C’est le fait générateur qui permettra d’attribuer le taux applicable de TVA, il s’agit de : 

• Pour les livraisons de biens = date de livraison quelle que soit la date d’encaissement.
  Nous vous recommandons de facturer TOUTES vos livraisons de décembre 2023 AVANT le 1^er janvier 2024.

• Pour les services et travaux immobiliers = la date d’encaissement

Pour répondre à ce point vous avez plusieurs possibilités :

o    Accélérer au maximum l’encaissement (en restant en 2023)

o    Faire une facture complémentaire de l’écart de TVA (début 2024)

o    Faire un avoir et refacturer votre client (début 2024)

o    Accepter l’écart de TVA sans le refacturer à vos clients

o    Attendre janvier 2024 pour facturer vos clients

Concernant les factures de vos fournisseurs, vous recevrez certainement en début d’année des factures de décembre 2023 avec l’ancien taux de TVA.

C’est l’une des raisons principales pour laquelle vous devez faire cohabiter l’ancien et le nouveau taux de TVA.

Comme vous pouvez le constater, ce changement de TVA n’est pas aussi simple.

Pour ceux qui souhaiteraient traiter ce changement de TVA en complète autonomie, nous vous proposons de suivre la méthodologie ci-après.

Pour terminer, merci de vérifier absolument tous les programmes spécifiques dans lesquels pourrait apparaître la notion de taux de taxe.

Bien entendu, nos équipes peuvent vous assister. Dans ce cas, le temps passé sera déduit de votre contrat Assistance Plus.

Méthodologie – Modification des taux de TVA SUISSE

Dans la mesure du possible, nous vous demandons de bien vouloir suivre cette méthodologie sur une base de test.

Déroulé des différentes étapes :

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1^ère étape – Préparation des paramétrages (Décembre 2023)

a) Taux de TVA
Créer les nouveaux taux de TVA – Etape 1 de la procédure (voir ci-dessous)
o    Le taux standard 7.7% passera à 8.1%
o    Le taux spécial 3.7% passera à 3.8%
o    Le taux réduit 2.5% passera à 2.6%

Suivant votre paramétrage, ces taux peuvent être déclinés pour les achats et pour les ventes.

Pour ceux disposant de notre Comptabilité, vous devez répéter l’information dans le module finance.

Nous vous demandons de ne pas remplacer l’ancien taux de TVA par le nouveau, mais bel et bien créer de nouveaux taux de TVA, en voici les raisons principales :

• Garder les historiques avec l’ancien taux (en cas de réédition de document)

• En début d’année une transition doit permettre de saisir l’ancien taux et le nouveau taux (Facture fournisseur de 2023 reçu en 2024, gestion des avoirs)

b)    Plan comptable
Créer les nouveaux comptes

• Compte de TVA différent pour faciliter le suivi

o    Sur les débits
o    Sur les immobilisations
o    Sur les encaissements / décaissements

• Suivant votre plan comptable des comptes Hors-Taxes sont peut-être à créer

c)    Surveillance
Créer un indicateur sur les factures du mois avec l’ancien taux de TVA.
Cet indicateur vous permettra de suivre en temps réel les factures du mois de janvier (et au-delà) émises avec l’ancien taux de TVA.
Vous devez créer autant d’indicateurs que de taux de TVA.

2ème étape – Phase de test (Décembre 2023)

L’objectif est de réaliser des jeux d’essais sur une société de test pour valider le changement de taux de TVA.
La validation doit se faire sur :

1. Le processus vente (Devis, Commandes, BL, Factures, Ecriture comptable, Règlement)

2. Le processus achats (Demande d’achats, Appels d’offre, Commandes, BR, Rapprochement facture, Ecriture comptable, Paiement fournisseur)

Pour cela, vous devez remplacer l’ancien taux de TVA par le nouveau dans les applications suivantes :

a)    Modifier le paramétrage des codes taxes – Etape 2 de la procédure 
Ne pas oublier de modifier les paramètres sociétés utilisant les codes taxes
- Pour la DEB : Paramètre 3100 à 3103
- Vérifier vos paramètres particuliers (en général les numéros sont au-delà des 9000).

