1. Introduction

Ce module permet de définir et de gérer l’ensemble des documents de l’entreprise, techniques ou non, liés à la production ou non :

La définition des documents permet d’associer à tout document un fichier source qui sera intégré à la base de données.

La gestion du document permet d’assurer un indiçage du document ainsi qu’une traçabilité sur les évolutions et les diffusions par abonné.

Ce module permet aussi de définir les liens avec la production (Articles, Gammes, Phases…) avec possibilité de gérer des indices figés (liens FORTS) ou de gérer les liens sur le dernier indice valide (liens FLOTTANTS).

Remarque :

Dans Helios ERP il est aussi possible de faire des liens vers des documents (scannés par exemple) non soumis à une gestion particulière. Ce sont par exemple des certificats de conformités matière lors des réceptions Fournisseurs.

Ce document est intégré à la base de données par défaut, mais il existe un paramétrage pour une gestion par Archivage ou Serveur de fichier afin de libérer de la place en BDD ( voirXXXXX).

Ces deux types de liens sont complémentaires et seuls les besoins de l’entreprise peuvent définir l’organisation à mettre en place autour de ces deux modes de gestion.

La gestion du document peut être manuelle ou automatique.

Pour la suite de cette présentation, seule la gestion automatisée sera décrite puisque la gestion manuelle est laissée à la libre initiative de l’entreprise. En effet, une utilisation de la gestion manuelle doit être totalement maitrisée par l’ensemble du personnel, une mauvaise utilisation

On ne peut pas changer de mode de gestion, d’automatique à manuel ou vice-et-versa.
On ne peut pas supprimer un document en gestion automatique des versions si une version est valide.
On ne peut pas revenir en arrière une fois que l’on a validé une version en gestion automatique

2. Les codificateurs de la GED

Avant d'aborder la notion de GED, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la GED
Parmi ces codificateurs, on note :

Les types de documents

Les types de documents sont importants pour la définition et la gestion du document.

Ils sont à définir dans Helios ERP Codification Type de document.

Cet écran permet de définir tous les types de documents en y associant les informations suivantes :

Nombre de signatures: nombre minimum de signataires pour valider un document. Cette valeur est reprise par défaut et modifiable sur l’entête du document.
Gestion Automatique des versions: définit le mode de gestion sur le document. Cette valeur est reprise par défaut et modifiable sur l’entête du document.
Modèle: permet d’associer au document un fichier modèle (document à entête par exemple) qui initialisera la première version. Ce document dupliqué sera ensuite personnalisé. Ce modèle, intégré à la base de données, est consultable et modifiable.
Workflow : processus de signature du document par Workflow (le signataire 1 reçoit un message agora, dès qu’il signe le document, un message agora est automatiquement envoyé au signataire suivant…). Pour cela, il faut créer un événement de type gestion documentaire qui appelle un scénario qui appelle lui-même des tâches (Module codification). Pour initialiser le processus, dans le menu des versions il faut « déclencher validation ».
Rechercher dans : donne un accès direct au chemin réseau où sont stockés vos documents pour les mettre en gestion documentaire.
Il est possible d’autoriser ou non les doublons sur référence par Type de document
Compétence et client: permet de gérer des droits par type de document. Seules les personnes ayant la compétence valide pour le client spécifié peuvent intervenir sur le document, les autres peuvent uniquement le visualiser.
Liste d’abonnés: il est possible de créer une liste d’abonnés par type de document. Cette liste est reprise par défaut et modifiable pour chaque version du document (voir Abonnés chapitre suivant).
Disponible si le module gestion des document est libérer sur la clé. il permet de lancer une procédure d'extraction de la GED par type de donnée afin d'effectuée un archivage pour libérer de la place sur la BDD ou de passer en mode Serveur de fichier.

Les types des abonnés

Codification Helios ERP → Liste des abonnés

Il est possible de définir des abonnés externes, pour s’adresser à des interlocuteurs n’appartenant à aucun des modules ( Personnel, Clients, Fournisseurs, Sous-traitants ) ou bien directement à un service.

