Sommaire

1.1. Introduction

Après un calcul des besoins, le logiciel présente la liste des articles à approvisionner par semaine. Un critère de sélection sur le prix, le délai ou le fournisseur habituel permet au système de proposer le fournisseur auquel la commande est susceptible d’être envoyée.

Dans cette phase de transformation des besoins en commande d’approvisionnement, l’opérateur est en permanence informé des propositions suggérées par le logiciel. Il peut intervenir à tout moment pour changer de fournisseur, pour corriger les quantités et les délais souhaités. 

De nombreuses informations sont présentées à l’écran afin que la génération automatique de la commande d’achat soit validée sous le contrôle permanent de l’opérateur. 

Ce module permet également de générer des appels d’offres aux fournisseurs au lieu de générer directement les commandes d’achats. 

L’accès au module « Proposition d’Achats » s’effectue, à partir du menu ‘Plans et Besoins’.

1.2. l’application Proposition d’achats

1.2.1. Généralités

Le calcul des besoins précédemment effectué (CBNSAD ou CBN ou Stock à dates) a mis en évidence les manques de certains composants pour l’élaboration des produits lancés en fabrication pendant la période traitée. La proposition d’achats peut porter sur une période plus courte que celle couverte par le calcul des besoins. L’objectif de la proposition automatique d’achats est de pouvoir générer des lignes d’achats répondant aux besoins définis.

La proposition d’achats s’effectue en deux temps : dans un premier temps, l’utilisateur travaille sur l’article puis dans un deuxième temps, il travaille sur la fourniture. La proposition d’achats permet :

Pour les articles :

• de choisir un critère de présélection parmi : meilleur prix, délai le plus court, fournisseur habituel ;

• de revenir sur le besoin, de le modifier au niveau de :

  • la quantité ;

  • la date (semaine et année).

• d’élargir ou de rétrécir la sélection de composants proposée :

  • en sélectionnant ou désélectionnant des lignes ;

  • en supprimant une ou toutes les lignes liées à un composant.

Pour les fournitures et les prestations fournisseurs :

• de créer des fournitures ou des prestations achats lorsque la fourniture ou la prestation correspondante n’existe pas ;

• de changer de fourniture ou de prestation, 

• de modifier la quantité proposée ;

• de supprimer une ou plusieurs lignes d’une même fourniture ou prestation.

Composants, fournitures et prestations étant définis, la génération automatique d’achats proprement dite peut s’effectuer. A son issue, l’utilisateur peut consulter les lignes d’achats créées dans des commandes déjà existantes ou dans de nouvelles commandes. 

Il est possible de quitter la procédure avant la génération des achats. Dans ce cas, toutes les opérations effectuées sur les composants et fournitures sont conservées afin de pouvoir exécuter la génération des achats ultérieurement sans avoir à recommencer les traitements de préparation.

La génération automatique d’achats peut s’effectuer :

• Par semaine : Permet de connaître pour un horizon de X semaines les achats et de les générer.

• Par article : Permet de connaître pour une sélection de composants les achats nécessaires et de les générer.

• Par affaire : Permet de connaître pour une sélection d’affaires les achats nécessaires et de les générer. Le paramètre « Regroupement des besoins en début de semaine » doit être à ‘N’on pour effectuer une proposition d’achats par affaire.

1.2.2.Description de l’application

Cette application permet de visualiser l’ensemble des demandes d'achats générées par les différents calculs des besoins et les demandes d’achats saisies manuellement par les utilisateurs habilités.

Selon le module de calcul des besoins utilisé, il existe différentes procédures pour alimenter automatiquement les propositions.

