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Cet écran permet de saisir les informations du Commande Fournisseur : Codifié avec l’année et un numéro incrémental (N° CDI : réinitialisé à 1 chaque année), l’entête contient toutes les informations relatives à la commande
Le fournisseur et son contact ainsi que les adresses de commande et de règlement avec les données relatives au paiement (Mode de règlement, TVA, …).
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Un double clique sur les lignes de la boite à onglet entrainera l'ouverture du module lié, filtré sur la commande.
5. La Toolbar du module "Commande Fournisseur" 
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Elle vous montre aussi le type de fournisseurs. Cette information, déclarée dans le module fournisseur, n’est pas modifiable depuis le module des commandes.
Pour les lignes il faudra cliquer sur le bouton Lignes 
, la fonction « créer 
» proposera la liste de toutes les fournitures ayant un lien avec le fournisseur de la commande. Dans ce cas, il suffit de choisir le lien et toutes les données de la ligne seront automatiquement initialisées et modifiables. Si la fourniture souhaitée ne possède aucun lien avec ce fournisseur, il suffit de choisir la fourniture et de saisir toutes les informations relatives à la ligne de commande.
Il est aussi possible de créer une ligne de commande portant sur une «fourniture sans référence». Il suffit donc de choisir dans le tableau de sélection la ligne «SANS REFERENCE». Toutes les informations relatives à la ligne de commande sont donc à saisir. Il n’y a aucun suivi en terme de stock, mais toute la traçabilité est assurée, y compris le transfert comptable. De plus, votre achat peut être affecté à un OF et/ou centre de frais. Dans le cas où il est affecté à un OF, le cout de la commande remontera automatiquement sur le bilan de fabrication de l’OF (voir Module Bilan)
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5.6. Les notes de la fiche "Commande Fournisseur"
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5.7. Fichiers liés de la fiche "Commande Fournisseur"
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5.8. Journal de la fiche "Commande Fournisseur"
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6. Les Actions de la Fiche "Commande Fournisseur"
6.1 Solder Livraison/Facturation de la fiche "Commande Fournisseur"
Il vous est possible ici de solder en livraison et ou en facturation, l’ensemble de la commande (cela soldera toutes les lignes).
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6.2 Créer avenant de la fiche "Commande Fournisseur"
6.4 Basculer de la fiche "Commande Fournisseur"
La création manuelle de commande est une solution mais elle reste indépendante de la production. Les quantités ne sont pas issues d’un quelconque besoin et les délais d’approvisionnement sont laissés à la libre appréciation de l’acheteur. Hélios propose donc une solution rationnelle pour commander ses fournitures. C’est la fonction «Basculer». Elle propose la liste de tous les achats avec les quantités liées au besoin, les formats indispensables, les délais à respecter, …Il est donc possible de commander en réponse aux demandes d’achats issues :
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Nous vous conseillons de lancer répondre oui à cette question au moins une fois par jour.
6.4.1 Ecran de basculementbasculement
Dans tous les cas décrits ci-dessus, la logique d’achat est la même.
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Il est donc possible de filtrer cette liste en fonction des achats à effectuer.
6.4.1.1 Sélection du Fournisseur :
Vous pouvez choisir directement le fournisseur de la commande dans la liste des fournisseurs 
.
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Les données sont récupérées parmi les infos saisies dans le Module Fournisseurs. Sinon, pour connaître les liens associés à chaque fourniture, il suffit de double cliquer sur la ligne ; la liste apparaît et vous devez choisir le lien à suivre. Ce lien vous initialise alors le fournisseur de la commande.
6.4.1.2 Restriction des fournitures par fournisseur et
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priorité
Avant de cliquer sur 
pour restreindre la liste des fournitures à acheter, il faut impérativement définir sa stratégie d’achat.
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- La possibilité d’acheter la fourniture même s’il n’existe pas de lien avec ce fournisseur. Dans ce cas il faut décocher «restreindre priorité» et la liste n’est pas filtrée. Cependant Hélios ne remonte que la quantité à commander ; il ne connaît pas les autres informations. Helios pourra néanmoins créer ce lien fournisseur-fourniture automatiquement (voir Module Paramétrage Commandes Fournisseurs) lors de l’envoi de la commande.
