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EIN GESCHÄFTSJAHR ERÖFFNENDas Geschäftsjahr und die Perioden erstellen- Öffnen Sie das Objekt "Geschäftsjahre", verfügbar unter :
Finanz → Verwaltung → Buchhaltung → Geschäftsjahre
- Wählen Sie das Geschäftsjahr, ab dem von welchem das neue Geschäftsjahr erstellt kopiert werden soll (normalerweise das jüngsteletze).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kopieren" auf der Multifunktionsleiste.
- Ein Fenster wird geöffnet mit den bereits initialisierten Parametern des neuen Geschäftsjahrs (G-Jahr-Nr., Anfangsdatum, Enddatum, Beschreibung und Zusatzbeschreibung).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".
- Das Geschäftsjahr wird erstellt (mit seinen Perioden und dem Nummerierer der Nummerierung (Register "Dokument-Nr."), der den Nummerierungstyp der Buchhaltungsdokumente zeigt, die vom Quell-Geschäftsjahr kopiert werden).
- Ändern Sie es entsprechend Ihrer Verwaltung. Sie können allen Buchhaltungsbelegen des Jahres einen Numeroteur Nummerierer zuweisen oder einen Numeroteur Nummerierer nach Transaktionsart usw. auf dem Tab "No documentDokument-Nr".
Die Buchhaltungsarbeit erstellen- Öffnen Sie das Objekt "Buchhaltungsarbeiten" verfügbar unter :
Finanz → Buchhaltungsarbeiten → Buchhaltungsarbeiten - Wählen Sie auf der Multifunktionsleiste, "Start", Gruppe "Auswahlen" das soeben erstellte Geschäftsjahr aus.
- Wählen Sie im Navigationsbereich "In Bearbeitung" aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anfügen" auf der Multifunktionsleiste.
- Ein Fenster wird geöffnet.
- Wählen Sie das passende Arbeitsmodell aus, zum Beispiel DIV-G-Jahr eröffnen/abschliessen, vorausgesetzt, Sie sind berechtigt, dieses Arbeitsmodell zu verwenden (Benutzerrechte werden im Arbeitsmodell vergeben).
- Geben Sie das Geschäftsjahr ein (Vorgabe: das jüngste letzte erstellte, aber noch zu aktivierte Geschäftsjahr wird vorgeschlagen).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".
- Das Fenster "Übertragungsdokumente - <Name des vorher gewählten Arbeitsmodells> wird geöffnet.
Sie können das Fenster entweder schliessen (= die Arbeit ist lediglich erstellt worden) oder fortfahren, um das Geschäftsjahr zu aktivieren.
Ouvrir l’exercice = Activer l’exerciceOuvrir l'objet "Travaux comptables" disponibles sous:
Finance → Travaux comptables → Travaux comptablesSélectionner dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Sélections", l'exercice désiré.Sélectionner "En cours" dans le volet de navigationDouble cliquer sur le travail d'ouverture (dans notre exemple : ZZZ - Ouverture 2023 / bouclement d’exercice 2022
Cliquer sur le bouton "Ouverture" de l'onglet "Ouverture exercice". Le rappel de l'exercice concerné est noté sur l'en-tête de l'onglet.
L'exercice est alors en statut "Actif".
Si le bouton est en grisé (non actif), consultez les conditions requises pour l’ouverture d’un exercice. Activer les périodes comptablesOuvrir l'objet "Exercices comptables" disponible sous :
Finance → Gestion → Comptabilité → Exercices comptablesSélectionner dans le volet de navigation l'exercice dans lequel se trouve la période à activer.
L'exercice doit obligatoirement être en statut "Actif", sinon il est impossible d'activer une période. Si l'exercice n'est pas indiqué "Actif" à l'écran, alors que vous avez ouvert l'exercice (voir l'opération précédente), rafraîchissez l'écran en cliquant sur le bouton du volet de navigation, voire en utilisant la touche F5 de votre clavier.Aller sous l'onglet "Périodes".Sélectionner la période à afficher.Cliquer sur le bouton Activer , dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Période".Valider via le bouton Valider , dans le ruban.Conditions requises pour l’ouverture d’un exerciceExercices comptables
Vous devez créer l'exercice comptable à ouvrir avec au moins 3 périodes (report, gestion, bouclement).L'exercice et les périodes doivent avoir le statut "En préparation".
