...
Table of Contents
1. Introduction 
Ce module permet de définir l’ensemble des matières liées à la production et aux achats.
Toutes les informations rattachées sont directement accessibles :
- Les liens articles et les liens fournisseurs associés à chaque matière.
- Les stocks matière, stocks matière client et stock de consignation associés à chaque matière.
- Le prix associés à chaque matière.
- La Gestion documentaire (GED) associés à chaque matière.
- L'analyse de couverture de a matière
- Le suivi achat de la matière
- Le cas d'emploi de la matière
- Les Sociétés associés à chaque matière.
- Les conversion d'unité associés à chaque matière.
Les matières sont des éléments entrant dans l’élaboration des articles et achetés à l’extérieur. Elles ne sont donc pas fabriquées par votre entreprise ou l’un de vos sous-traitants.
Elles ne donnent pas lieu à des OF mais à des commandes fournisseurs ou des demandes d’appro clients.
Ce module permet aussi de définir des équivalences entre matières : équivalence générale et équivalence « autorisée en fabrication » pour analyse et réservation dès le calcul du besoin.
...
2. Les codificateurs de la matière
Avant d'aborder la notion de matière, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des matières.
Parmi ces codificateurs, on note :
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| title | Alliage |
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| title | Nature matière |
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| title | Forme dimension |
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| title | Cotation |
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| title | Unité |
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| title | Monnaies |
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| title | Type de prélèvement |
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| title | Famille/ Sous Famille de Matière |
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3. L'écran principal Matière
Une matière sous Hélios ERP est une matière première au sens industriel du terme. Elle est définie par une nature, une forme (voir la codification des formes) et des dimensions, ce qui en fait une notion concrète et gérable.
Cet écran permet de renseigner les informations de la matière :
...
Lors du passage en création le système impose la sélection de la nature de la matière à associer.
Une nature (voir la codification des natures de matières) est une matière au sens physico-chimique du terme. Elle est définie par une composition chimique, une densité, une dureté, une résistance... qui répondent à des normes.
...
Exemple :
La nuance d’acier 35NCD16 recuit 880°C est une nature.
Ce même acier en tube de diamètre 35mm et épaisseur 5mm est une matière.
Ce même acier en profilé carré de coté 40mm est une autre matière.
Remarque : un pot de peinture ou de colle peut être géré en tant que matière.
Attention : Lorsque la matière est créée il n’est plus possible de modifier sa nature.
Le champ Gestion permet de définir comment sera gérée la matière :
Historiquement, une matière était, pour Hélios ERP, un produit acheté à des fournisseurs et utilisé dans des fabrications. Il était donc impossible de le fabriquer puisqu’une gamme portait uniquement sur un article, ou de le vendre puisque les seuls éléments entrant dans une ligne de commande sont les articles. Désormais, il est possible de combiner tous ces cas puisque Hélios ERP associe aux matières un mode de gestion.
- Gestion "Standard" de la matière
Il s'agit du mode de gestion standard de la matière première, achetée et utilisée comme matière consommée dans les fabrications.
- Gestion "Extensible/Négoce" de la matière
Le mode extensible négoce correspond à la gestion standard décrite ci-dessus si vous l’utilisez comme élément entrant dans une fabrication. Cependant, dans le cadre de l’activité NEGOCE, il peut aussi être vendu directement au travers d’une commande client. Le NEGOCE fait coexister ces modes de fonctionnement, mais, une fois choisi, il n’est plus modifiable.
Dans ce cas, Hélios ERP créé en automatique un article et une gamme non actifs. Ces éléments fictifs n’ont d’autre intérêt que celui de pouvoir suivre le processus commercial de la commande client à sa facturation, sans aucune modification de philosophie. Vous avez l’impression de vendre une matière (ce que vous faites réellement) alors qu’Hélios applique les traitements de l’article.
La seule donnée indispensable pour vous concernant cet article fictif, est le lien article - matière. Il faut donc définir une règle d’équivalence pour assurer le lien entre la vente, la quantité de l’OF « fictif » et sa sortie de stock associée ainsi que le prix par unité. après validation de la fiche, l'écran suivant permet de définir la règle: d'équivalence.
L’historisation des PU vendus est exactement la même que celle applicable à un article. (voir module Articles)
Attention lors de vos extractions de données de bien tenir compte des ces éléments fictifs.
Champs visible que pour le négoce : Catégorie de l'opération : valeurs possibles NULL, Autre, Bien, Service
- Gestion "Fabrication" de la matière
Le mode Fabrication correspond à un type bien particulier de fabrication, par exemple une fabrication de type colle pour laquelle il est nécessaire d’utiliser des composants et/ou des matières pour fabriquer une autre matière. Ce type de gestion est donc prévu pour répondre à la problématique du type : 3 grammes de colle pour 500 articles, sachant que ces 3 grammes sont faits à partir de 25 mg de poudre et 10 cl de solvant.
La solution est donc de fabriquer cette colle selon le principe même d’un article (gamme et fourniture) mais de définir une nouvelle matière de gestion Fabrication permettant ensuite de faire un lien Article – matière (colle) classique. Idem pour le processus de fabrication.
Les liens vers les composants et les matières sont identiques à ceux du module article.
La gamme est une gamme classique, le lien article - Gamme devenant lien composant - gamme.
Il n’y a plus de notion de Stock matière Clients (c’est un élément devenu « propre »), ni de lien fournisseurs (car remplacé par la gamme).
Même remarque que pour le négoce concernant les extractions, le coefficient de conversion mais sans prix ni historique car non vendu. La valorisation de stock est celle de l’OF.
Attention : Ce mode ne peut pas coexister avec les autres modes. Pas de négoce possible.
