nous avons des champs modifiables pour le statut en Attente et encours :

Si compétence paramétrée pour les données liées aux quantités

En plus de la compétence il y a une restriction lors de modification : ne pouvoir modifier les champs Qté ci dessous que si le type d'unité de besoin et le type d'unité d'achat sont identiques

  • Unité Besoin : une liste déroulante qui présente les unités filtrées par rapport au TYPE_UNITE de la fourniture

    • Si la ligne est une ligne de sans référence alors pas de filtre sur le type d'unité. La liste des unité dispo est complète

  • Unité Achat : une liste déroulante présentant les informations filtrées par rapport au CD_TYPE_UNITE de la fourniture

  • Quantité d'achat : QTE_CMDEE, QTE_LG, QTE_LA (accessible uniquement si le CD_TYPE_UNITE est le type d’unité surface)

  • Quantité de besoin : QTE_CMDEE_BES, QTE_LG_BES, QTE_LA_BES (accessible uniquement si le CD_TYPE_UNITE est le type d’unité surface)

il faudra respecter la cohérence ci dessous :

  • Pour les types d'unités UNITAIRE, MASSE, VOLUME et LONGUEUR : QTE_CMDEE * QTE_LG * UNITE_ACHAT.COEFF_MULT = QTE_CMDEE_BES * QTE_LG_BES * UNITE_BESOIN.COEFF_MULT

    • Pour la surface, on ajoute

      • QTE_LG * Racine carrée (UNITE_ACHAT.COEFF_MULT) = QTE_LG_BES * Racine carrée (UNITE_BESOIN.COEFF_MULT)

      • QTE_LA * Racine carrée (UNITE_ACHAT.COEFF_MULT) = QTE_LA_BES * Racine carrée (UNITE_BESOIN.COEFF_MULT) 

Cela impacte également le champ PRIX_UNIT qui doit être mis à jour en fonction du champ PU_CALC : PRIX_UNIT = PU_CALC * QTE_LG * QTE_LA * UNITE_ACHAT.COEFF_MULT * F_CMD_LG.COEFF_CALC / UNITE_PRIX.COEFF_MULT

Si compétence paramétrée pour les données liées aux prix

  • Les champs de frais : MTT_CC, MTT_COUPE, MTT_DIVERS, MTT_EMB, MTT_PORT sont modifiables

  • Le champ CD_UNITE_AB_CALC qui correspond au CD_UNITE_PRIX peut être modifié. 

    • S'il est modifié alors il faut récupérer son TYPE_UNITE et le comparer au TYPE_UNITE du CD_UNITE_ACHAT

      • Si identique alors on met à jour le coefficient avec 1

      • Sinon il faut récupérer le coefficient de conversion dans la table qui correspond à la fourniture et initialiser le champ coefficent calculé (coefficient de conversion entre unité d'achat et unité de prix)

        • Fourniture : Composant/ Matière/ Consommable / Outillage

        • Exemple : Matiere avec Unité achat mm² (TYPE_UNITE de SURFACE) et Unité Prix Kg (TYPE_UNITE de MASSE) alors il faut aller chercher pour la matière de la ligne de commande dans la table MATI_COEFF

  • Unité de prix: modifié il entraîne la mise à jour du champ PRIX_UNIT avec la formule : PRIX_UNIT = PU_CALC * QTE_LG * QTE_LA * UNITE_ACHAT.COEFF_MULT * F_CMD_LG.COEFF_CALC / UNITE_PRIX.COEFF_MULT

  • Prix unitaire modifié il entraîne la mise à jour du champ Prix calculé : PU_CALC = PRIX_UNIT / ( QTE_LG * QTE_LA * UNITE_ACHAT.COEFF_MULT * F_CMD_LG.COEFF_CALC / UNITE_PRIX.COEFF_MULT )

  • Prix calculé : modifié il entraîne la mise à jour du champ le PRIX_UNIT comme ci dessus (formule inverse)

La modification des données de prix entraîne la modification du montant HT de la commande FRS

Si compétence paramétrée pour les données liées aux délais

  • Date livraison : Champ modifiable, la modification du champ modifie le champ DELAI avec la valeur DATE_LIV - DATE DU JOUR

