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Ce module a pour but de générer des écritures comptables à partir des factures et avoirs Hélios pour les clients, fournisseurs et sous-traitants.
Pour cela Hélios générera un fichier comportant toutes les informations nécessaires à l’intégration des factures (et avoirs) sélectionnées dans votre logiciel de Comptabilité.
Vous y accèderez via le Paramétrage/Interface compta.
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Sur les adresses de facturations des fiches clients dans le module client, il faut impérativement renseigner :
N° compte : regroupement pour gestion par pôles de clients (compte classe 4 : 411000 par exemple),
N° compte tiers : identifiant de ce client dans ce compte de groupe (alphanumérique).
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Remarque : le nombre de digit pour le N° compte est important car suivant les logiciels de compta, il pourra être indiqué.
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Les comptes TVA se trouvent dans les codifications Types de TVA :
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Il vous faut créer autant de type de TVA que vous avez de numéros de compte TVA et suivant si ils sont acquitté sur les débits, les encaissements ou les livraisons.
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Les comptes de ventes se situent soit sur les codifications des types de TVA soit sur les familles d’articles et sur les sous-familles d’articles ou en paramétrage.
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: Il faudra multiplier les types de TVA par autant de combinaisons n° de compte Vente / n° de compte TVA.
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: Si vous renseignez des numéros de compte de vente sur les types de TVA, les familles et sous-familles et dans le paramétrage, HéliosII lui choisira dans l’ordre suivant :
1 – Article
2 – Sous-famille
3 – Famille
4 – Type de TVA
5 – Paramétrage
Au niveau du paramétrage vous retrouvez également le numéro de compte pour le port, les articles sans référence et l’emballage.
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Les comptes analytiques se situent soit sur les articles soit sur les familles d’articles et sur les sous-familles d’articles ou soit en paramétrage à coté des Compte Compta.
: Si vous renseignez des numéros de Section Analytique sur les familles et sous-familles et dans le paramétrage, HéliosII lui choisira dans l’ordre suivant :
1 – Article
2 – Sous-famille
3 – Famille
4 – Paramétrage
Au niveau du paramétrage vous retrouvez également le numéro de compte pour le port, les articles sans référence et l’emballage.
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32.2.5 Le transfert des ventes
Le raccourci bureau à utiliser :
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Le transfert en comptabilité se fait soit :
sur un mois
sur une période
Avec les factures du mois ou le retard en transfert.
Deux modes de transfert :
Transfert réel : les factures dans HéliosII sont renseignées au niveau du n° de compta, elles ne sont plus supprimables ni modifiables. Il est impossible de les transférer à nouveau. Cette action est définitive, sans retour arrière.
Transfert simulé : Rien n’est modifié dans la base de données. Cette action n’a aucun impact si ce n’est de faire un test que l’on peut renouveler autant que l’on veut.
La méthodologie conseillée surtout au démarrage est de faire un transfert simulé, pour voir le dernier rapport afin de corriger les anomalies. Puis il faut prendre le fichier SIMUL_C.txt et modifier son extension (par exemple SIMUL_C.pnm pour Sage) et tester son intégration.
Si l’intégration est concluante on passe un transfert réel pour renseigner les n° de compta dans HéliosII afin d’interdire de transférer ces mêmes factures à nouveau.
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Sur les adresses de règlements des fiches fournisseurs du module Fournisseur, il faut impérativement renseigner :
N° compte : regroupement pour gestion par pôles de fournisseurs (compte classe 4 : 401000 par exemple).
N° compte tiers : identifiant de ce fournisseur dans ce compte de groupe (alphanumérique).
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Remarque : le nombre de digit pour le N° compte est important car suivant les logiciels de compta, il pourra être indiqué.
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Les comptes TVA se trouvent dans les codifications Types de TVA :
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Il vous faut créer autant de type de TVA que vous avez de numéros de compte TVA.
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Les comptes d’achats se trouvent sur :
Matières
Composants
Outillages
Consommables
Les comptes d’achats se trouvent sur les familles et Sous-Familles:
Matières
Composants
Outillages
Consommables
Ou dans le module paramétrage s’il n’y a pas de numéro de compte précisé sur les familles.
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Au niveau du paramétrage vous trouvez également les comptes pour les frais forfaitaires, le port, l’emballage, divers, CC et coupe.
Sans référence est le compte pour les achats sans référence.
Le compte de régulation sert pour les régulations de facture para rapport aux problèmes d’arrondis.
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Vous trouvez les numéros de comptes analytiques aux mêmes endroits que les numéros de compte comptable à l’exception du paramétrage.
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32.3.5 Le transfert des achats Fournisseurs
Le raccourci bureau à utiliser :
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Le transfert en comptabilité se fait soit :
sur un mois
sur une période
Avec les factures du mois ou le retard en transfert.
