Sommaire
| Table of Contents | ||
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I. Introduction
L’enregistrement des factures fournisseurs permet la mise en évidence de l’équilibre entre le corps de la facture et le talon, et de s’assurer que la facture est en rapport avec les quantités saisies en réception.
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L’accès à l’enregistrement des factures d’achats s’effectue, en sélectionnant l’option « Facturations et avoirs (Achats) » dans le menu « La Gestion des achats ».
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2. L’en-tête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
2.1. Les zones du masque des clés de l’entête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
Les différentes pages de l’en-tête présentent l’ensemble des informations générales d’une facture d’achats. Elles permettent la modification de la facture ainsi que la suppression de factures existantes et la création de nouvelles. Cependant, la modification ou la suppression d’une facture déjà passée en comptabilité n’est pas autorisée par le système.
N° Facture / Avoir : Numéro de facture (ou d’avoir) du fournisseur (obligatoire). Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application. Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé.
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Les comptabilités SAGE n’acceptent pas le caractère « / » dans les numéros de factures et d’avoirs. Pour transférer vos factures et avoirs vers une comptabilité SAGE, les préfixes de factures et d’avoirs ne doivent pas comporter le caractère « / ». |
Type : Cet indicateur permet de renseigner s’il s’agit d’une facture (« F ») ou (« A ») d’un avoir. Il est renseigné par défaut à « F ».
| Note |
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Pour les avoirs le montant du talon doit être négatif. Lors de la saisie des lignes d’un avoir, l’utilisateur doit saisir des quantités négatives (ou des prix négatifs) pour que le montant des lignes soit négatif. sinon l’avoir sera considéré comme une facture dans les statistiques. |
N° Facture / Avoir Interne : Numéro de facture (ou d’avoir) interne à l’ERP (obligatoire). Ce numéro est proposé automatiquement par le système. Il est paramétrable par l’utilisateur - voir IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Silog.
Fournisseur. : Code du fournisseur ayant émis la facture (obligatoire). En création et en modification de facture, le bouton «
» permet de rechercher le code fournisseur. Si le code fournisseur saisi n’existe pas, le logiciel propose sa création annexe. Cela concerne les factures directes concernant un nouveau fournisseur.
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Code profil de taxes et Mention légale : voir 7. Profils de Taxes
2.2. L’onglet “Général” de l’entête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
Lignes de la pièce : Cette liste présente les lignes du corps. Le menu contextuel permet de consulter, de créer, de modifier ou de supprimer une ligne de la pièce.
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Nom du fournisseur et adresse de facturation du centre à payer : Si le tiers payeur est le centre à payer, ces zones permettent de modifier le nom du centre à payer ainsi que l’adresse à laquelle le règlement doit être envoyé.
Nom du fournisseur et adresse de facturation : Le nom du fournisseur ainsi que l’adresse à laquelle le règlement doit être envoyé sont modifiables par l’utilisateur.
U.E. : Ces zones de texte permettent de renseigner les données douanières utilisées pour la déclaration d’échanges de biens. Ces données sont le N° UE, le Pays de provenance, le Régime, les Conditions de livraison, la Nature de la transaction et le Mode de transport. Pour chaque zone, N° UE excepté, le bouton « » présente un listage de recherche des valeurs utilisées en commerce international.
Règle de calcul : Cette zone permet de sélectionner une règle de calcul pour répartir la part des montants des prestations de talon dans la valorisation du PMP et du DPA des articles concernés lorsque le paramètre « Intégrer les prestations talons dans le calcul du PMP » est activée. Par défaut, une zone de l’application « Paramétrages achats » permet d’alimenter cette zone avec une valeur par défaut. Cette zone n’est pas liée à la zone « Frais d’acheminement » suivante.
Frais d’acheminement : Ce champ présente la somme des frais d’acheminement autres que ceux du fournisseur saisis sur les lignes. Ce champ n’est pas saisissable, il s’agit des frais totaux liés à l’acheminement des différentes lignes du BR, ce montant n’influe pas sur le talon, il s’agit du montant total des frais d’acheminement qui sont pris en compte pour la valorisation des articles au PMP et au DPA.