  • DELAI : Champ numérique modifiable, la modification du champs modifie champ DATE_LIV avec la formule inverse à celle ci-dessus

  • DATE_RECAL : Champ modifiable

Champs sans contrainte de compétence

  • Type d'appro, liste déroulante avec 3 valeurs (Appro. propre/ Appro. client/ Consignation)

    • Modification en appro client si le fournisseur est également client

    • Modification en consignation si le fournisseur possède la propriété consignation sur le lien Fourniture/Fournisseur

  • FAI , Case à cocher (oui / non)

  • Dossier, champ en saisie libre

  • Norme qualité : Liste déroulante de la codification Normes/Règlements Qualité  

  • OFs, liste déroulante présentant les OFs : champs ID_OFS et Informations de l'article, accessible en modification uniquement si le TYPE de Fourniture est "TXT_SANS_REF"

  • Signée / Signataire/ Date sign

  • Qualité / Signataire qualité / Date qual Sign. ( Si ligne Signée)

    • Si le fournisseur n’a pas la Qualité configurée sur sa fiche, les champs ci-dessus seront directement grisés.

  • Cause interne, Case à cocher (oui / non)

  • Cause, Liste déroulante basée sur la table C_CMD_LG_CAUSE en fonction de la case à cocher qui lie la cause au type Fournisseur

Pour le statut Encours les champs modifiables supplémentaires sont (non modifiables au statut en attente) :

  • Accusé de réception , case à cocher oui / non

    • Si oui alors mise à jour de la date DATE_ACCU_RECEP avec la date du jour

    • Si non on vide la date d'accusé

  • DATE Accusé de réception : Champ modifiable. Si date saisie alors on coche la case Accusé de réception

Si le statut de la ligne est livré ou facturé la liste ci-dessus reste vraie (sauf pour les prix lorsque la ligne est facturée).

4. Les Onglets 

La liste des onglets ci-dessous affiche un indicateur de présence image-20240826-131448.pngdans le cas où l'onglet remonte des informations dans la grille ( il n’y a pas cette fonctionnalité pour un onglet avec Formulaire). 

4.1. l'onglet Note du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Affichage des notes en lecture seule, il faudra sélectionner la note dans la Toolbar si l'opérateur souhaite modifier ou ajouter des informations.

o   Notes entête commande : Tables F_CMD : Champ TEXTE_COM

o   Notes de la ligne de commande client : Champ F_CMD_LG.TEXTE_COM

o   Notes Fournisseur  : Champ F_CMD_LG.TXT_CAUSE

Dans le designer il sera possible dans Achat-> Personnaliser les écrans → SuiviApproFrs Note de choisir l’ordre d’affichage des notes dans l’onglet ainsi que leurs visibilité.

 Designer : Achat-> Personnaliser les écrans → SuiviApproFrs Note

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4.2. L'onglet Adresse du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Un formulaire sur lequel on a accès à l’adresse de commande sur la partie gauche et à l’adresse de règlement au milieu et l’adresse de livraison sur la partie droite.

En changeant le numéro sur les adresses celles-ci sont modifiées sur la ligne de commande Fournisseur après sauvegarde

La disposition des champs est personnalisable depuis le Designer Achat-> Personnaliser les écrans → SuiviApproFrs Adresse

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 Designer Achat-> Personnaliser les écrans → SuiviApproFrs Adresse

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4.3. L'onglet Ligne du "Approvisionnement Fournisseurs"

Formulaire de la ligne de commande fournisseur sélectionnée en lecture seule.

Les modifications s’effectuent directement dans la grille en fonction des compétences de l’opérateur (Voir paramétrage du module).

