Ce chapitre concerne les fonctionnalités H2 de l'ERP Hélios que vous utilisez. Les fonctionnalités activées en H3 ne sont pas concernées par ce paragraphe.

1. Déplacements, Filtres et Recherches

Le système de filtre et de recherche d’HELIOS permet de gérer très simplement le volume d’informations de la base.

Tous les écrans principaux des modules possèdent une barre de navigation :

* Les déplacements :

Ils permettent de se déplacer de 1 ou 5 enregistrements « en avant » ou « en arrière » mais aussi d’aller automatiquement au premier ou au dernier.

Ces déplacements s’effectuent suivant l’ordre de tri des enregistrements. Celui-ci est défini par le champ apparaissant en rouge sur l’interface.

Ce tri est possible sur tous les champs apparaissant en gras sur l’interface. Pour le changer, il suffit de cliquer sur le champ qui devient rouge.

A l’ouverture, Helios ERP(H2) se positionne toujours sur le dernier enregistrement.

* La recherche :

Elle permet de se positionner directement sur un enregistrement (voir paragraphe des grilles de sélection). 

* Le filtre :

Il permet de sélectionner des données et de se déplacer sur ces données sélectionnées.

Pour actionner un filtre il faut cliquer sur le bouton   (ou Ctrl + F5), puis sélectionner un champ de l’interface (champ filtrant), et enfin valider (voir paragraphe 1.7).

Si le critère ou les critères de filtre remontent plusieurs enregistrements, un second écran (écran de recherche) s’ouvre et affiche la liste des enregistrements filtrés. Il suffit de sélectionner un des enregistrements présents dans la liste pour se positionner dessus. L’écran de navigation est ainsi filtré et le résultat du filtre est indiqué dans une zone, en bas de l’écran.

Une fois le filtre activé l’icône change .   Il suffit de cliquer dessus pour supprimer le filtre.

Cette notion de filtre est très importante car elle permet d’isoler certains enregistrements. Ces données sont alors localement restreintes (sur le poste uniquement) et Helios ERP(H2) « réagit » en fonction de ces données. En effet, les recherches sont réduites à cette liste mais aussi et surtout les états s’adaptent automatiquement.

Par exemple, un état Helios ERP(H2) vous propose la liste des livraisons du mois. Il est trié par client mais comporte tous les clients. Si vous voulez la liste des livraisons du mois pour un client donné, il vous suffit de poser un filtre sur le client et de lancer l’état. Il n’est pas nécessaire de faire un état supplémentaire.

De plus, vous pouvez faire des filtres avancés depuis l’écran des recherches. Ce sont des filtres qui peuvent contenir plusieurs critères (convertis en langage SQL) et que vous pouvez enregistrer. Ils sont alors utilisables par tous les utilisateurs depuis n’importe quel poste.

De même, il est possible de convertir une recherche en filtre (en utilisant le symbole de l’entonnoir depuis la fenêtre de recherche) et bénéficier ainsi de critères différents de ceux du filtre classique posé sur l’interface principale. Il est notamment possible de faire une recherche sur la liste de toutes les lignes de commandes fournisseurs portant sur un composant donné.

2. Grilles, sélections multiples et écrans de basculement 

Helios ERP(H2) comporte dans chaque module une ou plusieurs grilles. Ces grilles peuvent être des grilles de recherches ou plus simplement des grilles de présentation d’informations, notamment pour les modules répartis en entête et lignes, comme les commandes.

Il est souvent possible d’exporter des listes en faisant un clic droit sur la grille. L’export est possible au format Excel ou texte en générant un fichier enregistré sous C:\HeliosII\TMP.

Cet export dépend donc de la recherche et des filtres utilisés au préalable.

3. Fenêtres de recherches 

Ces fenêtres de recherches permettent de retrouver rapidement des informations dans chacun des modules. Elles permettent de visualiser l’ensemble des données du module et de les rechercher efficacement :

• En cliquant sur le nom du champ pour les trier alphabétiquement
• En utilisant les fenêtres situées au-dessus de ce nom de champ pour saisir des lettres ou mots clés et filtrer ainsi les listes. Il est possible de filtrer les informations sur plusieurs champs simultanément.
• En définissant des filtres avancés.

Une fois l’enregistrement sélectionné, il est possible de sortir de l’écran en double cliquant sur la ligne ou en cliquant sur OK.

Il est possible de trier les enregistrements par ordre croissant ou décroissant (vert ou bleu) en cliquant directement sur l’intitulé de la colonne. Ces tris peuvent être successifs comme le montre l’écran ci-dessus.

Remarques :

1) Pour des raisons évidentes de performance, Helios ERP(H2) ne propose à l’ouverture que les 42 premiers enregistrements. Il ne charge les autres informations que si c’est nécessaire lors de l’avancement de la recherche.

2) Ces fenêtres sont personnalisables par les droits de l’utilisateur et par la personnalisation d’interface pour optimiser vos recherches suivant vos critères particuliers.