b)    Modifier les compléments de facturation (ou frais et réduction) – Etape 3 de la procédure

c)    Vérifier et modifier (si nécessaire) le paramétrage des comptes comptables. Le changement de code TVA peut avoir des impacts dans la structure de votre plan comptable.

d)

   Modifier le paramétrage de la TVA intracommunautaire
Revoir les paramètres définissant les comptes comptables à

employer 

e)

   Modifier les tarifs achats et sous-traitance  – Etape 4 de la procédure

f)

    Modifier le plan comptable (taux de TVA par défaut) dans SYLOB Finance.

g)

   Pour ceux disposant d’une comptabilité autre que SYLOB :
Modifier les relations taux de TVA SYLOB avec votre comptabilité

h)   Dérouler le flux des ventes et bien valider le bon taux de TVA dans les lignes et dans les compléments de facturation. Valider les éditions des factures et des avoirs.

i)

    Faire de même pour le flux des achats

j)

    Valider les écritures comptables ventes et achats (utilisation des bons comptes comptables et des bons codes TVA)

k)

   Valider les règlements clients et fournisseurs avec des écarts de paiement (escomptes ou autres) avec calcul de la TVA

l)

    Tester une déclaration de TVA avec l’édition du document CA3 (vérifier les montants dans les rubriques CERFA).

m)  Tester l’automate SYLOB et vérifier le taux de TVA dans le reste à livrer des commandes ventes, le reste à recevoir des commandes achats, etc…

n)   Mettre en application votre stratégie sur le règlement en 2024 d’une facture 2023 avec de la TVA sur encaissement/décaissement

Les points a à g doivent être réalisés par le chef de projet ERP interne accompagné du responsable comptable.
Les points h et i seront réalisés par le chef de projet ERP interne accompagné de l’utilisateur clé du processus.
Les points j, k, l, m et n seront réalisés et validés par le chef de projet ERP interne et le responsable comptable.

Explication du fonctionnement de l’automate SYLOB :

Au moment du lancement, l’automate demandera l’ancien taux de TVA et le nouveau taux de TVA correspondant. Puis à la validation, il lancera les modifications suivantes :

Ventes :

- Remplacement du taux de TVA dans les devis, offre de prix non basculés en commande et recalcul du TTC.
- Remplacement du taux de TVA dans les commandes ventes non livrées et partiellement livrées et recalcul du TTC.

o    Les lignes non livrées et partiellement livrées auront le nouveau taux de TVA

- Remplacement du taux de TVA dans les bons de livraison non facturés avec une date de livraison postérieure au 31 décembre 2023.

o    Nous vous rappelons que TOUS les bons de livraison 2023 doivent être facturés AVANT de lancer l’automate.

o    Cependant, si des bons de livraison effectués en 2023 subsistaient, l’automate ne changera pas la TVA.

- Remplacement du taux de TVA dans les factures non intégrées en comptabilité avec une date de facturation postérieure au 31 décembre 2023.

o    Nous vous rappelons que la facturation 2023 doit être terminée et intégrée en comptabilité AVANT d’exécuter l’automate.

            Achats :

- Remplacement du taux de TVA dans les demandes d’achats, les appels d’offres non basculés en commande et recalcul du TTC.
- Remplacement du taux de TVA dans les commandes non reçues et partiellement reçues et recalcul du TTC.

o    Les lignes non reçues et partiellement reçues auront le nouveau taux de TVA

- Remplacement du taux de TVA dans les bons de réception non facturés avec une date de réception postérieure au 31 décembre 2023.

- Remplacement du taux de TVA dans les factures non intégrées en comptabilité avec une date de facturation postérieure au 31 décembre 2023.

            Base :

- Remplacement du taux de TVA dans les tarifs achats, les frais complémentaires, le plan comptable

Pour l’ensemble de ces changements, l’automate modifie les lignes, les frais complémentaires et recalcule le TTC.

