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VENTES : REVUES DE CONTRAT

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Introduction

La revue de contrat a pour objectif d'assurer que toutes les exigences explicites et implicites d'une affaire sont bien comprises et que l'on est en mesure d'y répondre. Elle n'est pas obligatoire pour une ligne de commande client.
Les exigences sont réparties dans des niveaux de validation, il s'agit par exemple, des services dans lesquels le processus d'approbation doit passer.
Ces niveaux sont des libellés libres à définir, par exemple, « Administratif », « Juridique », « Qualité », « Méthode », « Direction ». Chaque niveau à son « approbateur » désigné et 2 « suppléants » potentiels.
La validation finale d'un décisionnaire sert à accepter ou non une affaire et cela même si certains niveaux n'ont pas été approuvés.
Remarque :
L'approbation et la validation des « Revues de contrat » sont soumises aux droits d'accès.
Attention :
Dans cette version de Clipper, une revue de contrat non validée ne bloque ni le calcul des besoins, ni la fabrication, ni les achats, ni les expéditions…

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Prérequis à savoir pour utiliser le module

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Activation du module

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Droits d'accès aux catégories pour les demandes de revues de contrat

L'activation du module fait dans l'étape précédente permet d'octroyer les différents droits d'accès aux catégories :
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• Demande de revue de contrat : Pour donner les droits aux différentes catégories de définir si une revue de contrat est demandée ou non pour une affaire.
• Approbation et validation revue de contrat : Pour donner les droits aux différentes catégories d'approuver et de valider une revue de contrat. Par défaut le fait de côcher cette option permet aussi d'accorder la validation finale de la revue de contrat, pour restreindre une catégorie à seulement l'approbation, il faut décocher le niveau « Validation… » du dessous qui est coché par défaut.
• Validation des revues de contrat : Pour autoriser ou non la décision finale de validation des revues de contrat, cette action doit être réservée aux décisionnaires finaux. L'autorisation est activée par défaut, si les droits sont autorisés pour l'approbation et la validation.

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Création des niveaux d'approbation

Dans le Bloc « Revue de contrat affaire » des « Paramètres Globaux » de l'onglet « Qualité, il faut définir les niveaux de validation via la saisie d'un libellé (1). Il peut s'agir des services, comme dans l'exemple ci-dessous.
Le bouton « Ajouter » permet de saisir un nouveau niveau (2).
Le bouton « Supprimer » permet de supprimer le niveau sélectionné (3).
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Un employé approbateur titulaire (4) est obligatoire par niveau. Il est possible de désigner 2 employés approbateurs suppléants par niveau (5, 6). La sélection d'un employé est possible depuis la liste des employés accessible par clic droit.
Il est possible de définir que par défaut, toutes les affaires sous « FAI » seront soumises à une demande de revue de contrat (7). Ce statut sera modifiable lors de la saisie ou la modification d'une ligne de commande si les droits d'accès le permettent ( Voir Droits d'accès au module).
Un paramètre supplémentaire permet de définir si une affaire validée en revue de contrat peut avoir ces délais « internes » et/ou « clients » modifiés (8).

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Droits d'accès pour les points de vigilance

Pour visualiser les alertes relatives aux « Revues de contrat », il faut activer les droits pour les catégories sur les différentes alertes.
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• Commandes/Affaires en attente de validation.
• Mes revues de contrats à statuer.
• Affaires refusée (valideur).

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Création d'une affaire avec « Revue de contrat »

La ligne d'affaire de la commande client contient une zone « Revue de contrat » utilisable si la fonctionnalité est activée et si les droits d'accès le permettent.
Lors de la création de l'affaire, cette zone peut prendre 2 valeurs :

• Demandée : Une revue de contrat est nécessaire.
• Non nécessaire : Aucune revue de contrat n'est demandée.

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La valeur par défaut est héritée des données suivantes :
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• Niveau 1 : L'option «  Une affaire sous FAI génère une demande de revue de contrat » est activée dans les « Paramètres globaux »,

• Niveau 2 : La pièce cyclée impose une revue de contrat (Onglet « Qualité / Doc. »).

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• Niveau 3 : L'activité impose une revue de contrat.

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• Niveau 4 : Le client impose une revue de contrat (onglet « Qualité »).

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L'accusé réception de la commande

Tant que la commande reste en attente de validation de revue de contrat ou si une revue est refusée, alors l'accusé de réception de la commande porte le filigrane « Revue de contrat non validée ».
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Le dossier technique de l'affaire

Tant que l'affaire reste en attente de validation de la revue de contrat ou si la revue est refusée, alors L'édition du dossier technique porte le filigrane « Revue de contrat non validée ».
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Rappel :
Dans cette version de Clipper, une revue de contrat non validée ne bloque ni le calcul des besoins ni la fabrication ni les achats ni les expéditions…

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Notifications

Lorsqu'une revue de contrat est demandée pour une affaire, les approbateurs titulaires de chaque niveau sont avertis via une notification Clipper qu'une ou plusieurs actions d'approbation sont attendues.
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Approbation des revues de contrat par les différents niveaux

