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- il assurer le lien entre les commandes clients, les livraisons associées et la facturation de celles-ci.
- il permet "d' exporter" vers votre comptabilité, dans la limite des interfaces existantes.
- il permet de gérer les avoirs clients. Ces avoirs sont gérés directement par ligne de facture pour assurer des bilans de commandes prenant en compte les prix vendus mais aussi le montant des avoirs.
- il assure tout le suivi des factures dans le cadre de l’EDI par l’envoi d’un fichier informatique au format exigé par vos clients.
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5.3. "Ligne" du module "facturation client" III.5. La Facturation client
Une ligne de facture concerne une ligne de BL avec une quantité facturée et un prix unitaire facturé. Cette quantité est au plus égale à la quantité livrée de la ligne de BL, une ligne de BL pouvant être partiellement facturée.
Le prix unitaire facturé est récupéré de la ligne de commande mais peut être modifié par l’utilisateur.
Il est possible de créer une facture avec des lignes concernant des BL différents et donc, éventuellement, des commandes différentes ; ceci à condition que ces BL concernent le même client.
Hélios interdit de facturer sur une même facture un ensemble des lignes de BL dont les commandes correspondantes n’ont pas :
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Les livraisons et avoirs liés à la ligne de facture sont directement consultables depuis cette ligne
5.4. Création
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Facture du module "facturation client" III.5. La Facturation client
La création de facture se fait directement par un écran de basculement vous proposant toutes les lignes de BL en attente de facturation.
Le basculement peut être massif, les regroupements seront directement effectués en fonction du critère choisi sur les clients (voir Module Clients).
Pour créer une ligne de facture, il suffit alors d’indiquer la quantité à facturer. Par défaut, elle est initialisée avec la quantité restant à facturer.
Il est possible d’ajouter des lignes de facture sur une facture existante si celle-ci n’est pas envoyée.
Il existe plusieurs types de blocages lors de la création de facture :
- Si le paramètre «bloquer la facturation des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage, Personnaliser module Facturation) et si la commande client associée n’est pas validée (voir «validée par» dans le Module Commandes Clients)
- Si l’option «bloquer la facturation» a été cochée pour cette ligne de BL
- Si l’option «BL sans facture» a été cochée
- Si l’option «uniquement les BL du mois» a été choisie, s’il s’agit d’un BL en retard
- Si le BL n’a pas été «envoyé»
- Si le prix de cette ligne de BL est à 0.
- Si le BL est un BL retour client (voir Paramétrage Module Livraison)
Remarques :
- Seules les pièces livrées peuvent être facturées.
- Si le prix unitaire de l’article est à 0 sur la commande, celle-ci est automatiquement bloquée même si les pièces sont livrées.
- Les acomptes non facturés et dont la date d’acompte est inférieure ou égal au mois de facturation choisi.
5.5 Suppression d'une Fiche facturation clientIII.5. La Facturation client
Une facture ou un avoir étant des pièces comptables, ils ne peuvent plus être modifiés ou supprimés s’ils ont été transférés en comptabilité. Le témoin de transfert est symbolisé par le numéro en compta visible sur l’interface et non modifiable.
5.6. Journal BL du module "facturation client" III.5. La Facturation client
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6. Les Actions de la Fiche "facturation client"III.5. La Facturation client
6.1.
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Envoyer de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
Cette option de menu permet d’envoyer les factures qui sont «en attente», c’est-à-dire de les valider informatiquement, avec mise à jour des quantités facturées sur les lignes de BL et sur les lignes de commandes clients, mise à jour des statuts des BL et des commandes clients, ainsi que de les éditer.
Une fois envoyée, la facture passe au statut «envoyée» ; elle est alors transférable en comptabilité.
Le bouton EDI permet, en plus des opérations décrites ci-dessus, de générer un fichier texte qui pourra être envoyé par la station Green Loop.
6.2.
