Table of Contents
1. Introduction 
Ce module a pour but de gérer toutes les pièces comptables relatives à vos commandes clients :
- il assurer le lien entre les commandes clients, les livraisons associées et la facturation de celles-ci.
- il permet "d' exporter" vers votre comptabilité, dans la limite des interfaces existantes.
- il permet de gérer les avoirs clients. Ces avoirs sont gérés directement par ligne de facture pour assurer des bilans de commandes prenant en compte les prix vendus mais aussi le montant des avoirs.
- il assure tout le suivi des factures dans le cadre de l’EDI par l’envoi d’un fichier informatique au format exigé par vos clients.
2. Les codificateurs de la
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Facturation Client
Avant d'aborder la notion de facturation client, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des facturation clients.
Parmi ces codificateurs, on note :
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Version 2024
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3. L'écran principal
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Facturation Client
Une facturation client sous Hélios ERP définie par un code et N° de facture
Une facture concerne un seul client mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs BL différents (voir lignes). Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande. Elle n’est pas modifiable
Cet écran permet de visualiser les informations de la facturation client :
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- Le mode de règlement, le type de TVA et la TVA sont ceux, par défaut, de l’adresse de facturation du client qui est ramenée automatiquement par Hélios lors de la création de la facture (voir ci-dessus). Ils sont modifiables sur la facture.
- Le statut d’une facture est mis par défaut à «en attente» ; il passe automatiquement à «envoyée» lors de son envoi. Le passage au statut «réglée» se fait manuellement en modification ou à l’aide de la fonction Régler.
- LeN° COMPTA est un témoin de transfert en comptabilité. Mis à jour lors des exports, il empêche tout nouvel export pour cette facture et toute suppression.
Contri Env. : Contribution environnementale (FACTURE.TAXE_ENV) n’est visible que si le paramétrage n’est pas coché (si cochée la saisie se fait à la ligne de facture ( voir Module Paramétrage H2 → Facturation) lors de la la modification, mettre à jour le champ montant taxe environnementale
Montant HT : Le champ montant final est un champ calculé à partir de la formule : round(if(montant - if(isnull( mtt_acpt_fact) , 0, mtt_acpt_fact ) < 0, 0, montant - if(isnull( mtt_acpt_fact) , 0, mtt_acpt_fact )), 2)
Escompte : Champ compute_1 calculé : la valeur de l’escompte est présent sur le mode de règlement associé à la facture (COND_REG.ESCOMPTE) : montant * escompte / 100
Résultat TVA : mtt_tva_final calculé : round(if( compute_2 - if(isnull( mtt_acpt_tva ), 0, mtt_acpt_tva ) < 0, 0, compute_2 - if(isnull( mtt_acpt_tva ), 0, mtt_acpt_tva )), 2 )
- Montant TTC : champs calculé : mtt_final+ if(isnull(port), 0, port) + if(isnull(emballage), 0, emballage) + if(isnull( mtt_taxe_env ), 0, mtt_taxe_env ) + mtt_tva_final - compute_1
TVA : Champ compute_2 calculé : montant - compute_1 + port + emballage + if(isnull(mtt_taxe_env), 0, mtt_taxe_env)) * (tva / 100)
Champs % : Comprit entre 0 et 100
4. Les Onglets
4.1. L'onglet "Ligne" du module "
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Facturation Client"
Affichage des ligne de facture correspondant a l'entête. Si l'opérateur double clique sur la ligne l'écran secondaire des lignes s'ouvre
4.2. L'onglet "Adresse" du
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module "Facturation Client"
L’adresse de facturation est à choisir parmi celles saisies pour ce client dans le module Clients. Lors de la création de la 1ère ligne de facture, Hélios ramène par défaut l’adresse de facturation de la commande client portée par la ligne de BL facturée. Cependant, une facture contient une seule adresse de facturation, un seul mode de règlement et un seul type et taux de TVA issu de l’en tête de la commandes (un type de TVA + un taux de TVA = un compte de vente). Il faut donc les regrouper par caractéristiques.
5. La Toolbar de la fiche "
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Facturation Client"
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5.1. Les notes du module
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"
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Facturation Client"
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5.2. Fichiers liés du module
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Facturation Client"
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5.3. "Ligne" du module "
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Facturation Client"
Une ligne de facture concerne une ligne de BL avec une quantité facturée et un prix unitaire facturé. Cette quantité est au plus égale à la quantité livrée de la ligne de BL, une ligne de BL pouvant être partiellement facturée.