La disposition des champs est personnalisable depuis le Designer Achat-> Personnaliser les écrans → SuiviApproFrs Main

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 Champs par défaut de l'onglet Ligne

  • Ligne --> Champ : n_ligne

  • Type Fourniture  --> Champ : type_cmde

  • Fourniture  --> Champ : FOURNITURE_ID_CODE

  • Référence  --> Champ : FOURNITURE_REF

  • Libellé  --> Champ :  FOURNITURE_LIBELLE

  • Soldée --> Champ : Soldee (case à cocher)

  • Numéro de dossier --> Champ : n_dossier

  • Statut  --> Champ : statut (Reprendre les valeurs de l'enum existant des statuts de ligne de commande frs)

  • Date de livraison  --> Champ : date_liv

  • Date recalée  --> Champ :  date_recal

  • Contrôle  --> Champ : controle (case à cocher)

  • Type d'appro   --> Champ : appro_cli (3 valeurs possible 0 --> Propre / 1 --> Client / 2 --> Consignation) 

  • FAI   --> Champ : existe_fai (case à cocher)

  • Accusé de réception   --> Champ : accu_recep (case ) cocher)

  • Accusé le :   --> Champ : date_recep

  • Besoin U :   --> Champ : qte_cmdee_bes

  • Besoin LG :   --> Champ : qte_lg_bes

  • Besoin_LA :  --> Champ : qte_la_bes (ne faire apparaitre que si le type d'unité de besoin est surface (5))

  • Champ calculé Format de besoin (reprendre ce qui a déjà été fait auparavant en fonction du type d'unité de besoin : QTE_U x QTE_LG x QTE_LA le QTE_LA dépend du tyep d'unité)

  • Unité besoin abrev_besoin 

  • Besoin vers Achat --> Champ : coeff_conv_bes_achat (Visible si type unité besoin différent du type d'unité d'achat)

  • Achat U  --> Champ : qte_cmdee

  • Achat LG   --> Champ : qte_lg

  • Achat LA  --> Champ : qte_la (ne faire apparaitre que si le type d'unité d'achat est surface (5))

  • Champ calculé Format d'achat (reprendre ce qui a déjà été fait auparavant en fonction du type d'unité de besoin)

  • Unité achat --> Champ : abrev_achat

  • Prix unitaire Format --> Champ : prix_unit

  • Prix unitaire --> Champ :  pu_calc

  • Unité prix --> Champ : abrev_prix

  • Monnaie --> Champ : monnaie.abrev

  • Achat vers Prix --> Champ : coeff_calc (visible uniquement si le type d'unité achat est différent du type du prix)

  • Frais CC --> Champ : mtt_cc

  • Frais Coupe --> Champ : mtt_coupe

  • Frais Port --> Champ : mtt_port

  • Frais Emballage --> Champ : mtt_emb

  • Frais divers --> Champ : mtt_div

  • Cause racine --> Champ : c_cmd_lg_cause.abrev

  • Libellé cause --> Champ : c_cmd_lg_cause.libelle

  • Interne --> Champ : interne (case à cocher)

  • Validée --> Champ : validee (case à cocher)

  • Validée par --> Champ calculé NOM - PRENOM

Il sera possible dans le designer de rajouter les champs ci dessous qui ne sont pas affichés par défaut.

 Il sera possible dans le designer de rajouter les champs ci dessous qui ne sont pas affichés par défaut.

  • Qté livrée --> Champ : qte_livree

  • Qté Facturée --> Champ : qte_fact

  • Qté réservée --> Champ : qte_reservee

  • Avoir--> Champ : MTT_AVOIR,  

  • OFs --> Champ : ID_OFS 

  • Centre de frais --> Champ : SERVICE_LIBELLE,

  • Référence Ligne --> Champ :  ref

  • Libellé Ligne --> Champ : designation

  • Commande ouverte --> Champ : cmde_ouv_libelle,

  • Soldé en facturation le --> Champ : date_sold_fact

  • Adresse --> Champ :  stk_adresse.adresse

4.4. L'onglet Reception du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Permet de visualiser les réceptions liées à la commande Fournisseur sélectionnée.

Si on double-clique sur la ligne, le module Reception fournisseur s’ouvre, filtré sur la ligne en question.

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4.5. L'onglet Contrôle du module "Approvisionnement Fournisseurs"

L’onglet remonte la liste des Contrôles rattachés à la ligne de commande client.

Si on double-clique sur la ligne, le module Contrôle fournisseurs s’ouvre, filtré sur la ligne en question.

