Table of Contents
1. Introduction 
Ce module permet de gérer les données de vos clients et prospects utilisées dans les transactions commerciales quotidiennes. Toutes les informations rattachées sont directement accessibles.
Parmi ces informations :
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2. Les codificateurs du module Client
Avant d'aborder la notion de clients, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Clients.
Parmi ces codificateurs, on note :
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3. L'écran principal Clients
Cet écran permet de saisir les informations du client : Code interne alphanumérique, Raison sociale, Complément de nom, Adresse principale… Il permet aussi de saisir les caractéristiques de votre société*.
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La Rubrique est un critère de regroupement des clients. Cette rubrique est à choisir parmi celles créées dans l'écran "Les rubriques Clients/wiki/spaces/SUPPHELIOS/pages/32211987". Le critère peut être le secteur d'activité de l'entreprise. Un des but est d'extraire les données regroupées par rubrique et non plus par client dans les statistiques par exemple.
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Règle de recherche du prix lors de la création de la commande :
Si le client possède un contrat actif sur l'article (voir Gestion des contrats), c'est le contrat qui prévaut.
Si le traitement ne trouve pas de contrat actif ou si le prix est à 0 alors c'est la stratégie tarifaire qui est utilisée.
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L'identifiant EDI est le code qui d'identifier le code client lors de la réception d'un message EDI. Il supporte l'info de l'entité du client EDI pour les commandes fermes et les appels de livraison.
L'identifiant EDI GreenLoopPrev : Un fichier EDI « AERO » peut contenir le prévisionnel de plusieurs entités ou sociétés d'un même groupe lié par un contrat de vente, cet identifiant est utilisé lorsque le fichier EDI à intégrer comporte le prévisionnel de plusieurs sociétés d'un même groupe, il permet d'identifier le groupe concerné.
Les sociétés identifiées dans le fichier doivent exister comme client dans Hélios ERP. Par exemple si le groupe possède 5 sociétés alors le fichier EDI émis par le groupe contient le prévisionnel des 5 sociétés ou entités. Chaque entité identifiée passe les commandes qui viendront décrémenter le prévisionnel global transmis par le fichier EDI.
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La « Tolérance qté min (%) » et la « Tolérance max (%) » servent à définir une tolérance dans la performance logistique de livraison, elle permet une souplesse dans la livraison d'une commande même si la quantité totale n'est pas livrée. Cela permet de respecter l'indicateur de l'OTD même si la livraison n'est que partielle du moment que la tolérance de quantité est respectée vis-à-vis du client.
4. Les Onglets
4.1. l'onglet "Fichier" du module "Client"
Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le client dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.
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4.2. L'onglet "Etats personnalisés" du module "Client"
Cet onglet vous permet de définir des états spécifiques au client à imprimer lors de l'envoi d'un devis, d'un BL, d'une facture et d'un avoir….
Ces états sont personnalisables depuis le paramétrage des modules concernés.
Ils peuvent aussi être imprimés sur une imprimante spécifique ou bien sur plusieurs imprimantes, chaque poste pouvant en piloter une par état.
Il est également possible de définir le nombre d'exemplaires nécessaires de chaque état. Par exemple lors de l'impression d'un devis, cela permettra de proposer par défaut le nombre d'exemplaires à éditer.
Les états renseignés pour le client 0 sont vos états personnalisés, applicables à tous les clients dont les états ne sont pas spécifiques.
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4.3. L'onglet "Personnel" du module "Client"
Cet onglet remonte la liste du personnel rattaché au client. Cette liste est mise à jour depuis le module personnel et permet un meilleur suivi commercial.
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4.4. L'onglet "EDI" du module "Client"
Cet onglet permet de configurer les chemins pour la génération des BL et factures EDI. Voir la documentation HII_EDI.pdf
Avec comme paramétrage l'Identifiant
Informatif dans traducteur = Configuration a effectuer dans le traducteur EDI ici le chemin est simplement informatif (non utilisé par le système).
- Identifiant EDI est le numéro permettant l'identification du client final de la commande
- Identifiant EDI Greenloop est l'identifiant du groupe. Il doit être le même pour toutes les fiches du groupe
Avec comme paramétrage l'Identifiant Portail Cloud, la création automatique des collaborations, Recalage des commandes et le Chemin génération Avoir (AirSupply).
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La case a cocher : 
permet dans le cas d'un changement de date dans le PO de mettre le système à jour (recaler les lignes de commande client)
Ce n'est plus le paramétrage EDI qui compte mais cette coche par fiche client sinon, l'EDI ne viendra pas mettre à jour la ligne de commande client.
