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- Créations de commandes,
- Avenants,
- Relances,
- Réceptions,
- Contrôles,
- Factures et Avoirs.
- Suivi des commandes
2. Les codificateurs du module Commande Fournisseur 
Avant d'aborder la notion de commande Fournisseur, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion commandes.
Parmi ces codificateurs, on note :
- Fichiers liés
- Mode de règlement
- TVA
- Monnaies
- Unité
- Norme/Règlements qualité
- Validation des commandes
- Famille des centre de frais
- Centre de frais
- Cause racine
3. L'écran principal Commandes Fournisseurs
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Le fournisseur et son contact ainsi que les adresses de commande et de règlement avec les données relatives au paiement (Mode de règlement, TVA, …).
Elles sont récupérées parmi les infos saisies dans le Module Fournisseurs. Hélios ramène automatiquement la 1ère adresse de commande et la 1ère adresse de règlement du Fournisseur.
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Une case à cocher permet de savoir si votre fournisseur a accusé réception ou non de votre commande. Cette action est manuelle puisqu’elle nécessite des mises à jour de délai recalé voire d’avenant pour les lignes.
une case a cocher cmde ouv. permet la gestion des commandes ouvertes (Fonction optionnelle du module Commande fournisseur)
Les statuts des commandes sont tous gérés en automatique par Hélios et non modifiables par l’utilisateur. Ces statuts sont :
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4.1. l'onglet "Suivi" du module "Commande Fournisseur"
Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le Commande Fournisseur dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.
5. La Toolbar du module "Commande Fournisseur" 
Il s'L'onglet de suivi est une boite a onglet comprenant:
- Les lignes de la commande
- Les réceptions de la commande
- Les contrôles de la commande
- Les factures de la commande
- les avoirs de la commande
- Les Non conformités liés a la commande
Un double clique sur les lignes de la boite à onglet entrainera l'ouverture du module lié, filtré sur la commande.
5. La Toolbar du module "Commande Fournisseur"
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des commandes.
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5.2. Dupliquer de la fiche "Commande Fournisseur"
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Cette fonctionnalité permet de dupliquer la commande fournisseur entête et lignes sur une nouvelle commande, seul l'année, le N° CDE, la date cmde et la date de création sont mis a jours et la check box Validée sera vide.
5.3. Fournisseur de la fiche "Commande Fournisseur"
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Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le Commande Fournisseur en cours.
8.2. Impression du module "Commande Fournisseur"
Il s'agit des éditions disponibles.
Commande Fournisseur en cours.
8.2. Impression du module "Commande Fournisseur"
Il s'agit des éditions disponibles.
9. Gestion des commandes ouvertes (optionnel)
Il permet la gestion et le suivi simplifié des commandes ouvertes. La commande ouverte se caractérise comme un « contrat – commande » où l’on définit pour une période donnée un volume d’achat à un prix déterminé.
Ensuite les commandes fermes sont rattachées à cette commande ouverte de manière à suivre en temps réel le comparatif entre la promesse d’achat et les achats réellement effectués.
9.1 Postulats
Une commande ouverte est définie sur une période donnée, bornes incluses.
Il est possible de définir plusieurs commandes ouvertes pour un même fournisseur et une même fourniture dès lors qu’il n’existe pas de chevauchement de période.
Ex : fournisseur DURANT, matière XC48. On pourra définir des commandes ouvertes comme suit : CMDE1 pour DURANT du 20/09/2013 au 31/12/2013, Matière XC48, qté 6 tonnes à 15€ /Kg CMDE2 pour DURANT du 01/01/2014 au 31/12/2014, Matière XC48, qté 15 tonnes à 13€ /Kg |
|---|
On NE pourra PAS faire comme dans l’exemple ci dessous, car il existe un chevauchement de période.