2.3. L’onglet “Divers” de l’entête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
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Cet onglet permet de renseigner les données relatives aux tarifs et remises. Voir «2. Les Tarifs et Remises Achats - G2O2 - ERP Silog ».
Escompte : Le pourcentage d’escompte renseigné dans la fiche fournisseur est affiché entre parenthèses ; il est proposé par défaut mais peut être modifié par l’utilisateur.
Compte escompte : Le compte d’escompte renseigné dans le paramétrage général est proposé par défaut. L’utilisateur peut le modifier pour la facture.
Lettrage : Le lettrage de la facture est proposé par défaut. La référence lettrage commence par le caractère « A » pour les factures d’achats et « V » pour les factures de vente. Cette lettre est suivie du mois de la facture (exemple : 09 pour Septembre). cette information n’est pas reprise dans la comptabilité Silog ERP., elle reste présente si vous l’utilisez en paramétrage avec une autre comptabilité.
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Le lettrage est un terme comptable. C'est une fonction des logiciels de comptabilité qui permet de justifier un compte de tiers (client et/ou fournisseur). De manière générale, un compte de tiers est alimenté par les factures de l’ERP via le transfert en comptabilité et par les règlements qui sont saisis directement en comptabilité. |
Trois informations de trois lignes chacune peuvent être renseignées par l’utilisateur. En création et en modification de facture, le bouton «
» permet de sélectionner un code du dictionnaire d’informations[1]. Le dictionnaire d’informations permet d’associer du texte à un code. En sélectionnant un code, le texte associé est automatiquement rappelé. Celui-ci peut alors être modifié par l’utilisateur pour la commande.
2.4. L’onglet « Talon » de l’en‑tête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
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Cette page présente le talon de la facture d’achats, montant en devise principale et en devise si la facture est passée en devise.
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Le système propose par défaut la somme des lignes de la facture. Ces montants correspondent donc aux montants renseignés sur les lignes de commandes d’achats (ou éventuellement des bons de réceptions si les prix ont été modifiés sur les B.R.).
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L’ajout de bons de réceptions supplémentaires dans le corps de la facture après être remonté dans l’en-tête est considéré comme une modification de la facture et les montants des deux premières colonnes ne sont alors pas automatiquement recalculés. L’utilisateur doit saisir ces montants en correspondance avec la facture du fournisseur. |
Les autres colonnes ne sont pas saisissables. Elles présentent les prix calculés par le logiciel (en monnaie principale, en monnaie secondaire (si vous disposez du module « Changement de monnaie »), et le cas échéant en devise) et correspond à la somme des lignes de la facture.
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L’utilisateur peut saisir un pourcentage d’escompte dans le talon de la facture. Celui-ci est alors proposé par défaut en création des lignes de facture directe.
| Note |
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Le montant de l’escompte du talon ne correspond pas obligatoirement au pourcentage d’escompte du talon. En effet, le montant d’escompte du talon représente la somme des escomptes des lignes de commande, alors que le pourcentage d’escompte est saisi par l’utilisateur pour être proposé par défaut en création de lignes. |
Le détail de la TVA et TPF
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Pour les utilisateurs du module Finance, pour gérer les règlements ce tableau présente le détail des échéances réglées de la facture avec les dates de lettrage.
2.5 Le menu contextuel de l’en‑tête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
2.5.1. Les traitements
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L’option ‘Calcul Talon’ permet de forcer le recalcul du talon de la facture. Ce traitement doit être lancé uniquement s’il est constaté une différence entre le montant calculé dans le talon et la somme des lignes de la facture.
Bon à payer : Pour modifier la valeur de la zone « Bon à payer ».
L’option ‘Mise à jour des montants saisis avec les montants calculés’ permet de mettre à jour les montants saisis avec les montants calculés lorsqu’il existe un écart entre les montants constatés dans le bon de réception et les montants de la facture.
2.5.2. Les consultations
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2.5.3. Les éditions
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3. Le corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
Le Corps (ou la touche F9) permet d’accéder au corps des factures d’achats.