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|---|---|---|
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Ainsi, il est possible d’associer à une matière :
Le but de cette fonctionnalité est de pouvoir gérer des exemples de ce type :
Pour cela, il suffit de : 1.Définir la matière d’origine. C’est la matière classique qui peut être appelée par n’importe quel article en direct ou par des matières fabriquées pour en « décomposer » l’utilisation. 2.Définir la matière Fabriquée. C’est la matière fabriquée, que l’on peut définir dans l’unité de gestion que l’on veut mais pour laquelle il est OBLIGATOIRE de donner la conversion avec l’unité de fabrication pour les lancements d’OF. En, effet, Hélios proposera la quantité nécessaire dans l’unité de gestion mais devra OBLIGATOIREMENT générer des OF exprimés en unités. Pour cela il suffit de donner la conversion. Dans le cas de lopins gérés unitairement ce sera un pour un. Il est alors possible de faire des liens matières et composants mais aussi et surtout d’associer une gamme de fabrication ou plus exactement de transformation. Cette gamme suit les règles classiques d’une gamme d’article avec tout ce que cela comporte en terme d’OF, de jalonnement et de planification. Son code est MF 2. 3.Définir l’article en appelant soit le composé Fabriqué soit le composé comme classiquement sur Hélios. Dans le cas décrit, la nomenclature de l’article donnera :
NB : ce mode de gestion n’est pas exclusif, il peut être associé à une gestion classique de fournitures. Le suivi est ensuite le même que pour un article classique, à savoir :
Dans l’exemple décrit, nous vous proposons une commande de 50 articles décris ci-dessus alors qu’il existe 30 lopins en stock. Hélios ERP vous propose alors de réserver les 30, de lancer un OF de 20 et de générer un manquant sur la matière d’origine sur les 20 composés, soit 20*300mm. Nous les retrouverons dans la fonction : basculer besoin des commandes fournisseurs.
La fabrication est alors normale comme pour une fabrication au sens classique d’Hélios ERP. |
Les matières peuvent être regroupées par famille/Sous famille pour tout traitement externe (requête, statistiques diverses,..) ainsi que pour les «Numéro de Compte comptable».
Les familles et caractéristiques de famille sont à choisir parmi celles créées dans les Codifications/Matière/Famille de matière. L’ajout de nouvelles données n’est pas possible directement depuis cet écran.
Norme et complément de référence sont des champs libre ; attention tout de même car ils rentrent dans la référence concaténée et unique de la matière.
Autre référence est une donnée obligatoire si la gestion est Négoce ou Fabrication.
La forme de la matière (tube, rond, tôle, ...) définit les dimensions et le type d’unité de la matière. Voir La forme.
Les Dimensions : alimentés par défaut par les données de la forme, à chaque forme sont associées une ou plusieurs dimensions. Elles sont obligatoires et rentrent dans l’unicité de la matière. Par exemple, les dimensions d’un tube sont le diamètre extérieur et le diamètre intérieur, celles d’un plat sont la largeur et l’épaisseur, ...
Pour la traçabilité des sortie la liste déroulante Gestion stock dans la fiche matière permettra de définir si la gestion de stock est manuelle, automatique ou semi-automatique. Pour une forme de type LONGUEUR et SURFACE il n’y a pas de modification de la liste déroulante possible, la valeur sera manuelle
Le choix de la gestion de stock aura un impact sur la valeur présente dans le lien article. les choix sont les suivants :
- Manuelle,
- Semi-automatique,
- Automatique.
Avec la check box "Gestion de la chute", il est possible d'activer la gestion des chutes de cette matière, cette gestion est initialisée avec la valeur présente dans la nature associée à la matière.
Dans le cadre de la gestion des stocks et du calcul des besoins, il est impératif de connaître en permanence l’état de son stock. Cet état des stocks ne doit pas uniquement porter sur la quantité exacte en stock mais plus particulièrement sur les formats réellement présents.
...
Pour toutes ces raisons il est impératif d’indiquer sur chaque matière si elle est soumise à la gestion de la chute ou non.
Pour celles sans gestion de chute, toute sortie sur un mouvement d’entrée condamne définitivement la totalité du format sur lequel porte la sortie.
Dans le stock, les réintégrations de chutes se feront comme suit :
- Pour les matières gérées à l’unité, masse, volume : pas de gestion de la chute.
- Pour les matières gérées en longueur : gestion automatique de la chute.
- Pour les matières gérées en surface : intégration manuelle de la chute.
Avec la check box "Controle reception" on peut imposer un contrôle a la réception de cette matière sauf pour une matière fabriqué où le champs n'est pas modifiable et non coché.
Périmable permet de gère la péremption sur l’article si la liste a pour valeur (oui/oui(ouverture)) les champs de configuration de la péremption s’affiche
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| title | Détail de la péremption |
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En fonction du mode de gestion des champs sont visible
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Identification nécessaire est une check box visible uniquement si le module mobilité est activé, si la Gestion de stock est automatique la check box est grisé avec pour valeur 0.
Type de prélèvement permet de définir une quantité ou un pourcentage a prélever en fonction de la quantité réceptionner afin de pré réinitialiser un champs d'aide lors du Contrôle du lot.
Si la matière est utilisé par le système elle ne sera pas modifiable.
4. Les Onglets
4.1. L'onglet "Analyse de la couverture" du module "Matière"
Cette fonction permet de mettre en évidence vos problèmes de rupture de stock en fonction de vos consommations et en tenant compte de la notion d’approvisionnement. client.
Cette fonction est très utile notamment dans les entreprises travaillant sur stock ou en achat groupés mais avec des quantités achetées insuffisantes.
En effet Hélios ERP vous propose de faire une synthèse de vos consommations en fonction de votre stock et de vos achats en cours, sans notion de réservation. A partir d’un stock initial, Hélios reporte toutes les sorties de stocks prévues triées par date (à savoir les OF et OF prévisionnels avec date de besoin) et les entrées (à savoir les commandes fournisseurs avec date de livraison demandée ou recalée si elle existe).
Les couleurs des libellés utilisés pour décrire chacun des besoins exprimés par les OFs fermes ou les OFs prévisionnels permettent dorénavant de savoir d’où provient le besoin. En effet le besoin d’un OF se positionne soit sur du stock, soit sur de l’encours ou alors est déclaré en manquant.
- Si la ligne est verte, le besoin aura été positionné sur un mouvement de stock.
- Si la ligne est bleue, le besoin aura été positionné sur une commande fournisseur encours.
