Sommaire
5. La gestion des calendriers
5.1. Introduction
La gestion des calendriers permet de créer plusieurs calendriers, en précisant pour chacun les jours chômés, les jours ouvrés et les horaires de travail. Les plages horaires servent à la planification des approvisionnements et des poste/ressources.
L’utilisateur va définir quel type de calcul des dates et délais sera réalisé dans l’ERP (avec ou sans prise en compte du calendrier, avec ou sans prise en compte des jours chômés).
Il définit également le calendrier utilisé par défaut dans l’ERP pour définir les jours d’ouvertures, soit à partir du paramétrage général (qui mettra à jour la gestion des calendriers), soit à partir de l’application ‘Gestion des calendriers’. Ce calendrier défini par défaut est consultable et utilisable à partir de chaque bouton d’import’ situé à côté des dates de l’ERP.
L’utilisateur a la possibilité de réaliser un contrôle sur les dates saisies dans l’ERP. Un message d’information (bloquant ou non, selon le paramétrage général défini par l’utilisateur), informe que la date saisie est un jour fermé.
L’accès à l’application ‘Gestion des calendriers’ s’effectue en sélectionnant ‘Gestion des Calendriers’.
5.2. La gestion des calendriers
La fenêtre de ‘Gestion des calendriers’ permet de consulter un calendrier existant, de créer, modifier ou supprimer un calendrier.
La partie haute de la fenêtre affiche les propriétés du calendrier définies à sa création.
Calendrier : Nom du calendrier. Ce nom est saisi par l’utilisateur à la création d’un calendrier. Le calendrier utilisé par défaut dans l’ERP apparaît en italique et en caractères gras.
Le calendrier peut être défini par défaut à partir de la gestion des calendriers. Le paramétrage général[1] permet également de définir le calendrier utilisé par défaut dans l’ERP SILOG. Dans ce cas, le calendrier défini par défaut dans la gestion des calendriers est mis à jour.
Jour unique/Périodicité/Jour/an : Type de jours du calendrier pour alimenter les jours ouvrés ou chômés. Voir Types de jour.
Désignation : Désignation du calendrier.
Type : Type de calcul réalisé à partir de ces calendriers (Voir La définition de type de calcul utilisé dans l’ERP)
Créé le : Date de création du calendrier
Valide du … au : Dates de validités du calendrier.
Zone de commentaires : Commentaires associés au calendrier.
La partie basse de la fenêtre affiche le détail du calendrier en cours.
Remarque : Les propriétés du calendrier sont définies à partir de la fenêtre ‘Propriétés du calendrier’ disponible à la création du calendrier et en mode modification.
5.2.1. La création/Modification d’un calendrier
5.2.1.1. Etape 1 : La saisie des informations générales
La création du calendrier permet la saisie d’informations générales, telles que le nom du calendrier, sa désignation, sa date de création, les dates de validité du calendrier, le type de calcul et une zone de commentaires. Ces informations sont ensuite disponibles et modifiables à partir de la fenêtre ‘Gestion des calendriers’.
Le bouton “Ajouter” permet de lancer la procédure de création d’un calendrier.
Saisir un code calendrier et valider.
La fenêtre “Propretés du calendrier” s’ouvre
Cette fenêtre permet également de préciser si le calendrier sélectionné est le calendrier utilisé par défaut pour le calcul des dates et des délais de l’ERP. Pour définir le calendrier par défaut, il suffit de sélectionner la case à cocher ‘Définir comme calendrier par défaut de l’ERP.
Si le système doit créer automatiquement les jours fériés en jours chômés, sélectionner l’option « Ajouter les jours fériés dans le calendrier ».
Résultat :
Remarque ; Il est également possible, à partir de l’application ‘Paramétrages ERP’ du module ‘Ventes’[1] (onglet ‘Calendrier’) :
de définir le calendrier par défaut
d'indiquer si un contrôle doit être réalisé lors de la saisie d’une date (le système indique s’il s’agit d’un jour fermé) ;
définir si ce contrôle sur la date est bloquant ou non.
La définition de type de calcul utilisé dans l’ERP
Tous les champs dates de l’ERP SILOG sont associés à un calendrier. Le calcul des dates se fait à partir de dates saisies et de délais exprimés en jours, et du calendrier qui leur est associé.
En fonction du type de calcul défini dans le calendrier, le résultat obtenu par le calcul des dates sera différent.
Il existe trois types de calcul, définis à partir du cartouche ‘Type de calcul’ :
Calendrier non utilisé : Le calendrier n’est pas utilisé pour le calcul des dates de l’ERP.