Codification Helios ERP → Mode de diffusion

Chaque abonné aura un mode de diffusion associé : papier ou mail pour une gestion automatique assurée par Helios ERP, mais il est possible d’en définir d’autres dans cette codification

3. L'écran principal GED

Cet écran permet de définir l’entête de chaque document qui sera ensuite géré par version ou indice.

Les informations relatives à ce document sont la référence, la désignation, le type de document ainsi que le nombre de signataires minimum pour valider un document et le mode de gestion du document.

Seul le dernier indice valide est consultable depuis l’entête du document via un double clic, le logo du format apparaissant dans l’encadré de visualisation

Les champs Libelle d’origine et libellé traduit sont pour les documents en langue étrangère.

Il est possible de configurer une imprimante par défaut pour le document pour tous postes (ex : impression A3) et une imprimante par défaut si l’on est sur un poste identifié.

N° de planche, nb planches et n° édition sert d’information supplémentaire pour les plans.

La référence et la désignation du document sont modifiables à n’importe quel moment.

4. L'onglet version du module GED

Cet onglet permet de visualiser l'historique du document sous forme de liste classée du plus ancien au plus récent.

Il est possible d'ouvrir l'écran secondaire des version via le bouton version ou un double clic sur la ligne de l'onglet version.

4.1 Ecran secondaire détail des versions

Chaque version du document correspond à un indice avec ses caractéristiques, son fichier associé et son statut.

Toutes les versions sont consultables et peuvent être associées à une donnée Helios ERP. Cette association n’est possible que si le document est valide mais reste ensuite valable dans le temps.

Les caractéristiques de chaque version sont : son code détail (indice interne), son indice, le client à l’origine de ce document (issu du Module Client), l’éditeur et le rangement.

Un module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à chaque version.

4.1.1. Origine et Fichier joint

Un fichier peut être associé à chaque version du document. Cette association se fait par le type du document (fichier modèle) ou directement depuis l’explorateur pour être intégré à la base de données.

L’origine du document n’est donc qu’une information, il n’est pas nécessaire de conserver le fichier sur le réseau.

Le document associé peut être de n’importe quel type. La consultation et la modification dépendent du poste d’utilisation et de l’extension.

Sa visualisation peut se faire par un double Click sur l’encadré ou par le bouton de visualisation .

4.1.2. Evolution du document

L’évolution automatique du document suit un processus bien défini qui dépend du statut du document.

Lors de la création de l’entête du document, Helios ERP génère la première version du document. Son Statut est «EN PROJET» :

Le document et le fichier liés sont modifiables
La diffusion et la distribution ne sont pas encore possibles.
Les signataires , gérés par compétences, doivent venir «viser» le document.

Lorsque tous les signataires ont visé la version il est possible de la valider.

Son Statut est alors «OPERATIONNEL» :

Le document et le fichier lié sont consultables.
La diffusion et la distribution sont désormais possibles.
Toute modification du document est possible mais fait évoluer le document.

Helios ERP crée alors une nouvelle version «EN PROJET» avec un nouvel indice (l’évolution est incrémentale 1-2, A-B), l’ancienne restant «OPERATIONNEL» et valide, c'est-à-dire la seule réellement applicable.

Chaque version conserve les caractéristiques liées à son statut.

Lorsque tous les signataires ont visé la nouvelle version :

L’ancienne version devient «ANNULEE» mais gardée pour consultation en gestion des indices forts.
La nouvelle version devient «OPERATIONNEL», C’est la nouvelle version de référence pour la gestion des indices flottants et la consultation sur l’entête.

Les actions disponibles dans l'écran des version sont les même que sur l'écran principal ( Visualisé / Abonné/ Distribution / Historique/Supprimer) voir ci dessous:

5. La Toolbar de la fiche "GED"

5.1. Les notes du module "GED"

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.

Le bouton permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

5.2. Suppression de la fiche du module "GED"

Le bouton Supprimer est disponible si l'opérateur a la compétence correspondante à la compétence Superviseur dans le Paramétrage de la GED.

Cette suppression supprime également tout l’historique de ce document et toute la traçabilité induite sur des OFs de ce document.