Comptabilités
Une comptabilité financière existe.Le champ "Compte pour ouverture exercice" apparaît uniquement si la comptabilité est de type "FIN". Une fois le plan comptable saisi, il est utile de renseigner ce No de compte. Il est utilisé comme compte de compensation des écritures de report (lors du bouclement d'exercice) pour la transaction d'ouverture d'exercice, par exemple : 299999 Report exercice précédent.
Modèles de travaux
Dans les modèles de travaux, il faut créer le modèle de travail suivant :
Il est également possible de définir des autorisations par tâche.
Catalogue des transactions
Dans le catalogue des transactions, il faut créer au moins le type de transactions "Report cumuls externes" (un document comptable par type de cumul et par comptabilité est créé au bouclement si défini ici et dans le modèle de travail) | | Ui step |
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BOUCLEMENT D’EXERCICEContrôler les différences de balanceIl n'est plus possible de créer ou d'effacer des écritures ainsi que d'effectuer des corrections sur un exercice bouclé. Vérifier que le résultat de l'exercice à boucler a bien été comptabilisé.
Exemple d'écriture : 9000 Résultat de l'exercice à 29900 Bénéfice / Perte reportée.Vérifier les soldes des comptes.Vérifier que les soldes des comptes collectifs correspondent bien aux listes des postes ouverts les concernant. Si ce n'est pas le cas, cela signifie que des écritures ne touchant pas des comptes auxiliaires ont été passées dans des comptes collectifs de manière manuelle. Lors du bouclement, de telles écritures ne seront pas reportées et resteront en solde dans le compte de balance.
| Faites toutes les vérifications habituelles. Si des différences de balance apparaissent, l'exercice ne doit en AUCUN cas être bouclé.Vérifiez si tous les journaux et les travaux sont en définitif (voir les conditions requises).Un rappel visuel des principales conditions et de leur état (condition remplie ou non) est affiché dans le tableau de données inférieur (objet des Travaux comptables, puis double clic sur le travail d'ouverture (dans notre exemple : DIV - Ouverture / bouclement d'exercice), onglet "Bouclement exercice").
Il est conseillé d'effectuer une sauvegarde de vos données AVANT de lancer le bouclement. Boucler l’exerciceLe travail utilisé pour l'ouverture de l'exercice va permettre le bouclement de l'exercice précédent. Le travail doit impérativement se trouver dans les "En -cours" (= avoir le statut "En -cours") pour que le bouclement puisse s'effectuer de façon correcte. Ouvrir l'objet "Travaux comptables" disponibles sous:
Finance → Travaux comptables → Travaux comptablesSélectionner dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Sélections", l'exercice suivant celui que vous voulez boucler.Sélectionner "En cours" dans le volet de navigation.Double cliquer sur le travail d'ouverture (dans notre exemple : ZZZ - Ouverture 2023 / bouclement d’exercice 2022 = soit le journal comptable numéro 1 correspondant à l'année à boucler.Allez sous l'onglet "Bouclement exercice". Le rappel de l'exercice concerné est noté sur l'en-tête de l'onglet.Renseignez le compte de report de bouclement et le libellé, dans le champ "Compte", resp. "Libellé".Cliquez sur le bouton "Bouclement" Si le bouton est en grisé (non actif), consultez les conditions requises. Un rappel visuel des principales conditions et de leur état (condition remplie ou non) est affiché dans le tableau de données inférieur. Le bouclement se fait.
