Calendrier de la dématérialisation

1. Nous devrons recevoir au 01/07/2024 des factures dématérialisées, mais nos fournisseurs sont de même taille, ils peuvent attendre la date obligatoire d’envoi au 01/01/2025.
   Vos fournisseurs peuvent anticiper la date d’obligation d’émission les concernant. Vous serez alors dans l’obligation de pouvoir réceptionner ses factures.
   

2. Quelle version de mon logiciel ERP doit-on avoir pour la facturation électronique ?
   Les fonctionnalités vont être livrées au fur et à mesure de l’avancement de nos développements dans des patchs pour la version 2024.Q1Q4 (Sylob 7 Cloud). Nous vous conseillons d’anticiper vos mises à jour de versions.
   

3. Un fournisseur me demande de quelle manière je souhaite recevoir ses factures. Devons-nous attendre d'avoir la solution FORTERRO ?
   Votre fournisseur va obligatoirement transmettre ses factures à un PDP ou le PPF. Votre PDP Forterro va dans tous les cas convertir les factures en FacturX pour les importer dans votre ERP et quel que soit le format choisi par votre fournisseur. C’est l’un des avantages du PDP qui peut convertir les formats contrairement à un OD qui ne peut pas le faire car il n’est pas habilité.

   Votre fournisseur peut dématérialiser au format de son choix.

   Nous avons choisi le format FacturX car c’est un format lisible sans conversion contrairement aux autres formats structurés.

   Proposition :
   Vous devrez être en capacité de récupérer les factures électroniques de vos fournisseurs dès le 1er juillet 2024, via le choix d’une PDP ou du PPF. Dès lors, et quel que soit le choix de PDP ou de format de votre fournisseur, ses factures vous parviendront sur votre plateforme. En choisissant la solution Forterro, vous avez la garantie de recevoir au format FacturX et d’avoir une intégration fiable dans votre ERP. Nous avons fait le choix du FacturX car il a l’avantage d’être le seul format mixte du socle, à la fois données structurées et lisible.FORTERRO PDP, partenariat avec ESKER.
   

4. La réforme n'a t-elle pas été reportée?
   Effectivement, le calendrier de la réforme est en cours de révision par l’état. Nous vous tiendrons bien entendu informés du nouveau calendrier. Néanmoins, FORTERRO a fait le choix de poursuivre la mise à disposition et en place de la facturation électronique parce que la réforme n’est pas annulée et donc toujours nécessaire.
   

5. Nous sommes déjà avec un flux DEMAT vers quelques-uns de nos clients avec un OD ; la solution Forterro viendra donc remplacer l'OD pour le flux INVOIC ?
   Notre solution vous permet de remplacer votre opérateur de dématérialisation, à vous de choisir la solution la mieux adaptée. Concernant votre opérateur OD dans le cas de poursuivre avec lui, il vous faudra acquérir le module E-Invoicing partie ERP pour lui transmettre vos factures dans le bon format attendu par la plate-forme de l’état.
   Rappel : un opérateur de dématérialisation n’aura pas la capacité de transmettre directement vos factures aux clients. Il ne pourra que les déposer sur le PPF ou une PDP.
   Seuls les PDP ont l’autorisation de transmettre les documents directement à leurs destinataires.
   Proposition :
   Vos clients devront à terme recevoir l’ensemble de leurs factures via le PPF ou une PDP, les liens directs existant ne seront alors plus valides.
   

6. Quelles sont les obligations légales à respecter par Forterro ? La responsabilité Forterro en tant que PDP couvre-t-elle bien l'intégralité des montants de pénalité en cas de non-conformité ?
   Les obligations légales de FORTERRO sont celles d’une PDP. Nous les respecterons au travers de notre partenaire ESKER. Vous pouvez vous référer à cette FAQ du gouvernement pour mieux comprendre les obligations d’une PDP.
   https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq—plateforme_de_dematerialisation_v10102022.pdf
   

7. Quel sera le coût de votre solution ?
   Nous vous présenterons les coûts de notre solution lors du webinaire de septembre ou bien vous pouvez dès à présent contacter votre chargé de clientèle qui est en mesure de vous donner déjà des réponses en fonction de vos besoins.
   Nous vous invitons à consulter régulièrement notre page sur la dématérialisation en suivant ce lien https://go.sylob.com/dematerialisation-factures
   

8. Lorsque l'on est un groupe, avec l'ensemble des sociétés sur le même environnement, le choix de dématérialiser des factures avec Esker se fait-il par société ou peut se faire au niveau du groupe ?
   Le choix du partenaire de dématérialisation se fait par société (SIREN), établissement (SIRET) et code service.
   

