Sommaire

1. Introduction

L'application « Propositions commerciales » s’adresse aux commerciaux. Elle génère les offres de prix des articles. 

Elle permet :

• D’enregistrer les demandes des prospects et des clients pour les articles.

• D’informer le deviseur,

• Suite au travail du deviseur, d’élaborer une réponse commerciale,

• D’envoyer aux clients (ou prospects) la proposition commerciale des produits demandés,

• De relancer.

Dans le cas des articles fabriqués :

Associé au « Devis » élaboré par le deviseur, il permet de gérer les devis d’un point de vue commercial. Une fonction permet de passer directement de l’appel d’offres client au devis sans avoir à ressaisir les clés d’accès (code client et N° d’appel d’offre ou de devis). Lorsque les modifications du devis sont validées, le système revient automatiquement sur l’appel d’offre. Cette fonction n’est accessible que si la personne y est autorisée, c’est-à-dire si c’est un commercial ayant autorité pour deviser.

Deux cas de figures peuvent se présenter : 

• Soit le produit demandé existe déjà dans l’ERP (c’est‑à‑dire qu’une fiche article est créée), auquel cas on recherche le produit référencé, et son prix de vente indiqué dans la fiche article est proposé par défaut. Il est bien sûr possible de modifier ce tarif dans l’appel d’offres client ou de relancer un devis technique. 

• Soit le produit demandé n’existe pas dans l’ERP. Il peut s’agir, par exemple, d’un produit spécifique dont le client demande le prix. Dans ce cas, on renseigne l’appel d’offres client soit en recherchant parmi les articles non référencés, soit en créant un article référencé ou non référencé. Un article non référencé peut ensuite être recherché dans la liste des produits non référencés. Le client n’ayant pas encore commandé le produit, un article non référencé est créé afin d’éviter d’introduire des articles inutiles dans le fichier des articles. Par la suite, si le client commande cet article, l’article non référencé est automatiquement transformé en article référencé. Les composants peuvent suivre le même processus de création non référencée tant que la commande n’est pas passée. 

L’accès aux appels d’offres clients s’effectue en sélectionnant l’option « Proposition commerciale ».

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2. L’en‑tête des propositions commerciales

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Le mode « Liste » présente l'ensemble des propositions commerciales saisies dans l’ERP.

Différents critères de tri, permettant la recherche facilitée d'un appel d'offres client, sont disponibles par la liste déroulante.

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2.1. Le masque des clé et l’onglet “Général” des propositions commerciales

• Code client : Code du client ayant effectué une demande de prix (obligatoire). Ce code est celui de la fiche client. Le bouton « Image Modified» présente un listage de recherche des clients. Si le code client saisi n’existe pas, le système propose de créer la fiche du client. 

• Proposition commerciale (ou Appel d’offres interne) : Numéro interne à l’ERP généré automatiquement (obligatoire). Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (Lire IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Silog ). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).

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Fonctionnement du codificateur :  Par exemple, si deux utilisateurs saisissent deux documents en simultané, le premier utilisateur se réserve le numéro de document n qui est le prochain compteur disponible, le second utilisateur se réserve le même numéro n tant que ce numéro n’a pas été attribué lors d’une validation. Le compteur est dit provisoire, il est suivi de la lettre « P ».  Utilisateur 1 =>  compteur nP Image Modified Utilisateur 2 =>  compteur nP  Image Modified Le compteur provisoire est le même.  Le premier des deux utilisateurs qui valide son enregistrement (clés et données) obtient son numéro définitif, c’est le prochain compteur libre sans le caractère « P ». Exemple utilisateur  2 => compteur n Image Modified  Puis lorsque l’utilisateur 1 valide ses clés : Le numéro provisoire s’incrémente car le compteur a été attribué, le compteur provisoire est renuméroté :  compteur (n+1)P Image Modified Pendant ce temps, si un autre utilisateur 3 saisit un même type de document son numéro provisoire sera le même que celui qui est en cours de saisie avec l’utilisateur 1. compteur (n+1)P Image Modified S’il valide ses données avant l’utilisateur 1 son numéro définitif sera compteur n+1  Image Modified Quant à l’utilisateur 1, la validation de sa saisie lui attribue le prochain numéro de compteur définitif libre  n+2 Image Modified

• Type de vente : Code du type de vente. Par défaut, il s’agit du type de vente associé au client. Il est modifiable. Il est possible d’importer un type de vente. 