• Pour le CBN et les besoins par nomenclatures : Lire https://forterro-fwe.atlassian.net/wiki/spaces/SUPPSILOG/pages/edit-v2/577634306#1.3.2.-La-g%C3%A9n%C3%A9ration-de-la-proposition-d%E2%80%99achats-%C3%A0-Partir-du-CBN-ou-des-besoins-par-nomenclatures

• Pour le CBNSAD : Lire 6. Calcul, génération des propositions d’achats et lancements - G7A2 G4A7 - ERP Silog

• Pour le Stock à Date : Lire 1. Le Plan de Production et d'approvisionnement - P1 - ERP Silog

Consultation des lignes de besoins

Une fois alimentés comme propositions d’achat, les composants sont ensuite présentés dans le tableau des besoins par article. Les composants sont automatiquement présélectionnés. Les autres composants ne sont pas présélectionnés mais apparaissent tout de même dans le listage pour être éventuellement sélectionnés manuellement.

Lorsque le bornage est effectué par date, la présélection s’effectue selon la date du besoin, et lorsqu’il est effectué par affaire, la présélection s’effectue selon les codes affaires associés aux besoins.

1.3. Les traitements

1.3.1. Paramétrage de la proposition d’achats

L’utilisateur doit décider avant le traitement ce que sera sa politique d’approvisionnement : Doit-on tenir compte du seuil minimum des articles ?

Si l’option choisie n’est pas bonne, il faut ensuite une intervention manuelle pour modifier les quantités.

De plus, L’ERP Silog présente le résultat paramétré au nombre de décimales choisies pour les fournitures. Par exemple, si le nombre de décimales à prendre en compte est 0, les quantités achetées sont arrondies à leur valeur entière.

Il est donc important de bien renseigner ces paramètres.

L’accès au paramétrage s’effectue, à partir du menu contextuel en sélectionnant l’option “Traitements/”‘Paramétrage”

• Regroupement des besoins en début de semaine : Ce paramètre, s’il est à ‘O’ui, permet de regrouper en début de semaine tous les achats à effectuer au cours de la semaine. Ainsi par fournisseur, une seule commande d’achats est générée par semaine.

• Lors du calcul de la quantité à acheter, le seuil minimum des articles doit-il être pris en compte : Si on répond ‘O’ui à cette question et si le paramètre ‘Regroupement des besoins en début de semaine’ est à ‘O’ui, le seuil minimum déclaré dans la fiche article est pris en compte dans le calcul de la quantité à commander. Sinon le seuil minimum est ignoré et seul le besoin est pris en compte. 

• Quantité à acheter calculée en fonction de la quantité économique des fournitures : Ce paramètre est utilisé pour les commandes d’achats par EDI. S’il est à ‘O’ui, la quantité économique de la fiche fourniture correspond à la quantité minimum à acheter et la quantité minimum d’appel de la fiche fourniture sert de multiple pour la quantité à acheter. 

• Prise en compte des achats seulement dans le cycle de livraison (CL + x jours) : Ce paramètre est utilisé pour les commandes d’achats par EDI.

Lorsque ce paramètre est à ‘O’ui, seules les propositions d’achats comprises dans le cycle de livraison plus le nombre de jours renseigné sont prises en compte. Les propositions d’achats postérieures à cette date sont ignorées par le système.

Si la réception d’une commande d’achat est prévue entre la date de la proposition d’achat et la date correspondant au cycle de livraison, la quantité à recevoir de cet achat est déduite de la quantité de la proposition d’achat.

Les propositions d’achats comprises dans la période sont ensuite positionnées à la date correspondant au cycle de livraison (date de l’ERP + cycle de livraison = date d’achat).

Lorsque la proposition d’achat comporte soit un numéro d’affaire, soit un numéro de lancement, l’imputation sur affaire ou sur lancement s’effectue automatiquement à la génération de la ligne de commande d’achat.

Schéma :

Dans la proposition initiale, on constate :

• Une proposition d’achats d’une quantité de 100.

• Une commande à recevoir entre la proposition d’achat et le cycle de livraison pour une quantité de 40.

• Les propositions d’achats éventuelles postérieures aux ‘7 jours’ sont ignorées.

 

Le résultat de la proposition d’achats :

• Une proposition d’achats est positionnée à la date du cycle de livraison.

• La quantité égale à 60, soit 100 – 40. 

