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1. Ergonomie de l’interface Helios H3 
1.1. Ecran de Connexion
Depuis l’écran de connexion il est possible de configurer le serveur et le port du service Helios ERP afin d’accédé aux bases de données (Alias). Si le serveur et le port sont suivi d’un rond vert la connexion est effectuée.
L’opérateur pour s’identifier doit entrer son code employé et son mot de passe. Il est possible dans Helios ERP d’utiliser un autre moyen de connexion qui est l’active directory afin que l’opérateur n’ai pas à saisir de code et mot de passe car cela est géré avec la session Windows après paramétrage dans le module PERSONNEL.
Cet écran enfin permettra de choisir si l’opérateur en a la possibilité un accès Full Helios ERP ou un accès Pilote d’atelier.
La fonctionnalité se souvenir de moi permettra de sauvegarder le dernier code utilisateur utilisé.
1.2. Le Menu
1.3. Ecran type d'une applications Helios ERP H3
Éléments communs à tous les modules
La plupart des modules sont des modules de gestion de données : Gestion des clients, des fournisseurs, des commandes, ... Ils ont tous les mêmes fonctions de base, plus quelques fonctions qui leur sont propres (qui seront détaillées dans les modules concernés).
Chaque module est constitué d’un écran principal et éventuellement d’un ou plusieurs écrans secondaires ou onglets.
Chaque fiche ou donnée est identifiée par un code unique. Helios ERP affecte lui-même ces codes lors de la création des fiches. Ces codes sont numériques et commencent tous par 1, pour la première donnée enregistrée.
Dans Helios ERP(H3) les écrans principaux des modules sont composés principalement :
- d’une liste d’élément du module sur la droite,
- d’un formulaire ou entête en haut à droite,
- et de l’affichage d’un onglet sélectionné en bas à droite.
Il est possible en fonction du positionnement du curseur en haut à gauche :
- Afficher uniquement la liste des éléments :
- Afficher uniquement le formulaire :
- Afficher les deux par défaut.
1.4. Ecran de suivi
Il existe aussi des écrans de suivi qui sont présenté sous la forme d’une grille de résultat avec des filtres de chargement à gauche.
1.5. Navigation entre les écrans
Il est possible de basculer entre les fenêtres H2 et H3 avec l’ajout dans les écrans H3 d’une liste de boutons pour chaque fenêtre ouverte.
La fenêtre active correspond au bouton en surbrillance dans la liste.
Lors du passage de la souris sur les boutons, le système affiche en miniature l’écran correspondant afin de faciliter la sélection de la fenêtre.
Il est également possible dans certains modules d’ouvrir des modules préfiltrés avec des doubles clics dans les onglets.
1.6. Déplacements, Filtres
* Les déplacements :
A l’ouverture, Helios ERP (H3) charge aléatoirement 50 lignes Pour des raisons évidentes de performance. Il ne charge les autres informations que si c’est nécessaire lors du défilement de la scrollbar verticale
* Le filtre :
Il permet de sélectionner des données et de se déplacer sur ces données sélectionnées.
Pour actionner un filtre il faut sélectionner un champ de l’interface (champ filtrant) afin de saisir une donnée ou il est possible de cliquer sur la colonne pour trier par ordre croissant ou décroissant
Il suffit de sélectionner un des enregistrements présents dans la liste pour afficher les données dans la fiche du module.
Une fois le filtre activé l’icône change 
. Il suffit de cliquer dessus pour supprimer le filtre.
Cette notion de filtre est très importante car elle permet d’isoler certains enregistrements. Ces données sont alors localement restreintes (sur le poste uniquement) et Helios ERP(H3) « réagit » en fonction de ces données. En effet, les recherches sont réduites à cette liste mais aussi et surtout les états s’adaptent automatiquement.
Pour les écrans préfiltrés il est possible de supprimer le filtre appliqué à l’ouverture de l’écran Helios ERP H3 en cliquant sur l’icône.
Par exemple, un état Helios ERP(H3) vous propose la liste des livraisons du mois. Il est trié par client mais comporte tous les clients. Si vous voulez la liste des livraisons du mois pour un client donné, il vous suffit de poser un filtre sur le client et de lancer l’état. Il n’est pas nécessaire de faire un état supplémentaire.
De plus, vous pouvez faire des filtres avancés depuis l’écran des recherches. Ce sont des filtres qui peuvent contenir plusieurs critères (convertis en langage SQL) et que vous pouvez enregistrer. Ils sont alors utilisables par tous les utilisateurs depuis n’importe quel poste.