• Profils de taxes : Lire 7. Profils de Taxes

• Mention Légales : Mention légale à faire apparaître en pied de document.

• Code d’exonération : Si la TVA n’est pas applicable, il faut sélectionner le code d’exonération qui sera transmis à la facture dématérialisée.

• Demande de prix du client : Numéro de la demande de prix du client. Ce numéro, associé au code client, permet d’effectuer des recherches soit par code client et numéro de demande, soit par numéro de demande et par code client. Le choix des critères de recherche s’effectue à l’aide de la liste déroulante. 

• Préfixe de devis : Code servant au préfixe d’un devis associé à cet appel d’offres client. Chaque ligne de l’appel d’offres client peut donner lieu à l’élaboration d’un devis. Le code des devis créés est composé du préfixe de devis suivi du caractère « / » et du numéro de ligne de l’appel d’offres client. Par défaut, le préfixe reprend le numéro d’appel d’offres interne, mais l’utilisateur peut le modifier. Ce champ doit obligatoirement être renseigné pour créer un devis à partir de l’appel d’offres client. En fonction du paramétrage, lorsque l’utilisateur valide la création d’une ligne d’appel d’offres client, le système propose de créer automatiquement l’en-tête du devis. Si l’utilisateur accepte, il accède directement au devis. 

• Les montants HT remisés, de TVA/TPF et TTC présentés correspondent au total des lignes de l'appel d'offre client. Le montant des prestations présente le montant total des prestations de talon de l’appel d’offres. 

• Editée : Cette zone d’affichage permet de savoir si cet appel d’offres client a déjà été édité sans avoir été modifié par la suite (Oui) ou si à l’inverse il n’a pas été édité ou a été modifié après son édition (Non). 

• Intervenant : Code de l’intervenant commercial principal lié au document commercial. Par défaut le système propose le code de l’intervenant renseigné dans la fiche client/prospect, mais il est possible d’en changer, en création ou en modification à l’aide du bouton «  ». L’affectation d’un code intervenant permet de calculer le Chiffre d’Affaire réalisé par représentant, pour notamment calculer leurs primes. 

• Profil : Cette affectation permet si vous disposez du module de « Gestion des Intervenants et de leur rémunération » d’affecter le profil de commissionnement. Ce dernier provient de l’application « Profils de commissionnement », il permet de décrire de façon détaillée comment les différents intervenants renseignés dans l’onglet « Intervenants » seront commissionnés. 

• Devise : Ce cartouche permet de préciser la devise à utiliser pour l’appel d’offres. Le champ ‘Export’ est initialisé par défaut à ‘O’ui lorsque le champ ‘Client (France, CEE, Hors CEE)’ de la fiche du client est renseigné à ‘CEE’ ou ‘Hors CEE’. Le champ ‘Cours’ permet de mettre à jour le cours de la devise. Il est conseillé dans ce cas de mettre également à jour la date du cours saisi.

Le cartouche inférieur présente les lignes de la proposition commerciale.

2.2. L’onglet “Adresses” des propositions commerciales

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• Adresse de réponse : Adresse à laquelle l’appel d’offres client doit être envoyé. Par défaut, l’adresse du siège renseignée dans la fiche client est proposée. Il est possible de changer l’adresse proposée par défaut, en sélectionnant soit :

  • Siège : L’adresse du siège de la fiche Client est alimentée. Lire I. La Gestion des clients et des prospects - G3A1 - ERP Silog

  • Facturation : L’adresse de facturation de la fiche client st alimentée. Lire I. La Gestion des clients et des prospects - G3A1 - ERP Silog

  • Libre : il faut saisir manuellement les données.