9. Est-ce que les formats de factures sont les mêmes dans les différents pays européens (Ex : Pologne soumise à la facturation électronique en 2024 également) ?
   Chaque pays décide du contenu et des formats de dématérialisation ainsi que du fonctionnement.  Le périmètre de la réforme ne concerne pas l’envoi et la réception des factures hors assujettis français, seul le e-reporting sera exigé dans ce cas. Néanmoins, notre partenaire gère la dématérialisation légale dans différents pays.
   

10. Concrètement, comment ESKER s'intégrera à l'ERP ? Aurons-nous accès à la plateforme ESKER ?
    Notre objectif est que notre solution soit transparente pour les utilisateurs, et que vous n’ayez pas besoin d’utiliser les outils d'ESKER. Néanmoins, vous aurez un compte ESKER pour autoriser ESKER à récupérer vos factures et pour accéder aux documents archivés.
    

11. Si, en fin d’année, le compteur de facture dépasse le nombre initialement prévu, est-ce que vous facturez le palier suivant ?
    Le contrat est fonction d’un nombre de facture annuelle et un coût est fixé par facture en cas de dépassement. 
    

12. Vous avez parlé de datacenter en France pour Esker, est-il prévu une certification SECNUMCLOUD ? Certifications d'Esker sur la protection des données client.
    ESKER est une société Européenne dont l’hébergement des données est en France, sur une infrastructure en site propre, certifiée ISO 27001, SSAE 18 & ISAE 3402. ESKER n’a donc pas besoin de passer la certification SECNUMCLOUD. 
    

13. Forterro a déjà l'agrément pour être PDP,  il me semblait que les résultats des candidatures pour les établissements qui veulent être PDP n'étaient qu'en septembre ?
    Le dépôt de candidature a été fait par ESKER en juin. Les certifications étaient attendues pour septembre mais l’état a repoussé l’échéance à fin d’année.
    Fonctionnalités de l'ERP.

14. Est-ce que l'envoi de mail passe par un serveur ESKER ? si c'est la cas, comment ca se passe pour MAIL IN BLACK ?
    Les notifications mail envoyé aux clients, lorsque le client a mail in black, vous pouvez lui demander de vous autoriser dans la white Liste.
    
    FONCTIONNALITÉS DE L'ERP
    

15. Serait-il possible de recevoir les factures fournisseurs sur mon ERP ce qui n’est pas le cas actuellement et ensuite de les transférer sur la comptabilité, et dans ce cas comment cela se passe-t-il ? Nous n'avons pas la compta de l’ERP et nous recevons des factures hors ERP. Pourrons-nous les récupérer aussi par le même PDP Esker ?

    1. : Vous décidez maintenant de gérer ces factures fournisseurs dans votre ERP, et elles seront ensuite transférées à votre logiciel comptabilité comme c'est déjà le cas pour vos factures déjà traitées dans l'ERP.
       

    2. : Forterro s'occupe de la récupération de la facture et vous venez récupérer ces factures au niveau de notre plateforme FIH pour ensuite l'intégrer dans votre logiciel de comptabilité sans que cela ne transite par votre ERP. Votre logiciel de comptabilité devra cependant accepter le format FACTUR-X.
       

    3. : Vous choisissez une PDP tierce pour vos factures qui ne concernent pas l’ERP, avec un code service spécifique pour le routage.
       

16. Pour nos clients étrangers non soumis à Facture-X, la solution permettra-t-elle d'envoyer les factures simplement par mail comme le permet l’ERP aujourd'hui ?
    La facturation électronique dans le cadre de la réforme ne concerne que les sociétés Françaises assujettis à la TVA. Pour vos clients et fournisseurs étrangers vous devez effectivement utiliser un autre canal d’échange et les fonctionnalités actuelles de votre ERP seront conservées. Par contre votre ERP va fournir ces échanges à l’étranger au PDP pour réaliser le e-reporting attendu par l’administration fiscale.
    