CMDE1 pour DURANT du 20/09/2013 au 31/12/2013, Matière XC48, qté 6 tonnes à 15€ /Kg
CMDE2 pour DURANT du 15/12/2013 au 31/12/2014, Matière XC48, qté 15 tonnes à 13€ /Kg
Accès
Pour accéder à la gestion des commandes ouvertes il suffit d’aller dans le module « Commande fournisseur »
9.2 La commande ouverte
Une commande ouverte se créée comme une commande fournisseur classique. Créez l’entête, puis cochez « Commande ouverte »
Renseignez ensuite les bornes de validité. Vous devez ensuite « activer » la commande ouverte pour que le moteur de recherche de prix sélectionne les prix de la commande ouverte pour l’initialisation des commandes fermes s’y rattachant.
Il est également possible de dupliquer une commande ouverte, pour par exemple, la reconduire sur une autre période.
La gestion des lignes de la commande ouverte se fait de la même manière que pour une commande ferme. La seule différence est liée au postulat décrit plus haut « Il est possible de définir plusieurs commandes ouvertes pour un même fournisseur et une même fourniture dès lors qu’il n’existe pas de chevauchement de période. »
Ainsi l’écran de choix ne fait apparaitre que les fournitures non présentes dans la commande ouverte.
Fonctionnement général :
Il est possible de valider, de faire des avenants et d’envoyer une commande ouverte (fonctionnement identique à une commande ferme)
Il n’est pas possible de réceptionner ou de facturer une commande ouverte
Nota : Dès lors qu’une commande (ferme ou ouverte) possède des lignes, il n’est plus possible de modifier le caractère « Commande ouverte ».
9.3 Le moteur de recherche de prix
Pour la gestion des commandes ouvertes, le moteur de recherche de prix a été modifié.
Les critères de recherche de la ligne de la commande ferme dans la ligne de la commande ouverte sont : le fournisseur, la fourniture et la date de livraison. Celle-ci doit être comprise entre les bornes de validité de la commande ouverte (défini sur l’entête).
La recherche du prix
Le prix renseigné sur la commande ouverte est prioritaire. S’il n’existe pas de commande ouverte pour la fourniture alors c’est le catalogue de prix qui fait foi (fonctionnement actuel).
L’affectation de la commande ferme à la commande ouverte
Le moteur de recherche de prix possède également une autre fonctionnalité, il affecte automatiquement la ligne de commande ferme à la ligne commande ouverte lui correspondant de manière à automatiser le suivi (voir suivi de la commande ouverte).
9.4. Le suivi de la commande ouverte
Le suivi des commandes ouvertes se réalise au travers d’un écran synthétique. La partie du haut permet de voir l’ensemble des lignes des commandes ouvertes. La partie du bas permet de voir l’ensemble des lignes de commandes fermes se rattachant à la ligne de la commande ouverte sélectionnée dans la partie supérieure.
Accès au suivi des commandes ouvertes
Il est possible d’accéder à cet utilitaire de trois manières différentes :
- Suivi global
Depuis le menu sélectionnez « Suivi commandes ouvertes » dans le menu Outils. Vous avez accès à l’intégralité des commandes ouvertes.
- Suivi à la ligne
Cliquez sur le bouton 
présent sur la ligne de la commande ouverte. Cette fois-ci vous avez accès uniquement à la ligne de la commande ouverte.
9.5 Affecter cmde ouverte
Disponible dans le Menu Liens. Les outils d’affectation permettent de rattacher une ligne de commande ferme à une ligne de commande ouverte.
Il existe trois possibilités de rattacher une commande ferme à une commande ouverte :
- Le moteur de recherche de prix: voir le paragraphe intitulé « Le moteur de recherche de prix »
- Affectation unitaire : Lors de la création d’une commande ferme, par création manuelle ou écran de basculement vous avez la possibilité de sélectionner une ligne de commande ouverte correspondant à la fourniture et au fournisseur sélectionné.
- Affectation en masse Menu Liens → affecter cmde ouverte :
1) sélectionnez la ligne de commande ouverte.
2) Une fois sélectionnée, la grille de gauche se charge des commandes fermes du fournisseur et de la fourniture de la commande ouverte.
3) Sélectionnez et basculez à droite les lignes à rattacher.
