Sommaire
1.1. Introduction
Après un calcul des besoins, le logiciel présente la liste des articles à approvisionner par semaine. Un critère de sélection sur le prix, le délai ou le fournisseur habituel permet au système de proposer le fournisseur auquel la commande est susceptible d’être envoyée.
Dans cette phase de transformation des besoins en commande d’approvisionnement, l’opérateur est en permanence informé des propositions suggérées par le logiciel. Il peut intervenir à tout moment pour changer de fournisseur, pour corriger les quantités et les délais souhaités.
De nombreuses informations sont présentées à l’écran afin que la génération automatique de la commande d’achat soit validée sous le contrôle permanent de l’opérateur.
Ce module permet également de générer des appels d’offres aux fournisseurs au lieu de générer directement les commandes d’achats.
L’accès au module « Proposition d’Achats » s’effectue, à partir du menu ‘Plans et Besoins’.
1.2. Proposition et génération automatique des achats et AOF
1.2.1. Principe
Le alcul des besoins précédemment effectué (CBNSAD ou CBN ou Stock à dates) a mis en évidence les manques de certains composants pour l’élaboration des produits lancés en fabrication pendant la période traitée. La proposition d’achats peut porter sur une période plus courte que celle couverte par le calcul des besoins. L’objectif de la proposition automatique d’achats est de pouvoir générer des lignes d’achats répondant aux besoins définis.
Les données servant à la génération automatique d’achats sont issues du calcul des besoins (CBNSAD, CBN ou Stock à dates) ou de saisies manuelles. Elles n’évoluent donc pas tant qu’un nouveau calcul des besoins n’est pas relancé ou que de nouvelles demandes manuelles ont été saisies par un acheteur
La proposition d’achats s’effectue en deux temps : dans un premier temps, l’utilisateur travaille sur l’article puis dans un deuxième temps, il travaille sur la fourniture. La proposition d’achats permet :
Pour les articles :
de choisir un critère de présélection parmi : meilleur prix, délai le plus court, fournisseur habituel ;
de revenir sur le besoin, de le modifier au niveau de :
la quantité ;
la date (semaine et année).
d’élargir ou de rétrécir la sélection de composants proposée :
en sélectionnant ou désélectionnant des lignes ;
en supprimant une ou toutes les lignes liées à un composant.
Pour les fournitures et les prestations fournisseurs :
de créer des fournitures ou des prestations achats lorsque la fourniture ou la prestation correspondante n’existe pas ;
de changer de fourniture ou de prestation,
de modifier la quantité proposée ;
de supprimer une ou plusieurs lignes d’une même fourniture ou prestation.
Les prestations fournisseurs sont à saisir manuellement dans l’application, elles ne sont pas issues du calcul des besoins.
Composants, fournitures et prestations étant définis, la génération automatique d’achats proprement dite peut s’effectuer. A son issue, l’utilisateur peut consulter les lignes d’achats créées dans des commandes déjà existantes ou dans de nouvelles commandes.
Il est possible de quitter la procédure avant la génération des achats. Dans ce cas, toutes les opérations effectuées sur les composants et fournitures sont conservées afin de pouvoir exécuter la génération des achats ultérieurement sans avoir à recommencer les traitements de préparation.
En revanche, si entre temps un nouveau calcul des besoins est effectué, la mémorisation des lignes d’achats à générer en différé est supprimée. l’utilisateur doit recommencer la procédure pour que le système puisse prendre en compte les nouveaux besoins d’approvisionnements calculés.
De même, si un nouveau traitement de proposition d’achats est effectué alors que des achats sont attente de génération, un message de confirmation prévient l’utilisateur que les propositions d’achats existantes seront détruites par la nouvelle proposition.
La génération automatique d’achats peut s’effectuer :
Par semaine : Permet de connaître pour un horizon de X semaines les achats et de les générer.
Par article : Permet de connaître pour une sélection de composants les achats nécessaires et de les générer.
Par affaire : Permet de connaître pour une sélection d’affaires les achats nécessaires et de les générer. Le paramètre « Regroupement des besoins en début de semaine » doit être à ‘N’on pour effectuer une proposition d’achats par affaire.
1.2.2. Paramétrage de la proposition d’achats
L’utilisateur doit décider avant le traitement ce que sera sa politique d’approvisionnement : Doit-on tenir compte du seuil minimum des articles ?
Si l’option choisie n’est pas bonne, il faut ensuite une intervention manuelle pour modifier les quantités.