Seul l'onglet "Document" est alors affiché.Contrôler encore que le bilan final de l'exercice bouclé soit égal à la balance de la période de report de l'exercice suivant.Conditions requises pour le bouclement d’un exercicePrincipe général
Travaux comptables
Tous les travaux comptables doivent être en définitif.Tous les journaux doivent être en définitif.Tous les documents de pré-saisie doivent avoir été déchargés (sinon : Journal = Provisoire).Il ne doit plus y avoir de documents dans l'interface.Les exercices précédents doivent avoir été bouclés.Le résultat de l'exercice doit avoir été préalablement comptabilisé manuellement sur un compte de bilan, de façon à ce que l'actif et le passif se balancent.Une division doit avoir le statut par défaut.Pour contrôle : Le bilan final de l'exercice bouclé doit être égal à la balance de la période de report de l'exercice suivant.
Exercices comptables
L'exercice suivant doit avoir été ouvert (vous voulez boucler 2015, vous devez avoir ouvert 2016).L'exercice comptable à boucler doit être actif.On ne peut pas boucler un exercice déjà bouclé.L'exercice comptable ouvert (= nouveau) doit être actif (par défaut, l'exercice que vous venez d'ouvrir est automatiquement en statut "Actif").
Comptes
- Une division doit avoir le statut par défaut.
- Un compte de bouclement (compte financier pour un éventuel montant de report d'exercice) doit avoir été créé, par exemple : 299999 Report de bouclement et il ne doit pas être un compte collectif.
Le bouclement a été lancé par erreurLes étapes suivantes sont à suivre dans le cas où le résultat de l'exercice bouclé n'a pas été comptabilisé : - Ouvrir l'objet "Travaux comptables" disponibles sous:
Finance → Travaux comptables → Travaux comptables - Supprimer les écritures de bouclement se trouvant dans le journal n° 1 de "l'exercice bouclé + 1 année" (par exemple si c'est l'exercice 2016 qui a été bouclé par erreur, vous devez supprimer les écritures du journal 1 de l'exercice 2017).
- Activer la période 12 ou 13 (selon configuration en place sur le site) via l'objet des Exercices comptables.
- Créer un nouveau journal afin de passer les écritures relatives.
- Si les écritures de bouclement doivent être corrigées, il faut procéder à l'extourne des écritures préalablement passées via un nouveau journal avant de procédure à la création des nouvelles écritures.
- Lancez à nouveau le bouclement de l'exercice en suivant la procédure ad hoc .
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LEXIQUEModèlePermet le choix du modèle de travail sur lequel viendra s'appuyer le nouveau travail. ExerciceIndique l'exercice comptable concerné par le nouveau travail. PériodeApparaît après le choix du modèle de travail, pour autant que ce dernier soit défini avec une période restrictive. Indique la période comptable (comprise dans l'exercice sélectionné ci-dessus) concernée par le nouveau travail. Vous pouvez ainsi limiter un travail comptable à une période comptable spécifiée. Cette possibilité existe en fonction de la case à cocher "Restriction période comptable" dans les Modèles de travaux : Si le modèle de travail indique : ‘Restriction période comptable' non sélectionnée, aucune saisie n'est possible.Si le modèle de travail indique : ‘Restriction période comptable' sélectionnée, saisie obligatoire (période comptable faisant partie obligatoirement de l'exercice comptable choisi), sans changement possible si une transaction existe dans le travail en question.
Par défaut le champ est directement initialisé avec la période suivante : Si la date de jour est dans l'exercice choisi : propose la période correspondante à la date du jourSi la date du jour est plus petite que le début de l'exercice choisi : propose la première période de gestion de l'exercice choisiGeschäftsjahr eröffnen = Geschäftsjahr aktivieren- Öffnen Sie das Objekt "Buchhaltungsarbeiten" verfügbar unter :
Finanz → Buchhaltungsarbeiten → Buchhaltungsarbeiten - Wählen Sie auf der Multifunktionsleiste, Register "Start", Gruppe "Auswahlen" das gewünschte Geschäftsjahr.
- Wählen Sie im Navigationsbereich "In Bearbeitung" aus.
- Doppelklicken Sie auf die Eröffnungsarbeit (in unserem Beispiel: ZZZ - Eröffnen 2023 / Abschluss Geschäftsjahr 2022)
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Eröffnung" im Register "Geschäftsjahr eröffnen".