  • Adresse de livraison : Il faut saisir ou sélectionner le numéro de l’adresse de livraison concerné

• Adresse de Livraison : Adresse de livraison de l’appel d’offres client. Par défaut, le logiciel propose la première adresse de livraison renseignée dans la fiche client. Le bouton « Image Added » permet de choisir une adresse de livraison parmi celles saisies dans l’application « Adresses » du client. Lire 13. La gestion des adresses de livraison

2.3. L’onglet “Dates” des propositions commerciales

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• Date souhaitée au + tôt et au + tard : Bornes de dates entre lesquelles le client souhaite disposer des produits. La date au plus tard est utilisée pour calculer la date de fin de production (voir ci-dessous). 

• Délai d'acheminement : Temps nécessaire à l'acheminement des articles chez le client. La valeur saisie en fiche client est renseignée par défaut mais elle est modifiable par l'utilisateur. Les dates souhaitées et le délai d’acheminement sont saisis en en‑tête afin de n’avoir pas à répéter ces éléments dans chaque ligne du corps. Ils seront alors proposés par défaut. 

• Date de fin de production : Date à laquelle la fabrication des articles doit être achevée pour respecter la date souhaitée au plus tard par le client et en tenant compte du délai d'acheminement. Elle est transmise au devis pour permettre la planification. L’utilisateur peut renseigner l'une ou l’autre des deux dates (souhaitée au plus tard ou de fin de production) et le système calcule l'autre via le délai d'acheminement. 

• Demande : Date de la demande de prix du client. La date de la demande peut servir de critère de recherche (« Par date appel offre ») des appels d’offres.

• Réponse exigée au + tard : Date limite pour répondre à l’appel d’offres client.

• Relance précédente et Prochaine relance : Dates de la dernière relance accomplie et de la prochaine relance à effectuer.

• Création A.O. et Mise à jour A.O. : Date de création et de la dernière mise à jour de l’appel d’offres client. Elles sont renseignées automatiquement par le système. 

• Modèle pour la génération des lignes : Ces champs permettent de sélectionner le modèle d’AOC à utiliser pour créer un nouvel appel d’offres. L’utilisateur doit sélectionner le code du client et le code de l’AOC à utiliser comme modèle. Si le corps est vide, lors du passage au corps de l’application le système propose de générer l’AOC à partir du code modèle sélectionné. En répondant ‘Oui’, toutes les lignes de l’AOC modèle sont automatiquement recopiées dans le nouvel appel d’offres.

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2.4. L’onglet “Infos” des propositions commerciales

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• En‑tête du descriptif de l’offre : Cette zone permet de saisir deux lignes en en‑tête de l’appel d’offres client. Il est possible de saisir directement du texte ou de rappeler par le bouton «  » un texte enregistré dans le dictionnaire d’informations. Lire 8. Le dictionnaire d’informations - E6 - ERP Silog  

• Pied du descriptif de l’offre : Cette zone permet de saisir quatre lignes en pied de l’appel d’offres client. Il est possible de saisir directement du texte ou de rappeler par le bouton « Image Added  » un texte enregistré dans le dictionnaire d’informations . Lire 8. Le dictionnaire d’informations - E6 - ERP Silog

• Commentaire des lignes non valorisées : Cette zone permet de saisir une ligne de texte qui apparaîtra sur les lignes non valorisées de l’appel d’offres client. Il est possible de saisir directement du texte ou de rappeler par le bouton «  » un texte enregistré dans le dictionnaire d’informations^. Lire 8. Le dictionnaire d’informations - E6 - ERP Silog

2.5. L’onglet “Réponse” des propositions commerciales

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• Texte de la réponse : Cette page permet de saisir un courrier d’accompagnement à l’appel d’offres client. A l’édition, il est possible de choisir entre l’édition de l’appel d’offres client uniquement ou l’édition de l’appel d’offres client avec son courrier d’accompagnement.

2.6. L’onglet “Talon” des propositions commerciales

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Cette page présente le talon de la proposition commerciale, en devise principale et en devise si la pièce est passée en devise. 

Le talon de la proposition commerciale présente le total HT remisé des lignes de l’A.O.C., les éventuelles prestations afférentes à la proposition commerciale et le total global HT remisé. Puis les montants de TPF (Taxe Para Fiscale) et de TVA sont rappelés afin d'obtenir le montant total TTC de l’appel d’offres client. 