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| Info |
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Si l’utilisateur modifie le prix des lignes d’une facture d’achats précédemment créée, en retournant sur l’en-tête de facture, le message suivant apparaît :  L’utilisateur doit alors vérifier et mettre à jour le talon de la facture pour qu’il coïncide avec la somme des lignes de facture. |
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3.1. Les zones du masque des clés du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
N° Bon de Réception. : Numéro du bon de réception à intégrer à la facture. Le bouton « » d’import présente un listage de recherche des bons de réception du fournisseur non facturés. Après avoir sélectionné le bon de réception à facturer, le logiciel présente à l’écran les lignes du bon de réception. En cliquant sur Valider, les lignes du bon de réception sont enregistrées dans la facture. Si cette zone n’est pas renseignée, cela permet d’effectuer une facturation directe. La facturation directe permet d’enregistrer des factures sans qu’une commande fournisseur et une réception n’aient été créées préalablement. C’est notamment le cas des factures envoyées directement par le transporteur, lorsqu’on n’intègre pas le port dans le prix des articles.
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Après l'import d'un bon de réception dans le corps de la facture, le message « Voulez-vous importer un autre bon de réception » est affiché. 
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| Note |
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Attention à ne pas enregistrer en facturation directe, une facture pour laquelle un Bon de Réception a été saisi. Dans ce cas, il n’y a pas de lien entre le Bon de Réception et la facture, et donc aucun contrôle par le logiciel. Les articles seraient donc réceptionnés deux fois en stock : une fois par le Bon de Réception, et une fois par la facturation directe. De plus, en enregistrement de facture « classique », le Bon de réception apparaîtrait toujours comme étant à facturer ; il y a donc également un risque de facturer deux fois les mêmes articles. |
N° Ligne : Indique le numéro de ligne de la facture. Lors de l’import d’un bon de réception, les numéros de lignes de la commande sont récupérés en facture. En création directe d’une ligne de facture (sans appeler un bon de réception), il est proposé automatiquement par le système, mais peut être modifié par l’utilisateur. Le code article correspondant à la fourniture facturée, il est affiché automatiquement par le système.
Code Fourniture / Code Prestation : Code de la fourniture ou de la prestation facturée. Il est renseigné automatiquement par le système lors d’importation de lignes. En facturation directe, le bouton «
» présente un listage de recherche des fournitures ou des prestations du fournisseur. Les prestations non liées sont également présentées. Si l'utilisateur saisi un code inexistant, le système propose la création annexe de la fourniture ou de la prestation. Lot : Code du lot facturé. Cette zone est obligatoire pour les articles gérés par lot (paramètre Géré par lot à ‘O’ui dans la fiche article). Si l’utilisateur saisi un code lot inexistant, le système propose de créer un nouveau lot associé à l’article réceptionné. En création de ligne, le bouton «
» présente deux options :« Importer lot de l’article associé » : cette option présente un listage de recherche des lots existants de l’article.
« Import » : cette option ouvre un nouvel onglet « Lots ». Il permet d’enregistrer plusieurs lots à la suite pour le même code glossaire dans le cas où la quantité facturée d’un article correspondrait à plusieurs lots.
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P. liée : Cette zone permet d’indiquer si la prestation est liée au code fournisseur (‘O’ui). En effet, il est possible de définir des prestations liées à un fournisseur et des prestations sans fournisseur déclaré.
Prestation de talon : Permet d’indiquer si la prestation doit apparaître dans le talon de la facture (‘O’ui) ou uniquement dans les lignes (‘N’on). Pour les prestations de talon, les éventuels escomptes peuvent ou non s’appliquer à la prestation selon l’option choisie dans le Paramétrage général.
Désignation : Désignation de la fourniture ou de la prestation. Par défaut le système propose la désignation du bon de réception si la ligne de facture a été créée à partir d’un bon de réception ou la désignation de la fiche fourniture (ou prestation) si la ligne est créée directement. Cette désignation peut être modifiée par l’utilisateur.
