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1. Introduction

Le principe de ce module est d'enregistrer tous les évènements qualités sans nécessairement enregistrer de non conformités. Il permet de déterminer et résoudre les causes des évènements qualités. Il centralise le suivi et permet de déclencher si nécessaire de la qualité produit.

Il s'agit d'enquêter sur l'évènement qualité en utilisant la méthode bien connue du QQOQCCP (Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?).

Cette méthode consiste à se poser les questions utiles pour comprendre et résoudre l'évènement qualité.

Quoi ?
Le Quoi définit le sujet à étudier, le problème à régler. C'est le point d'entrée de la démarche. dans Hélios ERP, il peut s'agir d'un OF, d'un Processus ou Procédé, d'une Livraison ou d'une Réception....
Qui ?
Le Qui spécifie l'acteur principale qui est concernée.  Le client, le fournisseur, l'ERP Hélios....
Où ?
Le Où indique l’endroit (physique ou virtuel) où l'évènement s'est produit (lieu, service, phase de production, ...). 
Quand ?
Le Quand définit la date de l'évènement (date de découverte ou date de l'évènement).
Comment ?
Le Comment fait référence à l'évènement qui a déclenché la découverte de l'évènement qualité : Audit, Contrôle, Rappel produit fournisseur....
Combien ?
Combien de produit sont concernés ? Le Combien permet de quantifier l’objet de la problématique en question et souvent d’en apprécier la gravité.
Pourquoi ?
Pourquoi l'évènement s'est il produit ?


2. Les codificateurs du module "Evènement "

 Il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Clients :


 Les types d'évènement et les sous-types d'évènement

Il s'agit de définir pour chaque nature d'évènement qualité (Produit, Interne, Client, Achat ou Système) les types d'évènement que vous avez l'habitude de traiter en démarche qualité. Vous avez la liberté de créer les types de votre choix.

Ils permettent de répondre à la question "Comment ?" de l'enquête qualité.

  • Libellé du type : Désignation du type d'évènement.
  • Abréviation : Libellé court du type d'évènement.
  • Compétence : Uniquement les opérateurs ayant cette compétence pourront créer ou modifier des évènements de ce type
  • Compétence solder : Une compétence permettant de solder les éléments liés aux types d'évènement peut être précisée
  • Nature : Sélectionner la nature de l'évènement concerné parmi les 4 natures suivante , Produits, Système, Achat Client. le type d'évènement sélectionnable sera filtré selon la nature de l'évènement lors de la création.
  • Inactif : Pour désactiver l'utilisation du type d'évènement.
  • Visu évènement : Permet aux opérateurs non compétents pour saisir les évènements associées à ce type d'évènement de pouvoir les visualiser dans les évènements.
  • Retouche : Permet de venir créer des évènements produit particulier depuis la mobilité

Exemple : Opérateur compétent (GED QUALITE / CONTROLE) pour le type de l’évènement associé pourra créer et effectuer des actions sur les évènements. Si non compétent alors il pourra visualiser les évènements de ce type

Depuis la Toolbar il est possible de venir associer à un type d’évènement un ensemble de type de sous évènement

Pour créer un sous-type d'évènement, il suffit de sélectionner le bouton pour le type d'évènement sélectionné en consultation.

Il permet d'apporter des précisions dans la partie "Sous évènement" de l'évènement qualité. 

Il faut bien avoir à l'esprit que le sous type doit être compatible avec le contexte du type d'évènement et la nature de l'évènement, il permet de préciser les données du sous évènement.

La création est assez similaire à la saisie d'un type d'évènement.

  • Evènement : Abréviation du type de l'évènement sélectionné, non modifiable.
  • Libellé : Désignation du sous-type d'évènement.
  • Abréviation : Libellé court du sous-type d'évènement, donnée unique en BDD pour un type d'événement.
  • Compétence solder : Une compétence permettant de solder les éléments liés aux sous évènement peut être précisée (elle prendra le pas sur celle définie sur le type d’évènement)
  • Inactif : Pour désactiver l'utilisation du sous-type d'évènement.