3) Ces fenêtres ont la possibilité d’être agrandies au maximum en cliquant sur le bouton

4. Grilles de présentation d’informations 

Analogues aux fenêtres de recherches, elles permettent de retrouver rapidement des informations depuis l’entête d’un module et d’ouvrir les lignes en s’y positionnant dessus grâce à un double click.

5. Ecrans de basculement 

Les écrans de basculement permettent de sélectionner une ou plusieurs lignes avant de valider massivement l’action en cours. Ils sont par exemple utilisés pour la création d’une commande, de liens documentaires, ….

Chaque écran de basculement se compose de 2 grilles :

• A gauche, la grille représente tout ce qu’il est possible de basculer par rapport à l’action en cours.
• A droite : la grille représente l’ensemble des lignes basculées.

Pour basculer des lignes :

• Sélectionner la ou les ligne(s) souhaitée(s), l’ergonomie est la même que pour les grilles de recherches. Pour cela, cliquer sur la ligne, elle apparaît alors sur fond bleu. Pour sélectionner plusieurs lignes, il faut cliquer sur chacune des lignes en gardant la touche Ctrl du clavier appuyé.
• Basculer la ou les ligne(s) souhaitée(s) ; la simple flèche  permet alors de basculer les lignes sélectionnées, la double flèche  permet de basculer l’ensemble de la grille. Il est toujours possible, avant de valider le basculement, de rebasculer une ou plusieurs ligne(s) de la grille « création » à la grille « en attente », en utilisant les flèches de retour de la même manière que pour le basculement.

Remarques :

Dans certains écrans, notamment les commandes fournisseurs, il est possible de basculer plusieurs lignes en les regroupant. C’est la fonction « Fusionner ».

Pour cela, il suffit d’utiliser le bouton .

6. Menus contextuels 

Dans Helios ERP(H2), il est possible d’intervenir sur chacun des modules de plusieurs façons :

• Par la fonction du Menu portant le nom du module (*)
• Par un clic droit avec la souris sur l’interface (*)
• Par les icônes fonctionnels (**)
• Par les raccourcis clavier (**)

Remarques :

(*) : les deux menus sont identiques et donnent accès au fonctionnel et aux sous modules.

(**) : donnent accès uniquement aux fonctions créer, modifier, supprimer. L’icône « dupliquer » permet de dupliquer des données dans les modules dans lesquels cela est possible : articles, gammes, …

7. Raccourcis clavier 

F1 : aide (fichier d’aide pas encore mis à jour)

F2 : créer

F3 : modifier

F4 : supprimer

F5 ou Ctrl F : passage en mode filtre sur les fenêtres principales (navigation)

F6 ou Ctrl G : passage en mode recherche sur les fenêtres principales   (navigation)

Echap : Quitter ou Fermer ou Annuler

Entrée : Valider.  

Les flèches du clavier permettent de se déplacer sur les fenêtres principales (navigation) de même que les touches début, fin et saut de page (5 en 5).                       

Pour la recherche dans les grilles et les filtres dans la fenêtre principale on utilise * pour remplacer plusieurs caractères et ? Afin d’en remplacer un seul.

Pour la recherche dans les grilles, le caractère * est automatiquement rajouté en fin de chaîne.

Pour les filtres, si on veut une chaîne de caractères qui en contient une autre, la syntaxe est la suivante ‘*chaine* ou ‘*chaine*’.

8. Couleur 

Helios ERP(H2) suit toute une codification de couleurs sur les champs et sur les noms des modules ou sous modules.

*Pour les champs :

Tous les champs apparaissent sur un fond :

• Sans fond : le champ est libre.
• Sur fond bleu : le champ est obligatoire. Un message d’erreur vous le rappellera en cas d’oubli. Cette notion d’obligation peut être imposée par Manager ou par l’entreprise. Dans ce second cas, l’information n’est pas rétro active, mais toute modification d’enregistrement imposera ce champ.
• Sur fond jaune : ce sont des champs d’informations liés à d’autres modules. Ils sont visibles et peuvent entrer dans la composition d’un filtre mais ne peuvent en aucun cas être modifiés. Ils n’appartiennent pas au module en question.
• Sur fond gris : le champ est visible mais non modifiable quels que soient les droits. C’est justement une information liée aux droits de l’employé.

*Pour les modules :

Tous les modules et sous modules sont marqués suivant une couleur. Ce sont :

• Le noir pour les modules contenant obligatoirement des informations (par exemple les adresses de livraison clients puisqu’ elles sont initialisées lors de la création du client).
• Le blanc pour les modules sans information saisie.
• Le bleu pour les modules avec informations saisies.
• Le rouge pour le passage de la souris sur les boutons de bas de page.

La mise à jour blanc-bleu est automatique en fonction de la saisie ou de la suppression totale d’informations.

Une nouvelle ergonomie a été déployée sur les modules, le but était de supprimer les gros boutons de l’interface.

