Pour faciliter le traitement, les rappels sont liés à un journal dans PCE. Le journal va permettre d'éditer un document de rappel (pas un document comptable). On obtient également un historique par débiteur de tout ce qui a été rappelé.
C'est un journal spécial qui n'aura pas de n° de journal, l'avantage du journal c'est que l'on aura plus de souplesse.
Dans la notion de “relance” On distingue les rappels et les relevés
Rappel = l’ensemble des postes ouverts échus.
Relevé = l'ensemble des postes ouverts échus et non échus, situation au jour de l’extraction.
Après la génération des relances, il n'y a pas de trace comptable (pas de document comptable), la seule indication visible d’une relance se retrouvera sur la consultation du débiteur dans l'onglet 'Relance'.
Finance → Interrogations → Comptes débiteurs / clients
Cet onglet peut nécessiter un certain paramétrage de la part du consultant, si l’on souhaite dissocier les rappels des relevés dans l'affichage. L’affichage standard contient l’ensemble des documents de relance dans le même tableau.
Procédure de rappels débiteurs
Ouvrir journal de rappel :
Dans un premier temps on sélectionne les factures à l'aide de filtre à disposition dans l'écran, mais en principe on prend tout (sans sélection)
La date de référence est importante, car c'est la date qui va définir si on relance ou on ne relance pas, elle va vérifier que l'échéance de la facture soit dépassée. On peut utiliser cette date de référence pour tester/simuler la politique de rappel mise en place en mettant une date dans le future …
On va ensuite avec une liste de toutes les relances
On obtient un document par client et par monnaie et pour le client dans la partie de droite on voit l'ensemble des documents du client qui sont rappelé.
Pour afficher un rappel, sélectionner un client et clic sur 'Aperçu'.
Dans la sélection, à gauche on peut sélectionner un débiteur et faire - on supprimer ainsi la relance sur la facture. On peut également supprimer une facture dans la partie de droite de la même manière
Les différents boutons permettent de :
Texte : texte de rappel qui va être appliqué, on pourrait rajouter une communication particulière pour le client et ce rappel (lié au document princide rappel)
Adresse : adresse du rappel, on peut changer l'adresse
Échéance : échéances du niveau de rappel
Commentaire : Ajouter un commentaire supplémentaire
Si on a effectué toutes les modifications voulu on peut ensuite faire dans le ruban 'Etats' → Impression des relances. On obtiendra ainsi une proposition de relance que l'on pourra contrôler avant la définitive et trier selon client
Impression des relances - Impression de masse du niveau 1 au niveau 3 -> faire aperçu pour vérifier avant la relance
Lancer en 2 fois pour facture et ensuite BVR
Imprimer : impression définitive et renseigner également la date d'impression du rappel dans l'historique des relances du débiteurs
Si les rappels sont envoyé il faut mettre le journal en définitif Obligatoire par mesure de sécurité !!! On peut supprimer le journal même si les rappels ont été effectués et on perdra ainsi toutes les informations et l'historique des rappels par débiteur
En std sur papier, par mail-individualisation