• Nombre de décimales à gérer pour la quantité à acheter : Permet de déterminer la précision avec laquelle doit être proposée la quantité de composant à acheter. 

• Renseigner la date d’achat de l’achat généré avec : Permet de déterminer quelle date prendre pour générer l’achat :

  • 1 - La date ERP

  • 2 - La date d’achat de la proposition

1.3.2. La génération de la proposition d’achats à Partir du CBN ou des besoins par nomenclatures

La génération de la proposition d’achats peut être exécutée à partir du menu contextuel en sélectionnant l’option ‘Nouvelle proposition’ Si vous utilisez encore le Module Historique de l’ERP Silog CBN.

En ce qui concerne le CBNSAD ou Le SAD, c’est un traitement du module concerné qui alimente la table des propositions d’achats. Ce chapitre ne concerne donc que les utilisateurs du CBN et des besoins par nomenclatures

• Par exemple Pour le CBNSAD, Lire 6. Calcul, génération des propositions d’achats et lancements - G7A2 G4A7 - ERP Silog

• Pour le Stock à Date, lire 1. Le Plan de Production et d'approvisionnement - P1 - ERP Silog

Si des lignes de proposition existent, le message suivant propose de les supprimer.

• Choix de la présélection

Le système prépare la table des besoins puis propose d’effectuer une présélection des lignes d’achats à générer : 

Si à partir du CBN :

• soit par article ;

• soit par article et par semaine ;

• soit par famille ;

• soit par famille et par semaine ;

• soit par semaine ;

• soit par affaire ;

Si à partir des besoins par nomenclatures :

• soit par article ;

• soit par famille ;

Suivant le choix effectué, le système propose de présélectionner les lignes d’achats à générer en fonction de différents critères de pré-sélection soit par article, soit par période (choix par semaine), soit par article et par période…

Les boutons ‘Import début’ et ‘Import fin’ permettent respectivement de sélectionner les bornes minimum et maximum des articles, des familles ou des affaires à présélectionner.

• Consultation des lignes de besoins

Les composants sont ensuite présentés dans le tableau des besoins par article. Les composants inclus dans les bornes saisies précédemment sont automatiquement présélectionnés. Les autres composants ne sont pas présélectionnés mais apparaissent tout de même dans le listage pour être éventuellement sélectionnés manuellement.

Lorsque le bornage est effectué par date, la présélection s’effectue selon la date du besoin, et lorsqu’il est effectué par affaire, la présélection s’effectue selon les codes affaires associés aux besoins.

Le menu « Présélection »  permet :

• de présélectionner tous les composants (choix ‘Tous’) ;

• de préselectionner uniquement les articles issus de la pré-selection (choix ‘Selon présélection’) ;

• ou de n’en sélectionner aucun (choix ‘Aucun’). 

L’utilisateur peut également sélectionner (et respectivement désélectionner) une ligne en double-cliquant dessus à l’aide de la souris.

Les cases à cocher situées entre les listes déroulantes permettent d’afficher à l’écran uniquement les lignes sélectionnées ou les lignes désélectionnées ou toutes les lignes.

Les colonnes du tableau :

• Code article : Code de l’article pour lequel un besoin a été déterminé. 

• * : Les articles sans fournitures associée sont indiqués à l’aide du caractère ‘*’. 

• Lancement / Commande : Code du lancement ou numéro de la commande à l’origine du besoin. 

• Affaire : Code de l’affaire associée au besoin. 

• Date achat : Date à laquelle l’article doit être acheté. Elle est calculée en retranchant le délai d’approvisionnement défini dans la fiche article (champ ‘délai mono-niveau’) à la date du besoin. 

• Qté achat : Quantité d’articles à acheter, en unité de stock. Par défaut, la quantité à acheter est égale à la quantité du besoin.

• Besoin : Quantité à approvisionner de l’article calculée en calcul des besoins, 

• Sem. / Année : Semaine et année où le besoin se fera sentir et où les réceptions sont donc souhaitées. 

• Date : La date du besoin correspond au premier jour (lundi) de la semaine de réception souhaitée. 