- Si la ligne est rouge, le besoin est un manquant déclaré figurant dans le basculer besoin.
- Tant que le stock couvre les consommations, le stock décroît mais reste en vert.
- Dès qu’il ne couvre plus, le stock continue de décroître et la quantité s’affiche en rouge mettant en évidence la rupture.
- Lorsqu’une commande est prévue en livraison, le stock augmente de la quantité. Cette augmentation n’est dédiée à aucun OF pour cette analyse quantitative.
Attention dans cet écran, il n’y a que des différences de quantités, il n’y a pas de gestion des formats sur l’évolution du stock. C’est pour cela que des couleurs sont là pour identifier les types de besoin.
4.2. L'onglet "Fichier" du module "Matière"
Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant la matière dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel et via un clic droit dans l'onglet.
4.3. L'onglet "Suivi achat" du module "Matière"
Le suivi achat permet de voir ou est utilisé la matière dans Helios ERP. Un sous onglet par type de document.
Appel d'offre, Commande, Livraison, Contrôle, Facture, Avoir et Qualité.
La pastille rouge dans le sous-onglet permet de voir qu'il existe des documents.
Un double clic sur la ligne permet d’ouvrir le module correspondant filtré si l’opérateur a les droits du module correspondant.
4.4. L'onglet "Cas d'emploi" du module "Matière"
...
5. La Toolbar de la fiche "Matière" 
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour la matière sélectionné.
5.1. Les notes du module "Matière"
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| title | En savoir plus |
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5.2. Fichiers liés du module "Matière"
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| title | En savoir plus |
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5.3. Archive du module "Matière"
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5.4. Dupliquer du module "Matière"
Permet de dupliquer les informations d’une matière afin de créer une autre fiche avec seulement la référence pour différence.
5.5 Suppression d'une Fiche "Matière"
Permet de supprimer d'une fiche si elle n'est pas utilisée.
Une matière est considérée utilisée si :
- La matière possède des mouvements de stock propres ou clients,
- La matière est utilisée dans une commande,
- La matière est utilisée dans un devis.
6. Les Actions de la Fiche "Matière"
6.1. Nature de la fiche du module "Matière"
Permet lors de la création uniquement de changer/créer la nature de la matière et lors de la consultation de voir la fiche nature de la matière.
6.2. Format de la fiche du module "Matière"
Disponible si la matière est en gestion "Extensible/Négoce" ou "Fabrication"
7. Les liens du module "Matière"
7.1. Les Articles de la fiche du module "Matière"
Cet écran permet de créer les mêmes liens article/matière que l’écran Matières dans le Module Articles.
La seule différence est qu’ici on part de la fiche matière pour la lier à un (ou plusieurs) article(s).
Ces liens ne sont possibles qu’avec des articles existants dans le module Articles.
Les informations à saisir sont :
- La quantité du lien: x fois un format pour un nombre d’articles donné.
- Le % de perte: qui permet de générer des besoins supplémentaires lors du CBN en agissant sur les réservations ou sur l’expression du manque. Ces besoins supplémentaires exprimés en % seront toujours des multiples du format.
- Le Lancement supplémentaire est identique au % de perte mais sa valeur en format est fixe quelle que soit la quantité de l’OF à produire (par exemple toujours un lopin de réglage).
- Un repère topologique.
- Des dates de début et de fin de validité: permet « d’éviter » certains liens lors de lancements postérieurs à ces dates (les dates de contrôle sont les dates de début d’OF).
- La Prise en compte au CBN: permet de définir des liens sans gestion au CBN. Par exemple pour gérer des liens avec des matières dont la référence doit apparaître sur l’article fabriqué mais dont la gestion sera basée sur les « seuils de réappro de stock ».
Remarques très importantes :
1 - Les besoins en matières seront toujours exprimés en fonction du type d’unité choisie sur la matière. Lorsque la matière est créée il n’est plus possible d’en modifier sa forme, l’unité de gestion dépendant de celle-ci.
2 - La gestion de type surface est plus complexe car elle permet de gérer le sens de fibrage. Dans ce cas, il faudra toujours saisir dans l’ordre T1-T2 même si vous devez saisir un besoin de 200*1000.
3 - Dans le cadre de gestion UNITAIRE, MASSE ou VOLUME, aucun contrôle de format n’est fait lors du CBN mais la notion de format est importante car elle conditionne les achats à venir. Pour les autres gestions, la notion de format est une notion très forte. La mise en place de la gestion de la chute permet au CBN d’analyser chaque mouvement (entrée ou chute) présent en stock et d’étudier la faisabilité de la pièce : les réservations en dépendent (voir Module Calcul des Besoins).
...
Le besoin Brut est le besoin matière total nécessaire à la réalisation de l’article. Le Besoin Net est le besoin final qui permettra de calculer la part de chute à réintégrer. Le calcul des besoins prend uniquement en compte le Besoin Brut.
5 – « Prise de Mors » pour les liens de type longueur :
Cette prise de Mors correspond à une longueur « perdue » qui est retranchée de tout format avant de calculer le nombre de pièces à faire sur ce format.
...
Remarque : Pour un usinage « En Débit » la prise de mors doit être intégrée au besoin brut pour en tenir compte lors du CBN sur chaque débit.
Pour un usinage en barre, indiquer uniquement la prise de mors et le besoin brut réel séparément.
7.1.1. Equivalent depuis lien article
Cette fonctionnalité permet de créer des équivalences « autorisées en fabrication » en récupérant les équivalences « technologiques ». Elles sont gérées par priorité et analysées lors du CBN (option paramétrable au CBN). Seules les équivalences définies sur la matière sont accessibles. Toutes les informations relatives au nouveau lien Article - Matière sont à redéfinir
Cet écran résume les modalités d’achats avec un catalogue de prix, forcément exprimé dans le format lui même exprimé dans l’écran supérieur.