Deux modes de transfert :
Transfert réel : les factures dans HéliosII sont renseignées au niveau du n° de compta, elles ne sont plus supprimables ni modifiables. Il est impossible de les transférer à nouveau. Cette action est définitive, sans retour arrière.
Transfert simulé : Rien n’est modifié dans la base de données. Cette action n’a aucun impact si ce n’est de faire un test que l’on peut renouveler autant que l’on veut.
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La méthodologie conseillée surtout au démarrage est de faire un transfert simulé, pour voir le dernier rapport afin de corriger les anomalies. Puis il faut prendre le fichier SIMUL_F .txt et modifier son extension (par exemple SIMUL_F.pnm pour Sage) et tester son intégration.
Si l’intégration est concluante on passe un transfert réel pour renseigner les n° de compta dans HéliosII afin d’interdire de transférer ces mêmes factures à nouveau.
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Sur les adresses de règlements des sous-traitants dans le module sous-traitant, il faut impérativement renseigner :
N° compte : regroupement pour gestion par pôles de sous-traitants (compte classe 4 : 401000 par exemple)
N° compte tiers : identifiant de ce sous-traitant dans ce compte de groupe (alphanumérique)
Remarque : le nombre de digit pour le N° compte est important car suivant les logiciels de compta, il pourra être indiqué.
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Remarque : le nombre de digit pour le N° compte est important car suivant les logiciels de compta, il pourra être indiqué.
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32.4.2 Les comptes de TVA
Les comptes TVA se trouvent dans les codifications Types de TVA :
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Il vous faut créer autant de type de TVA que vous avez de numéros de compte TVA.
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Les comptes d’achats se trouvent soit au niveau du lien code sous-traitance – sous-traitant, soit au niveau du type de sous-traitance ou soit au niveau du paramétrage.
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Au niveau du paramétrage, nous trouvons également les numéros de compte pour les régulations et les sans références.
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Les comptes analytiques se trouvent aux mêmes endroits que les numéros de comptes généraux à l’exception du paramétrage.
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Le raccourci bureau à utiliser :
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Le transfert en comptabilité se fait soit :
sur un mois
sur une période
Avec les factures du mois ou le retard en transfert.
Deux modes de transfert :
Transfert réel : les factures dans HéliosII sont renseignées au niveau du n° de compta, elles ne sont plus supprimables ni modifiables. Il est impossible de les transférer à nouveau. Cette action est définitive, sans retour arrière.
Transfert simulé : Rien n’est modifié dans la base de données. Cette action n’a aucun impact si ce n’est de faire un test que l’on peut renouveler autant que l’on veut.
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La méthodologie conseillée surtout au démarrage est de faire un transfert simulé, pour voir le dernier rapport afin de corriger les anomalies. Puis il faut prendre le fichier SIMUL_S .txt et modifier son extension (par exemple SIMUL_S.pnm pour Sage) et tester son intégration.
Si l’intégration est concluante on passe un transfert réel pour renseigner les n° de compta dans HéliosII afin d’interdire de transférer ces mêmes factures à nouveau.
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Suivant votre logiciel de comptabilité et suivant sa version vous pouvez également transférer les informations suivantes :
Les journaux de ventes et d’achats :
Au niveau du paramétrage interface compta.
Si vous avez plusieurs journaux d’achat ou de vente, au niveau des adresses de facturation et règlements des tiers.
Le code société en comptabilité :
Les modes de règlements :
Les codes règlements :
Les codes taxes :
Les monnaies :
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Chaque logiciel de comptabilité a sa propre procédure d’import, nous ne pouvons pas toutes les connaitre, vous devez voir avec votre prestataires appropriés sachant que nos fichiers de transfert sont au format propre à chacun des logiciels de comptabilité que vous trouverez dans la liste.
Par exemple pour Sage :
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Choisir son logiciel de comptabilité. Suivant le choix, il peut y avoir des champs supplémentaires spécifiques comme la taille du N° de compte pour SISCO, en nombre de digits.
Choisir les options de transfert, sachant qu’une même facture ne peut avoir qu’un numéro de compte. Possibilité de re-numéroter les factures Clients dans le cas où toutes les factures ne sont pas faites sous Hélios, dans ce cas lors de l’exportation, il faudra alors indiquer le dernier numéro transféré.
Possibilité de bloquer le transfert des factures F et ST non réglées.
Numéro en compta de votre société, il doit être égal à celui de la société (Codification \ Société)
Abréviation des journaux de vente et d’achats dans votre compta.
Monnaie de tenue de compte, elle correspond à la monnaie de votre comptabilité.