• Qté éco : Quantité économique d’approvisionnement renseignée dans la fiche article. 

• Désignation : Libellé de l’article. 

• Famille : Famille de l’article

Modification d’une ligne de besoin

L’utilisateur peut modifier, pour chaque ligne du listage, la date d’achat et la quantité achetée. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton ‘Modifier’ . La touche Tab permet de passer de la date d’achat à la quantité acheté et réciproquement ; la touche Entrée permet de valider la saisie.

Le menu ‘Traitements’

1. Regrouper plusieurs besoins ;

2. Supprimer une ligne de besoin ;

3. Supprimer toutes les lignes de besoin de l’article sélectionné ;

4. Créer des fournitures associées à l’article.

• Regroupement des besoins pour un même article :

Une entreprise a tout intérêt à minimiser le nombre de commandes. En effet, chaque achat génère un coût de passation de commande qu’il convient de gérer au mieux.

D’autre part, un stockage trop important peut engendrer également un coût de stockage. 

La fonction de regroupement des achats permet à l’utilisateur de choisir les regroupements d’achats sur l’article qui peuvent offrir le meilleur compromis entre les deux coûts précédemment décrits.

Elle peut permettre également bénéficier de conditions particulières d’achats. 

Lorsque l’option ‘Regroupement’ est sélectionnée dans le menu ‘Traitements’, un listage de recherche permet de choisir l’article à regrouper.

Un listage de sélection présente ensuite les lignes de besoin de l’article sélectionné. Il suffit de sélectionner les lignes à regrouper.

La validation du listage présente le résultat du regroupement effectué.

La date d’achat et la quantité du regroupement peuvent directement être modifiés sur ce masque. 

Si des affaires sont associées aux besoins :

La liste suivante, permet d’afficher le détail des imputation de la proposition.

Ce détail sera transférer dans la table « ACHIMP » au moment de la création de la ligne d’achat.

Après génération de la ligne d’achat,  le traitement nommée « Imputations sur achat » de la ligne d’achat permet de visualiser les imputations générées pour l’achat :

• Création des fournitures

Les articles qui ne possèdent pas de fourniture associée, peuvent être sélectionnés pour effectuer une proposition d’Appel d’Offres Fournisseur.

En revanche, les articles ne possédant pas de fourniture associée ne peuvent être sélectionnés pour effectuer une proposition d’achats ; l’utilisateur doit donc associer au moins une fourniture à chaque article devant faire l’objet d’une proposition d’achats. L’option ‘Création de fournitures’ à partir du menu ‘Actions’ permet de créer de nouvelles fournitures.

Lorsque l’option ‘Création de fournitures’ est sélectionnée, le système présente un listage de sélection des fournisseurs. L’utilisateur sélectionne le ou les fournisseurs pouvant approvisionner l’article sélectionné. Pour chacun d’eux, le système lance l’application ‘Fournitures’ pour créer les fournitures associées à l’article interne sélectionné.

• Suppression de la ligne et suppression des lignes concernant l’article

Pour ne pas traiter les ligne de certains articles, sélectionner l’option de suppression concernée.

Transformation du besoin en articles internes en fournitures à acheter

Après avoir sélectionné les articles à approvisionner, l’utilisateur accède à la seconde partie de la proposition : celle concernant les fournitures.

Pour transformer les besoins en articles internes en fournitures à acheter, il faut choisir les fournisseurs et les fournitures (références chez le fournisseur) à commander. Le système effectue une proposition de fournisseurs et de fournitures selon l’un des critères suivant :

• Sélection selon le meilleur délai ;

• Sélection selon le meilleur prix ;

• Sélection selon le Fournisseur et fourniture habituels : (cette information est renseignée dans la fiche fourniture).

Le système génère ensuite la proposition d’achats proprement dite. Excepté pour les articles de type 4 (sous-traitance), les sous-traitants sont filtrés de la proposition d’achats. Cela signifie qu’à part les achats de sous-traitance, le programme ne propose pas d’effectuer des commandes d’achats pour les sous-traitants.