Hélios vous propose alors de donner toutes les caractéristiques mais seules sont obligatoires les quantités mini et maxi d’application du prix. Par défaut Hélios vous proposera automatiquement la plage immédiatement supérieure à la plage maximale mais il est possible de modifier ces plages pour coller à la réalité de vos catalogues qui peuvent évoluer au fil du temps. Hélios le fera automatiquement lors la mise à jour des ces catalogues par les lignes de commandes, par exemple si prix de 5€ valable de 1 à 10 avec commande de 4 à 6€. Hélios modifiera alors les plages pour aller de 1 à 3 avec 5€ puis de 4 à 10 avec 6€.
Il est aussi possible de raisonner en prix par lot avec la taille d’application du lot.
Remarques diverses :
- Sur les délais : on peut indiquer le délai en jours pour l’initialisation des dates de livraison sur les commandes ainsi qu’une durée de transport qui sera prise en compte dans le calcul des dates maximum d’achat (voir module Commandes fournisseurs). Pour cela, Helios calcule un délai max d’approvisionnement en prenant le délai maximum (max des délais présents sur les liens fournisseurs et/ou sur les formats et/ou sur les catalogues) et le transport maximum (max des transports présents sur les liens fournisseurs et/ou sur les formats et/ou sur les catalogues)
- Commander au format : après fusion de besoins multiples, cette fonction permet d’imposer le respect du «format fournisseur» lors des commandes, l’excédent étant automatiquement affecté au stock.
- Contrôle : cette case à cocher reprend les informations de la matière ainsi que le paramétrage. Elle peut être modifiée et sera reprise dans le processus «ACHAT» pour imposer ou non la phase de contrôle (voir module Commandes fournisseurs).
- Sur les quantités : elles peuvent être exprimées dans l’unité de gestion (Quantité Besoin) pour le contrôle de cohérence des formats ou dans l’unité d’achat (quantité d’achat) pour faciliter la communication avec le fournisseur. Les conversions, toujours exprimées en unités internationales (M, M², M3, Kg) et issues de la matrice de conversion, sont affichées et stockées en base de données (même remarque que sur la saisie des quantités et des formats sur les liens Articles).
...
Exemple :
Tube de diamètre ext. 35mm et épaisseur 5 mm. Vendu au poids par le fournisseur : 45€ le KG.
Type d’unité de définition : Longueur. Type d’unité du fournisseur : Masse.
- Unité de définition : MM. Unité du fournisseur : KG.
Si le fournisseur gère la matière avec le même type d’unité que vous, mais avec une unité différente, il n’est pas nécessaire de saisir un coefficient de conversion (Hélios sait que 1 M = 1000 MM). Par contre, si son type d’unité est différent, il faut saisir un coefficient de conversion qui tienne compte :
- de la densité de la nature de matière,
- de vos dimensions,
- de ses dimensions.
Cette valeur existe peut-être déjà dans la matrice de conversion. Elle se reportera toute seule. Elle peut alors être modifiée et sauvegardée.
Sinon saisissez grâce à la formule ci-dessous :
Pour l’exemple précédent, le coefficient de conversion qui permet de passer des KG aux M est :
Coeff. = Densité de la nature (KG/M3 = G/L) x Section du tube (M2)
= 7.85 x 103 x 0.0004712
= 3.7 KG/M
ATTENTION, LA QUANTITE DU BESOIN (EXPRIMEE DANS L’UNITE DE GESTION) EST CAPITALE CAR ELLE PERMET D’ASSURER LA COHERENCE ENTRE VOS ACHATS ET VOS FORMATS NECESSAIRES A LA REALISATION DE VOS PIECES.
Un besoin de 1.2m par pièce sera couvert dans 1 barre de 3m mais pas dans 3 barres de 1m.
7.2. Les Gammes de la fiche du module "Matière"
Disponible pour une gestion en Fabrication de la matière
7.3. Les Fournisseurs de la fiche du module "Matière"
Cette fonctionnalité permet de définir les liens « Matières-Fournisseurs » en vue des achats futurs de composants.
Pour avoir le fournisseur qui remonte dans la liste de sélection il faudra avoir coché la casse a coché Matière dans la fiche Fournisseur.
Toutes ces informations sont capitales pour le processus « Achat » puisque toutes ces données servent à initialiser les commandes.
Les demandes de prix viendront mettre à jour ces liens pour « automatiser » la récupération des informations en commande. A la différence des composants, aucun besoin de format n’est émis dans Hélios, seul le respect du format fournisseur est important.
Pour cela, il contient les informations suivantes :
...
- Ces valeurs ne seront reprises que si elles ne sont pas précisées sur le détail du catalogue.
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Table of Contents
1. Introduction
Ce module permet de définir l’ensemble des matières liées à la production et aux achats.
Toutes les informations rattachées sont directement accessibles :
- Les liens articles et les liens fournisseurs associés à chaque matière.
- Les stocks matière, stocks matière client et stock de consignation associés à chaque matière.
- Le prix associés à chaque matière.
- La Gestion documentaire (GED) associés à chaque matière.
- L'analyse de couverture de a matière
- Le suivi achat de la matière
- Le cas d'emploi de la matière
- Les Sociétés associés à chaque matière.
- Les conversion d'unité associés à chaque matière.
Les matières sont des éléments entrant dans l’élaboration des articles et achetés à l’extérieur. Elles ne sont donc pas fabriquées par votre entreprise ou l’un de vos sous-traitants.
Elles ne donnent pas lieu à des OF mais à des commandes fournisseurs ou des demandes d’appro clients.
Ce module permet aussi de définir des équivalences entre matières : équivalence générale et équivalence « autorisée en fabrication » pour analyse et réservation dès le calcul du besoin.
Il est aussi possible de mettre en place des gestions très spécifiques autour des matières, notamment pour l’activité NEGOCE (revente sans transformation d’un produit acheté)ou pour la FABRICATION (par exemple de peinture à gérer en tant que matière à partir de poudres et solvants eux-mêmes matières ou composants)
2. Les codificateurs de la matière
Avant d'aborder la notion de matière, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des matières.
Parmi ces codificateurs, on note :
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3. L'écran principal Matière
Une matière sous Hélios ERP est une matière première au sens industriel du terme. Elle est définie par une nature, une forme (voir la codification des formes) et des dimensions, ce qui en fait une notion concrète et gérable.
