Sommaire
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1.Introduction
Historiquement le client de messagerie utilisé par l’ERP CLIPPER est Outlook.
Pour les clients ayant optés pour la solution hébergée, il est donc impératif d’avoir une licence de ce client de messagerie, sur la machine où est mis à disposition l’ERP. Cela entraine forcément un coût supplémentaire. Il est désormais possible d’utiliser un serveur de mail.
2 configurations sont livrées en standard, mais il est tout à fait possible de renseigner d’autres configurations.
2.Droits d’accès
A l’installation de la version plusieurs nouveaux droits d’accès sont mis en place.
Le premier d’entre eux consiste à indiquer si l’on souhaite utiliser la configuration des envois de mails.
La non activation de ce droit implique que vous conserverez le client de messagerie standard, à savoir Outlook.
Ce droit n’est pas coché par défaut, ni à la migration ni à la création d’une base de données.
Le second droit d’accès quant à lui précise pour chacun des employés déclarés sur la base de données si ce dernier utilise le client de messagerie standard.
Afin de maintenir le fonctionnement historique de l’ERP, par défaut à la migration de la base de données ce droit est coché.
Par contre, à la création d’une nouvelle base le droit n’est pas coché.
3.Configuration des envois mails
Nouvelle fonctionnalité permettant de déclarer un nouveau serveur d’envoi de mail, de modifier ou supprimer une configuration existante.
Elle permet également d’affecter des employés voire un service à une configuration.
3.1.Interface
Elle se décompose en 3 parties principales :
(1),
titre de l'écran,
rappel de l’utilisateur connecté (nom et code),
rappel de la base de données utilisée,
barre de boutons supérieure
(2),
corps de l'écran constitué des informations permettant l’utilisation de la configuration pour les envois de mails, lorsque la double authentification est sélectionnée.
(3),
constituée des 2 listes dans lesquelles sont déclarés les employés et/ou les services autorisés à utiliser la configuration du serveur d’envois de mails.
3.1.1. Ajouter une configuration
Cette action est disponible sur le clic du bouton 
.
Il sera alors nécessaire de renseigner à minima :
la configuration,
le serveur,
le port.
Si vous activez la double authentification des informations supplémentaires doivent être renseignées et être récupérées auprès du fournisseur concerné.
A cette nouvelle configuration l’association d’utilisateurs et de service est possible.
voir l'association des employés
voir l’association des services
3.1.2. Modifier une configuration
Cette action est disponible dès lors qu’une configuration est sélectionnée.
Vous pourrez alors modifier les caractéristiques propres à la configuration mais également intervenir sur les employés et les services.
3.1.3. Supprimer une configuration
Cette action est disponible dès lors qu’un configuration est sélectionnée.
Sur activation le système va demander une confirmation de suppression :
Tous les employés et/ou services précédemment affectés à la configuration supprimée sont désormais disponibles aux configurations existantes.
De même, si dans le paramétrage des états commerciaux, un employé ou un service - référencé dans la configuration supprimée - était présent, l’état commercial en question est mis à jour. Le compte de messagerie est vidé.
3.2. Informations de la configuration
Pour pouvoir déclarer une configuration, plusieurs informations sont à renseigner, ces dernières dépendent du fournisseur de messagerie. Il vous faudra donc se rapprocher de lui afin qu’il vous indique les valeurs de ces données.
Par défaut, nous mettons à disposition les 2 configurations les plus courantes et qui sont :
Google,
Microsoft.
Ces dernières sont accessibles par clic sur le bouton 
de la barre de bouton supérieure et elles contiennent les données suivantes :
Une fois la configuration sélectionnée ou créée, il est possible de déclarer les employés et/ou les services qui doivent être associés à la configuration.
C’est pourquoi nous retrouvons 2 listes :
comptes,
et services.
Les associations sont présentées ci-après.
3.3. Liste des employés
Au niveau de la liste des employés, il est possible de :
ajouter un employé,
supprimer un employé,
envoyer un mail de test,
importer une liste d’employés.
3.3.1. Ajouter un employé
Au clic sur le bouton, une ligne est ajoutée à la liste et l’utilisateur est positionné directement dans la cellule “Code” dans laquelle il peut :
saisir le code employé,
ou par clic droit accéder à la liste des employés.
Les employés présentés dans cette liste sont ceux pour lesquels :
la date de sortie est vide ou > à la date du jour,
et ayant une adresse mail professionnelle,
et non déjà associé à une configuration.