5.3. Modification de la fiche du module "GED"

L'utilisateur peut modifier l'ensemble des champs de la fiche sauf :

le type de document
le nombre de signature ( en gestion automatique uniquement)
si on applique une gestion automatique ou manuel sur la fiche.

6. Les Actions de la Fiche "GED"

6.1. Visualiser de la fiche du module "GED"

Cette fonctionnalité permet d’afficher le document de la ligne sélectionnée.

Le système affichera le document avec le soft correspondant installé sur le PC du client

6.2. Suspendre/Réhabiliter de la fiche du module "GED"

Les deux actions sont disponible uniquement pour une version validée, l'une est le pendant de l'autre.

Suspendre : Bloque la distribution du document : Le document sélectionné par l’opérateur change de statut Opérationnel -> Annuler.

Ce Document n’est plus visible dans la distribution ou lors de la création de l OF

Réhabiliter : Libère la distribution du document : Le document sélectionné par l’opérateur change de statut Annuler -> Opérationnel.

Le Document redevient visible dans la distribution ou lors de la création de l OF

7. Les Liens de la fiche du module "GED"

7.1. Abonnés de la fiche du module "GED"

Chaque liste d’abonnés est à définir à partir des informations saisies dans les Modules Personnel, Clients, Fournisseurs, Sous-traitants et tous les contacts associés.

Il est aussi possible de définir des abonnés «externes», pour s’adresser à des interlocuteurs n’appartenant à aucun des modules ci-dessus ou bien directement à un service.

Ils sont à définir dans la codification→ Liste des Abonnés.

Chaque abonné aura un mode de diffusion associé : papier ou mail pour une gestion automatique assurée par Helios ERP, mais il est possible d’en définir d’autres. Ils sont à définir dans la Codification Modes de Diffusion.

7.2. Diffusion de la fiche du module "GED"

La diffusion du document se fait par rapport à la liste d’abonnés (voir chapitre précédent) et au mode de diffusion associé à l’interlocuteur.

Elle peut se faire depuis une version ou depuis l’entête du document pour une diffusion du dernier document valide.

Seuls les documents valides peuvent être diffusés.

La date de réception se met à jour automatiquement suivant le mode de diffusion :

Si papier : date de réception = date de diffusion.

Si mail : date de réception = date de l’accusé de réception du mail (si la personne accuse réception depuis sa messagerie). Pour scanner les accusés de réception, allez dans le menu Documents « accusé de réception ».

Si Agora : date de réception = date à laquelle le destinataire ouvre le message et clique sur visualiser pour voir le document.

La fonction « accusé de réception » scanne votre boite de réception Email, il ne faut pas que celle-ci serve d’archive avec tous vos mails de l’année sinon la procédure risque d’être longue.

Le champ diffusé avec dossier, permet dans le cas de la diffusion par mail d’associer ou non le document en pièce jointe dans le mail, ce mail est envoyé avec accusé de réception permettant ainsi la mise à jour automatique de la date de réception dès la lecture par son destinataire (pour une diffusion papier, cette date est celle de l’impression du document).

Il est également possible de rajouter dans le mail un lien vers une adresse URL. Cette adresse renseigne le chemin sur lequel on peut ouvrir ou télécharger le document depuis un site FTP.

Dans les paramétrage de la GED il est possible de définir des valeurs par défaut (URL/Mode de diffusion) ou un site FTP pour la mise a disposition des document

7.3. Distribution de la fiche du module "GED"

7.3.1. Types de liens

Comme décrit ci-dessous, tout document peut être associé à un enregistrement d’Helios ERP : Compétences, Agréments, … pour les liens les moins sensibles mais aussi et surtout pour les Articles, les gammes et les phases de gamme puisque toute modification d’un document peut entraîner une modification du lien.

Dans ces derniers cas l’impact peut être majeur :

Par exemple sur une gamme validée, l’évolution d’un document entraînerait la modification de la gamme puis modification du lien. Un nouvel indice devrait alors être géré même si cela n’est pas justifié (voir Module GAMME).