- La possibilité d’acheter s’il existe au moins un lien, quel que soit le niveau de priorité.
- La possibilité d’acheter uniquement suivant la priorité numéro 1.
6.4.1.3 Sélection des besoinsbesoins
La sélections des besoins a passer en commande pour le fournisseur choisi se fait en cliquant sur : 
.
- Cas d’un fournisseur propre
Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur exécuter seuls les besoins propres, fournis par ce fournisseur (quelque soit la priorité) remontent.
- Cas d’un client fournisseur sans-restriction
Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur exécuter seul les besoins en appro-client pour ce fournisseur remontent.
- Cas d’un client fournisseur avec restriction
Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur exécuter les besoins en appro-client ainsi que les besoins propres pour lesquels le client fournisseur possède un lien, remontent.
6.4.1.4 Fusion de lignes et commande au
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format
Une fois la liste filtrée, Hélios propose la liste de fournitures et récupère la notion de commande au format. Vous pouvez alors modifier cette information ou bien demander la fusion de plusieurs lignes par l’icône 
. Il suffit alors d’ouvrir le bouton 
pour revisualiser les formats et ainsi sélectionner celui choisi. Hélios calcule alors le nombre de formats « fournisseurs » nécessaires au total des lignes fusionnées en respectant les contraintes de formats liées à l’article, le résultat est écrit dans le champ qté cmdée. On peut aussi si l’on souhaite venir modifier la qté commandée par rapport à celle calculée par Helios, de plus on peut également saisir un format différent de celui choisit et faire calculer le nombre de formats nécessaires pour les besoins par l’icône proche de la qté cmdée 
.
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Exemple :
- Cas 1 : Si pas de planification Date livraison = Date besoin OF (Date de début OF) – Transit Sinon Si Date planifiée début OF < Date début OF Date livraison = Date début planifiée OF – Transit Sinon Date livraison = Date besoin OF (Date de début OF) – Transit - Cas 2 : Négocier date livraison avec le fournisseur Si ok Retour dans cas 1 Sinon Action commerciale (date livraison avec client) ou décalage planification - Cas 3, 4, 5 : Date livraison = aujourd’hui + délai (de la tranche du catalogue sinon du format sinon de la priorité choisie) |
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6.4.1.5 Création de la
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ligne et envoi
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Basculer la ou les lignes et Hélios génèrera automatiquement une commande avec toutes les lignes basculées.
Attention, s’il reste du manque pour cette fourniture dans le basculer besoin et que le format nécessaire peut être satisfait par le surplus commandé, Helios propose alors le message suivant :
- Si on répond Oui : Helios mémorise ce (ou ces) nouveau(x) demandeur(s) et les supprime de l’écran de basculement.
- Si on répond Non : Helios donnera le surplus commandé au stock et le (ou les) demandeur(s) de cette fourniture seront toujours présents dans l’écran de basculement.
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Toute la commande est alors modifiable avec le statut "en attente".
6.4.1.6 Mise à jour des stocks :
Une commande liée au besoin génère de l’encours réservé pour les OF à l’origine du besoin.
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6.4.2 Basculement en commande d’un appel d’offre
Depuis le module Appels d’Offre, il est possible de basculer en commande l’offre d’un fournisseur. Pour sélectionner le fournisseur auquel vous souhaitez passer une commande pour une fourniture donnée, cliquez dans la colonne « Sélection ».
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6.5 Valider cmde de la fiche "Commande Fournisseur"
L'action Valider commande permet de valider en masse des commandes fournisseurs avec un écran de basculement qui valide les commandes basculées par le nom de la personne connecté..
On retrouvera dans l'écran de gauche l'ensemble des commandes fournisseurs signée avec le statut en attente.
Cela revient a cocher la check box Valider sur l'entête de la commande
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6.6 Passer de la fiche "Commande Fournisseur"
L'action Passer permet d'envoyer la commande fournisseur.