De même, il est possible de convertir une recherche en filtre (en utilisant le symbole de l’entonnoir depuis la fenêtre de recherche) et bénéficier ainsi de critères différents de ceux du filtre classique posé sur l’interface principale. Il est notamment possible de faire une recherche sur la liste de toutes les lignes de commandes fournisseurs portant sur un composant donné.
1.7. Personnalisation de la grille (liste des données)
L’ensemble des grilles paramétrable dans le designer peuvent être redéfinie dans Helios ERP(H3) pour chaque opérateur.
L’option personnaliser sous l’export de donnée de la grille
Permet d’ouvrir un écran de personnalisation de la grille qui permettra de cacher ou déplacer une colonne de la grille
Si l’opérateur clique sur l’œil il pourra cacher la colonne (
)
Si l’opérateur clique sur l’entête de la colonne et positionne le curseur sur une intersection de colonne celle-ci devient bleu et le curseur prend la forme d’une main. L’opérateur clique sur l’intersection souhaité et la colonne sélectionné sera déplacée.
1.8. Export de la grille
L’ensemble des grilles peuvent être exporter au Format Csv ou XLSX
Cet export dépend donc de la personnalisation et des filtres utilisés au préalable.
1.9. Ecran de basculement
Les écrans de basculement permettent de sélectionner une ou plusieurs lignes avant de valider massivement l’action en cours. Ils sont par exemple utilisés pour la création d’une commande, de liens documentaires, ….
Chaque écran de basculement se compose de 2 grilles :
- A gauche, la grille représente tout ce qu’il est possible de basculer par rapport à l’action en cours.
- A droite : la grille représente l’ensemble des lignes basculées.
Pour basculer des lignes :
- Les écrans de basculement H3 sont dynamique, après la sélection des lignes il faudra faire un glisser déposer pour voir apparaitre les boutons de déplacement.
2.0. Menus contextuels
Dans Helios ERP(H3), il est possible d’intervenir sur chacun des modules de plusieurs façons :
- Par les menus Fiche/Lien/Outil
- Par un clic droit avec la souris sur l’interface (*)
- Par la toolbar fonctionnels (**)
- Par les indicateurs
Remarques :
(*) : Affiche les menus flaggé en favori afin d’avoir un accès rapide.
Ajout menu via l’activation de l’étoile par un clic en début de menu :
Clic droit sur une ligne :
(**) : donnent accès uniquement aux fonctions créer, modifier, supprimer, fichier liée, archivage. L’icône « dupliquer » permet de dupliquer des données dans les modules dans lesquels cela est possible : articles, gammes, …
Raccourcis clavier
Nouveau : CTRL +N
Supprimer : Suppr
Quitter ou Fermer ou Annuler : Ctrl+Z
Valider : Ctrl+S
Les flèches du clavier permettent de se déplacer sur les fenêtres principales (navigation) de même que les touches début, fin et saut de page (5 en 5).
Pour la recherche dans les grilles et les filtres dans la fenêtre principale on utilise * pour remplacer plusieurs caractères et ? Afin d’en remplacer un seul.
Pour la recherche dans les grilles, le caractère * est automatiquement rajouté en fin de chaîne.
Pour les filtres, si on veut une chaîne de caractères qui en contient une autre, la syntaxe est la suivante ‘*chaine* ou ‘*chaine*’.
2.1. Couleur
Helios ERP(H3) suit toute une codification de couleurs sur les champs et sur les noms des modules ou sous modules.
*Pour les champs :
Tous les champs apparaissent sur un fond :
- Sans fond : le champ est libre.
- Sur fond orange : le champ est obligatoire. Un message d’erreur vous le rappellera en cas d’oubli. Cette notion d’obligation peut être imposée par Manager ou par l’entreprise. Dans ce second cas, l’information n’est pas rétro active, mais toute modification d’enregistrement imposera ce champ.
Pour les modules :
Tous les modules et sous modules sont marqués d’une icône 
pour les modules sans information saisie.
2.2. Aide à la saisie des dates
Tous les champs dates d’Helios ERP(H3) peuvent être saisis directement en indiquant la date dans le champ ou lorsque cela est possible en indiquant le délai avec conversion automatique d’Helios ERP. Helios ERP contrôle lorsque c’est gênant s’il s’agit d’un dimanche ou non (cas de livraisons fournisseurs par exemple).
Cependant, il est aussi possible d’ouvrir un calendrier pour sélectionner ce jour en double cliquant sur le champ date.
2.3. Liens mails et site Web
Les liens mails et sites WEB sont en lien direct avec votre messagerie et votre connexion Internet.
Un clic sur le lien E-MAIL ouvre votre messagerie et initialise le mail avec l’adresse sélectionnée.