Das betreffende Geschäftsjahr wird im Titel des Registers angezeigt.
Das Geschäftsjahr erhält den Status "Aktiv".
Wenn die Schaltfläche grau ist (nicht aktiv), konsultieren Sie bitte die erforderlichen Bedingungen.
Die Buchhaltungsperioden aktivieren- Öffnen Sie das Objekt "Geschäftsjahre", verfügbar unter :
Finanz → Verwaltung → Buchhaltung → Geschäftsjahre Wählen Sie im Navigationsbereich das Geschäftsjahr, in dem sich die zu aktivierende Periode befindet. Das Geschäftsjahr muss den Status "Aktiv" aufweisen, sonst kann die Periode nicht aktiviert werden. Wenn das Geschäftsjahr auf der Maske nicht als "Aktiv" markiert ist, obschon Sie das Geschäftsjahr geöffnet haben (siehe vorangehenden Arbeitsgang), aktualisieren Sie die Anzeige mit Klick auf die Schaltfläche im Navigationsbereich, oder drücken Sie die Taste F5.
- Gehen Sie ins Register "Perioden".
- Wählen Sie die Periode, die angezeigt werden soll.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktivieren" auf der Multifunktionsleiste, Register "Start", Gruppe "Periode".
- Validieren Sie über die Schaltfläche "Freigeben"auf der Multifunktionsleiste.
Voraussetzungen um ein Geschäftsjahr zu eröffnen- GESCHÄFTSJAHRE VERWALTEN
- Das zu eröffnende Geschäftsjahr muss mindestens 3 Perioden enthalten (Übertrag, Verwaltung, Abschluss).
- Das Geschäftsjahr und die Perioden müssen den Status "In Vorbereitung" aufweisen.
- BUCHHALTUNG
- Eine FIBU ist vorhanden.
- Das Feld „Konto für G-Jahr-Eröffnung“ wird nur bei Buchhaltungen des Typs „FIN“ angezeigt. Nachdem der Kontenplan erfasst wurde, ist es nützlich diese Kontennummer anzugeben. Dieses Konto wird als Kompensationskonto der Vortragsbuchungen für die Transaktion der Eröffnung von Geschäftsjahren verwendet (beim Abschluss von Geschäftsjahren), zum Beispiel: 299999 Übertrag vorheriges Geschäftsjahr
- Arbeitsmodelle
In den Arbeitsmodelle muss die folgende Arbeitsmodell erstellt werden:
Es ist auch möglich, Berechtigungen pro Aufgabe festzulegen.
- Transaktionskatalog
Im Transaktionskatalog muss mindestens die Transaktionsart "Externe Kumulationen übertragen" erstellt werden (ein Buchhaltungsdokument pro Kumulierungsart und Buchhaltung wird beim Abschluss erstellt, wenn hier und in der Arbeitsvorlage definiert).
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EIN GESCHÄFTSJAHR ABSCHLIESSENDifferenzen in der Bilanz kontrollieren
Auf einem abgeschlossenen Geschäftsjahr können keine Buchungen vorgenommen, gelöscht oder Korrekturen ausgeführt werden. - Überprüfen Sie, ob das Ergebnis des abzuschliessenden Geschäftsjahrs tatsächlich verbucht worden ist.
Buchungsbeispiel: 9000 Erfolg des Geschäftsjahrs an 29900 Gewinn-/Verlustvortrag. - Überprüfen Sie die Kontensalden.
Überprüfen Sie, ob die Salden der Sammelkonten tatsächlich den Listen der betreffenden offenen Posten entsprechen. Siehe weitere Einzelheiten. Wenn dies nicht der Fall ist, bedeutet dies, dass Buchungen, die keine Hilfskonten betreffen, manuell in Abstimmkonten vorgenommen wurden. Beim Abschluss werden solche Buchungen nicht übertragen und bleiben als Saldo im Saldokonto stehen.