De plus, L’ERP Silog présente le résultat paramétré au nombre de décimales choisies pour les fournitures. Par exemple, si le nombre de décimales à prendre en compte est 0, les quantités achetées sont arrondies à leur valeur entière.
Il est donc important de bien renseigner ces paramètres.
L’accès au paramétrage s’effectue, à partir du menu contextuel en sélectionnant l’option “Traitements/”‘Paramétrage”
Regroupement des besoins en début de semaine : Ce paramètre, s’il est à ‘O’ui, permet de regrouper en début de semaine tous les achats à effectuer au cours de la semaine. Ainsi par fournisseur, une seule commande d’achats est générée par semaine.
ATTENTION en gestion à l’affaire dans le CBN : le regroupement des achats à générer en début de semaine ne permet pas de conserver le numéro d’affaire indiqué en calcul des besoins. De ce fait, l’imputation sur affaire des lignes des commandes d’achats générées ne peut s’effectuer automatiquement.
Pour que les lignes de commandes d’achats soient automatiquement imputées sur affaire, il convient donc de mettre ce paramètre à ‘N’on.
De même, ce paramètre doit être à ‘N’on pour effectuer une proposition d’achats par affaire.
Il en est de même pour l’imputation sur les lancements (avec ou sans numéro d’affaire), qui est notamment utilisée pour permettre la prise en considération des retards d’approvisionnements des quantités imputées sur lancement (voir le chapitre sur le calcul des besoins).
Lors du calcul de la quantité à acheter, le seuil minimum des articles doit-il être pris en compte : Si on répond ‘O’ui à cette question et si le paramètre ‘Regroupement des besoins en début de semaine’ est à ‘O’ui, le seuil minimum déclaré dans la fiche article est pris en compte dans le calcul de la quantité à commander. Sinon le seuil minimum est ignoré et seul le besoin est pris en compte.
Quantité à acheter calculée en fonction de la quantité économique des fournitures : Ce paramètre est utilisé pour les commandes d’achats par EDI. S’il est à ‘O’ui, la quantité économique de la fiche fourniture correspond à la quantité minimum à acheter et la quantité minimum d’appel de la fiche fourniture sert de multiple pour la quantité à acheter.
Prise en compte des achats seulement dans le cycle de livraison (CL + x jours) : Ce paramètre est utilisé pour les commandes d’achats par EDI.
Lorsque ce paramètre est à ‘O’ui, seules les propositions d’achats comprises dans le cycle de livraison plus le nombre de jours renseigné sont prises en compte. Les propositions d’achats postérieures à cette date sont ignorées par le système.
Si la réception d’une commande d’achat est prévue entre la date de la proposition d’achat et la date correspondant au cycle de livraison, la quantité à recevoir de cet achat est déduite de la quantité de la proposition d’achat.
Les propositions d’achats comprises dans la période sont ensuite positionnées à la date correspondant au cycle de livraison (date de l’ERP + cycle de livraison = date d’achat).
Lorsque la proposition d’achat comporte soit un numéro d’affaire, soit un numéro de lancement, l’imputation sur affaire ou sur lancement s’effectue automatiquement à la génération de la ligne de commande d’achat.
Schéma :
Dans la proposition initiale, on constate :
Une proposition d’achats d’une quantité de 100.
Une commande à recevoir entre la proposition d’achat et le cycle de livraison pour une quantité de 40.
Les propositions d’achats éventuelles postérieures aux ‘7 jours’ sont ignorées.
Le résultat de la proposition d’achats :
Une proposition d’achats est positionnée à la date du cycle de livraison.
La quantité égale à 60, soit 100 – 40.
Nombre de décimales à gérer pour la quantité à acheter : Permet de déterminer la précision avec laquelle doit être proposée la quantité de composant à acheter.
Renseigner la date d’achat de l’achat généré avec : Permet de déterminer quelle date prendre pour générer l’achat :
1 - La date ERP
2 - La date d’achat de la proposition
1.2.2. La génération de la proposition d’achats
La génération de la proposition d’achats peut être exécutée à partir du menu contextuel en sélectionnant l’option ‘Nouvelle proposition’. Soit à partir du CBN ou des besoins par nomenclatures.
En ce qui concerne le CBNSAD ou Le SAD, c’est un traitement du Module concernée qui alimante la table des propositions d’achats.
Par exemple Pour le CBNSAD, Lire 6. Calcul, génération des propositions d’achats et lancements - G7A2 G4A7 - ERP Silog