Un clic sur le site WEB ouvre Internet et recherche le site sélectionné.
2.4. Insertion de photos
Dans tous les modules des Contacts, des Données Techniques, des Ressources et dans le module Qualité, il vous est possible d’insérer une photo, une image, un logo… sur la fiche associée. Cette fenêtre est très utile pour visualiser les pièces produites, les matières et composants utilisés, les non conformités réalisées, les logos des clients, fournisseurs et sous-traitants, …
Pour insérer une photo, il faut effectuer un drag and drop sur la zone avec le fichier associé ou une clic droit Parcourir afin de sélectionner le fichier via un explorateur.
. L’icône 
permet de supprimer le document visible sur la fenêtre.
Remarques :
Il est possible de visualiser tout document : les photos sont affichées, les autres documents ont leurs icônes associées affichés.
2.5. Info Bulle
Le paramétrage s’effectue dans le Designer pour Helios ERP(H3)
2. Ergonomie de l’interface Helios H2
2.1. Déplacements, Filtres et Recherches
Le système de filtre et de recherche d’HELIOS permet de gérer très simplement le volume d’informations de la base.
...
De même, il est possible de convertir une recherche en filtre (en utilisant le symbole de l’entonnoir depuis la fenêtre de recherche) et bénéficier ainsi de critères différents de ceux du filtre classique posé sur l’interface principale. Il est notamment possible de faire une recherche sur la liste de toutes les lignes de commandes fournisseurs portant sur un composant donné.
2.2. Grilles, sélections multiples et écrans de basculement
Helios ERP(H2) comporte dans chaque module une ou plusieurs grilles. Ces grilles peuvent être des grilles de recherches ou plus simplement des grilles de présentation d’informations, notamment pour les modules répartis en entête et lignes, comme les commandes.
...
Cet export dépend donc de la recherche et des filtres utilisés au préalable.
2.3. Fenêtres de recherches
Ces fenêtres de recherches permettent de retrouver rapidement des informations dans chacun des modules. Elles permettent de visualiser l’ensemble des données du module et de les rechercher efficacement :
...
3) Ces fenêtres ont la possibilité d’être agrandies au maximum en cliquant sur le bouton 
2.4. Grilles de présentation d’informations
Analogues aux fenêtres de recherches, elles permettent de retrouver rapidement des informations depuis l’entête d’un module et d’ouvrir les lignes en s’y positionnant dessus grâce à un double click.
2.5. Ecrans de basculement
Les écrans de basculement permettent de sélectionner une ou plusieurs lignes avant de valider massivement l’action en cours. Ils sont par exemple utilisés pour la création d’une commande, de liens documentaires, ….
...
Pour cela, il suffit d’utiliser le bouton 
.
2.6. Menus contextuels
Dans Helios ERP(H2), il est possible d’intervenir sur chacun des modules de plusieurs façons :
...
(**) : donnent accès uniquement aux fonctions créer, modifier, supprimer. L’icône « dupliquer » permet de dupliquer des données dans les modules dans lesquels cela est possible : articles, gammes, …
2.7. Raccourcis clavier
F1 : aide (fichier d’aide pas encore mis à jour)
...
Pour les filtres, si on veut une chaîne de caractères qui en contient une autre, la syntaxe est la suivante ‘*chaine* ou ‘*chaine*’.
2.8. Couleur
Helios ERP(H2) suit toute une codification de couleurs sur les champs et sur les noms des modules ou sous modules.
...
Le principe est le même sauf pour le blanc. En effet, les modules pouvant contenir des informations sont écris en italique (noir si vite, bleu sinon) alors que ceux contenant obligatoirement des informations sont droits.
2.9. Aide à la saisie des dates
Tous les champs dates d’Helios ERP(H2) peuvent être saisis directement en indiquant la date dans le champ ou lorsque cela est possible en indiquant le délai avec conversion automatique d’Helios ERP. Helios ERP(H2) contrôle lorsque c’est gênant s’il s’agit d’un dimanche ou non (cas de livraisons fournisseurs par exemple).
Cependant, il est aussi possible d’ouvrir un calendrier pour sélectionner ce jour en double cliquant sur le champ date.
3.0. Liens mails et site Web
Les liens mails et sites WEB sont en lien direct avec votre messagerie et votre connexion Internet.
...
Un clic sur le site WEB ouvre Internet et recherche le site sélectionné.
