Table of Contents
1. Introduction
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Ce module permet de gérer les données de vos Commandes Fournisseurs et d'avoir les informations rattachées directement accessibles.
Parmi ces informations :
- Créations de commandes,
- Avenants,
- Relances,
- Réceptions,
- Contrôles,
- Factures et Avoirs.
2. Les codificateurs du module Commande Fournisseur
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Avant d'aborder la notion de commande Fournisseur, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion commandes.
Parmi ces codificateurs, on note :
3. L'écran principal Commandes Fournisseurs
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Cet écran permet de saisir les informations du Commande Fournisseur : Codifié avec l’année et un numéro incrémental (N° CDI : réinitialisé à 1 chaque année), l’entête contient toutes les informations relatives à la commande
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DANS TOUT CE QUI SUIT, SAUF PRECISION, LE MOT FOURNITURES VOUDRA DIRE COMPOSANT, MATIERE, CONSOMMABLE OU OUTILLAGE.
4. Les Onglets
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4.1. l'onglet "Suivi" du module "Commande Fournisseur"
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Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le Commande Fournisseur dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.
5. La Toolbar du module "Commande Fournisseur" 
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Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des commandes.
5.1. La création manuelles de la fiche "Commande Fournisseur"
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La création d’une commande manuelle passe par la création de l’entête puis des différentes lignes.
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Il est aussi possible de créer une ligne de commande portant sur une «fourniture sans référence». Il suffit donc de choisir dans le tableau de sélection la ligne «SANS REFERENCE». Toutes les informations relatives à la ligne de commande sont donc à saisir. Il n’y a aucun suivi en terme de stock, mais toute la traçabilité est assurée, y compris le transfert comptable. De plus, votre achat peut être affecté à un OF et/ou centre de frais. Dans le cas où il est affecté à un OF, le cout de la commande remontera automatiquement sur le bilan de fabrication de l’OF (voir Module Bilan)
5.2. Dupliquer de la fiche "Commande Fournisseur"
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5.
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3. Fournisseur de la fiche "Commande Fournisseur"
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5.4. Supprimer de la fiche "Commande Fournisseur"
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5.5. Livré par de la fiche "Commande Fournisseur"
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5.6. Les notes de la fiche "Commande Fournisseur"
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Cette action permet la saisie de tous commentaires relatif au Commande Fournisseur
5.7. Fichiers liés de la fiche "Commande Fournisseur"
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5.8. Journal de la fiche "Commande Fournisseur"
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6. Les Actions de la Fiche "Commande Fournisseur"
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6.1 Solder Livraison/Facturation de la fiche "Commande Fournisseur"
Il vous est possible ici de solder en livraison et ou en facturation, l’ensemble de la commande (cela soldera toutes les lignes).
Cela peut être utile pour mettre au statut facturé toutes vos demandes d’appros livrées.
6.2 Créer avenant de la fiche "Commande Fournisseur"
6.4 Basculer de la fiche "Commande Fournisseur"
La création manuelle de commande est une solution mais elle reste indépendante de la production. Les quantités ne sont pas issues d’un quelconque besoin et les délais d’approvisionnement sont laissés à la libre appréciation de l’acheteur. Hélios propose donc une solution rationnelle pour commander ses fournitures. C’est la fonction «Basculer». Elle propose la liste de tous les achats avec les quantités liées au besoin, les formats indispensables, les délais à respecter, …Il est donc possible de commander en réponse aux demandes d’achats issues :
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Nous vous conseillons de lancer répondre oui à cette question au moins une fois par jour.
6.4.1 Ecran de basculement
Dans tous les cas décrits ci-dessus, la logique d’achat est la même.
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Les données sont récupérées parmi les infos saisies dans le Module Fournisseurs. Sinon, pour connaître les liens associés à chaque fourniture, il suffit de double cliquer sur la ligne ; la liste apparaît et vous devez choisir le lien à suivre. Ce lien vous initialise alors le fournisseur de la commande.
6.4.1.2 Restriction des fournitures par fournisseur et priorité :
Avant de cliquer sur 
pour restreindre la liste des fournitures à acheter, il faut impérativement définir sa stratégie d’achat.
