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C'est dans l'écran « Approbation et validation revue de contrat » que les approbateurs traitent les revues de contrat.
A gauche, une liste arborescente qui présente les commandes avec en niveau fils la liste des affaires associées qui demandent une revue de contrat. Par défaut seules les affaires en attente de décision finale sont affichées.Le
Cette liste est simplement consultable si on ouvre l’écran avec les accès d’approbateurs. De même le bouton « Changer le statut d’une affaire » et le filtre « Ne voir que les affaires statuées » permet de ne voir que les affaires qui ont tous les niveaux d'approbation traités.
statuées » ne sont visibles que si l’opérateur à l’accès valideur
Chaque niveau d'approbation est représenté par une colonne à gauche dans notre exemple 5 niveaux (1,2,3,4,5).
Un code couleur permet de visualiser le statut de l'approbation de chaque affaire :
Chacun de ces niveaux dispose de son onglet à droite destiné à la saisie de la décision de l'approbateur concerné pour l'affaire sélectionnée (6).
Les décisions (11) que l’approbateur peut prendre sont :
- Non Traité
- Accepter sous condition
- Accepter
- Refuser
Un champ de type « Mémo » » (7) permet à l'approbateur de saisir un commentaire ou importer ou d’importer une observation type en lien avec le statut qu'il qu’il attribue à son niveau (11).
- Non Traité
- Accepter sous condition
- Accepter
- Refuser
Remarque : pour créer les observations types il faut aller dans Fichiers/Configuration/Observations, puis choisir « Revue de contrat »
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La date de modification se met à jour à chaque changement de statut autre que « Non traité ».
Pour l'affaire sélectionnée, plusieurs onglets relatifs à l'affaire ou à la commande sont disponibles à droite (8,9,10) pour permettre une lecture des différents documents nécessaires à l'approbation de la revue de contrat de l'affaire
- Informations
- Documents de l'affaire
- Documents de la commande
Le bouton « « Propager Approbation » (12), permet de propager l'approbation du niveau sélectionné à toutes les affaires de la commande concernée si elles n'ont pas encore d'approbation.
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C'est l'étape dédiée au décisionnaire.
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Le filtre
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« Ne voir que les affaires statuées
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» permet de
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ne voir que les affaires qui ont tous les niveaux d'approbation traités
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La colonne « Choix Valideur » de la liste arborescente de gauche permet au décisionnaire final (définissable dans les droits accès) de valider ou refuser l'affaire, cette décision est éclairée par les approbations et les commentaires des différents approbateurs de chaque niveau.
Le décisionnaire peut valider une revue de contrat même si tous les niveaux n'ont pas été approuvés. Sur le niveau père (Commande client), une coloration indique l'état de validation des approbateurs.
Exemple :Orange : Tous les approbateurs ont remplis leur partie, et tout n'est pas approuvé,
Vert : Approbations totale
Incolore : Il manque des réponses de certains approbateurs.
Si tous les approbateurs ont donné leurs réponses pour chacune des affaires de la commande :
Orange : Les choix des approbateurs sont différents.
Vert : Approbations totales, tous les approbateurs ont validé,
Incolore : il manque des réponses de certains approbateurs. Le bouton « Changer le statut d'une Vert Foncé : Tous les approbateurs ont accepté sous conditions.
Rouge : Tous les approbateurs ont refusé.
Une fois que l’affaire a été validée il est possible de revenir en arrière (par exemple un indice doit être changé et l’on doit repasser par le circuit de validation) ou de modifier un choix suite à une erreur :
Le valideur avec le bouton « Changer le statut d’une affaire » (18), permet de peut modifier le statut de la revue de contrat d'une affaire.
Il faut saisir dans la fenêtre qui apparaît le numéro d'affaire à modifierd’une affaire.
Puis, il faut sélectionner le nouvel état.
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