3.1. Insertion de photos
Dans tous les modules des Contacts, des Données Techniques, des Ressources et dans le module Qualité, il vous est impossible d’insérer une photo, une image, un logo… sur la fiche associée. Cette fenêtre est très utile pour visualiser les pièces produites, les matières et composants utilisés, les non conformités réalisées, les logos des clients, fournisseurs et sous-traitants, …
...
Il est possible de visualiser tout document : les photos sont affichées, les autres documents ont leurs icônes associées affichés.
3.2. Info Bulle
Sur chaque écran d’Helios ERP(H2), il est possible d’avoir une bulle d’aide sur chaque bouton de l’écran en plaçant la souris dessus. Pour cela, il faut activer l’option : Activation de la bulle d’aide, du Module Paramétrage – Initialisations des droits.
3.3. Aide
Depuis toutes les fenêtres Helios, vous pouvez avoir l’accès à l’aide en cliquant sur la droite des écrans sur : 
. Cette aide reprend sous format PDF, l’ensemble de la documentation technique du logiciel, elle est décomposée par module. Un simple clic sur le nom du module, et la documentation associée s’ouvre.
3. Hiérarchisation des informations
3.1. Paramétrages des modules
Comme décrit dans chacun des modules, Helios ERP autorise un paramétrage plus ou moins conséquent sur le module. Ce paramétrage peut permettre de mettre en place :
...
Tous ces paramétrages sont accessibles, en fonction des droits de l’utilisateur, depuis le Module PARAMETRAGE en choisissant le module à personnaliser.
3.2. Codifications et menus déroulants
Toutes les fenêtres d’Helios ERP contiennent des menus déroulants. Ceux-ci sont en fait gérés par des tables contenant toutes les données sélectionnables.
...
Les codifications liées aux modules sont aussi accessibles depuis l’entête de ceux-ci.
4. Paramétrages Systèmes
Les 8 codifications primordiales à réalisées avant le démarrage :
- 4 vitales sans elles le logiciel ne fonctionne pas (rouge)
- 4 à compléter (orange)
4.1. Sociétés
Le menu Codifications/Sociétés permet de définir la société propriétaire du logiciel ainsi que toutes les autres qui doivent être gérées par Helios ERP dans le cadre du multi sociétés. Elles devront être identifiées dans les modules commandes clients, commandes fournisseurs, ST, …
...
De plus, le logo de l’entreprise est à placer dans la zone photo, l’adresse de votre société et ses informations juridiques remonteront ensuite sur tous les états. En outre, la définition du calendrier annuel donne les jours d’ouverture de votre entreprise à Helios ERP, c’est sur ce calendrier qu’Helios ERP jalonnera vos OFs.
4.2. Monnaies
Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.
...
Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.
4.3. TVA
Création des types de TVA et du taux associé. Elles servent pour toutes les factures (Clients / Fournisseurs / ST etc…)
4.4. Mode de règlement
La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :
...
Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.
4.5. Calendrier annuel
Il indique les jours d’ouverture de l’entreprise.
4.6. Calendrier cyclique
Il permet de gérer les horaires des salariés et des machines semaine par semaine avec en particulier celles des changements d’équipe.
4.7. Jours chômés
Jour de fermetures de l’entreprise comme par exemple les ponts et les vacances d’été.
4.8. Classification
Permet de gérer les droits des groupes d’utilisateurs dans la gestion des accès. Il est fondamental de bien segmenter et de bien nommer les classifications en fonction de la future gestion des droits d’accès.
5. Agora : Gestionnaire des tâches
5.1 Objectifs du module
Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.
5.2 Ecran principal
L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception
.
5.3. Ecrans secondaires
5.3.1. Création d’un élément
Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous-traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dès la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
- En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.
5.3.2. Eléments envoyés
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.
5.3.3. Boite de réception
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
...
De plus, depuis votre boite de réception, vous pourrez transférer l’élément vers un autre destinataire.
5.3.4. Fonctions Lire, Modifier et Supprimer
Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis la boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.
6. Les traitements
Helios ERP effectue parfois des traitements complexes qui peuvent concerner un grand nombre de données et donc prendre un peu de temps. Si des erreurs ou un «Plantage» surviennent, Helios ERP se ferme et les données seront retrouvées dans l’état où elles étaient avant le traitement qui n’a pu se terminer. Plus que tout autre logiciel, une GPAO ne supporte pas que l’on éteigne brusquement l’ordinateur. Si un traitement était en cours, les données ne pourraient pas retrouver leur état d’origine et leur cohérence pourra être altérée.
7. Automates autour d’Helios ERP
Certaines fonctions peuvent être lancées en raccourcis pour, par exemple, être lancées en tâches planifiées depuis le serveur. Elles dépendent de l’accès à la fonctionnalité.
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