Sommaire
1. Introduction
L’enregistrement d’une commande d’achat comporte les déclarations générales (fournisseur, N° de commande, délai, conditions d’acheminement...), les différentes lignes de la commande (code article, référence chez le fournisseur, quantité, prix, remise, date impérative de livraison...) et les conditions de règlements (acompte, modes de règlements...).
L’enregistrement d’un article à commander peut être introduit dans la commande manuellement par appel de la référence du fournisseur (code fourniture) ou du code article interne, ou automatiquement par génération des achats à partir d’un retour d’appel d’offres, ou d’une proposition d’achats à partir du calcul des besoins. Si une grille de tarifs se rapporte à la ligne de commande, le système propose automatiquement un prix remisé ou un pourcentage de remise à appliquer, en tenant compte, le cas échéant, de la quantité commandée. Une visualisation par multi‑fenêtrages de la fiche du produit est disponible et le coefficient de changement d’unité achat - stock s’applique automatiquement.
L’édition des commandes peut être demandée unitairement ou quotidiennement.
De nombreux listages de suivi des achats permettent de connaître l’ensemble des commandes en cours, triées par fournisseur, par produit... Des états de relance des fournisseurs sont réalisés par analyse des réceptions attendues et par dates impératives souhaitées.
L’accès à l’application « Achats et Accusés de Réception » s’effectue en sélectionnant l’option « Achats et accusés de réception » du menu de l’ERP Silog.
2. L’en‑tête des commandes d’achats
Le mode liste de l’application Achats permet de lister l’ensemble des commandes passées.
2.1 Les zones du masque des clés
N° Achat : Numéro de la commande d’achat (obligatoire). Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (voir la documentation « E2_Utilitaires Responsable.doc »). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).
Cette fonctionnalité a pour objectif d’assurer l’intégrité des séquences des numérotations dans les différents documents de ventes, achats et production.
Fonctionnement du codificateur :
Par exemple, si deux utilisateurs saisissent deux documents en simultané, le premier utilisateur se réserve le numéro de document n qui est le prochain compteur disponible, le second utilisateur se réserve le même numéro n tant que ce numéro n’a pas été attribué lors d’une validation. Le compteur est dit provisoire, il est suivi de la lettre « P ».
Utilisateur 1 => 
compteur nP
Utilisateur 2 => 
compteur nP
Le compteur provisoire est le même.
Le premier des deux utilisateurs qui valide son enregistrement (clés et données) obtient son numéro définitif, c’est le prochain compteur libre sans le caractère « P ».
Exemple utilisateur 2 => 
compteur n
Puis lorsque l’utilisateur 2 valide ses clés : Le numéro provisoire s’incrémente car le compteur a été attribué, le compteur provisoire est renuméroté : 
compteur (n+1)P.
Pendant ce temps, si un autre utilisateur saisit un même type de document son numéro provisoire sera le même que celui qui est en cours de saisie avec l’utilisateur 1. 
compteur (n+1)P.
S’il valide ses données avant l’utilisateur 1 son numéro définitif sera 
compteur n+1
Quant à l’utilisateur 1, la validation de sa saisie lui attribue le prochain numéro de compteur définitif libre 
n+2.
Il est possible d’écraser le compteur provisoire en saisissant le numéro manuellement sans le caractère « P », mais si le numéro saisi manuellement a déjà été attribué, le message suivant apparaît et la validation de la fiche est impossible 
.
La saisie manuelle d’un numéro de compteur ne met pas à jour le prochain numéro de compteur, à la prochaine saisie le compteur continuera de s’incrémenter suivant son séquençage prévue dans le codificateur multi usage. S’il rencontre un numéro qui existe déjà dans la base de données issue d’une saisie manuelle, le numéro définitif sera automatiquement incrémenté lors de la validation des données.
N° d’A.R. : Numéro de la confirmation d’achat. Par défaut le système propose le même numéro que le numéro d’achat, mais l’utilisateur peut le changer. Pour un même fournisseur, il n’est pas possible de créer deux commandes d’achat avec le même N°d’A.R.
Code fournisseur : Code du fournisseur de la commande (obligatoire). En création de commande d’achat, le bouton «
» permet d’importer un code fournisseur. Si le fournisseur est bloqué en commande le message suivant apparaît, et la commande ne peut être saisie. Si le Bon à payer est bloqué pour ce fournisseur, le message suivant apparaît, mais la saisie n’est pas bloquée.
Profil de taxes : Voir le chapitre “Profils de taxes”
Mention légale : Voir la doc « E14_Profils de taxes.doc ».