Pour éviter cela, il existe dans Helios ERP la notion de :

Lien flottant : le lien se fait toujours sur le dernier indice valide. Ce lien évolue «tout seul», sans impact sur les gammes

Lien fort : le lien se fait sur un indice valide et toute évolution «peut» avoir des conséquences sur la gestion de la gamme, de l’article, …

Le choix de gestion est laissé libre.

7.3.2. Distribution

La distribution d’un document sur les articles, les gammes, les phases de gamme, Composant, Matière, Consommable, Outillage, Qualité, Client, Devis, Commande client, Agrément, Compétence, Gamme type, Phase type, Procédé et procédé phase peut se faire directement depuis le module gestion documentaire :

Les liens flottants se font depuis l’entête du document.
Les liens forts se font depuis la version.

Les informations sont les mêmes que lors de la création des liens depuis ces différents modules.

L’ensemble des liens existant avec un document est consultable depuis l’entête du document (module LIENS) : les liens flottants apparaissant en vert sans notion d’indice, les liens forts en bleu avec l’indice lié.

Une fiche documentaire ne peut pas être supprimée sans la compétence superviseur, cependant il existe aussi une option du menu Fiche/Suspendre qui permet de dévalider la version (en supprimant les liens sur cette version) et ainsi de mettre à l’écart le document.

Il sera toujours possible de « réhabiliter » un document en revalidant la version opérationnelle du document ou en passant par le menu Fiche/Réhabiliter.

7.4. Historique des diffusions de la fiche du module "GED"

Un historique des diffusions est consultable depuis l’entête ou depuis chaque version pour assurer la traçabilité des diffusions, même sur les documents «ANNULES».

7.5. Accusé de réception de la fiche du module "GED"

Le système vérifie dans la boite de réception de l’opérateur si il y a un AR.

Cela permet de lancer la synchronisation avec la messagerie de façon à mettre à jour les dates de réceptions des mails envoyés et supprime les accusés de réception reçus dans la boite de réception.

Attention, si les accusés de réceptions sont supprimés manuellement de la boite de réception, les dates de réceptions ne seront alors pas mises à jour.

7.6. Rafraîchir OF de la fiche du module "GED"

Permet suite a une modification de rafraichir les indices qui ont évolué en GED sur les OF ou ils sont liés

7.7. Compléter OF de la fiche du module "GED"

Permet d'injecter une GED nouvelle (ou qui était suspendue) à des OFs qui ne l'avaient pas au départ suite a une distribution sur un article, gamme ou phase.

7.8. Société de la fiche du module "GED"

Permet de lié la fiche de GED a une ou des sociétés.

8. Les Outils du module "GED"

8.1. Importer du module "GED"

Pour utiliser cet outil il faudra au préalable créer les types de document dans les codification et avoir exécuter la macro GEST_DOC (J:\EDI\HeliosII\Gestion documentaire)

L’utilisateur clique sur le bouton Import

Le système va récupérer le fichier dans C:\HeliosII\DOC_TECH\GEST_DOC.TXT
Le système créé la ligne et attache le document correspondant.

8.2. Document non diffusés du module "GED"

Cet outil permet de lister les versions de documents valides pas diffusées.

On peut dés lors dans l’écran de basculement sélectionner les versions à diffuser et les diffuser suivant les configurations présentées ci-dessus

8.3. Agora du module "GED"

Objectifs du module

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

8.4. Imprimer du module "GED"

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application

9. Le Paramétrage du module "GED"

Il permet d’initialiser l’adresse URL et de choisir si cette adresse est modifiable ou non depuis la version du document.

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module Gestion Documentaire, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.

La compétence « superviseur » donne aux personnes ayant cette compétence la possibilité de supprimer un document dans la gestion documentaire quel que soit son statut.

Le mode de stockage est disponible si l'opérateur a la clé Stockage des données activé. Cela lui permettra de choisir entre une gestion sur BDD / Archivage /serveur de fichier.

Il est également possible de modifier cette adresse URL si l’option Gestion automatique de l’URL n’est pas cochée.

Possibilité de diffusion sur un serveur FTP via la configuration du serveur/Login/mot de passe sur le port 21

II.12. La Gestion Documentaire (GED)