Le tableau « Taxes : Détail remises et charges », permet de présenter les données relatives aux taxes regroupées par taux de TVA pour la dématérialisation des factures. Le détail des charges (prestations de talon, TPF …) et des remises (escompte, remises talon) est affiché en dessous pour la ligne de TVA sélectionnée. 

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2.7. L’onglet “TVA” des propositions commerciales

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Le tableau de détail de la TVA présente le montant de la TVA par numéro de TVA. Ces numéros (de 1 à 5) représentent chacun des taux de TVA définis dans le paramétrage général. Le montant total de la TVA est également affiché.

Les mêmes informations sont présentées pour la TPF.

Tous les montants sont affichés en devise principale, en devise secondaire (si le module optionnel « Changement de monnaie » est disponible et si l’option « Afficher les montants en monnaie secondaire » est activée dans l’application « Paramétrages ERP ») et en devise si le document est en devise. 

La zone « Client Exonéré » de TVA indique si le client est exonéré de TVA.

2.8. L’onglet “Tarif” ou ”Tarifs et remises” des propositions commerciales

L’onglet ‘Tarif’ présente la grille de tarifs de talon applicable à l’appel d’offres dans la mesure où le mode de gestion des tarifs appliqué est « Grilles de Tarifs ». 

Si le mode de gestion des Tarifs est le module optionnel « Tarifs et Remises », alors l’onglet « Tarifs et Remises » est présent, il permet de visualiser les profils de remises et les tarifs applicables au client.

Lire V. Gestion des prix et des remises ventes - G3O4 G3O5 - ERP Silog

2.9. L’onglet “Intervenants commerciaux” des propositions commerciales

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Cet onglet permet d’associer plusieurs intervenants à la proposition commerciale si vous possédez le module « G3A2_Intervenants commerciaux et leur rénumération ». Un intervenant est un interlocuteur, de type VRP, Représentants, Chargé d’affaire… qui pourra être commissionné sur le CA généré par la commande. Par défaut ce sont les intervenants associés au client qui sont récupérés.

Pour chaque intervenant, il est possible de changer sa catégorie, de saisir une part de marge ou de CA sur laquelle il sera commission, de rendre actif ou non son commissionnement, de saisir une date et un motif de refus, de saisir une distance kilométrique le séparant du client sur le documents en cours.

Par catégorie , la somme des parts de marge ou de CA ne peut dépasser 100 %, sinon le message suivant apparaît.

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La gestion des commissions est effectuée dans le module concerné.

Lire XIII. Les Intervenants commerciaux et leur rémunération - G3A2 - ERP Silog

2.10. Le menu contextuel

2.10.1. Consultations

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2.10.2. Editions

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2.10.3. Traitements

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2.10.3.1. Paramétrage

Si le module « Tarifs et Remises » est activé :

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Ou :

Si le module « Tarifs et Remises » n’est pas activé :

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• Création automatique de l’affaire mère (entête d’AOC) / Création automatique de l’affaire fille (ligne d’AOC et entête de devis : Ces traitements permettent de paramétrer l’affectation automatique d’un numéro d’affaire sur l’entête et des affaires filles sur les lignes de l’AOC. 

• Permettre la modification des AOC totalement transférés en commande : Cette option permet de modifier un AOC totalement transféré en commande, lorsque cette option n’est pas sélectionnée, il n’est pas possible de modifier un AOC totalement transféré en commande. 

• Permettre la modification des AOC partiellement transférés en commande : Cette option permet de modifier un AOC partiellement transféré en commande, lorsque cette option n’est pas sélectionnée, il n’est pas possible de modifier un AOC partiellement transféré en commande. 

L’article a déjà fait l’objet d’un appel d’offre 

Si le module « Grilles de tarifs » est activé : Si l’article sélectionné a fait l’objet d’un appel d’offre, un message apparaît pour le signaler. Les différents paramètres suivants permettent de modifier le comportement de ce message.

• Afficher le message : Le message est affiché si un AOC existe pour l’article importé.

• Afficher le message si l’article est déjà présent dans l’AOC en cours.