3ème étape – Changement définitif du taux de TVA (1^er janvier 2024)

Avant tout changement, terminer les actions suivantes :

a)    Terminer la facturation vente 2023. Vous ne devez pas laisser de bons de livraison 2023 non facturés.

b)    Terminer le rapprochement des factures achats 2023
Il restera certainement des factures achats à recevoir après le basculement.
Il faudra donc être très vigilant sur les taux de TVA utilisés dans les factures achats

Après avoir terminé la facturation 2023, vous remplacerez les taux de TVA dans les applications suivantes :

a)    Reprendre les points a à g de la 2^ème étape de Test MAIS sur vos sociétés réelles

b)    Modifier les écritures de simulation et abonnement 2024 qui utilise l’ancien compte de TVA

c)    Modifier les modèles d’écritures qui utilisent l’ancien compte de TVA

4ème étape – Modification des données commerciales et achats

Ces étapes a), b) et c) seront traités par l’automate SYLOB. Vous devez cependant vérifier le résultat.

a)    Processus ventes (fait par l’automate) – modifier les taux de TVA pour :
a.    Reprendre les devis en cours
b.    Reprendre les commandes restantes à livrer
c.    Reprendre les Bons de livraison non facturés
Normalement TOUS les bons de livraison auront été facturés

b)    Processus achats (fait par l’automate) – modifier les taux de TVA pour :
a.    Reprendre les demandes d’achats en cours
b.    Reprendre les appels d’offres en cours
c.    Reprendre les commandes achats en cours
d.    Reprendre les BR en cours
Ce point est délicat, car le taux est déterminé par les factures non encore parvenues.
Il faudra donc surveiller ces réceptions pour ne changer le taux de TVA qu’au moment de la réception de la facture.

5ème étape – Surveillance

Mettre en place des indicateurs de surveillance :
- Facture achat sur l’année 2023 avec le nouveau taux de TVA
- Facture vente sur l’année 2024 avec l’ancien taux de TVA

Assurer une surveillance des factures émises et des écritures comptables.

6^ème étape- Points de vigilance

Lors de la mise en place des tests, nous vous demandons d’être particulièrement vigilants sur les points ci-dessous :

o    la génération des commandes via l’EDI ou avec l’inter-société,

o    l’intégration des factures ventes et achats et les compléments de facturation,

o    contrôler la prise de nouvelle commande, mais aussi la facturation de commandes saisies en 2023,

o    ne pas utiliser la génération des factures automatiques sans contrôle ou correction manuelle pour les commandes ou BL réalisés sur 2023.

o    Surveiller les factures d’achats 2023 reçue en 2024 (il faut appliquer le bon taux de TVA).

Procédure : Modification du taux de TVA dans SYLOB 7

1 - Créer les nouveaux taux de TVA (8.1%, 3.8% et 2.6%).

Vous devez absolument conserver les anciens taux.

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Attention : au moment du paramétrage des nouveaux comptes de produits et TVA collectée, les radicaux comptables doivent être adaptés.

2 - Modifier la table des codes taxes (ne pas confondre avec taux de taxe) et remplacer dans toute la table l’ancien taux par le nouveau taux de TVA (il s’agit de la colonne « Taux de Taxe »).

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3 - Modifier la table des compléments de facturation en remplaçant également l’ancien taux de taxe par le nouveau (il s’agit de la colonne « Code taxe »).

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4 - Modifier les caractéristiques articles / fournisseurs (également appelés  liens ou tarifs articles / fournisseurs), en remplaçant l’ancien taux de taxe par le nouveau (il s’agit de la zone « Code taxe »).

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5 – Dans le cas où vous utilisez le module ECO MOBILIER.
Il faudra créer 2 nouveaux compléments de facturation avec le nouveau taux de TVA. Le 1er janvier, modifier les paramètres SYLOB 91 et 92 afin d’appliquer les nouveaux compléments.