 Les Processus et les Sous-processus

La fiche processus  a pour vocation de fournir tous les éléments de compréhension du fonctionnement et de la mise en œuvre du processus auprès des contributeurs. Elle peut aussi se nommer cartographie des processus. Les fiches servent à identifier les principales données d’entrée et de sortie de vos activités de vos process Qualité.

Selon l’ISO 9000[1], un processus est un “ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat escompté”. C’est donc une suite d’actions qui interagissent pour transformer un élément d’entrée en élément de sortie, en lui apportant de la valeur ajoutée.

source : L'approche processus en ISO 9001 - Management de la qualité (managementqualite.com)

On distingue habituellement :

  • Les processus opérationnels (de réalisation), Ils représentent l'activité cœur de métier de l'entreprise : de l'élaboration à la prise de commande / livraison des produits et services pour les clients.
  • Les processus de support (de soutien ou ressources), Ils représentent l'activité de mise à disposition en interne des ressources nécessaires à la réalisation des processus opérationnels : achats de fournitures, RH, comptabilité, etc. 
  • Les processus de pilotage (de management ou décisionnels), ils représentent l'activité d'élaboration des informations internes permettant le pilotage de l'activité de l'entreprise.
  • Les processus de mesure (d'évaluation des résultats), ils traitent l'efficacité des processus eux-mêmes, en fournissant la mesure des écarts entre les résultats et les objectifs définis.

Autre source intéressante : Exemple de fiche processus ou cartographie des processus - Certification QSE (certification-qse.com)

L'écran "Processus" permet de cartographier l'ensemble  des processus de votre entreprise.

Une fiche processus est identifiée par les informations suivantes :

  • Libellé : Libellé du processus.
  • Abréviation : Libellé court du processus.
  • Dernier contrôle : Date du dernier contrôle.
  • Fréquence : Fréquence des contrôles selon période renseignée.
  • Méthodes d'agrément : Sélectionner la méthode d'agrément. Un écran permet de créer les Méthodes des agréments.
  • Origine des agréments : Sélectionner l'origine des agréments. Un écran permet de créer les Origines des agréments.
  • Période : Sélectionner la périodicité, jours, Semaines, Mois Années ou nombre d'utilisation.
  • Prochain contrôle : Dates de fin de validité et du prochain contrôle. 
  • Notes : Le bouton permet d'accéder et de saisir des notes, remarques.
  • Fichiers liés : Le bouton permet de lier des documents au processus sélectionné.

Chaque processus peut être décomposé en sous-processus pour caractériser plus finement un évènement qualité, c'est l'objet de la codification des sous-processus accessible via le bouton . 

 Les Procédés

Hélios propose un écran permettant de gérer les procédés de l’entreprise.

Dans les versions antérieures les procédés gérés été

  • Standard : liste de procédés
    • Délivrés par les clients
    • Attribués à des fournisseurs ou sous-traitant
  • Des procédés internes
    • Cas du traitement de surface
    • Liens vers les lignes de traitement

L’écran existant a été migré sous Hélios ERP 2023 disponible depuis la codification Helios ERP Procédés.

Ajout des information ci-dessous : 

  • Gestion de la validité du procédé
    • Fréquence / Période / Date du dernier contrôle
    • Origine et méthode du renouvellement
  • Procédé appartient à un client
  • Nouveaux types de gestion pour un procédé
    • GED / CDC / Outillage / Exemplaire
    • Le choix d’un de ces types permet de venir lier une ou plusieurs fiches existantes dans les modules au procédé courant

Exemple : Lien vers des documents de la GED Hélios

Les données liées sont ensuite apparentes dans la grille du bas de l’écran.


 Les types de fichier liés

Cet écran permet de définir les types de documents liés. Les documents liés sont utilisés dans différents modules.

Les données à saisir :

  • Abréviation : Libellé court du type de fichier.
  • Libellé : Libellé long du type de fichier.
  • Archiver : Pour ne plus utiliser cette fiche.

 Analyses de la non conformité

Cet écran permet de saisir les motifs liés à un évènement Qualité. Il répond à la question Pourquoi dans le formulaire des événements.


Saisir un libellé et un libellé court, l'abréviation.