4.5. L'onglet "Crédits" du module "Client"
Cet onglet permet de visualiser les informations relatives à l'encours du client.
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Il est possible de bloquer la création des lignes de commandes si l'encours est supérieur au crédit société ou au crédit assuré et/ou de bloquer la création des BL si l'encours est supérieur au crédit société ou au crédit assuré.
Il existe différent niveau de garantie
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4.6. l'onglet "Fournisseur" du module "Client"
Certains clients fournissent les matières et/ou les composants à utiliser pour leurs commandes. Ces commandes sont alors en appro. Client ou en appro. partiel (voir Module Commandes Clients).
Pour ces clients, une fiche fournisseur doit être créée avec un lien vers la fiche client (voir Module Fournisseurs) ; c'est cette fiche que l'on peut consulter en cliquant sur l'onglet Fournisseur.
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4.7. L'onglet "Information complémentaires" du module "Client"
Cet écran permet d'initialiser l'année, le mois de référence et le nombre de mois qu'il faut soustraire à la date de livraison lors du calcul du delta matière (gestion de l'alliage matière : voir Module Matière).
4.8. L'onglet "Suivi client" du module "Client"
Cet écran est l'historique (exportable sur Excel) de votre client. Vous y trouverez :
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5. La Toolbar du module "Client" 
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des évènements de type action commerciale par exemple. Pour le client sélectionné.
5.1. Les notes de la fiche "Client"
Cette action permet la saisie de tous commentaires relatif au client
5.2. Fichiers liés de la fiche "Client"
Cette action permet d'associer à la fiche client en cours un ou plusieurs fichiers.
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5.3. Archives de la fiche "Client"
Cette action permet d'archiver un ou plusieurs clients. Un client archivé est un client inactif. Il n'est plus présent dans les listes ou choix.
Le menu « Archivage » permet d'archiver (1) ou de désarchiver (2) un ou plusieurs clients.
La liste de droite contient la liste des clients archivés.
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5.4. Journal de la fiche "Client"
Le journal d'évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale. Il permet de saisir tous les échanges ou actions commerciales entre vous et vos interlocuteurs chez les clients.
Il est possible d'affecter un libellé pour l'évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l'évènement.
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6. Les liens du module "Client"
Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « CLIENTS »
6.1. Les Adresses de livraison et de facturation de la fiche "Client"
Ces écrans permettent de saisir les différentes adresses de livraison et de facturation chez le client. Ces adresses sont utilisées lors de la saisie des commandes clients, des devis, des BL clients et des factures clients. 
Les adresses de livraison contiennent les informations relatives aux conditions de transport. Si la livraison est à l'export, elle sera donc soumise à une nomenclature douanière (voir règle de gestion sur les lignes de commandes clients).
Le champ « Transit » permet de donner pour chaque adresse de livraison le nombre de jour calendaire dont vous avez besoin pour acheminer vos produits chez votre client .
Date de fin de fabrication = Date de livraison - Transit (voir Module Commande client).
Les adresses de facturation contiennent les informations comptables (
La case a cocher EDI : Permet d'indiquer que l'adresse est utilisée dans l'EDI (exemple : liée à une ligne créée par EDI)
Le N_EDI sert pour les livraisons EDI pour indiquer un identifiant nécessaire à l'acceptation de la livraison sur les portails EDI et en spécifique dans certains traducteurs EDI (Macros Forterro) où l'on identifie l'adresse de livraison avec ce N°.
Les adresses de facturation contiennent les informations comptables (mode de règlement, n° de compte général, n° de compte tiers, journal, type de TVA, TVA CEE, N° acheteur Transfact, conditions de paiement, code pays …).
Le N° de compte tiers est un identifiant unique pour le client (compte de votre client dans la comptabilité), le N° de compte est utilisé en comptabilité pour regrouper des clients, suivant leur secteur d'activité par exemple. Il en va de même avec le n° de section analytique.
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- Identifiant schéma : contenant les valeurs ci dessous
- 0009 --> SIRET
- 0300 --> UE_HORS_FRANCE
- 0301 --> HORS_UE
- 0302 --> RIDET
- 0303 --> TAHITI
- 0304 --> AUTRE
- 0305 --> PARTICULIER
- Aucune
- Lorsque la valeur est saisie (pas NULL) alors faire apparaitre le champ SCHEMA et rendre obligatoire sa saisie. Quand le champ vaut 0009 les données du SIREN et du code établissement devront être saisies et viendront initialisées la valeur du champ SCHEMA
- Code service : CODE_SERVICE en saisie libre
- Gestion factor : Oui/non
- Si Oui
- Champs Adresse de facturation et Contact client visibles et obligatoires
- Si non
- Champs Adresse de facturation et Contact client cachés
- Si Oui
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6.2. Les contacts de la fiche "Client"
Cet écran permet de saisir vos différents contacts chez le client. Ils sont utilisés lors de la saisie des commandes clients et des devis.
