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Sommaire

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• N° Facture / Avoir : Numéro de facture (ou d’avoir) du fournisseur (obligatoire). Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application. Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé.

• Type  : Cet indicateur permet de renseigner s’il s’agit d’une facture (« F ») ou (« A ») d’un avoir. Il est renseigné par défaut à « F ». 

• N° Facture / Avoir Interne : Numéro de facture (ou d’avoir) interne à l’ERP (obligatoire). Ce numéro est proposé automatiquement par le système. Il est paramétrable par l’utilisateur - voir IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Silog.

• Fournisseur. : Code du fournisseur ayant émis la facture (obligatoire). En création et en modification de facture, le bouton «   » permet de rechercher le code fournisseur. Si le code fournisseur saisi n’existe pas, le logiciel propose sa création annexe. Cela concerne les factures directes concernant un nouveau fournisseur.

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Cet onglet permet de renseigner les données relatives aux tarifs et remises. Voir «2. Les Tarifs et Remises Achats - G2O2 - ERP Silog ». 

• Escompte : Le pourcentage d’escompte renseigné dans la fiche fournisseur est affiché entre parenthèses ; il est proposé par défaut mais peut être modifié par l’utilisateur.

• Compte escompte : Le compte d’escompte renseigné dans le paramétrage général est proposé par défaut. L’utilisateur peut le modifier pour la facture.

• Lettrage : Le lettrage de la facture est proposé par défaut. La référence lettrage commence par le caractère « A » pour les factures d’achats et « V » pour les factures de vente. Cette lettre est suivie du mois de la facture (exemple : 09 pour Septembre). cette information n’est pas reprise dans la comptabilité Silog ERP., elle reste présente si vous l’utilisez en paramétrage avec une autre comptabilité.

• Trois informations de trois lignes chacune peuvent être renseignées par l’utilisateur. En création et en modification de facture, le bouton « » permet de sélectionner un code du dictionnaire d’informations[1]. Le dictionnaire d’informations permet d’associer du texte à un code. En sélectionnant un code, le texte associé est automatiquement rappelé. Celui-ci peut alors être modifié par l’utilisateur pour la commande.

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Le système propose par défaut la somme des lignes de la facture. Ces montants correspondent donc aux montants renseignés sur les lignes de commandes d’achats (ou éventuellement des bons de réceptions si les prix ont été modifiés sur les B.R.).

 Les autres colonnes ne sont pas saisissables. Elles présentent les prix calculés par le logiciel (en monnaie principale, en monnaie secondaire (si vous disposez du module « Changement de monnaie »), et le cas échéant en devise) et correspond à la somme des lignes de la facture. 

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L’utilisateur peut saisir un pourcentage d’escompte dans le talon de la facture. Celui-ci est alors proposé par défaut en création des lignes de facture directe.

 Le détail de la TVA et TPF

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• N° Bon de Réception. : Numéro du bon de réception à intégrer à la facture. Le bouton «   » d’import présente un listage de recherche des bons de réception du fournisseur non facturés. Après avoir sélectionné le bon de réception à facturer, le logiciel présente à l’écran les lignes du bon de réception. En cliquant sur Valider, les lignes du bon de réception sont enregistrées dans la facture. Si cette zone n’est pas renseignée, cela permet d’effectuer une facturation directe. La facturation directe permet d’enregistrer des factures sans qu’une commande fournisseur et une réception n’aient été créées préalablement. C’est notamment le cas des factures envoyées directement par le transporteur, lorsqu’on n’intègre pas le port dans le prix des articles.

Info

Après l'import d'un bon de réception dans le corps de la facture, le message « Voulez-vous importer un autre bon de réception » est affiché. La première fois que l'utilisateur descend dans le corps pour importer des bons de réceptions, répondre ‘Oui’ au message permet de rester dans le corps, en création, pour importer un autre bon de réception ou saisir une ligne de facture directe. Plusieurs bons de réceptions peuvent donc être importés à la suite sans remonter à l'en-tête. Quand tous les bons de réceptions à facturer sont importés, l'utilisateur peut répondre ‘Non’ au message pour remonter directement dans l’en-tête, ou ‘Oui’ s’il doit ajouter des lignes de facture directe (Prestation de port par exemple). En remontant dans l’en-tête de la facture, les montants saisis du talon sont automatiquement renseignés à partir de la somme des lignes de la facture. Si des lignes sont déjà enregistrées dans le corps de la facture, c’est-à-dire si l’utilisateur revient modifier le corps de la facture, les montants saisis du talon ne sont pas recalculés automatiquement. L’utilisateur doit alors vérifier et mettre à jour le talon de la facture pour qu’il coïncide avec la somme des lignes de facture. Le message « Voulez-vous importer un autre bon de réception ? » est tout de même affiché si l’on importe un bon de réception.

• N° Ligne : Indique le numéro de ligne de la facture. Lors de l’import d’un bon de réception, les numéros de lignes de la commande sont récupérés en facture. En création directe d’une ligne de facture (sans appeler un bon de réception), il est proposé automatiquement par le système, mais peut être modifié par l’utilisateur. Le code article correspondant à la fourniture facturée, il est affiché automatiquement par le système.

• Code Fourniture / Code Prestation : Code de la fourniture ou de la prestation facturée. Il est renseigné automatiquement par le système lors d’importation de lignes. En facturation directe, le bouton «   » présente un listage de recherche des fournitures ou des prestations du fournisseur. Les prestations non liées sont également présentées. Si l'utilisateur saisi un code inexistant, le système propose la création annexe de la fourniture ou de la prestation. 

• Lot : Code du lot facturé. Cette zone est obligatoire pour les articles gérés par lot (paramètre Géré par lot à ‘O’ui dans la fiche article). Si l’utilisateur saisi un code lot inexistant, le système propose de créer un nouveau lot associé à l’article réceptionné. En création de ligne, le bouton «   » présente deux options :

  • « Importer lot de l’article associé » : cette option présente un listage de recherche des lots existants de l’article.

  • « Import » : cette option ouvre un nouvel onglet « Lots ». Il permet d’enregistrer plusieurs lots à la suite pour le même code glossaire dans le cas où la quantité facturée d’un article correspondrait à plusieurs lots.

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• Qté réelle fact. : Quantité réelle de fournitures (ou de prestations) facturée en unité de stock. Lors de la création d’une ligne directe de facture, la quantité doit correspondre à la quantité réelle reçue en unité de stock. C’est la quantité utilisée pour mettre à jour le stock de l’article. Lors de la modification de la quantité réelle facturée (suite au comptage effectué en réception), le système propose :

  • Soit de mettre à jour la quantité facturée (en unité d’achat) en tenant compte du coefficient de conversion.

  • Soit de mettre à jour le coefficient de conversion de la facture et de ne pas modifier la quantité facturée déclarée par le fournisseur.

• Unité achat/Coeff conv/Unité Stock: Coefficient de conversion unité d’achat / unité de stock renseigné dans la fiche fourniture.

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