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- La possibilité d’acheter la fourniture même s’il n’existe pas de lien avec ce fournisseur. Dans ce cas il faut décocher «restreindre priorité» et la liste n’est pas filtrée. Cependant Hélios ne remonte que la quantité à commander ; il ne connaît pas les autres informations. Helios pourra néanmoins créer ce lien fournisseur-fourniture automatiquement (voir Module Paramétrage Commandes Fournisseurs) lors de l’envoi de la commande.
- La possibilité d’acheter s’il existe au moins un lien, quel que soit le niveau de priorité.
- La possibilité d’acheter uniquement suivant la priorité numéro 1.
6.4.1.3 Sélection des besoins
La sélections des besoins a passer en commande pour le fournisseur choisi se fait en cliquant sur : 
.
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Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur exécuter les besoins en appro-client ainsi que les besoins propres pour lesquels le client fournisseur possède un lien, remontent.
6.4.1.4 Fusion de lignes et commande au format :
Une fois la liste filtrée, Hélios propose la liste de fournitures et récupère la notion de commande au format. Vous pouvez alors modifier cette information ou bien demander la fusion de plusieurs lignes par l’icône 
. Il suffit alors d’ouvrir le bouton 
pour revisualiser les formats et ainsi sélectionner celui choisi. Hélios calcule alors le nombre de formats « fournisseurs » nécessaires au total des lignes fusionnées en respectant les contraintes de formats liées à l’article, le résultat est écrit dans le champ qté cmdée. On peut aussi si l’on souhaite venir modifier la qté commandée par rapport à celle calculée par Helios, de plus on peut également saisir un format différent de celui choisit et faire calculer le nombre de formats nécessaires pour les besoins par l’icône proche de la qté cmdée 
.
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Exemple :
- Cas 1 : Si pas de planification Date livraison = Date besoin OF (Date de début OF) – Transit Sinon Si Date planifiée début OF < Date début OF Date livraison = Date début planifiée OF – Transit Sinon Date livraison = Date besoin OF (Date de début OF) – Transit - Cas 2 : Négocier date livraison avec le fournisseur Si ok Retour dans cas 1 Sinon Action commerciale (date livraison avec client) ou décalage planification - Cas 3, 4, 5 : Date livraison = aujourd’hui + délai (de la tranche du catalogue sinon du format sinon de la priorité choisie) |
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6.4.1.5 Création de la ligne et envoi :
Basculer la ou les lignes et Hélios génèrera automatiquement une commande avec toutes les lignes basculées.
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Les autres types de commande (manuelle, Basculer demande d’appro et Basculer PDP) génèrent de l’encours non réservé, c'est-à-dire à disposition du premier demandeur. Si ce n’est pas celui d’origine, l’organisation de l’entreprise conduira naturellement à une nouvelle génération du besoin. Par exemple un nouveau PDP qui ne retrouverait plus l’achat « anticipé » émettrait un nouveau besoin (voir Module PDP).
6.4.2 Basculement en commande d’un appel d’offre
Depuis le module Appels d’Offre, il est possible de basculer en commande l’offre d’un fournisseur. Pour sélectionner le fournisseur auquel vous souhaitez passer une commande pour une fourniture donnée, cliquez dans la colonne « Sélection ».
Il existe également un mode de sélection automatique des fournisseurs selon le critère meilleur prix / meilleur délai. Voir Module Appels d’Offre
6.5 Valider cmde de la fiche "Commande Fournisseur"
L'action Valider commande permet de valider en masse des commandes fournisseurs avec un écran de basculement qui valide les commandes basculées par le nom de la personne connecté..
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Les autres types de commande (manuelle, Basculer demande d’appro et Basculer PDP) génèrent de l’encours non réservé, c'est-à-dire à disposition du premier demandeur. Si ce n’est pas celui d’origine, l’organisation de l’entreprise conduira naturellement à une nouvelle génération du besoin. Par exemple un nouveau PDP qui ne retrouverait plus l’achat « anticipé » émettrait un nouveau besoin (voir Module PDP).
6.6 Passer de la fiche "Commande Fournisseur"
L'action Passer permet d'envoyer la commande fournisseur.