Il est possible de désactiver un contact pour ne plus le voir apparaître dans les listes associées.
Outre les données administratives, il est possible d'affecter à chaque contact une adresse professionnelle (choisie parmi les adresses de livraison et de facturation du client de rattachement) et une adresse personnelle (bouton Adresse Pers.).
Il est possible d'associer à chaque contact une adresse mail ainsi qu'un mode de diffusion.
Ces deux informations seront automatiquement reprises par Helios ERP lors des diffusions dans le cadre de la gestion documentaire ou qualité.
Il est possible de consulter le journal d'évènements associé à chaque contact (voir règle de gestion sur le journal d'évènements) et de créer un message dans Agora directement associé à ce contact client.
6.3. Les Compétences de la fiche "Client"
Comme pour les agréments applicables à vos fournisseurs et sous-traitants, il est possible de gérer dans Helios ERP la notion de compétence applicable au personnel. 
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6.4. Les Procédés de la fiche "Client"
Ce module permet de gérer tous les agréments fournisseurs et sous-traitants associés à n'importe quel client y compris le client de code 0 qui représente votre société.
Pour cela, il faut impérativement associer au client une notion de procédés, définis dans l'écran "Procédés" (Alodine, Trempe,…) et regroupée par spécialités, et les distribuer aux fournisseurs et sous-traitants concernés dans les modules concernés. 
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6.5. Gestion des contrats en fiche "Client"
Les contrats pré-initialisent le prix, le délai, la quantité et l'approvisionneur lors de l'intégration par EDI ou lors d'une saisie manuelle d'une commande client en fonction de la date de livraison de la ligne de commande client. 
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| *Contrats non EDI : Ils peuvent être renseignés pour des clients non traités en EDI lorsque les tarifs appliqués ne sont pas issus de vos calculs (simulation article, catalogue de prix, gestion tarifaire) car imposés par le client. |
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6.5.1 Création d'un contrat contrat
Il faut sélectionner « Nouveau contrat ». puis sélectionner le client (1) dans la fenêtre qui apparaît et valider (2).
Une fois le client sélectionné, il faut saisir les données de l'entête du contrat.
Puis saisir les données du contrat, Type, N°de contrat, période de validité, remises, mode de règlement , EDI ou Non EDI… 
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Les champs de date sont remplacés par les champs de gestion des rangs (2) et (3) lorsque la case de gestion des rangs est cochée sur l'interface
Puis sélectionner le bouton « Exécuter ».
La liste de articles apparaît dans la liste de gauche (1), saisir le prix des articles pour le contrat et renseigner les zones suivantes, Délai, Transit, lot… puis faire passer dans la liste de droite les articles du contrat via le bouton noté (2).
Valider.
6.5.2. Postulats (Règles qui régissent l'utilisation des contrats)
- L'activation d'un contrat désigne à la fois la validation et la mise à disposition du contrat pour la saisie des commandes clients.
- Une fois activé il peut être à tout moment désactivé et lors de la saisie des commandes le contrat n'est plus utilisé (c'est la stratégie tarifaire de la société qui prend le relais).
- Un client peut posséder plusieurs contrats actifs.
- Un article ne peut se trouver que dans un contrat actif pour une période donnée.
Toutes ces règles sont gérées sur la fonctionnalité « Activer le contrat », si une d'elle n'est pas vérifiée un message vous aiguillera dans l'erreur diagnostiquée.
6.5.3. Lignes de contrat
Une ligne de contrat est une référence article, elle est accessible via un double clic, sur la ligne concernée. Elle permet de compléter les données de la ligne du contrat.
Le « Coût de lancement » permet de pré initialiser le prix unitaire avec un coût fixe en plus du tarif catalogue.
Les champs « Semaine » et « mois » servent pour l'EDI Sup@irworld pour la distinction entre Horizon flexible (semaines) et Horizon Prévisionnel (mois).
Transit (voir Module Commande Client).
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Cet écran permet aussi de renseigner l'année, le mois de référence et le nombre de mois qu'il faut soustraire à la date de livraison lors du calcul du delta matière (gestion de l'alliage matière : voir Module Matières).