17. Sera t'il possible de transmettre les informations de règlement en provenance d'un logiciel comptable ?
    L’ERP va être en capacité de gérer les statuts des factures. Moyennant une interface à créer par l’intermédiaire de nos équipes services ou des évolutions de nos interfaces standards, vous pourrez remonter les informations de la comptabilité.
    

18. Comment sont gérées les interfaces lorsque la comptabilité est effectuée dans un autre logiciel que l’ERP ?
    Les interfaces existantes de l’ERP vers des comptabilités tierces continuent de fonctionner. Par l’intermédiaire de nos équipes services ou si vous avez les compétencesvous-même et des évolutions de nos interfaces standards vous pouvez faire évoluer ces interfaces pour transférer les nouvelles mentions par exemple.
    

19. Est-ce qu'il sera possible d'utiliser l'archivage pour d'autres documents que la facturation ? Est-ce que votre solution globale permet la dématérialisation des factures fournisseurs, clients, et même éventuellement d'autres documents RH ?
    Cela ne fait pas partie de notre offre standard. Une étude approfondie est nécessaire pour comprendre vos besoins et vous fournir la solution adéquate.
    

20. Concrètement comment fonctionnera la saisie des factures fournisseurs : cliquer / déposer et saisie automatique ?
    Le fonctionnement de saisie des factures est fonction de l’ERP utilisé. Notre objectif est d’automatiser le plus possible ce processus. Il n’y aura pas besoin de cliquer / déposer puisque l’ERP récupère les factures depuis la plateforme de dématérialisation (PDP). Il vous restera à valider la facture dans votre ERP et dans certains cas à la rapprocher au document commercial initial.
    

21. Quand pensez-vous pouvoir être en mesure de nous montrer le fonctionnement pratico-pratique de la plateforme ? Quand pourrons nous avoir une démo du traitement des factures dans notre solution ERP ?
    A partir de septembre 2023 nous vous proposons un nouveau rendez-vous pour vous présenter plus en détail notre solution et offre. Des "after work" sont organisés sur septembre et octobre pour venir à votre rencontre afin d’échanger sur votre agenda de démat’. Fin d’année 2023, nous vous proposerons des webinaires pour vous présenter les fonctionnalités et le travail à réaliser de votre côté pour vous préparer à être en conformité avec la réforme.
    

22. Quand le logiciel compta est pluggé à l’ERP, est-ce plus logique de faire transiter les informations PDP par l’ERP ou par le logiciel compta ?
    La facture est au niveau de l’ERP dans la gestion commerciale. D’autant que la réforme prévoit à terme des obligations sur les articles facturés. Ce sont donc bien les échanges commerciaux qu’il est attendu de dématérialiser et non pas des écritures imputées par compte comptable. Vous conserverez la possibilité de transférer les factures dans votre comptabilité. La comptabilité contient parfois certaines écritures entrantes dont vous n’aviez pas besoin dans l’ERP. Nous allons vous donner la possibilité d’importer ces types de factures dans l’ERP. 
    

23. Les factures arriveraient sur ESKER si j'ai bien compris, même si nos fournisseurs ne sont pas sur cette plateforme ? Au lieu de recevoir nos factures fournisseurs sur notre boite mail habituelle, nous les recevrons directement sur la nouvelle plateforme c'est bien ça ?
    C’est tout à fait ça. ESKER est votre PDP donc destinataire de toutes les factures vous concernant. C’est votre nouvelle boîte aux lettres qui ouvre automatiquement le courrier et pré-saisie les informations dans l’ERP.
    

24. Aura t'on accès aux workflows de validation des factures d'Esker ?
    Sur le PDP on peut avoir des workflows, des factures nécessitant des bon à payer par exemple.

    Notre solution standard se veut transparente pour l’utilisateur final. Les workflowd de validation seront dans l’ERP.
    

25. La solution ESKER dispose-t-elle d'une dématérialisation de factures entrantes avec OCR sur les PDF, pour les fournisseurs qui ne seront pas Factur-X ou pour les fournisseurs étrangers, histoire d'avoir un seul produit ?
    Nous avons choisi de ne pas inclure de fonctionnalités OCR dans notre solution avec ESKER parce que le retour sur investissement pour de tels projets est difficile à obtenir, d’autant que cela concerne désormais exclusivement les factures étrangères. Toutefois, une étude plus approfondie est nécessaire pour comprendre vos besoins et vous fournir la solution adéquate.
    