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L’envoi peut être bloqué par paramétrage en fonction de la validation de la commande (voir paramétrage du module),
6.7 Accusés de réception de la fiche "Commande Fournisseur"
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7. Les liens du module "Commande Fournisseur"
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Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « Commandes Fournisseurs »
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7.1.
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6.2. Les contacts de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur
6.3. Les Compétences de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur
6.4. Les Procédés de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur
6.5. Gestion des contrats en fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur
6.5.1 Création d'un contrat V.5. La Commandes Fournisseur
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Recaler du module "Commande Fournisseur"
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Cette option de menu permet lorsqu’une ligne de commande est « en cours » de venir modifier la date de livraison et/ou la date recalée de la ligne sans créer d’avenant à la commande si l'option n'est pas coché.
Dans l’écran de basculement, on peut sélectionner une commande et renseigner à toutes les lignes une nouvelle date de livraison en l’écrivant au-dessus la grille, et même forcer certaines lignes à une date de livraison différente en la renseignant directement dans la grille.
Le basculement des lignes vers la droite validera ses modifications de date.
Le fonctionnement de l’écran est identique dans le cas d’une modification de date recalée.
7.2. Historique avenant de la fiche "Commande Fournisseur" 
7.3. Adresses de la fiche "Commande Fournisseur"
7.4. Réception du module "Commande Fournisseur"
7.5. Contrôle du module "Commande Fournisseur"
L’étape de contrôle n’est pas obligatoire. Lorsqu’elle l’est, c’est elle qui bloque automatiquement l’entrée en stock. La quantité commandée est toujours considérée comme en commande.
Il suffit alors d'effectuer une création dans l’écran des contrôles et Hélios proposera la liste des lignes réceptionnées, quel que soit le fournisseur, pour en assurer le contrôle.
- Pour chacun des éléments à contrôler vous trouverez le risque d’avoir au moins N pièce(s) rebutée(s), ce risque est fonction du pourcentage de rebut du fournisseur ainsi que de la quantité livrée (tout le calcul est basé sur des lois probabiliste : loi binomiale, poisson … ). Cela permet de mettre en alerte les contrôleurs de la possibilité de présence de pièces livrées défectueuses. Cet affichage est paramétrable (Voir paramétrage du module).
- Une gestion de l’échantillon : elle permet de définir la taille de l’échantillon représentatif dans lequel sera déterminé le nombre de litige (définition des types de prélèvement (Module Composants et Matières)
- Une aide à la décision vous indiquera le nombre de litige parmi l’échantillon représentatif. Si le nombre de litige est supérieur ou égal à celui indiqué il est préférable de mettre tout le lot en litige
Il est impératif de saisir la quantité bonne (initialisée par Hélios) ou la quantité rebutée. Cette quantité rebutée vous permettra d’ouvrir une non-conformité Achat. Cette quantité est une quantité de « format », un format étant pour Hélios soit bon soit mauvais. L’ouverture de cette non-conformité peut être automatique et un message Agora d’avertissement peut être émis (Voir paramétrage du module).
Comme dans le paragraphe précédent, Hélios vérifie en fonction des quantités rebutées la faisabilité des pièces à l’origine des besoins. Même remarque sur le calcul des valorisations d’entrées de stock.
* Entrée en stock :
A ce niveau, seul le paramétrage du module intervient sur l’automatisation de l’entrée en stock.
Si l’intégration n’est pas automatique, il suffit alors de lancer la fonction «INTEGRATION» qui proposera la liste des fournitures à entrer en stock et de les entrer manuellement par basculement d’écran.
7.6. Facturation du module "Commande Fournisseur"
7.7. EDI du module "Commande Fournisseur"
7.8. Affecter commande ouverte du module "Commande Fournisseur"
7.9. Intégration du module "Commande Fournisseur"
7.10. Gestion documentaire de la fiche "Commande Fournisseur"
8. Les outils du module "Commande Fournisseur"
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8.1. Envoyer par Agora du module "Commande Fournisseur"
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Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le Commande Fournisseur en cours.
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8.2. Impression du module "Commande Fournisseur"
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Il s'agit des éditions disponibles.
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