A la création de la ligne, ces champs sont initialisés automatiquement en fonction des données de la fiche client.
Pour chaque ligne, le catalogue permet de donner le prix unitaire par quantité ou fixe.
De plus, le contrat permet de stocker l'approvisionneur par défaut de la pièce pour le client, cet approvisionneur peut fournir la totalité des besoins pour la pièce (dans ce cas on parle d'appro client), ne peut rien fournir (c'est de l'appro propre), ou peut fournir une partie des besoins (appro partiel).des besoins (appro partiel).
[DEB 2023.4.24.0320]
Dans l'écran du module contrat Client il y a maintenant un onglet Prix qui reprend les information du catalogue pour visualiser directement a la donnée
[FIN 2023.4.24.0320]
6.5.4. Cas de l'appro partiel
Si votre référence est constituée à la fois de besoins (composants – matières) fournis par le client et par votre société, on dira que votre article est géré en appro-partiel.
Pour cela il faut renseigner le type d'appro sur la ligne de contrat : « Appro partiel », le bouton « Appro partiel » s'active, il permet de stocker la nomenclature (à plat) des besoins de l'article et pour chacun des besoins l'approvisionneur qui peut être le client ou le stock propre de la société. Si vous initialisez le type d'appro. en Appro. partiel, une première construction de la configuration en automatique est proposée.
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Cette configuration est automatiquement remontée à la saisie d'une commande client sur la ligne de commande, elle reste modifiable (voir Module Commande Client).
6.5.5. Gestion des groupes d'entreprise dans les contrats
Les groupes d'entreprises permettent d'associer plusieurs clients entre eux, de manière à utiliser (ou non) le contrat d'un des clients du groupe si pour un article donné le client ne possède pas de contrat. Le groupe est utilisable pour les groupes d'entreprise qui possèdent plusieurs entités ou sociétés et pour lesquels un contrat groupe est applicable.
C'est dans l'écran « Groupe d'entreprise » que l'on peut accéder à la gestion des groupes d'entreprise.
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Exemple : Listes des clients d'un groupe. 
Le passage dans la liste de droite se fait via un drag and drop des lignes sélectionnées (Cliquer/Glisser).
6.5.6. Rafraîchissement des tarifs
Cette procédure permet d'initialiser ou de mettre à jour le prix des contrats en utilisant la stratégie tarifaire sans toucher aux remises déjà négociées.
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| Attention : c'est une fonction dangereuse car elle remonte les prix du catalogue dans le contrat. Il est important d'autoriser son accès seulement à des personnes ayant une parfaite connaissance de la politique tarifaire vis-à-vis des clients |
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6.5.
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7. Gestion des remises des
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contrats
C'est la gestion des remises négociées avec le client sur un contrat ou un article particulier.
La gestion des remises se fait au travers d'un écran de basculement selon les filtres suivants : famille article, sous-famille article et code article…
Dans la liste de gauche, il est possible de saisir ligne par ligne les remises applicables. Il est possible aussi de saisir pour un ensemble de lignes sélectionnées la remise.
6.5.7. Evolution tarifaire
Cette fonctionnalité permet facilement « d’augmenter » (ou diminuer) les tarifs d’un contrat ou partie d’un contrat via la saisie d’un taux d’augmentation ou de diminution du tarif.
remise.
6.5.8. Evolution tarifaire
Cette fonctionnalité permet facilement « d’augmenter » (ou diminuer) les tarifs d’un contrat ou partie d’un contrat via la saisie d’un taux d’augmentation ou de diminution du tarif.
6.5.9. Paramétrage Contrat Client
Paramétrage (H2) → Gestion des contrats
6.6 Gestion Documentaire
Include Page Liens Gestion Documentaire Liens Gestion Documentaire
6.7. Manipulation des adresses de stock
Permet d'effectuer une restriction des adresses liée aux clients avec le type de ligne de la commande.
Si les deux sont renseignées on fusionne en stock restreint sur la ligne de cdi les adresses liées aux 2 endroits ( Cela ne prend le pas sur le paramétrage de la gestion de stock de l'article).
6.8 Société
Permet dans le cadre du multi société d'assigner un client a une Société en basculant la société a droite.
7. Les outils du module "Client"
7.1. Envoyer par Agora du module "Client"
Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le client en cours.
7.2. Impression du module "Client"
Il s'agit des éditions disponibles.
8. Paramétrage du module "Client"
Paramétrage (H2) → Client
Définition des valeur par défaut utilisé pour la création d'une nouvelle fiche client.