Dates gérées en jours ouvrés mais pas les délais : Le calcul des dates prend uniquement en considération les jours ouvrés. Le calcul des délais prend en considération les jours calendaires (jours ouvrés et chômés).
Dates et délais gérés en jours ouvrés : Le calcul des dates et des délais prend uniquement en considération les jours ouvrés.
Exemple :
Les particularités du mois de novembre 2002 sont deux jours fériés :
01/11/2002 et le 11/11/2002
Les dates et délais calculés d’une commande client seront différents selon le type de calcul défini à la création du calendrier.
Cas 1 : Calendrier non utilisé
Les jours non travaillés sont indiqués en rouge (fériés ou week-end).
La date du jour est entourée d’un trait rouge.
Le 08-11-2002 a des horaires de travail particuliers, il est donc indiqué en vert.
Le client souhaite être livré le 13-11-2002.
Le délai de livraison défini étant de 5 jours, la date de fin de production souhaitée est le 08-11-2002, soit le 13-11-2002 – 5 jours de délai d’acheminement (y compris le week-end et jour férié).
Cas 2 : Dates gérées en jours ouvrés mais pas les délais
Modifions la date de fin de production souhaitée, et passons là au 06-11-2002, le délai d’acheminement s’actualise et passe à 7 jours, qui correspondent à la différence de jours entre le 13-11-2002 et le 06-11-20002. Si les jours chômés avaient été pris en compte, le délai d’acheminement serait de 4 jours.
Saisissons un délai d’acheminement de 4 jours et validons.
La date de fin de production est actualisée et passe au 08-11-2002 et le délai d’acheminement est également actualisé et passe à 5 jours. En effet, les dates sont gérées en jours ouvrés, donc la fin de production ne peut avoir lieu le 09-11-20002 qui correspond à un samedi chômé et s’effectue donc le 08-11-2002. Le délai est donc actualisé et passe à 5 jours.
Cas 3 : Dates et délais gérés en jours ouvrés
Reprenons la situation de départ.
Passons le type de calcul du calendrier avec Dates et délais gérés en jours ouvrés.
Modifions la date de fin de production souhaitée, et passons là au 06-11-2002, le délai d’acheminement s’actualise et passe à 4 jours, qui correspondent au nombre de jours ouvrés situés entre le 13-11-2002 et le 06-11-2002.
Lorsque nous passons le délai d’acheminement à 2 jours, la date de fin de production s’actualise et passe au 08-11-2002.
Remarques : L’utilisateur a défini, dans le paramétrage général si un contrôle de la date saisie doit être effectué lorsqu’il saisit une date dans l’ERP.
Il peut également définir si ce contrôle est bloquant ou non.
Si l’utilisateur saisit une fin de production souhaitée au 11-11-2002, Les messages suivants apparaissent :
5.2.1.2. Etape 2 : La définition du type de jours
Après avoir défini les propriétés du calendrier, il faut définir ses caractéristiques (jours ouvrés, jours chômés).
Il existe trois manières de définir le type de jours du calendrier.
Le libellé de la liste déroulante peut prendre trois valeurs différentes
« Jour unique »
« Périodicité »
« Jour / an » : Pour chaque jour, jour par jour directement dans le calendrier.
Cette liste est l’équivalent du menu « Calendrier/Définition ».
L’application garde en mémoire la dernière action de l’utilisateur et affiche le libellé correspondant dans la barre d’outils.
Exemple : si vous déroulez le menu « Calendrier/Définition/Périodicité », un masque s’affiche pour définir les périodicités. Lorsque vous fermez cet écran, le libellé du bouton prend la valeur « Périodicité ».
5.2.1.2.1. Définition des particularités d’un jour unique
Il est possible, pour un jour précis du calendrier, de définir ses particularités.
L’utilisateur peut, à partir de la fenêtre ‘Définition du calendrier’, définir les particularités du jour sélectionné.
Pour sélectionner le jour concerné, l’utilisateur doit double-cliquer sur le jour concerné (dans le bas de la fenêtre ‘Gestion des calendriers’
Il est également possible d’ouvrir le calendrier en cliquant sur le bouton ‘Jour/an’, un double clic sur une journée aura le même effet.
ATTENTION : Lorsque le même jour est concerné par deux paramétrages différents, seul le dernier paramétrage réalisé est pris en compte. Supposons une entreprise qui travaille uniquement 1 samedi dans l’année (par exemple pour cause d’inventaire). L’utilisateur commence par paramétrer ce samedi comme un jour ouvré et définit les plages horaires. Puis il définit tous les samedis de l’année comme chômés. Seul le second paramétrage sera conservé.