- Nehmen Sie alle gewohnten Überprüfungen vor. Wenn Differenzen in der Bilanz auftauchen, so darf das Geschäftsjahr KEINESFALLS abgeschlossen werden.
- Überprüfen Sie, ob alle Journale und Arbeiten den Status "Definitiv" aufweisen (siehe die Voraussetzungen).
- Eine visuelle Zusammenfassung der wichtigsten Bedingungen und ihrer Status (Bedingung erfüllt oder nicht) wird in der unteren Datentabelle angezeigt (Objekt "Buchhaltungsarbeiten", dann Doppelklick auf die Eröffnungsarbeit (in unserem Beispiel: DIV - Geschäftsjahre eröffnen/abschliessen), Register "Geschäftsjahr abschliessen").
Es wird empfohlen, Ihre Daten VOR dem Start des Abschlusses zu sichern..
Geschäftsjahr abschliessen
Die Arbeit, die zur Eröffnung des Geschäftsjahrs verwendet wurde, erlaubt den Abschluss des vorangehenden Geschäftsjahrs. Die Arbeit muss unbedingt den Status "In Bearbeitung" aufweisen, damit der Abschluss korrekt erfolgen kann. - Öffnen Sie das Objekt "Buchhaltungsarbeiten" verfügbar unter :
Finanz → Buchhaltungsarbeiten → Buchhaltungsarbeiten - Wählen Sie auf der Multifunktionsleiste, Register "Start", Gruppe "Auswahlen", das folgende Geschäftsjahr, jenes, das Sie abschliessen möchten.
- Wählen Sie im Navigationsbereich "In Bearbeitung" aus.f
- Doppelklicken Sie auf die Eröffnungsarbeit (in unserem Beispiel: ZZZ - Eröffnen 2023 / Abschluss Geschäftsjahr 2023) = Buchungsjournal Nummer 1, das dem abzuschliessenden Jahr entspricht.
- Gehen Sie ins Register "Geschäftsjahr abschliessen". Das betreffende Geschäftsjahr wird im Titel des Registers angezeigt.
- Geben Sie im Feld "Konto" bzw. "Text" das Übertragskonto des Abschlusses und den Text an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Abschluss" Wenn die Schaltfläche grau ist (nicht aktiv), konsultieren Sie bitte die erforderlichen Bedingungen. Eine visuelle Zusammenfassung der wichtigsten Bedingungen und ihrem Status (Bedingung erfüllt oder nicht) wird in der unteren Datentabelle angezeigt.
- Der Abschluss erfolgt.
Es wird nur das Register "Dokument" angezeigt. - Anschliessend kontrollieren, ob die Schlussbilanz des abgeschlossenen Geschäftsjahrs der Bilanz der Übertragsperiode des nächsten Geschäftsjahrs entspricht.
Voraussetzungen für den Abschluss eines Geschätsjahrs- Allgemeines Prinzip
- Buchhaltungsarbeiten
- Alle Buchhaltungsarbeiten müssen den Status "definitiv" aufweisen.
- Alle Journale müssen den Status "definitiv" aufweisen.
- Alle Vorerfassungsdokumente müssen entlastet worden sein (sonst: Journal = provisorisch).
- In der Schnittstelle dürfen sich keine Dokumente mehr befinden.
- Die vorherigen Geschäftsjahre müssen abgeschlossen worden sein.
- Das Ergebnis des Geschäftsjahrs muss vorher manuell auf ein Bilanzkonto verbucht worden sein, so dass sich Aktiv und Passiv ausgleichen.
- Eine Division muss den Vorgabestatus aufweisen.
- Zur Kontrolle: Die Schlussbilanz des abgeschlossenen Geschäftsjahrs muss der Bilanz der Übertragsperiode des nächsten Geschäftsjahrs entsprechen.
- Geschäftsjahre
- Das nächste Geschäftsjahr muss eröffnet worden sein (wenn Sie 2022 abschliessen wollen, muss 2023 eröffnet worden sein).
- Das abzuschliessende Geschäftsjahr muss aktiv sein.
- Man kann ein abgeschlossenes Geschäftsjahr nicht erneut abschliessen.