Cet écran permet de renseigner les informations de la matière :
- Code interne (ID_MATIERE) alphanumérique (non modifiable),
- ID Mobilité concaténation du code CD_MATIERE et de l'identifiant matière "2"(non modifiable).
Lors du passage en création le système impose la sélection de la nature de la matière à associer.
Une nature (voir la codification des natures de matières) est une matière au sens physico-chimique du terme. Elle est définie par une composition chimique, une densité, une dureté, une résistance... qui répondent à des normes.
Exemple : La nuance d’acier 35NCD16 recuit 880°C est une nature. |
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Le champ Gestion permet de définir comment sera gérée la matière :
Historiquement, une matière était, pour Hélios ERP, un produit acheté à des fournisseurs et utilisé dans des fabrications. Il était donc impossible de le fabriquer puisqu’une gamme portait uniquement sur un article, ou de le vendre puisque les seuls éléments entrant dans une ligne de commande sont les articles. Désormais, il est possible de combiner tous ces cas puisque Hélios ERP associe aux matières un mode de gestion.
- Gestion "Standard" de la matière
Il s'agit du mode de gestion standard de la matière première, achetée et utilisée comme matière consommée dans les fabrications.
- Gestion "Extensible/Négoce" de la matière
Le mode extensible négoce correspond à la gestion standard décrite ci-dessus si vous l’utilisez comme élément entrant dans une fabrication. Cependant, dans le cadre de l’activité NEGOCE, il peut aussi être vendu directement au travers d’une commande client. Le NEGOCE fait coexister ces modes de fonctionnement, mais, une fois choisi, il n’est plus modifiable.
Dans ce cas, Hélios ERP créé en automatique un article et une gamme non actifs. Ces éléments fictifs n’ont d’autre intérêt que celui de pouvoir suivre le processus commercial de la commande client à sa facturation, sans aucune modification de philosophie. Vous avez l’impression de vendre une matière (ce que vous faites réellement) alors qu’Hélios applique les traitements de l’article.
La seule donnée indispensable pour vous concernant cet article fictif, est le lien article - matière. Il faut donc définir une règle d’équivalence pour assurer le lien entre la vente, la quantité de l’OF « fictif » et sa sortie de stock associée ainsi que le prix par unité. après validation de la fiche, l'écran suivant permet de définir la règle: d'équivalence.
L’historisation des PU vendus est exactement la même que celle applicable à un article. (voir module Articles)
Attention lors de vos extractions de données de bien tenir compte des ces éléments fictifs.
Champs visible que pour le négoce : Catégorie de l'opération : valeurs possibles NULL, Autre, Bien, Service
- Gestion "Fabrication" de la matière
Le mode Fabrication correspond à un type bien particulier de fabrication, par exemple une fabrication de type colle pour laquelle il est nécessaire d’utiliser des composants et/ou des matières pour fabriquer une autre matière. Ce type de gestion est donc prévu pour répondre à la problématique du type : 3 grammes de colle pour 500 articles, sachant que ces 3 grammes sont faits à partir de 25 mg de poudre et 10 cl de solvant.
La solution est donc de fabriquer cette colle selon le principe même d’un article (gamme et fourniture) mais de définir une nouvelle matière de gestion Fabrication permettant ensuite de faire un lien Article – matière (colle) classique. Idem pour le processus de fabrication.
Les liens vers les composants et les matières sont identiques à ceux du module article.
La gamme est une gamme classique, le lien article - Gamme devenant lien composant - gamme.
Il n’y a plus de notion de Stock matière Clients (c’est un élément devenu « propre »), ni de lien fournisseurs (car remplacé par la gamme).
Même remarque que pour le négoce concernant les extractions, le coefficient de conversion mais sans prix ni historique car non vendu. La valorisation de stock est celle de l’OF.
Attention : Ce mode ne peut pas coexister avec les autres modes. Pas de négoce possible.
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|---|---|---|
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Ainsi, il est possible d’associer à une matière :
Le but de cette fonctionnalité est de pouvoir gérer des exemples de ce type :
Pour cela, il suffit de : 1.Définir la matière d’origine. C’est la matière classique qui peut être appelée par n’importe quel article en direct ou par des matières fabriquées pour en « décomposer » l’utilisation. 2.Définir la matière Fabriquée. C’est la matière fabriquée, que l’on peut définir dans l’unité de gestion que l’on veut mais pour laquelle il est OBLIGATOIRE de donner la conversion avec l’unité de fabrication pour les lancements d’OF. En, effet, Hélios proposera la quantité nécessaire dans l’unité de gestion mais devra OBLIGATOIREMENT générer des OF exprimés en unités. Pour cela il suffit de donner la conversion. Dans le cas de lopins gérés unitairement ce sera un pour un. Il est alors possible de faire des liens matières et composants mais aussi et surtout d’associer une gamme de fabrication ou plus exactement de transformation. Cette gamme suit les règles classiques d’une gamme d’article avec tout ce que cela comporte en terme d’OF, de jalonnement et de planification. Son code est MF 2. 3.Définir l’article en appelant soit le composé Fabriqué soit le composé comme classiquement sur Hélios. Dans le cas décrit, la nomenclature de l’article donnera :
NB : ce mode de gestion n’est pas exclusif, il peut être associé à une gestion classique de fournitures. Le suivi est ensuite le même que pour un article classique, à savoir :
Dans l’exemple décrit, nous vous proposons une commande de 50 articles décris ci-dessus alors qu’il existe 30 lopins en stock. Hélios ERP vous propose alors de réserver les 30, de lancer un OF de 20 et de générer un manquant sur la matière d’origine sur les 20 composés, soit 20*300mm. Nous les retrouverons dans la fonction : basculer besoin des commandes fournisseurs.
La fabrication est alors normale comme pour une fabrication au sens classique d’Hélios ERP. |
Les matières peuvent être regroupées par famille/Sous famille pour tout traitement externe (requête, statistiques diverses,..) ainsi que pour les «Numéro de Compte comptable».