26. Comment les statuts des factures (payée/refusée/litige/...) seront transmises à la PPF ? Information transmise en automatique suite au lettrage des factures par exemple ?
    Lorsque vous modifierez le statut de la facture au niveau de l’ERP, ce changement de statut sera envoyé à la plateforme PDP et donc également au PPF. Le changement de statut est une fonctionnalité sur laquelle vous avez la main, vous pourrez l’automatiser ou pas de la même façon que vous automatisez d’autres process dans votre ERP.
    Règles sur la réforme fiscale.
    

27. Le factureX sera-t'il rattaché à la GED de l’ERP ?

    Le fonctionnement n’est pas définitif, notre intention est d’éviter ce stockage supplémentaire qui ferait doublon avec l’archivage de la plateforme.
    

28. La démo du rapprochement BR avec FA sera essentielle. Dans le traitement ERP, comment est réalisé l'intégration des factures fournisseurs en ERP ? Est-ce qu'une comparaison est réalisée avec les bons de réception ?
    Nous organiserons des présentations du fonctionnement dans les ERP le plus tôt possible. Les fonctionnalités de l’ERP vont évoluées pour aider l’utilisateur à réaliser le rapprochement le plus simplement possible.
    

29. Comment envoyer une facture dématérialisée à un client export qui n'est pas équipé pour la recevoir, y aura t'il une solution papier possible?

    Pour les transmissions internationales, vous avez le droit de fonctionner par mail ou par courrier.
    

30. Cout de l'interface pour récupérer les règlements de Sage100 ?
    Les interfaçages avec des logiciels tiers non standard sont à évaluer au cas par cas avec nos équipes services.
    

31. Si plusieurs bases de données pour des sites en France: un seul abonnement + parties ERP et Esker, ou multiplié par base de donnée?
    Nous vous proposons dans l’offre de mutualiser les compteurs de plusieurs bases sur une même instance (1 seul ERP). De façon à éviter plusieurs abonnements.
    

32. La facture sur FIH arrive dans la partie gestion de l’ERP ? Il restera l'intégration manuelle dans la comptabilité comme actuellement ? La version pdf de la facture sera consultable ?
    La facture sera intégrée directement dans l’ERP via FIH. Nous développons des fonctionnalités pour automatiser l’import des factures avec le minimum de saisie. Ensuite, vous pourrez transférer votre facture en comptabilité moyennant un export classique. La version PDF de la facture sera consultable depuis l’ERP.
    

33. Nous avons une comptabilité Sage sui gère les encaissements et décaissement. Est-il possible de connecter ce logiciel au e-reporting?
    Les infos e-reporting seront envoyées de l’ERP vers ESKER. Ces informations comptables devront être importées dans l’ERP.
    

34. Esker et FORTERRO s'engagent t'ils à maintenir ses tarifs par facture à long terme? si oui, sur quel durée?
    L’offre E-Invoicing propose un engagement sur 36 mois. Durée pendant laquelle les tarifs sont définis.
    

35. Le nombre de factures est annuel ou mensuel ? L'abonnement à la facture est envoi/reception mélangés ?
    Les tranches de factures de notre offre sont annuelles. Il convient de comptabiliser les factures entrantes et sortantes.
    
    RÈGLES SUR LA RÉFORME FISCALE
    

36. Comment cela se passera avec les achats sur internet, Amazon ou autres ? Comment cela se passe pour les factures de frais généraux qui ne passe pas par l'ERP exploitation?

    La règle à appliquer est la même que pour les notes de frais de vos collaborateurs.

    Extrait FAQ de l'état :
    https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq_fe_03-02-2023.pdf

    Deux cas sont possibles :
    

    1. : soit la note est établie directement au nom de l’entreprise (sauf aménagements prévus en matière de notes de restaurant et tickets de péage) et doit faire l’objet d’une facture et comporter l’ensemble des mentions obligatoires. S’agissant d’une opération entre assujettis, celle-ci entre dans le champ de la facturation électronique.