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Les livraisons et avoirs liés à la ligne de facture sont directement consultables depuis cette ligne
5.4. Création Facture du
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module "Facturation Client"
La création de facture se fait directement par un écran de basculement vous proposant toutes les lignes de BL en attente de facturation.
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5.5 Suppression d'une Fiche facturation client
Une facture ou un avoir étant des pièces comptables, ils ne peuvent plus être modifiés ou supprimés s’ils ont été transférés en comptabilité.
Le témoin de transfert est symbolisé par le numéro en compta visible sur l’interface et non modifiable.
5.6. Journal BL du
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module "Facturation Client"
Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi de vos facturations. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur (sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise) pour toutes vos facturations.
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Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement
6. Les Actions de la Fiche "
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Facturation Client"
6.1. Envoyer de la fiche du
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module "Facturation Client"
Cette option de menu permet d’envoyer les factures qui sont «en attente», c’est-à-dire de les valider informatiquement, avec mise à jour des quantités facturées sur les lignes de BL et sur les lignes de commandes clients, mise à jour des statuts des BL et des commandes clients, ainsi que de les éditer.
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Le bouton EDI permet, en plus des opérations décrites ci-dessus, de générer un fichier texte qui pourra être envoyé par la station Green Loop il faudra configuré le path dans l'onglet EDI du module Client pour le client concerné et ajouté le fichier du même nom dans le dossier.
Les checks box ci dessus fonctionne uniquement dans le cas du bouton EDI.
Le nombre d'exemplaire définie le nombre d'impression de la facture si elle n'a pas un état par défaut sinon on prendre la valeur renseigné pour l'envoi de facture du client ou du client 0 dans le module Client onglet état personnalisé.
[DEBV2024] Envoi email via le serveur d'application, on prend l'email sur le contact en premier puis sur la fiche si le contact est vide. Si il n'y a pas d'email paramétré une pop up au basculement informe l'opérateur [FINV2024]
6.2. Régler de la fiche du
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module "Facturation Client"
Le passage du statut de l’avoir de «envoyé» à «réglé» se fait manuellement en modification ou par l'écran de basculement qui permet de régler plusieurs factures à la fois.
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Cela permet de sortir les factures réglées de l’échéancier (voir Module Bilan)
6.4.Comptoir de la fiche du
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module "Facturation Client"
La fonctionnalité de Facture comptoir permet de créer directement la commande, le BL et la facture depuis le module Facturation.
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Depuis cette option, nous avons aussi la possibilité d’émettre des lignes de factures associées à des lignes de BL de type prestation : aucune pièce n’est donc sortie du stock (attention de ne pas confondre avec la gestion des acomptes).
7. Les liens du
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module "Facturation Client"
7.1. Avoir de la fiche du
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module "Facturation Client"
Ce module permet de créer et de gérer l’envoi et l’export d’avoirs.
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Un journal d’évènements pour aussi être associé à l’avoir
7.2. EDI de la fiche du module "Facturation Client"
Lancement du batch EDI
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en arrière plan (voir documentation EDI)
7.2. Client de la fiche du module "Facturation Client"
Ouverture du module Client filtré sur le client de la facture sélectionné. (Voir Module Client)
7.2. Liste des Adresses de Facturation de la fiche du module "Facturation Client"
Ouverture de l'adresses de facturation du client de la facture ( Voir Client → Adresse de facturation)
7.2. TVA de la fiche du module "Facturation Client"
Ouverture de la codification TVA
7.2. Mode de règlement de la fiche du module "Facturation Client"
Ouverture de la codification Mode de règlement
8. Les outils du module "
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Facturation Client"
8.1
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Compta du module "Facturation Client"
8.2. Envoyer par
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Agora du module "Facturation Client"
8.3.
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Impression du
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module "Facturation Client"
La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export
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L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via H3 via Helios ERP lancer par le serveur d'application si l'habilitation Runtime est assigné en plus de l'impression
9. Paramétrage du module facturation client
(Module Paramétrage H2->facturations)
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- blocage de la création d’une facture en fonction de la validation de la ligne de commande
- calcul d’échéance en fonction des dates de livraisons ou de facture.
- définir le jour maximum de prise en compte d’un BL (BL du mois ou en retard) et d’une facture sur un mois donné.
- Dans le cadre du multi société, généré toutes les factures pour la société 0
Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module Facturation, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.
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