• Afficher le message si l’article est présent dans un autre AOC.

• Ne pas afficher le message. 

L’article a déjà fait l’objet d’un Devis

Si le module « Grilles de tarifs » est activé : Si un devis existe pour l’article en cours d’import dans la ligne d’AOC, un message apparaît pour le signaler. Les différents paramètres suivants permettent de modifier le comportement de ce message.

• Afficher le message : Le message est affiché si un devis existe pour l’article importé.

• Ne pas afficher le message et reprendre le devis existant.

• Ne pas afficher le message et ne pas reprendre le devis existant.

2.10.3.2. Paramétrage : Création des devis

Pour chaque ligne d’appels d’offres non concernées par le négoce, le logiciel permet de créer automatiquement un devis. Il est possible d’associer un devis uniquement aux articles non référencés en répondant par « N »on à la première question. 

Il est également possible d’accéder à la saisie du devis en création et en modification d’une ligne d’appel d’offres si le paramétrage défini ici le permet. Dans ce cas, lorsqu’un devis est créé à partir d’un appel d’offres, l’utilisateur accède automatiquement au devis associé à la ligne de l’appel d’offres. Après avoir modifié le devis et validé, le logiciel revient sur la ligne d’appel d’offres.

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Dans les deux cas, le numéro du devis créé reprend le préfixe de devis renseigné dans l’onglet « Général » auquel est ajouté le caractère « / » suivi du numéro de ligne de l’appel d’offres client.

Exemple :

• Préfixe de devis : DEV

• N° du devis de la 2^ème ligne de l’appel d’offres client : DEV/2

2.10.3.3. Paramétrage : Création des devis

Ce paramètre ne concerne que les utilisateurs du module Grilles de tarifs.

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Il permet de choisir les options utilisées pour la récupération des tarifs calculés en devis.

• Grille de tarifs à intervalles nuls : Cette zone permet de préciser si des grilles de tarifs avec une quantité fixe doivent être créées. Ces grilles sont applicables lorsque les tarifs sont associés à une quantité fixe, par opposition aux tarifs associés à des tranches de quantité. Lors de la récupération des tarifs du devis, les tranches de quantités proposées par le logiciel peuvent être à intervalles nuls (‘O’ui).

Exemple :

•  Quel P.V. utiliser pour créer une grille : L’utilisateur peut préciser ici le prix calculé en devis qui doit être utilisé pour créer la grille de tarifs de l’appel d’offres. Le prix brut correspond au prix de revient du devis. Le prix de vente net inclus en plus les pourcentages de marge. Enfin le prix de vente client correspond au prix net moins la remise et plus la commission renseignée dans le talon du devis.

2.10.3.4. Commande

Cette option lance l’application « Commandes » afin d’enregistrer en commande la totalité ou une partie des articles demandés par le client dans la proposition commerciale.

2.10.3.5. Saisie tarifs et remise 

Ce traitement permet de lancer les applications de saisie du module optionnel « Tarifs et remises ».

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2.10.3.6. Calcul du talon

Cette option permet de lancer le traitement de recalcul du talon.

2.10.3.7. Epuration des appels d'offres

Cette option permet d’épurer des appels d’offres clients de date à date qui ne sont pas associés à des commandes clients. Par défaut, le système propose de supprimer tous les appels d’offres clients sans commande associée jusqu’à la date de l’ERP moins un mois. Les dates de début et de fin sont modifiables. Toutefois, il est impossible d’épurer les appels d’offres de moins d’un mois. Si aucune date de début n’est saisie, tous les appels d’offres clients non associés a des commandes clients jusqu’à la date de fin seront supprimés. 

• Sur le masque « Epuration par date des appels d’offres », saisir les dates bornant la période d'épuration puis valider.

• Un message demande de confirmer l'épuration des appels d'offres compris entre ces deux dates.

• Après validation, le système détruit tous les appels d'offres concernés.

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2.10.3.8. Recalcul des prix et des remises des lignes de la pièce

Lorsque le module « Tarifs et remises » est activé, ce traitement permet de réactualiser les prix et les remises des lignes.

Lire 2. Les Tarifs et Remises - G3O5 - ERP Silog