Les familles et caractéristiques de famille sont à choisir parmi celles créées dans les Codifications/Matière/Famille de matière. L’ajout de nouvelles données n’est pas possible directement depuis cet écran.
Norme et complément de référence sont des champs libre ; attention tout de même car ils rentrent dans la référence concaténée et unique de la matière.
Autre référence est une donnée obligatoire si la gestion est Négoce ou Fabrication.
La forme de la matière (tube, rond, tôle, ...) définit les dimensions et le type d’unité de la matière. Voir La forme.
Les Dimensions : alimentés par défaut par les données de la forme, à chaque forme sont associées une ou plusieurs dimensions. Elles sont obligatoires et rentrent dans l’unicité de la matière. Par exemple, les dimensions d’un tube sont le diamètre extérieur et le diamètre intérieur, celles d’un plat sont la largeur et l’épaisseur, ...
Pour la traçabilité des sortie la liste déroulante Gestion stock dans la fiche matière permettra de définir si la gestion de stock est manuelle, automatique ou semi-automatique. Pour une forme de type LONGUEUR et SURFACE il n’y a pas de modification de la liste déroulante possible, la valeur sera manuelle
Le choix de la gestion de stock aura un impact sur la valeur présente dans le lien article. les choix sont les suivants :
- Manuelle,
- Semi-automatique,
- Automatique.
Avec la check box "Gestion de la chute", il est possible d'activer la gestion des chutes de cette matière, cette gestion est initialisée avec la valeur présente dans la nature associée à la matière.
Dans le cadre de la gestion des stocks et du calcul des besoins, il est impératif de connaître en permanence l’état de son stock. Cet état des stocks ne doit pas uniquement porter sur la quantité exacte en stock mais plus particulièrement sur les formats réellement présents.
| En effet, lorsque vous possédez 2 barres de 3m, Hélios considère deux entités indépendantes initialement capables d’un format de 3m chacune. Vous pouvez sortir tout ou partie d’une des deux, la deuxième gardant ses caractéristiques. Sortir 1m sur une des deux barres revient à dire qu’il reste une barre de 3m ainsi qu’une autre, chute de la première, d’une longueur capable d’un format de 2m. Le calcul des besoins est ainsi sûr de pouvoir ou pas se positionner sur un mouvement capable du débit souhaité. |
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Pour toutes ces raisons il est impératif d’indiquer sur chaque matière si elle est soumise à la gestion de la chute ou non.
Pour celles sans gestion de chute, toute sortie sur un mouvement d’entrée condamne définitivement la totalité du format sur lequel porte la sortie.
Dans le stock, les réintégrations de chutes se feront comme suit :
- Pour les matières gérées à l’unité, masse, volume : pas de gestion de la chute.
- Pour les matières gérées en longueur : gestion automatique de la chute.
- Pour les matières gérées en surface : intégration manuelle de la chute.
Avec la check box "Controle reception" on peut imposer un contrôle a la réception de cette matière sauf pour une matière fabriqué où le champs n'est pas modifiable et non coché.
Périmable permet de gère la péremption sur l’article si la liste a pour valeur (oui/oui(ouverture)) les champs de configuration de la péremption s’affiche
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En fonction du mode de gestion des champs sont visible
| Qualité éco | Si Gestion = Fabrication sinon invisible |
| Lot éco | Si Gestion = Fabrication sinon invisible : Si la case à cocher Max est activée il faudra que la Qté du lot économique soit différente de 0. |
| max | Si Gestion = Fabrication sinon invisible : Si la case à cocher Max est activée il faudra que la Qté du lot économique soit différente de 0. |
| N° de compte (Vente) | Si Gestion = Négoce sinon invisible |
| N° de compte analytique (Vente) | Si Gestion = Négoce sinon invisible |
Identification nécessaire est une check box visible uniquement si le module mobilité est activé, si la Gestion de stock est automatique la check box est grisé avec pour valeur 0.
Type de prélèvement permet de définir une quantité ou un pourcentage a prélever en fonction de la quantité réceptionner afin de pré réinitialiser un champs d'aide lors du Contrôle du lot.
(2023.Q4.24.0111 DEB)
Type d'envoi de BL : prédéfinie avec le paramétrage des BL du moment (Envoi manuel /Envoi FIFO). Le mode demandé sur la fiche est préférentiel au paramétrage
(2023.Q4.24.0111 FIN)
(2023.Q4.24.0115 DEB)
Classe Produit : Permet de définir un niveau de contrôle par fourniture via la codification classe produit
(2023.Q4.24.0115 FIN)
Si la matière est utilisé par le système elle ne sera pas modifiable.
4. Les Onglets
4.1. L'onglet "Analyse de la couverture" du module "Matière"
Cette fonction permet de mettre en évidence vos problèmes de rupture de stock en fonction de vos consommations et en tenant compte de la notion d’approvisionnement. client.
Cette fonction est très utile notamment dans les entreprises travaillant sur stock ou en achat groupés mais avec des quantités achetées insuffisantes.
En effet Hélios ERP vous propose de faire une synthèse de vos consommations en fonction de votre stock et de vos achats en cours, sans notion de réservation. A partir d’un stock initial, Hélios reporte toutes les sorties de stocks prévues triées par date (à savoir les OF et OF prévisionnels avec date de besoin) et les entrées (à savoir les commandes fournisseurs avec date de livraison demandée ou recalée si elle existe).
Les couleurs des libellés utilisés pour décrire chacun des besoins exprimés par les OFs fermes ou les OFs prévisionnels permettent dorénavant de savoir d’où provient le besoin. En effet le besoin d’un OF se positionne soit sur du stock, soit sur de l’encours ou alors est déclaré en manquant.
- Si la ligne est verte, le besoin aura été positionné sur un mouvement de stock.
- Si la ligne est bleue, le besoin aura été positionné sur une commande fournisseur encours.
- Si la ligne est rouge, le besoin est un manquant déclaré figurant dans le basculer besoin.
- Tant que le stock couvre les consommations, le stock décroît mais reste en vert.
