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1. Introduction 
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Ce module permet aussi de définir les liens avec la production (Articles, Gammes, Phases…) avec possibilité de gérer des indices figés (liens FORTS) ou de gérer les liens sur le dernier indice valide (liens FLOTTANTS).
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2. Les codificateurs de la GED
Avant d'aborder la notion de GED, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la GED
Parmi ces codificateurs, on note :
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4. L'onglet version du module GED
Cet onglet permet de visualiser l'historique du document sous forme de liste classée du plus ancien au plus récent.
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4.1 Ecran secondaire détail des versions
Chaque version du document correspond à un indice avec ses caractéristiques, son fichier associé et son statut.
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4.1.1. Origine et Fichier joint
Un fichier peut être associé à chaque version du document. Cette association se fait par le type du document (fichier modèle) ou directement depuis l’explorateur pour être intégré à la base de données.
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4.1.2. Evolution du document
L’évolution automatique du document suit un processus bien défini qui dépend du statut du document.
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5. La Toolbar de la fiche "GED"
5.1. Les notes du module "GED"
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5.2. Suppression de la fiche du module "GED"
Le bouton Supprimer est disponible si l'opérateur a la compétence correspondante à la compétence Superviseur dans le Paramétrage de la GED.
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5.3. Modification de la fiche du module "GED"
L'utilisateur peut modifier l'ensemble des champs de la fiche sauf :
le type de document
le nombre de signature ( en gestion automatique uniquement)
si on applique une gestion automatique ou manuel sur la fiche.
5.4. Archivage de la fiche du module "GED"
[DEB 2023Q4.24.1803]
Fonctionnalité disponible avec l habilitation "DocTech- Bouton - Archivage"
Il est possible d'archiver les fiches du module Gestion documentaire afin qu'elles ne soient plus visible dans la grille du module.
Pour cela il faudra dans un premier temps suspendre la fiche ( Menu Fiche → Suspendre) afin de rendre visible la fiche dans l'écran de basculement de l'archivage.
[FIN 2023Q4.24.1803]
6. Les Actions de la Fiche "GED"
6.1. Visualiser de la fiche du module "GED"
Cette fonctionnalité permet d’afficher le document de la ligne sélectionnée.
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6.2. Suspendre/Réhabiliter de la fiche du module "GED"
Les deux actions sont disponible uniquement pour une version validée, l'une est le pendant de l'autre.
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7. Les Liens de la fiche du module "GED"
7.1. Abonnés de la fiche du module "GED"
Chaque liste d’abonnés est à définir à partir des informations saisies dans les Modules Personnel, Clients, Fournisseurs, Sous-traitants et tous les contacts associés.
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7.2. Diffusion de la fiche du module "GED"
La diffusion du document se fait par rapport à la liste d’abonnés 
(voir chapitre précédent) et au mode de diffusion associé à l’interlocuteur.
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7.3. Distribution de la fiche du module "GED"
7.3.1. Types de liens
Comme décrit ci-dessous, tout document peut être associé à un enregistrement d’Helios ERP : Compétences, Agréments, … pour les liens les moins sensibles mais aussi et surtout pour les Articles, les gammes et les phases de gamme puisque toute modification d’un document peut entraîner une modification du lien.
Dans ces derniers cas l’impact peut être majeur :
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Le choix de gestion est laissé libre.
7.3.2. Distribution
La distribution d’un document sur les articles, les gammes, les phases de gamme, Composant, Matière, Consommable, Outillage, Qualité, Client, Devis, Commande client, Agrément, Compétence, Gamme type, Phase type, Procédé et procédé phase peut se faire directement depuis le module gestion documentaire :
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7.4. Historique des diffusions de la fiche du module "GED"
Un historique des diffusions 
est consultable depuis l’entête ou depuis chaque version pour assurer la traçabilité des diffusions, même sur les documents «ANNULES».
7.5. Accusé de réception de la fiche du module "GED"
Le système vérifie dans la boite de réception de l’opérateur si il y a un AR.
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Attention, si les accusés de réceptions sont supprimés manuellement de la boite de réception, les dates de réceptions ne seront alors pas mises à jour. |
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7.6. Rafraîchir OF de la fiche du module "GED"
Permet suite a une modification de rafraichir les indices qui ont évolué en GED sur les OF ou ils sont liés
7.7. Compléter OF de la fiche du module "GED"
Permet d'injecter une GED nouvelle (ou qui était suspendue) à des OFs qui ne l'avaient pas au départ suite a une distribution sur un article, gamme ou phase.
7.8. Société de la fiche du module "GED"
Permet de lié la fiche de GED a une ou des sociétés.
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8. Les Outils du module "GED"
8.1. Importer du module "GED"
Pour utiliser cet outil il faudra au préalable créer les types de document dans les codification et avoir exécuter la macro GEST_DOC (J:\EDI\HeliosII\Gestion documentaire)
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8.2. Document non diffusés du module "GED"
Cet outil permet de lister les versions de documents valides pas diffusées.
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8.3. Agora du module "GED"
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8.4. Imprimer du module "GED"
La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export
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9. Le Paramétrage du module "GED"
Il permet d’initialiser l’adresse URL et de choisir si cette adresse est modifiable ou non depuis la version du document.
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