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Table of Contents
1. Introduction 
Ce module permet de définir l’ensemble des Demande d'achats effectuée dans l'entreprise
Une demande d’achat représente une demande émise en interne pour commander des produits ou des services auprès du département des achats au sein d’une entreprise. La demande d’achat est la première étape qui s’impose pour l’approvisionnement des produits et des services et pour amorcer les achats.
Il sera possible de commander des Fournitures (matière, composant, Outillage, consommable) ou sans référence.
Toutes les informations rattachées sont directement accessibles :
- Commande fournisseur liées à la demande d'achat.
2. Les codificateurs de demande d'achat
Avant d'aborder la notion des demandes d'achat, il n'est pas nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Demande d'achats. mais d'avoir créer des Fournitures (matière, composant, Outillage, consommable) si on souhaite effectuer des demandes d'achat différente d'une fourniture sans référence.
3. L'écran principal Demande d'achat
Cet écran permet de saisir les informations du Demande d'achat :
Une demande d’achat comporte entre autres un numéro (N° DA), une date de demande, un statut, un demandeur, N° de dossier, des notes.
Vous pouvez créer des demandes d’achats sur les composants, matières, consommables (stockés et non stockés), les outillages ainsi que pour les achats sans références par société. Le demandeur peut également annoter des remarques sur la demande afin d’apporter des informations pertinentes pour la validation et pour le passage en commande.
Concernant le statut de la demande d’achat, il en existe 4 :
- En attente: La demande d’achat vient d’être créée
- Acceptée: Lors de la validation, le responsable a donné une réponse favorable. Cette demande d’achat est maintenant parée pour être basculée en commande.
- Refusée: Lors de la validation, le responsable n’a pas jugé bon de valider favorablement la demande. Une réponse dans un champ texte peut être apportée afin de légitimer le refus.
- Commandée: La demande d’achat a été basculée en commande. Elle ne peut plus être modifiée ou supprimée.
4. La Toolbar de la fiche "Demande d'achat"
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour le Demande d'achat sélectionné.
4.1. Les Fournitures du module "Demande d'achat"
Lors de la création on sélectionne une fourniture, ce bouton permet de venir effectuer une modification si la fourniture sélectionnée n'est pas la bonne.
Le bouton est disponible uniquement si le statut de la demande d'achat est au statut en attente.
4.2. Fichiers liés du module "Demande d'achat"
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4.3. Liste des fournisseurs du module "Demande d'achat"
Lors de la création on peut sélectionner un fournisseur de la fourniture sélectionné, ce bouton permet de venir effectuer une modification si le fournisseur sélectionné n'est pas le bon.
On affiche uniquement les fournisseurs déjà liés à la fourniture sélectionnée.
Le bouton est disponible uniquement si le statut de la demande d'achat est au statut en attente.
4.4.Selection d'un Centre de frais du module "Demande d'achat"
Le centre de frais est disponible uniquement pour une fourniture Consommable et/ou Sans référence.
Pour tous les autres types de fourniture le bouton n'est pas disponible
Le statut de la demande d'achat doit être en attente également.
4.5 Suppression d'une Fiche Demande d'achat
Permet de supprimer d'une fiche si elle n'est pas passer en commande fournisseur
Si le Demande d'achat a un lien avec une commande fournisseur il ne sera pas possible de la supprimer
5. Les Actions de la Fiche "Demande d'achat"
5.1. Valider de la fiche du module "Demande d'achat"
Pour valider une DA, il faut modifier le statut comme suit « Acceptée » ou « Refusée ». On y accède par le menu de la fenêtre en cliquant sur Fiche -> Valider.
Un écran de basculement permet de faire la manipulation en basculant les lignes acceptées ou refusées à droite.
Pour modifier le statut Acceptée ou Refusée il faut rebasculer la ligne dans la bonne colonne de gauche (Validées/Refusées)
Il est possible d’adjoindre une note pour motiver la réponse (zone en bas à droite de l’écran).
| Remarque : Si vous souhaitez mettre le texte en réponse pour plusieurs lignes, sélectionnez les lignes à basculer, saisissez votre texte dans la zone « Notes réponse », puis basculez les lignes à droite. |
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5.2.Importer de la fiche du module "Demande d'achat"
Il est possible d'importer plusieurs demande d'achat via un fichier d'import.
Il faudra déposer le fichier dans C:\HeliosII\DEMA_ACHT du poste client afin de le sélectionner directement.
Voici ci dessous un exemple de Template d'import :
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6. Les outils du module "Demande d'achat"
6.1. Import Matrix du Module "Demande d'achat"
6.2. Envoyer par Agora du Module "Demande d'achat"
Include Page Agora Agora
7. Basculement des demandes d'achat en commandes
Pour transformer vos demandes d’achats en commande, allez dans le module commande fournisseur et cliquez sur menu. Allez dans « Basculer\ Tout basculer ». Filtrez sur la colonne intitulée « Provenance » en sélectionnant « Basculer DA ».
En bas à droite figure le texte que le demandeur aura pu saisir pour indiquer par exemple le fournisseur avec qui il aura négocié un prix etc ….
Bien entendu basculez à droite les lignes sélectionnées. Il est également possible de les fusionner avec des lignes provenant d’autres flux (Basculer besoin, PDP et Appro.) si les règles de fusion sont respectées.
Une fois la commande passée, le statut de la demande d’achat passe à « Commandée » et celle-ci n’est plus modifiable.
| Remarque : Lors de la suppression d’une commande fournisseur, si celle-ci est issue d’une demande d’achat, alors la demande d’achat passe du statut « Commandée » à celui de « Acceptée ». |
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