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L’envoi peut être bloqué par paramétrage en fonction de la validation de la commande (voir paramétrage du module),
6.7 Accusés de réception de la fiche "Commande Fournisseur"
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Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « Commandes Fournisseurs »
7.1. Recaler du module "Commande Fournisseur"
Cette option de menu permet lorsqu’une ligne de commande est « en cours » de venir modifier la date de livraison et/ou la date recalée de la ligne sans créer d’avenant à la commande si l'option n'est pas coché.
Dans l’écran de basculement, on peut sélectionner une commande et renseigner à toutes les lignes une nouvelle date de livraison en l’écrivant au-dessus la grille, et même forcer certaines lignes à une date de livraison différente en la renseignant directement dans la grille.
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Il suffit alors d'effectuer une création dans l’écran des contrôles et Hélios proposera la liste des lignes réceptionnées, quel que soit le fournisseur, pour en assurer le contrôle.
- Pour chacun des éléments à contrôler vous trouverez le risque d’avoir au moins N pièce(s) rebutée(s), ce risque est fonction du pourcentage de rebut du fournisseur ainsi que de la quantité livrée (tout le calcul est basé sur des lois probabiliste : loi binomiale, poisson … ). Cela permet de mettre en alerte les contrôleurs de la possibilité de présence de pièces livrées défectueuses. Cet affichage est paramétrable (Voir paramétrage du module).
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9. Gestion des commandes ouvertes (optionnel)
Il permet la gestion et le suivi simplifié des commandes ouvertes. La commande ouverte se caractérise comme un « contrat – commande » où l’on définit pour une période donnée un volume d’achat à un prix déterminé.
Ensuite les commandes fermes sont rattachées à cette commande ouverte de manière à suivre en temps réel le comparatif entre la promesse d’achat et les achats réellement effectués.
9.1 PostulatsPostulats
Une commande ouverte est définie sur une période donnée, bornes incluses.
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Pour accéder à la gestion des commandes ouvertes il suffit d’aller dans le module « Commande fournisseur »
9.2 La commande ouverteouverte
Une commande ouverte se créée comme une commande fournisseur classique. Créez l’entête, puis cochez « Commande ouverte »
Renseignez ensuite les bornes de validité. Vous devez ensuite « activer » la commande ouverte pour que le moteur de recherche de prix sélectionne les prix de la commande ouverte pour l’initialisation des commandes fermes s’y rattachant.
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9.3 Le moteur de recherche de prixprix
Pour la gestion des commandes ouvertes, le moteur de recherche de prix a été modifié.
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9.4. Le suivi de la commande ouverte
Le suivi des commandes ouvertes se réalise au travers d’un écran synthétique. La partie du haut permet de voir l’ensemble des lignes des commandes ouvertes. La partie du bas permet de voir l’ensemble des lignes de commandes fermes se rattachant à la ligne de la commande ouverte sélectionnée dans la partie supérieure.
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Cliquez sur le bouton 
présent sur la ligne de la commande ouverte. Cette fois-ci vous avez accès uniquement à la ligne de la commande ouverte.
9.5 Affecter cmde ouverteouverte
Disponible dans le Menu Liens. Les outils d’affectation permettent de rattacher une ligne de commande ferme à une ligne de commande ouverte.
Il existe trois possibilités de rattacher une commande ferme à une commande ouverte :
- Le moteur de recherche de prix: voir le paragraphe intitulé « Le moteur de recherche de prix »
- Affectation unitaire : Lors de la création d’une commande ferme, par création manuelle ou écran de basculement vous avez la possibilité de sélectionner une ligne de commande ouverte correspondant à la fourniture et au fournisseur sélectionné.
- Affectation en masse Menu Liens → affecter cmde ouverte :
1) sélectionnez la ligne de commande ouverte.
2) Une fois sélectionnée, la grille de gauche se charge des commandes fermes du fournisseur et de la fourniture de la commande ouverte.
3) Sélectionnez et basculez à droite les lignes à rattacher.