       Le paiement peut cependant être effectué par le salarié qui pourra se faire rembourser grâce à la facture reçue électroniquement directement par son entreprise. Le collaborateur est alors considéré comme un tiers payeur.
       

    2. : soit la note est établie au nom du salarié / collaborateur et est payée directement par lui. Cette opération est considérée comme une opération avec un non assujetti et entre dans le champ de la transmission des données de transaction et, le cas échéant, des données de paiement du fournisseur (e-reporting). Elle ne fait pas l’objet d’une facture électronique.
       

37. Quel fonctionnement pour les sociétés qui sont en offline (réseau fermé) ? Pour les sociétés ayant des marchés de défense, les contraintes sur les solutions sont différentes ?

    Extrait FAQ de l’état :
    https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq_fe_03-02-2023.pdf

    La seule exception autorisée par l’état de ne pas être contraint par la facturation électronique concernent les opérations faisant l’objet d’une mesure de classification au sens de l’article 413-9 du code pénal. Cet article vise notamment les documents, informations, données informatisées ou fichiers présentant un caractère de secret de la défense nationale, dit autrement intéressant la défense nationale et faisant l’objet d’une mesure de classification destinée à restreindre leur diffusion ou leur accès. Toutefois, cette même entreprise devra dématérialiser toutes les autres opérations de ses activités.

    Les entreprises en réseau fermé à Internet pour des raisons qui leurs sont propres doivent mettre en place une solution pour acheminer leurs factures au PPF. Les plateformes de dématérialisation partenaire proposent des solutions sécurisées.
    

38. QUID de l'ensemble des cas particuliers ? Comment seront gérées les factures DOM TOM exo de TVA ? 

    Extrait de la FAQ de l'état : 
    https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq_fe_03-02-2023.pdf

    Le prestataire établi en métropole qui réalise des prestations de services pour un preneur assujetti établi en Guadeloupe, en Martinique ou à La Réunion sera soumis à l’obligation de facturation électronique. Inversement, un prestataire établi en Guadeloupe, Martinique ou à la Réunion qui réalise des prestations au profit d’un preneur établi en métropole sera soumis à l’obligation de facturation électronique.
    En revanche, les livraisons de biens exonérées de la TVA effectuées au départ de la métropole à destination d’un assujetti établi en Guadeloupe, Martinique ou à La Réunion ou inversement, sont visées à l’article 290 I 1° et entrent dans le champ d’application du e-reporting. Toutes les opérations que vous réalisez avec des clients en Guyane ou à Mayotte, où la TVA n’est pas applicable, entrent dans le champ du e-reporting.
    

39. Et pour tout le volet international, le e-reporting fera l'ensemble des déclarations ?
    Les opérations qui devront donner lieu à la transmission de données (e-reporting) concernent les entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis (commerce dit business to consumer ou B to C), avec des entreprises non installées sur le territoire national (c’est-à-dire des assujettis qui n’ont pas d’établissement, de domicile ou de résidence habituelle en France).
    Le e-reporting ne se substitue toutefois à aucune autre déclaration habituelle ( DEB…).
    

40. Quel sera l'impact sur les déclarations de TVA ? Les CA3 pourront être transmises en automatique à l'administration fiscale ?
    Pour l’instant la dématérialisation fiscale mise en place par l’état ne vous affranchi pas de devoir déclarer la TVA comme actuellement. Par contre, à la fin de la réforme à horizon 2026, il semble que l’état permettra de simplifier cette déclaration.
    

41. Faut-il continuer à déclarer la DEB ?
    Il n’y a aucun lien entre les déclarations DEB/DES qui concernent les échanges entre pays Européens et la dématérialisation fiscale qui concerne les échanges entre les entreprises Françaises assujettis à la TVA. Vous devrez toujours réaliser la DEB et en plus délivrer dans le cadre de la réforme le e-reporting pour les échanges type internationaux (hors Europe) ainsi que B to C.
    

42. Qui prend en charge les coûts en cas d’anomalie de transmission ?
    FORTERRO a la responsabilité de la conformité des messages transmis. Les amendes en cas de non-conformité sont assurées par le PDP si l’entreprise passe par un PDP, et par l’entreprise elle-même si elle passe par un OD ou directement par le PPF.
    

43. Comment se dérouleront une double facturation à tort du fournisseur ?
    La réforme prévoit un statut pour rejeter les factures.

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