3. L'écran principal des Evènements 

Il est composé de trois partie :

  1. Critères de sélection : Permet de filtrer les évènements à consulter => Saisir le filtre désiré puis sélectionner le bouton "Appliquer"
  2. Liste des évènements : Liste des évènements filtrés selon les critères saisis.
  3. Détail des sous évènements de l'évènement sélectionné,

 


4. La toolbar du module "Evènements qualité "


4.1. Imprimer

Sélectionner le rapport à imprimer


4.2. Création d'un évènement 

Un évènement qualité est défini par sa nature, Hélios ERP possède 4 natures :

    • Système : Lié à un processus ou procédé

    • Produit (Interne) : Lié à un OF, une Phase d'OF ou un Article,

    • Client : Lié à un bon de livraison client ou à un client..

    • Achat : Lié à un Bon de réception ou un fournisseur ou un bon de réception de Sous-traitance ou à un fournisseur de sous-traitance.

La toolbar présente 4 icônes, un pour chaque nature. Sélectionner la nature en fonction de l'évènement qualité à saisir.

La création de l'évènement permet de saisir les réponses aux questions QQOQCCP.  Elle permet d'alimenter le formulaire suivant :



4.2.1 Evènement de Nature Système

Choix du type d'évènement associé à la nature Système : Le Comment.

Exemple : Défaut Processus Vente

Choix du Processus ou Procédé concerné : Le Quoi.

Dans la liste des processus et procédés, sélectionner, la donnée. Un filtre permet de ne voir que la liste des processus ou procédés.

Saisie de l'évènement système : Réponses aux autres question.

L'évènement est créé avec un code numérique auto-incrémenté. Saisir les informations utiles à l'évènement qualité.

  • Statut : En attente, non modifiable.
  • Référence : Référence à saisir.
  • Libellé : Le libellé de l'évènement à saisir. 
  • Le Quand : Date du jour, modifiable.
  • Le Qui : Sélectionner l'origine de l'agrément dans les codifications des "Origines des agréments"
  • Le Ou : Lieu où a été découvert le problème à saisir.
  • le Constat : Sélectionner le Constat dans la liste des codification "Constats".
  • Le Comment : Le type d'évènement concerné, non modifiable.
  • Le Quoi : Processus ou procédé concerné, , non modifiable.
  • Saisie par :  code utilisateur, modifiable.
  • Le Pourquoi : Sélectionner le pourquoi dans la liste des codifications  "Méthodes d'agréments". Le Combien : Par défaut 1, modifiable.

La Toolbar permet de compléter l3 notes : Le Comment, le constat et le Pourquoi via la saisie d'informations historisées


4.2.2. Evènement de Nature Produit

Choix du type d'évènement associé à la nature Produit : Le Comment.

Exemple : Contrôle visuel.

Choix de l'OF ou de la phase d'un OF ou de l'Article concerné : le Quoi.

Dans la liste qui apparaît sélectionner, la donnée.

Un filtre permet de ne voir que la liste des OFS, ou des Phases ou des Articles.

Saisie de l'évènement produit : Réponses aux autres question.

L'évènement est créé avec un code numérique auto-incrémenté. Saisir les informations utiles à l'évènement qualité.

  • Statut : En attente, non modifiable.
  • Référence : Référence de l'OFS préalimentée, Modifiable.
  • Libellé : Le libellé du produit, modifiable.
  • Le Quand : Date du jour, modifiable.
  • Le Qui : le code utilisateur, modifiable.
  • Le Ou : Saisir le lieu où a été découvert le problème.
  • le Constat : Sélectionner le Constat dans la liste des codification "Constats".
  • Le Comment : Le type d'évènement concerné, non modifiable.
  • Le Quoi :
    • si OF : CodeOF - Code Produit - Référence OF, non modifiable. 
    • si Phase : Code OF - Code Article - Phase 
    • si Article : 
  • Saisie par :  code utilisateur, modifiable.
  • Le Pourquoi : Sélectionner le pourquoi dans la liste des codifications  "Analyses de la non conformité".
  • Le Combien : Par défaut 1, modifiable.

La Toolbar permet de compléter 3 notes : Le Comment, le constat et le Pourquoi via la saisie d'informations historisées.