3.3.2. Supprimer un employé
Dans la liste des comptes, il faut sélectionner l’employé et cliquer sur le bouton de suppression.
La suppression de l’affectation à la configuration, sera effective lors de l’enregistrement global de l'écran.
Si l’utilisateur était associé à un état commercial, les informations de ce dernier est mise à jour.
Soit la configuration suivante :
Après la suppression de l’affectation voici l'état de configuration du document commercial devis :
3.3.3. Envoyer un mail de test
Il est possible après avoir ajouter un employé de tester le compte de messagerie associé.
Le clic sur le bouton simule l’envoi de mail.
3.3.4. Importer une liste d’employé
Afin de faciliter l’association des employés à une configuration de serveur d’envoi, il est possible d’importer une liste d’employé.
Pour cela, cliquer sur le bouton “Importer”.
La liste des employés proposée a les mêmes conditions que l’ajout d’un employé, à savoir ceux pour lesquels :
la date de sortie est vide ou > à la date du jour,
et ayant une adresse mail professionnelle,
et non déjà associé à une configuration.
Les employés pour lesquels la case à cocher est cochée sont ramenés dans la liste des employés de la configuration.
3.4. Liste des services
Au niveau de la liste des services, il est possible de :
ajouter un service,
supprimer un service,
envoyer un mail de test.
3.3.1. Ajouter un service
Au clic sur le bouton, une ligne est ajoutée à la liste et l’utilisateur est positionné directement dans la cellule “Code” dans laquelle il peut :
saisir le code service,
ou par clic droit accéder à la liste des services.
Les services présentés dans cette liste sont ceux pour lesquels :
ayant une adresse mail professionnelle,
et non déjà associé à une configuration.
3.3.2. Supprimer un service
Dans la liste des services, il faut sélectionner le service et cliquer sur le bouton de suppression.
La suppression de l’affectation à la configuration, sera effective lors de l’enregistrement global de l'écran.
Si le service était associé à un état commercial, les informations de ce dernier est mise à jour.
Soit la configuration suivante :
Après la suppression de l’affectation voici l'état de configuration du document commercial ARC :
3.3.3. Envoyer un mail de test
Il est possible après avoir ajouter un service de tester le compte de messagerie associé.
Le clic sur le bouton simule l’envoi de mail.
4.Impacts sur les fiches existantes
4.1. Fiche Employé
Au niveau de cet écran, une nouvelle propriété a été rajouté :
Cette propriété est cochée et :
accessible si le droit “Utiliser le client de messagerie” est actif,
inaccessible si le droit “Utiliser le client de messagerie” est inactif.
Si cette propriété est cochée lors de l’envoi d’un mail le client de messagerie utilisé est celui du poste.
4.2. Fiche service
Nous avons vu que l’on pouvait désormais affecter des services aux configurations de serveur de mail et que les services proposés devaient répondre à certaines obligations dont une concerne spécifiquement la déclaration de l’adresse du courrier.
De ce fait, au niveau de la fiche service il a été rajouté la zone de saisie de l’adresse de messagerie.
Si ce service est dans une configuration, il peut être saisi un mot de passe.
Cette information n’est pas obligatoire, mais dépend du serveur de mail utilisé.
4.3. Configuration des états commerciaux
Sur chacun des états de la configuration des états commerciaux il est possible pour la partie Mail d’associer un employé ou un service particulier.
Une nouvelle zone permet cette association.
Cette zone est une liste déroulante, proposant une liste finie de valeurs et initialisée avec tous les comptes déclarés dans la configuration des serveurs d’envois ainsi que le compte générique “Utilisateur connecté”.
Il est également possible de définir si le mail sera en envoi direct ou si ce dernier sera stocké dans la partie brouillon du compte de messagerie.
Ce type d’envoi pilotera la propriété dans le lanceur d’impression de l'état en question.
Soit les configurations de serveurs d’envois :
Liste finie des valeurs dans la configuration des états commerciaux :
| Tip |
|---|
A l’enregistrement d’une configuration pour un état commercial, le système propose de propager les conditions d’envoi de mails à tous les états du système. Il affiche le message suivant :  |
4.4. Lanceur d’impression
Comme indiqué précédemment au niveau du lanceur d’impression, la propriété “Envoi direct” ou “Brouillon” sera initialisée avec ce qui a été déclaré dans la configuration des états commerciaux.