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4.6. L'onglet Facture du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Permet de visualiser les factures liées à la commande Fournisseur sélectionnée.

Si on double-clique sur la ligne, le module Facturation Fournisseur s’ouvre, filtré sur la ligne en question.

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4.7. L'onglet Avoir du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Permet de visualiser les avoir liés à la commande fournisseur sélectionnée.

Si on double-clique sur la ligne, le module Avoir fournisseur s’ouvre, filtré sur la ligne en question.

4.8. L'onglet Qualité du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Permet de visualiser les non-conformités liées à la commande fournisseur sélectionnée et les Non-conformités liées aux OFs de la ligne de commande.

4.9. L'onglet Prévisionnel fournisseur du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Permet de visualiser le prévisionnel des commandes fournisseurs

La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille (voir le module Ergonomie)

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4.10. L'onglet Analyse de la couverture du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

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4.11. L'onglet Contrat du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Affichage du contrat Fournisseur lié à la fourniture de la ligne de commande sélectionnée.

La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille (voir le module Ergonomie)

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4.12. L'onglet Gestion Documentaire du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Affichage de la GED liée à la ligne de commande fournisseur sélectionnée.

4.13. L' onglet OFS du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Affichage des OFS liés à la ligne de commande fournisseur sélectionnée.

La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille (voir le module Ergonomie)  

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4.14. L'onglet Commande Client du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Affichage de la commande client liée à la commande fournisseur sélectionnée.

La grille est personnalisable par l'opérateur via la personnalisation de la grille (voir le module Ergonomie)  

image-20240906-131720.png

5. La Toolbar de la fiche "Approvisionnement Fournisseurs"  

 5.1. Les notes du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Note accessible dans le Carnet de commandes en modification :

o   Notes entête commande : Tables F_CMD : Champs TEXTE_COM

o   Notes de la ligne de commande client : Champ F_CMD_LG.TEXTE_COM

o   Notes Causes racines : Champ F_CMD_LG.TXT_CAUSE

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.

Le bouton image-20240826-140624.png permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

5.2. Fichiers liés du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Gestion des fichier liés pour l'entête des commandes Fournisseurs, liés aux habilitations des commandes Fournisseur.

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

 

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.


Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système? 

5.3. Contact du module  "Approvisionnement Fournisseurs" 

Ce bouton est disponible pour une commande fournisseur avec le statut “ en attente” elle permet de lier un contact au fournisseur de la ligne ou de créer un nouveau lien contact-Fournisseur via le bouton image-20240826-141044.png (liés aux habilitations des commandes Fournisseur).

Disponible si l’opérateur a l’habilitation Contact Fournisseur visualisation pour sélectionner et Contact Fournisseur Création pour créer.

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5.4 Liste des OFs du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Permet pour une commande fournisseur au statut en cours de modifier l’OF liée a la commande.

Si opérateur a l habilitation de modification du suivi d’appro et l’habilitation “CommandeFournisseur - Bouton - Affecter ofs”

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5.5. Adresse de la ligne de commande du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Permet de modifier l’adresse de la ligne de commande fournisseur via un écran de selection secondaire de selection.

5.6. Centre de frais de la ligne de commande du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Bouton disponible uniquement si le TYPE de Fourniture est "TXT_SANS_REF" ou "TXT_DIV_NO_STOCKES".

Permet de sélectionner/Modifier un Centre de frais pour la ligne sélectionné via un écran secondaire de selection.

6. Les Actions de la Fiche "Approvisionnement Fournisseurs" 

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Les actions disponibles dans le menu fiche corresponde a des actions a effectuer sur la ligne sélectionné.

Le droits est géré côté designer module commande fournisseur pour éviter les doublons.

6.1. Créer avenant du menu Fiche du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Comme pour la fonctionnalité dans les commandes fournisseurs cette fonction est disponible pour les lignes au statut “en cours”.

Elle permet de repasser la ligne de commande au statut en attente et d’incrémenter de +1 le numéro d’avenant suite a la confirmation de la pop up ci-dessous.