Le jour sélectionné apparaît dans le cadre supérieur du cartouche ‘Jour sélectionné’ (il est possible, à partir de la fenêtre ‘Définition du calendrier’, de double-cliquer sur un jour pour le sélectionner). Il est surligné en bleu dans le calendrier.
Pour définir les propriétés du jour unique.
Le jour sélectionné peut être de type :
‘Ouvré’ : le cartouche « Plages horaires » est activé et permet définir des tranches horaires.
L’utilisateur définit les tranches horaires ( à partir des champs « DE…A ») et clique sur le bouton ‘Ajouter la plage’. Chaque plage horaire créée apparaît dans le cadre concerné.
‘Chômé’ : Jour non travaillé, il n’est donc pas possible de lui associer des plages horaires.
permet d’enregistrer le type de jour défini, et le cas échéant les plages horaires.
Il est ensuite possible de sélectionner un autre jour du calendrier et de le paramétrer.
permet, après s’être positionné sur le jour concerné, de retirer le paramétrage défini.
L’utilisateur peut sélectionner, à partir du calendrier, un autre jour unique et définir ses particularités.
Le jour sélectionné est surligné de bleu dans le calendrier.
Le jour chômé apparaît en rouge dans le calendrier.
Le jour qui a des horaires de travail associés est indiqué en vert dans le calendrier.
5.2.1.2.2. Définition d’une périodicité
Il est possible de définir, par période, les particularités de certains jours.
L’utilisateur doit préciser la fréquence à laquelle le jour particulier se présente. Cette fréquence peut être :
Quotidienne :
Par exemple, tous les 3 jours, les tranches horaires du jour ouvré sont 8h00 – 12h00 et 13h00 – 18h00 pour la période allant du 1er décembre 2002 au 27 décembre 2002.
Il faut donc sélectionner l’option ‘Quotidienne’ dans le cartouche ‘Fréquence’, puis définir à quel rythme se reproduit ce jour (cartouche ‘Quotidienne’).
S’il s’agit d’un jour ouvré (Cartouche ‘Type de jours’), l’utilisateur peut définir des tranches horaires. La case à cocher ‘Définir des tranches horaires’ doit être activée, il faut ensuite cliquer sur le bouton ‘Ajouter la plage’ pour les enregistrer.
Le cartouche ‘Période de définition’ permet d’enregistrer la date de début de validité de ces horaires et la date de fin.
Un récapitulatif apparaît dans la zone ‘Dates à ajouter au calendrier’ située en bas de l’écran et permet de vérifier l’exactitude des renseignements donnés.
Lorsque l’utilisateur définit son calendrier, il faut cliquer sur le bouton ‘Ajouter au calendrier’ pour enregistrer ces paramètres.
Un message de confirmation apparaît.
Lorsque l’enregistrement est réalisé, le message suivant apparaît :
Hebdomadaire :
Par exemple, chaque semaine, tous les samedis, les horaires de travail sont de 8h00 à 12h00, pour la période allant du 1er janvier 2003 au 31 décembre 2003.
La procédure à suivre est quasiment identique à la définition d’une fréquence quotidienne. Le cartouche ‘Hebdomadaire’ permet en plus de préciser le(s) jour(s) de la semaine concerné(s).
Après avoir contrôlé la validité des paramètres, l’utilisateur clique sur le bouton ‘Ajouter au calendrier’, un message de confirmation apparaît.
Mensuelle :
Par exemple, tous les premiers lundis de chaque mois est un jour chômé.
La procédure à suivre est identique aux deux précédentes définitions des périodicités.
Le cartouche ‘Mensuelle’ permet de préciser la périodicité.
5.3. L’annulation du paramétrage
Il est possible de ré-initialiser le calendrier, ce qui permet d’annuler le paramétrage réalisé sur l’ensemble du calendrier.
La ré-initalisation du calendrier ne supprime pas ses propriétés (Désignation, type, validité…).
Il faut sélectionner l’option ‘Ré-initialiser’ du menu ‘Calendrier’, et valider le message de confirmation.
5.4. La suppression d’un calendrier
Elle n’est pas possible si le calendrier est utilisé.
5.5. L’export d’un calendrier
Il est possible d’exporter un calendrier sur une autre société de l’ERP à partir de l’option ‘Exporter’ du menu ‘Calendrier’.
Il faut ensuite sélectionner en utilisant les cases à cocher, le calendrier à exporter ; puis définir la base de destination et cliquer sur le bouton ‘Exporter’.