4.2.3. Evènement de Nature Client

Choix du type d'évènement associé à la nature Client.

Choix du client ou du BL concerné : le Quoi.

Un filtre permet de ne voir que la liste des BL ou Clients.


Saisie de l'évènement client : Réponses aux autres question.

L'évènement est créé avec un code numérique auto-incrémenté. Saisir les informations utiles à l'évènement qualité.

 

  • Statut : En attente, non modifiable.
  • Référence : Le numéro du BL et sa date, modifiable.
  • Libellé : Le libellé de l'évènement à saisir. 
  • Le Quand : Date du jour, modifiable.
  • Le Qui : le code client non modifiable.
  • Le Ou : Lieu où a été découvert le problème.
  • le Constat : Sélectionner le Constat dans la liste des codification "Constats".
  • Le Comment : Le type d'évènement concerné, non modifiable.
  • Le Quoi :
    • Si BL Client : Code Client - Nom Client - Numéro de BL si l'évènement concerne un BL  , non modifiable.
    • Si Client : Code Client - Nom du client , non modifiable.
  • Saisie par :  code utilisateur, modifiable.
  • Le Pourquoi : Sélectionner le pourquoi dans la liste des codifications  "Analyses de la non conformité".
  • Le Combien : Par défaut 1, modifiable.

La Toolbar permet de compléter le Comment, le constat et le Pourquoi via la saisie d'informations historisées


4.2.4. Evènement de Nature Achat

Choix du type d'évènement associé à la nature Achat.

Choix du fournisseur ou du BL concerné : Le Quoi

Un filtre permet de ne voir que la liste des Br Fournisseurs ou Br de Sous-Traitances ou Fournisseurs ou Sous-Traitants.


Saisie de l'évènement Achat : Réponses aux autres question.

L'évènement est créé avec un code numérique auto-incrémenté. Saisir les informations utiles à l'évènement qualité.

 

  • Statut : En attente, non modifiable.
  • Référence : Le code fournisseur - Le nom du fournisseur - la ville.
  • Libellé : Le libellé de l'évènement à saisir. 
  • Le Quand : Date du jour, modifiable.
  • Le Qui : Le Nom du fournisseur, non modifiable.
  • Le Ou : Lieu où a été découvert le problème à saisir.
  • le Constat : Sélectionner le Constat dans la liste des codification "Constats".
  • Le Comment : Le type d'évènement concerné, non modifiable.
  • Le Quoi :
    • si Fournisseur ou Sous traitant : Code fournisseur - Nom Fournisseur  , non modifiable.
    • Si BR ou BR ST : Code fournisseur - Nom Fournisseur - Numéro de Bon réception ou de Bon de réception de SST, non modifiable.
  • Saisie par :  code utilisateur, modifiable.
  • Le Pourquoi : Sélectionner le pourquoi dans la liste des codifications  "Analyses de la non conformité".
  • Le Combien : Par défaut 1, modifiable.

La Toolbar permet de compléter le Comment, le constat et le Pourquoi via la saisie d'informations historisées

4.3. Modifier un évènement 

Cette action permet de rouvrir la fenêtre de création de l'évènement pour modifier sont contenu et/ou compléter les notes.

Cette action permet de rouvrir la fenêtre de création de l'évènement pour modifier sont contenu et/ou compléter les notes

4.4. Suppression

Pour supprimer l'évènement qualité sélectionné.

4.5. Comment

Permet de consulter la note relative au Comment ?


6.5. Constat

Permet de consulter la note relative au Constatation ?

6.6. Pourquoi

Permet de consulter la note relative au Pourquoi ?


6.7. Fichiers liés

Permet d'insérer des documents liés à l'évènement qualité, photo documents divers.
L'insertion d'un fichier alimente le nom du fichier.
Il faut sélectionner ensuite le type de fichiers.


Le type de fichier provient d'une codification "Type de fichiers liés"


5. Le sous évènement qualité

Le sous évènement permet de détailler un évènement. Il permet de préciser les informations pour les quatre natures d'évènement et types d'évènement.

5.2. La toolbar du sous évènement qualité



4.2.1 Sous évènement de Nature Système


4.2.2. Sous évènement de Nature Produit

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