5. Les brouillons
Un nouvel écran permet la consultation/modification/suppression et l’envoi d’un mail.
L’accès à cet écran est possible si le droit d’attribution correspondant a été déclaré pour l’utilisateur connecté.
L’accès à cette fonctionnalité est possible depuis 2 endroits :
par le menu
ou par le lanceur d’impression.
Suivant le point d’entrée l’interface sera légèrement différente.
5.1. Accès depuis le menu
Voici l’interface proposée lorsque le point d’entrée est le menu.
Dans le coin supérieur gauche, plusieurs cases à cocher permettant de visualiser les différents mails générés.
(1), mail émis par l’utilisateur connecté au titre de son adresse mail professionnelle.
(2), mail émis par tout autre utilisateur au titre de l'adresse mail professionnelle de l’utilisateur connecté.
(3), mail émis par tout utilisateur au titre de l’adresse mail professionnelle du service auquel appartient l’utilisateur connecté.
5.2. Accès depuis de lanceur d’impression
Au niveau du lanceur d’impression, le système propose de visualiser le ou les brouillons générés.
Sur acceptation le système ouvre l'écran, en affichant le(s) brouillon(s) généré(s) du module sur lequel l’utilisateur est positionné.
5.3. L’interface commune
Quel que soit le point d’entrée voici les éléments communs et les actions possibles sur l'écran.
5.3.1. La barre de boutons
La barre de bouton supérieure est composée des éléments suivants et sont accessibles systématiquement.
| Expand | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
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5.3.2. Liste des mails en attente d’envois
Au chargement de l'écran dans la partie gauche sont chargés les mails en attente d’envois.
En retrouve les informations suivantes :
(1), destinataire du mail
(2), date heure à laquelle le mail a été généré
(3), le code et le nom prénom de l’utilisateur ayant généré le mail
(4), l’interrupteur permettant la sélection du mail pour les actions réalisables
Les mails en attente d’envoi sont affichés par ordre croissant sur la date heure de génération.
5.3.3. Accès aux informations du mail
Dans la partie droite nous retrouvons :
(1), l'émetteur, le destinataire et l’objet du mail.
Seule l’information émetteur n’est pas modifiable.
(2), liste des pièces jointes au mail. Et sur lesquelles il est possible :
de joindre une ou plusieurs nouveaux documents
de supprimer une ou plusieurs pièces jointes
de visualiser la pièce jointe sélectionnée
| Tip |
|---|
Les différentes actions sur la liste des pièces jointes sont accessibles par raccourci clavier. Il convient d’activer en même temps les touches CTRL + lettre soulignée. |
(3), le corps du mail généré. Cette information est modifiable. Elle est au format RTF et associée à la barre de mise en forme de l’ERP.
(4), bouton permettant l’enregistrement des différentes modifications apportées au mail en cours de sélection.
| Tip |
|---|
L’enregistrement des modifications d’un brouillon est accessible par raccourci clavier. Il convient d’activer en même temps les touches CTRL + lettre soulignée. |
5.3.4. La sélection du mail
Pour qu’une action, proposée au travers des boutons de la barre supérieure, soit effective il est impératif de sélectionner l’interrupteur de mail.
La sélection peut être réalisée en cliquant successivement sur chacun des interrupteurs mais également en cliquant sur le premier mail et tout en maintenant la touche CRTL sélectionner le mail suivant.
On a alors l’interface suivante :
Il convient à présent d’activer un des interrupteurs pour propager la sélection
Une fois la sélection mise en place vous pourrez en activant un des boutons de la barre supérieure :
supprimer le(s) mail(s) sélectionné(s),
envoyer le(s) mail(s) sélectionné(s)
5.3.5. Les cases à cocher
Lorsque l’utilisateur coche ou décoche une case, le système recherche les mails en attente d’envoi en tenant compte des cases cochées.
La liste des mails en attentes d’envois est donc rechargée.
Les valeurs des coches sont sauvegardées à la fermeture de l'écran et sont reproposées telles que sauvegardées lors de la demande d’une nouvelle ouverture de l'écran.
5.3.6. Envois de mail
A partir de l'écran des brouillons il est possible sur activation du bouton “Envoyer” de transmettre le mail au destinataire.
Si toutefois l’envoi n’a pu être réalisé, un message d’erreur est affiché et une signalétique d’erreur d’envoi sont affichés.
Le survol de la signalétique, affiche un infobulle avec le descriptif de l’erreur.