- Dès qu’il ne couvre plus, le stock continue de décroître et la quantité s’affiche en rouge mettant en évidence la rupture.
- Lorsqu’une commande est prévue en livraison, le stock augmente de la quantité. Cette augmentation n’est dédiée à aucun OF pour cette analyse quantitative.
Attention dans cet écran, il n’y a que des différences de quantités, il n’y a pas de gestion des formats sur l’évolution du stock. C’est pour cela que des couleurs sont là pour identifier les types de besoin.
4.2. L'onglet "Fichier" du module "Matière"
Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant la matière dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel et via un clic droit dans l'onglet.
4.3. L'onglet "Suivi achat" du module "Matière"
Le suivi achat permet de voir ou est utilisé la matière dans Helios ERP. Un sous onglet par type de document.
Appel d'offre, Commande, Livraison, Contrôle, Facture, Avoir et Qualité.
La pastille rouge dans le sous-onglet permet de voir qu'il existe des documents.
Un double clic sur la ligne permet d’ouvrir le module correspondant filtré si l’opérateur a les droits du module correspondant.
4.4. L'onglet "Cas d'emploi" du module "Matière"
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5. La Toolbar de la fiche "Matière"
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour la matière sélectionné.
5.1. Les notes du module "Matière"
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5.2. Fichiers liés du module "Matière"
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5.3. Archive du module "Matière"
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5.4. Dupliquer du module "Matière"
Permet de dupliquer les informations d’une matière afin de créer une autre fiche avec seulement la référence pour différence.
5.5 Suppression d'une Fiche "Matière"
Permet de supprimer d'une fiche si elle n'est pas utilisée.
Une matière est considérée utilisée si :
- La matière possède des mouvements de stock propres ou clients,
- La matière est utilisée dans une commande,
- La matière est utilisée dans un devis.
6. Les Actions de la Fiche "Matière"
6.1. Nature de la fiche du module "Matière"
Permet lors de la création uniquement de changer/créer la nature de la matière et lors de la consultation de voir la fiche nature de la matière.
6.2. Format de la fiche du module "Matière"
Disponible si la matière est en gestion "Extensible/Négoce" ou "Fabrication"
7. Les liens du module "Matière"
7.1. Les Articles de la fiche du module "Matière"
Cet écran permet de créer les mêmes liens article/matière que l’écran Matières dans le Module Articles.
La seule différence est qu’ici on part de la fiche matière pour la lier à un (ou plusieurs) article(s).
Ces liens ne sont possibles qu’avec des articles existants dans le module Articles.
Les informations à saisir sont :
- La quantité du lien: x fois un format pour un nombre d’articles donné.
- Le % de perte: qui permet de générer des besoins supplémentaires lors du CBN en agissant sur les réservations ou sur l’expression du manque. Ces besoins supplémentaires exprimés en % seront toujours des multiples du format.
- Le Lancement supplémentaire est identique au % de perte mais sa valeur en format est fixe quelle que soit la quantité de l’OF à produire (par exemple toujours un lopin de réglage).
- Un repère topologique.
- Des dates de début et de fin de validité: permet « d’éviter » certains liens lors de lancements postérieurs à ces dates (les dates de contrôle sont les dates de début d’OF).
- La Prise en compte au CBN: permet de définir des liens sans gestion au CBN. Par exemple pour gérer des liens avec des matières dont la référence doit apparaître sur l’article fabriqué mais dont la gestion sera basée sur les « seuils de réappro de stock ».
Remarques très importantes : 1 - Les besoins en matières seront toujours exprimés en fonction du type d’unité choisie sur la matière. Lorsque la matière est créée il n’est plus possible d’en modifier sa forme, l’unité de gestion dépendant de celle-ci. 2 - La gestion de type surface est plus complexe car elle permet de gérer le sens de fibrage. Dans ce cas, il faudra toujours saisir dans l’ordre T1-T2 même si vous devez saisir un besoin de 200*1000.
3 - Dans le cadre de gestion UNITAIRE, MASSE ou VOLUME, aucun contrôle de format n’est fait lors du CBN mais la notion de format est importante car elle conditionne les achats à venir. Pour les autres gestions, la notion de format est une notion très forte. La mise en place de la gestion de la chute permet au CBN d’analyser chaque mouvement (entrée ou chute) présent en stock et d’étudier la faisabilité de la pièce : les réservations en dépendent (voir Module Calcul des Besoins). 4 - Notion de Besoin Brut et Besoin Net : Le besoin Brut est le besoin matière total nécessaire à la réalisation de l’article. Le Besoin Net est le besoin final qui permettra de calculer la part de chute à réintégrer. Le calcul des besoins prend uniquement en compte le Besoin Brut. 5 – « Prise de Mors » pour les liens de type longueur : Cette prise de Mors correspond à une longueur « perdue » qui est retranchée de tout format avant de calculer le nombre de pièces à faire sur ce format.
Remarque : Pour un usinage « En Débit » la prise de mors doit être intégrée au besoin brut pour en tenir compte lors du CBN sur chaque débit. Pour un usinage en barre, indiquer uniquement la prise de mors et le besoin brut réel séparément. |
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7.1.1. Equivalent depuis lien article
Cette fonctionnalité permet de créer des équivalences « autorisées en fabrication » en récupérant les équivalences « technologiques ». Elles sont gérées par priorité et analysées lors du CBN (option paramétrable au CBN). Seules les équivalences définies sur la matière sont accessibles. Toutes les informations relatives au nouveau lien Article - Matière sont à redéfinir
Cet écran résume les modalités d’achats avec un catalogue de prix, forcément exprimé dans le format lui même exprimé dans l’écran supérieur.
Hélios vous propose alors de donner toutes les caractéristiques mais seules sont obligatoires les quantités mini et maxi d’application du prix. Par défaut Hélios vous proposera automatiquement la plage immédiatement supérieure à la plage maximale mais il est possible de modifier ces plages pour coller à la réalité de vos catalogues qui peuvent évoluer au fil du temps. Hélios le fera automatiquement lors la mise à jour des ces catalogues par les lignes de commandes, par exemple si prix de 5€ valable de 1 à 10 avec commande de 4 à 6€. Hélios modifiera alors les plages pour aller de 1 à 3 avec 5€ puis de 4 à 10 avec 6€.