C'est dans l'écran « Approbation et validation revue de contrat » que les approbateurs traitent les revues de contrat.
A gauche, une liste arborescente qui présente les commandes avec en niveau fils la liste des affaires associées qui demandent une revue de contrat. Par défaut seules les affaires en attente de décision finale sont affichées.
Le filtre « Ne voir que les affaires statuées »  permet de ne voir que les affaires qui ont tous les niveaux d'approbation traités.
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Chaque niveau d'approbation est représenté par une colonne à gauche dans notre exemple 5 niveaux (1,2,3,4,5).
Un code couleur permet de visualiser le statut de l'approbation de chaque affaire :
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Chacun de ces niveaux dispose de son onglet à droite destiné à la saisie de la décision de l'approbateur concerné pour l'affaire sélectionnée (6).
Un champ de type « Mémo » (7) permet à l'approbateur de saisir un commentaire ou importer une observation en lien avec le statut qu'il attribue à son niveau (11).

• Non Traité
• Accepter sous condition
• Accepter
• Refuser

La date de modification se met à jour à chaque changement de statut autre que « Non traité ».
Pour l'affaire sélectionnée, plusieurs onglets relatifs à l'affaire ou à la commande sont disponibles à droite (8,9,10) pour permettre une lecture des différents documents nécessaires à l'approbation de la revue de contrat de l'affaire

• Informations 
• Documents de l'affaire
• Documents de la commande

Le bouton  « Propager Approbation » (12), permet de propager l'approbation du niveau sélectionné à toutes les affaires de la commande concernée si elles n'ont pas encore d'approbation.
Remarque :
La « liste arborescente » de gauche ne s'actualise qu'après avoir validé les saisies via le bouton « OK » de la barre d'outils.

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Validation finale des revues de contrat

C'est l'étape dédiée au décisionnaire.
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Rappel :
Le filtre « Ne voir que les affaires statuées »  permet de filtrer les affaires qui ont tous les niveaux traités par les approbateurs.
La colonne « Choix Valideur » de la liste arborescente de gauche permet au décisionnaire final (définissable dans les droits accès) de valider ou refuser l'affaire, cette décision est éclairée par les approbations et les commentaires des différents approbateurs de chaque niveau.
Le décisionnaire peut valider une revue de contrat même si tous les niveaux n'ont pas été approuvés. Sur le niveau père, une coloration indique l'état de validation des approbateurs.
Exemple :
Orange : Tous les approbateurs ont remplis leur partie, et tout n'est pas approuvé,
Vert : Approbations totale, tous les approbateurs ont validé,
Incolore : il manque des réponses de certains approbateurs.
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Le bouton  « Changer le statut d'une affaire » (18), permet de modifier le statut de la revue de contrat d'une affaire.
Il faut saisir dans la fenêtre qui apparaît le numéro d'affaire à modifier.
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Puis, il faut sélectionner le nouvel état.
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Incidence de la validation d'une revue de contrat

Lorsqu'une revue de contrat est validée, la ligne de l'affaire apparaît en grisé.
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Seules les informations suivantes sont modifiables :

• Observations,
• Désignations (pièce),
• Délai interne et client : Suivant le paramétrage défini dans les « Paramètres globaux ».

Rappel :
Une revue de contrat non validée ou refusée ne bloque pas la fabrication, les achats ou les expéditions, il faut donc être vigilent dans le process.

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L'état de la revue de contrat est visible dans différents écrans

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Informations et historique d'une affaire

Dans l'écran « Informations enregistrées de l'affaire », l'affaire porte l'état de validation de la revue de contrat donné par le décisionnaire final.
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Un onglet nommé « Revue de contrat » permet de visualiser l'historique des étapes d'approbation de la revue de contrat de l'affaire.
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Recherche d'une affaire

L'écran « Recherche sur affaire » permet de visualiser l'état de validation des affaires.
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Production livrée

L'écran « Production livré » permet de visualiser l'état de validation des affaires.
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Prévisions de livraison

L'écran « Prévision de livraison » permet de visualiser l'état de validation des affaires.
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Cahier d'affaire

L'écran « Cahier d'affaires » permet de visualiser l'état de validation des affaires.
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Prévisionnel de lancement

L'écran « Prévisionnel de lancement » permet de visualiser l'état de validation des affaires.
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Observations

Dans l'écran « Observations », il est possible de créer des observations relatives aux revues de contrat.
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Les points de vigilance en lien avec la revue de contrat

L'écran « Points de vigilance » permet d'alerter sur les approbations et/ou validation de revues de contrat en attente.

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L'onglet « Standard »

Le filtre « ARC non édités (aff. Non soldé, client cochés ARC) »  tient compte de l'état de la revue de contrat de l'affaire pour présenter les éditions possibles d'ARC. La revue de contrat doit être validée pour apparaître.
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L'onglet « Autres »

Pour les décisionnaires finaux : « Commandes / Affaires en attente de validation », permet de retrouver les affaires  à passer en  statut 'validée' ou 'refusée'.
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Pour les approbateurs : « Mes revues de contrat à statuer (titulaire) », permet de retrouver les affaires en "Demande de revue" à statuer sur les niveaux.
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Remarque :
Le bouton « i » qui rebondit sur la fenêtre de validation montre toutes les demandes y compris celles des autres Approbateurs.