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6.2. Solder livraison du menu Fiche du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Comme pour la fonctionnalité dans les commandes fournisseurs cette fonction est disponible pour les lignes au statut “en cours”.

Elle permet de repasser la ligne de commande au statut livrée suite a la confirmation de la pop up ci-dessous.

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6.3. Solder facturation du menu Fiche du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Comme pour la fonctionnalité dans les commandes fournisseurs cette fonction est disponible pour les lignes au statut “en cours”.

Elle permet de repasser la ligne de commande au statut facturée suite a la confirmation de la pop up ci-dessous.

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7. Les liens du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Le droits est géré côté designer module commande fournisseur pour éviter les doublons

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7.1. Passer du menu liens du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Comme pour la fonctionnalité dans les commandes fournisseurs cela permet d’ouvrir un écran secondaire afin d’envoyer les commandes fournisseur basculer

(voir commande fournisseur)

7.2. Basculer du menu liens du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Ouverture d’un écran de basculement afin de créer les lignes de commande (voir commande fournisseur)

7.3. Ligne du menu liens du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Ouverture d’un écran H2 afin de visualiser les lignes de commande (voir commande fournisseur)

7.4. Gestion de la relance du menu liens du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Si l’opérateur a l’habilitation on passera sur le nouvel écran de diffusion de la elance sinon cela sera l'écran H2 ( les règles restes les mêmes)

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La date butoir permet de filtrer les résultat des commandes a relancer dans la grille de gauche.

Relance en cours permet d’afficher l’ensemble des relances possible.

Il sera possible d’effectuer la relance par courrier (impression) , Mail ou d’exporter l 'état de relance sous PDF dans le dossier choisit.

Appliquer effectue uniquement la mise à jour de la date de relance et sera utilisé dans toutes les autres actions( Courrier/Mail et Exporter).

Le bouton fermer permet la fermeture de l'écran secondaire.

Relance en cours : Cela change les données chargé sur la grille de gauche, si s'est cochée on affiche les lignes en retard par rapport à la date butoir ET les lignes relancées dont la date de relance est sous la date butoir sinon si ce n’est pas cochée alors que les lignes en retard.

 Contact unique par FRs : sert pour la diffusion. Si il est coché alors on groupe les envois par contact fournisseurs ça nécessite que toutes les commandes sont liées a un contact fournisseur pour qu'on puisse basculer des lignes. Sinon si pas coché on groupe les envois par fournisseurs qu'il y ait un contact ou pas sur la commande.

 

8. Les outils du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Le droit est géré côté designer module commande fournisseur pour éviter les doublons

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8.1. Recaler du menu Outil du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Voir commande Fournisseur

8.2. EDI du menu Outil du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Voir commande Fournisseur

8.3 Historique des avenant du menu Outil du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Disponible quand le numéro d’avenant est supérieur à 0

8.4. Gestion Documentaire du menu Outil du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Voir commande Fournisseur

8.5. Intégration du menu Outil du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Voir commande Fournisseur

8.6 Liste des retards du menu Outil du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Inaccessible si l’opérateur n’a pas l’habilitation “ReportingRuntime - Nouvelle fenêtre d’impression”

Visualisation d' une fiche relance contenant la liste des commandes passées non livrées et dont la date de livraison est <= date de délai saisie

8.7 Liste des relances encours du menu Outil du module "Approvisionnement Fournisseurs"

Inaccessible si l’opérateur n’a pas l’habilitation “ReportingRuntime - Nouvelle fenêtre d’impression”

Visualisation de la liste des commandes en retard c’est-à-dire la liste de toutes les commandes passées et non livrées dont la date de livraison est <= date de délai saisie.

8.8. Imprimer H2 du menu Outil du module "Approvisionnement Fournisseurs"

9. Paramétrage du module "Approvisionnement Fournisseurs" 

Dans le paramétrage commandes Fournisseurs nous avons ajouté pour l’approvisionnement Fournisseur des compétences pour limiter la modification des quantités, prix et délai à certains utilisateurs.

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Si il y a “aucune” la modification ne sera pas possible il faut obligatoirement une compétence pour effectuer une modification pour ces données.

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