Il est aussi possible de raisonner en prix par lot avec la taille d’application du lot.
Remarques diverses :
- Sur les délais : on peut indiquer le délai en jours pour l’initialisation des dates de livraison sur les commandes ainsi qu’une durée de transport qui sera prise en compte dans le calcul des dates maximum d’achat (voir module Commandes fournisseurs). Pour cela, Helios calcule un délai max d’approvisionnement en prenant le délai maximum (max des délais présents sur les liens fournisseurs et/ou sur les formats et/ou sur les catalogues) et le transport maximum (max des transports présents sur les liens fournisseurs et/ou sur les formats et/ou sur les catalogues)
- Commander au format : après fusion de besoins multiples, cette fonction permet d’imposer le respect du «format fournisseur» lors des commandes, l’excédent étant automatiquement affecté au stock.
- Contrôle : cette case à cocher reprend les informations de la matière ainsi que le paramétrage. Elle peut être modifiée et sera reprise dans le processus «ACHAT» pour imposer ou non la phase de contrôle (voir module Commandes fournisseurs).
- Sur les quantités : elles peuvent être exprimées dans l’unité de gestion (Quantité Besoin) pour le contrôle de cohérence des formats ou dans l’unité d’achat (quantité d’achat) pour faciliter la communication avec le fournisseur. Les conversions, toujours exprimées en unités internationales (M, M², M3, Kg) et issues de la matrice de conversion, sont affichées et stockées en base de données (même remarque que sur la saisie des quantités et des formats sur les liens Articles).
Exemple : Tube de diamètre ext. 35mm et épaisseur 5 mm. Vendu au poids par le fournisseur : 45€ le KG. Type d’unité de définition : Longueur. Type d’unité du fournisseur : Masse.
Si le fournisseur gère la matière avec le même type d’unité que vous, mais avec une unité différente, il n’est pas nécessaire de saisir un coefficient de conversion (Hélios sait que 1 M = 1000 MM). Par contre, si son type d’unité est différent, il faut saisir un coefficient de conversion qui tienne compte : - de la densité de la nature de matière, - de vos dimensions, - de ses dimensions. Cette valeur existe peut-être déjà dans la matrice de conversion. Elle se reportera toute seule. Elle peut alors être modifiée et sauvegardée. Sinon saisissez grâce à la formule ci-dessous : Pour l’exemple précédent, le coefficient de conversion qui permet de passer des KG aux M est : Coeff. = Densité de la nature (KG/M3 = G/L) x Section du tube (M2) = 7.85 x 103 x 0.0004712 = 3.7 KG/M ATTENTION, LA QUANTITE DU BESOIN (EXPRIMEE DANS L’UNITE DE GESTION) EST CAPITALE CAR ELLE PERMET D’ASSURER LA COHERENCE ENTRE VOS ACHATS ET VOS FORMATS NECESSAIRES A LA REALISATION DE VOS PIECES. Un besoin de 1.2m par pièce sera couvert dans 1 barre de 3m mais pas dans 3 barres de 1m. |
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7.2. Les Gammes de la fiche du module "Matière"
Disponible pour une gestion en Fabrication de la matière
7.3. Les Fournisseurs de la fiche du module "Matière"
Cette fonctionnalité permet de définir les liens « Matières-Fournisseurs » en vue des achats futurs de composants.
Pour avoir le fournisseur qui remonte dans la liste de sélection il faudra avoir coché la casse a coché Matière dans la fiche Fournisseur.
Toutes ces informations sont capitales pour le processus « Achat » puisque toutes ces données servent à initialiser les commandes.
Les demandes de prix viendront mettre à jour ces liens pour « automatiser » la récupération des informations en commande. A la différence des composants, aucun besoin de format n’est émis dans Hélios, seul le respect du format fournisseur est important.
Pour cela, il contient les informations suivantes :
- La priorité du lien (renumérotation automatiquement lors de la sauvegarde de la fiche)
- La Référence chez ce fournisseur là du lien.
- Le délai par défaut d’appro ainsi que la durée de transport. Ces deux valeurs servent pour le jalonnement des achats mais seul le premier est pris en compte pour le calcul de la date de livraison lors de la création de la ligne de commande.
- Ces valeurs ne seront reprises que si elles ne sont pas précisées sur le détail du catalogue.
- La notion de contrôle pré initialisée par le paramétrage des commandes fournisseurs.
- La monnaie applicable à tout le catalogue de prix.
- Le contrat fournisseur actif lié à ce lien.
- La notion de consignation : permet de gérer cette matière avec ce fournisseur en consignation (payer la matière à l’utilisation et non à la réception) MODULE OPTIONNEL. Les détails de gestion sont dans le Module Stock Matières.
(2023.Q4.24.0115 DEB)
- PPM : La valeur PPM indique le nombre de pièces non conformes dans votre procédé, exprimé en pièces par million. Par exemple, on constate qu'il y a 20 pièce sur 1000 qui ne sont pas bonne. Par conséquent, la valeur PPM = (20/1000) * 1000000 = 20000. Le PPM est calculé par le passage des BILANS
- PPM manuel : Saisie manuel du PPM différent de celui calculé par le bilan
- PPM modifié par : Information sur l'opérateur qui a saisie ou modifié le PPM manuel
- Date PPM manuel : Date de la modification du PPM manuel
(2023.Q4.24.0115 FIN)
7.3.1 Format
Dans ce sous niveau, il est possible d’associer au couple unique Fournisseur – Fourniture des quantités et formats différents en fonction de vos besoins d’achats.
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Disponible pour une gestion en Fabrication de la matière,
7.7.1 Emplacement liés
Include Page Emplacement Liés Emplacement Liés
7.8. Les Matières de la fiche du module "Matière"
Disponible pour une gestion en Fabrication de la matière
7.8.1 Emplacement liés
Include Page Emplacement Liés Emplacement Liés
7.9. La GED de la fiche du module "Matière"
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