- Das offene Geschäftsjahr (= neu) muss aktiv sein (standardmässig hat das Geschäftsjahr, das Sie gerade eröffnet haben, den Status "Aktiv").
- Konten
- Eine Division muss den Vorgabestatus aufweisen.
- Ein Abschlusskonto (FIBU-Konto für einen allfälligen Übertragsbetrag) muss erstellt worde.
Beispiel: 299999 Abschlussübertrag, und es darf sich nicht um ein Sammelkonto handeln.
Der Abschluss Wurde Irrtümlicherweise AusgelöstDie folgenden Schritte sind zu befolgen, falls das Ergebnis des abgeschlossenen Jahres nicht verbucht wurde : - Öffnen Sie das Objekt "Buchhaltungsarbeiten".
Finanz → Buchhaltungsarbeiten → Buchhaltungsarbeiten - Löschen Sie die Abschlussbuchungen im Journal Nr. 1 des abgeschlossenen Geschäftsjahrs + 1 Jahr (wenn Sie zum Beispiel das Geschäftsjahr 2013 fälschlicherweise abgeschlossen haben, müssen Sie die Buchungen des Journals 1 des Geschäftsjahrs 2014 löschen).
- Aktivieren Sie im Objekt "Geschäftsjahre" die Periode 12 oder 13 (je nach der Konfiguration vor Ort).
- Erstellen Sie ein neues Journal, um die entsprechenden Buchungen zu erstellen.
- Wenn die Abschlussbuchungen korrigiert werden müssen, so müssen die vorher vorgenommenen Buchungen mit einem neuen Journal ausgezogen werden, bevor neue Buchungen erstellt werden.
- Lancieren Sie den Abschluss des Geschäftsjahrs neu, indem Sie die betreffende Prozedur befolgen.
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LexikonModellErlaubt die Auswahl des Arbeitsmodells, auf dem die neue Arbeit basiert.
GeschäftsjahrGibt das betreffende Geschäftsjahr für die neue Arbeit an.
PeriodeWird nach Auswahl des Arbeitsmodells angezeigt, sofern dieses mit einer restriktiven Periode definiert worden ist. Zeigt die von der neuen Arbeit betroffene Buchhaltungsperiode an (enthalten im oben gewählten Geschäftsjahr). Sie haben damit die Möglichkeit, eine Buchhaltungsarbeit auf eine spezifische Buchhaltungsperiode zu beschränken. Diese Möglichkeit besteht in Abhängigkeit des Kontrollkästchens "Restriktion Buchhalt.Periode" in den Arbeitsmodellen: - Wenn im Arbeitsmodell: ‘Restriktion Buchhalt.Periode nicht ausgewählt' anzeigt, ist keine Eingabe möglich;
- Wenn im Arbeitsmodell 'Restriktion Buchhalt.Periode ausgewählt' erscheint, Eingabe obligatorisch (Buchhaltungsperiode gehört zwingend zum ausgewählten Geschäftsjahr), Änderungen sind nicht möglich, wenn in der fraglichen Arbeit eine Transaktion besteht.
Standardmässig wird das Feld direkt mit folgender Periode initialisiert: - Wenn das aktuelle Datum im ausgewählten Geschäftsjahr liegt: Die Periode, die dem aktuellen Datum entspricht, wird vorgeschlagen;
- Wenn das aktuelle Datum kleiner ist als der Beginn des ausgewählten Geschäftsjahrs: Die erste Periode des ausgewählten Geschäftsjahrs wird vorgeschlagen;
- wenn das aktuelle Datum grösser ist als der Beginn des ausgewählten Geschäftsjahrs: Die letzte Periode des ausgewählten Geschäftsjahrs wird vorgeschlagen.
Die Dropdown-Liste zeigt immer alle Perioden des ausgewählten Geschäftsjahrs an. Wenn eine 'Restriktion Buchhalt.Periode' besteht, müssen alle 'Dokumentdaten' der Buchungen der Transaktionen dieser Arbeit innerhalb dieser Periode liegen.
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