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Régler de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
Le passage du statut de l’avoir de «envoyé» à «réglé» se fait manuellement en modification ou par l'écran de basculement qui permet de régler plusieurs factures à la fois.
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Un écran présente la liste des factures qui ont le statut «envoyée» et l’utilisateur choisit toutes celles qu’il veut passer dans le statut «réglée».
Cela permet de sortir les factures réglées de l’échéancier (voir Module Bilan)
6.4.Comptoir de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
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6.4.Comptoir de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
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La fonctionnalité de Facture comptoir permet de créer directement la commande, le BL et la facture depuis le module Facturation.
Lors de la création, Hélios vous remonte la liste des articles ayant du stock disponible donc pouvant faire l’objet d’un BL immédiat. Si ce n’est pas le cas, il faut absolument libérer des pièces en réservant pour les rendre disponibles. Les lignes de commandes alors sans pièces se mettront automatiquement à jour pour passage au CBN.
Comme pour les commandes clients classiques, Hélios récupère le prix de la fiche article ainsi que les adresses principales de livraison et de facturation associées au client. Ces informations sont modifiables.
Le Prix Unitaire est obligatoire pour déclencher la création de la facture.
Le BL et la facture sont automatiquement envoyés par papier dans le format associé au client.
Depuis cette option, nous avons aussi la possibilité d’émettre des lignes de factures associées à des lignes de BL de type prestation : aucune pièce n’est donc sortie du stock (attention de ne pas confondre avec la gestion des acomptes).
7. Les liens du module "facturation client" III.5. La Facturation client
7.1.
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Avoir de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
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7.2. Fichier joints de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
Visualisation des fichier liés au bon de facturation.
7.3. Réguler de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
7.4. Cohérence de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
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Ce module permet de créer et de gérer l’envoi et l’export d’avoirs.
Liés à une facture, ils se définissent à la ligne de facture. Pour chacune d'elle, indiquez le montant de l'avoir. Ce montant est alors réparti :
- En avoir sur un montant non exprimé en nombre de pièces.
- En montant exprimé en nombre de pièces refacturables (quantité * Prix Unitaire facturé).
- En montant exprimé en nombre de pièces non refacturables (quantité * Prix Unitaire facturé).
- Un avoir sur le port.
- Un avoir sur l’emballage.
Dans tous les cas, le montant d’une ligne ne peut être supérieur au montant facturé sur la ligne.
L’ajout de ligne sur un avoir est possible depuis les lignes d’avoirs. Il n’est valable que pour les lignes de la facture concernée par la ligne d’origine.
Un journal d’évènements pour aussi être associé à l’avoir
7.2. EDI de la fiche du module "facturation client" III.5. La Facturation client
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8. Les outils du module
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"facturation client" III.5. La Facturation client
8.
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1 Compta du module "facturation client"
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III.5. La Facturation client
8.
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2. Envoyer par Agora du module "facturation client" III.5. La Facturation client
8.
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3. Impression du module "facturation client" III.5. La Facturation client
La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export
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Ce module permet de mettre en place les règles de gestion liées au module :
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blocage
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de la création d’une facture en fonction de la validation de la ligne de commande,
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calcul d’échéance en fonction des dates de livraisons ou de facture.
Il permet de définir le jour maximum de prise en compte d’un BL (BL du mois ou en retard) et d’une facture sur un mois donné, de définir le mode de sortie de stock lors de l’envoi d’un BL : manuelle ou FIFO.
De plus, le paramétrage « Création automatique du BL lors de la clôture d’un OF », permet créer directement un BL au statut préparé à la clôture de l’OF.
Il permet aussi de définir toutes les informations relatives aux facturations «papier» et EDI. Pour l’impression «papier», il est possible d’imprimer les notes de la ligne de commande Clients.
Ce n’est pas systématique car elles peuvent contenir des informations «commerciales».
Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module facturationsFacturation, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.
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