3.2. L’onglet “Général” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
Qté facturée : Quantité de fournitures (ou de prestations) facturée en unité d’achat. Lors de la création d’une ligne directe de facture, la quantité saisie doit être celle déclarée par le fournisseur. C’est la quantité utilisée pour valoriser la facture. Lors de la modification de la quantité facturée, le système propose :
Soit de mettre à jour la quantité réelle facturée (en unité de stock) en tenant compte du coefficient de conversion.
Soit de mettre à jour le coefficient de conversion de la facture et de ne pas modifier la quantité réelle facturée.
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Qté réelle fact. : Quantité réelle de fournitures (ou de prestations) facturée en unité de stock. Lors de la création d’une ligne directe de facture, la quantité doit correspondre à la quantité réelle reçue en unité de stock. C’est la quantité utilisée pour mettre à jour le stock de l’article. Lors de la modification de la quantité réelle facturée (suite au comptage effectué en réception), le système propose :
Soit de mettre à jour la quantité facturée (en unité d’achat) en tenant compte du coefficient de conversion.
Soit de mettre à jour le coefficient de conversion de la facture et de ne pas modifier la quantité facturée déclarée par le fournisseur.
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La saisie d’une quantité négative crédite le stock dans le cas d’un avoir achat. Pour saisir un avoir achat sans mouvement de stock, il faut saisir un montant négatif et une quantité positive. Pour saisir un avoir achat avec mouvement de stock, il faut saisir un montant positif et une quantité négative. |
Unité achat/Coeff conv/Unité Stock: Coefficient de conversion unité d’achat / unité de stock renseigné dans la fiche fourniture.
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Remises : Les trois zones de remise sont saisissables si le mode « Grilles de tarifs » est activé pour la chaîne achat. Dans le mode « Tarifs et remises » ces zones ne sont pas visibles. Ces trois remises s’enchaînent en cascade. Par exemple, une remise de 10 % est appliquée à la ligne de commande, puis une remise de 25 % sur le montant déjà remisé de 10 %. Le pourcentage de remise total de la ligne est égal à 10 + ((100 - 10) * (25 / 100)) = 32.50 %.
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3.3. L’onglet “Divers” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
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Poids : Ces zones affichent les poids brut et net de la ligne de facture, à partir des poids renseignés dans la fiche article et de la quantité reçue. Ces poids peuvent être modifiés pour la ligne de facture.
Compte général : Affiche par défaut le compte renseigné dans la fiche fourniture ou prestation. Il est modifiable pour la ligne de facture.
Compte analytique et Section analytique : Ces zones reprennent les numéros de compte et de section, nécessaires aux imputations comptables, saisis dans la commande correspondante. Elles sont modifiables par l’utilisateur.
Imputation : Les champs ‘Affaire’ et ‘Section’ permettent d’imputer les lignes créées directement dans la facture sur une affaire. Les boutons ‘
’ présentent un listage de recherche des affaires et des sections de l’ERP. Lorsque la valeur saisie n’existe pas, le système propose la création annexe de l’affaire ou de la section.U.E. : Ces zones de texte permettent de renseigner, pour la ligne considérée, les données douanières (Pays d’origine de fabrication, Régime, Conditions de livraison, Nature de la transaction et Mode de transport) utilisées pour la déclaration d’échanges de biens.
3.4. L’onglet “Multi-stocks ” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
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Cette page présente la fiche multi-stocks de l’article associé à la fourniture facturée.
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Dans le cas de la gestion par numéros de série, l’onglet « Multi-stocks » est remplacé par l’onglet « Séries ».
3.5. L’onglet “Séries” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
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Pour toutes les possibilités de saisie se reporter à la documentation III. Les numéros de série - G4A6 - ERP Silog .
3.6. L’onglet “Cotation” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
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L’onglet ‘Cotation’ des lignes des factures d’achats présente les notes de cotation du fournisseur. Ces notes peuvent être soit calculées par une formule définie par l’utilisateur dans les règles de calcul, soit directement saisies par l’utilisateur. L’utilisateur peut également saisir une quantité non conforme afin de calculer une note de conformité des produits reçus.
Voir I. Calcul des cotations fournisseurs - M5A2 - ERP Silog
3.7. Le menu contextuel du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”
3.7.1. Les consultations
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3.7.2. Les éditions
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