Le principe est le même sauf pour le blanc. En effet, les modules pouvant contenir des informations sont écris en italique (noir si vite, bleu sinon) alors que ceux contenant obligatoirement des informations sont droits.

9. Aide à la saisie des dates

Tous les champs dates d’Helios ERP(H2) peuvent être saisis directement en indiquant la date dans le champ ou lorsque cela est possible en indiquant le délai avec conversion automatique d’Helios ERP. Helios ERP(H2) contrôle lorsque c’est gênant s’il s’agit d’un dimanche ou non (cas de livraisons fournisseurs par exemple).

Cependant, il est aussi possible d’ouvrir un calendrier pour sélectionner ce jour en double cliquant sur le champ date.

10. Liens mails et site Web 

Les liens mails et sites WEB sont en lien direct avec votre messagerie et votre connexion Internet.

Un clic sur le lien E-MAIL ouvre votre messagerie et initialise le mail avec l’adresse sélectionnée.

Un clic sur le site WEB ouvre Internet et recherche le site sélectionné.

11. Insertion de photos 

Dans tous les modules des Contacts, des Données Techniques, des Ressources et dans le module Qualité, il vous est impossible d’insérer une photo, une image, un logo… sur la fiche associée. Cette fenêtre est très utile pour visualiser les pièces produites, les matières et composants utilisés, les non conformités réalisées, les logos des clients, fournisseurs et sous-traitants, …

Pour insérer une photo, il faut se placer en modification sur la fiche, cliquer dans la fenêtre sur l’icône   pour récupérer le lien vers le document à visualiser. L’icône  permet de supprimer le document visible sur la fenêtre. 

Remarques :

Il est possible de visualiser tout document : les photos sont affichées, les autres documents ont leurs icônes associées affichés.

12. Info Bulle 

Sur chaque écran d’Helios ERP(H2), il est possible d’avoir une bulle d’aide sur chaque bouton de l’écran en plaçant la souris dessus. Pour cela, il faut activer l’option : Activation de la bulle d’aide, du Module Paramétrage – Initialisations des droits.

12. Aide 

Depuis toutes les fenêtres Helios, vous pouvez avoir l’accès à l’aide en cliquant sur la droite des écrans sur : . Cette aide reprend sous format PDF, l’ensemble de la documentation technique du logiciel, elle est décomposée par module. Un simple clic sur le nom du module, et la documentation associée s’ouvre.

3. Hiérarchisation des informations 

3.1. Paramétrages des modules 

Comme décrit dans chacun des modules, Helios ERP autorise un paramétrage plus ou moins conséquent sur le module. Ce paramétrage peut permettre de mettre en place :

• Des valeurs par défaut.
• Des règles de gestion, notamment pour le module CBN.
• La personnalisation des états.

Tous ces paramétrages sont accessibles, en fonction des droits de l’utilisateur, depuis le Module PARAMETRAGE en choisissant le module à personnaliser.

3.2. Codifications et menus déroulants 

Toutes les fenêtres d’Helios ERP contiennent des menus déroulants. Ceux-ci sont en fait gérés par des tables contenant toutes les données sélectionnables.

Certains menus déroulants sont proposés par MANAGER et non modifiables (par exemple : Mr, Mlle, Mme).

D’autres sont laissés libres et peuvent être complétés directement en création sur les modules concernés (par exemple les rubriques clients).

Enfin, il en existe certains qui sont laissés libres mais qui ne peuvent être directement créés depuis le module. Il faut donc les renseigner depuis le Module CODIFICATIONS en choisissant la table à compléter.

Les codifications liées aux modules sont aussi accessibles depuis l’entête de ceux-ci.

5.   Agora : Gestionnaire des tâches 

5.1 Objectifs du module 

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :

• Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
• Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
• Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

5.2 Ecran principal 

L’écran principal d’Agora propose de :

• Créer des nouveaux éléments
• Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
• Consulter les éléments envoyés
• Consulter sa boite de réception

.

5.3.  Ecrans secondaires 

5.3.1. Création d’un élément 

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :

• Destinataire
• La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous-traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dès la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
• Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
• La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
• Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
• En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

5.3.2. Eléments envoyés

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

5.3.3. Boite de réception 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.

Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.

Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

De plus, depuis votre boite de réception, vous pourrez transférer l’élément vers un autre destinataire.

5.3.4. Fonctions Lire, Modifier et Supprimer 

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.

La suppression n’est accessible que depuis la boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

6. Les traitements 

Helios ERP effectue parfois des traitements complexes qui peuvent concerner un grand nombre de données et donc prendre un peu de temps. Si des erreurs ou un «Plantage» surviennent, Helios ERP se ferme et les données seront retrouvées dans l’état où elles étaient avant le traitement qui n’a pu se terminer. Plus que tout autre logiciel, une GPAO ne supporte pas que l’on éteigne brusquement l’ordinateur. Si un traitement était en cours, les données ne pourraient pas retrouver leur état d’origine et leur cohérence pourra être altérée.