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Depuis toutes les fenêtres Helios, vous pouvez avoir l’accès à l’aide en cliquant sur la droite des écrans sur : 
. Cette aide reprend sous format PDF, l’ensemble de la documentation technique du logiciel, elle est décomposée par module. Un simple clic sur le nom du module, et la documentation associée s’ouvre.
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3. Hiérarchisation des informations 
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3.1. Paramétrages des
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modules
Comme décrit dans chacun des modules, Helios ERP autorise un paramétrage plus ou moins conséquent sur le module. Ce paramétrage peut permettre de mettre en place :
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Tous ces paramétrages sont accessibles, en fonction des droits de l’utilisateur, depuis le Module PARAMETRAGE en choisissant le module à personnaliser.
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3.2. Codifications et menus déroulants
Toutes les fenêtres d’Helios ERP contiennent des menus déroulants. Ceux-ci sont en fait gérés par des tables contenant toutes les données sélectionnables.
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Les codifications liées aux modules sont aussi accessibles depuis l’entête de ceux-ci.
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4. Paramétrages Systèmes
Les 8 codifications primordiales à réalisées avant le démarrage :
- 4 vitales sans elles le logiciel ne fonctionne pas (rouge)
- 4 à compléter (orange)
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4.1. Sociétés
Le menu Codifications/Sociétés permet de définir la société propriétaire du logiciel ainsi que toutes les autres qui doivent être gérées par Helios ERP dans le cadre du multi sociétés. Elles devront être identifiées dans les modules commandes clients, commandes fournisseurs, ST, …
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De plus, le logo de l’entreprise est à placer dans la zone photo, l’adresse de votre société et ses informations juridiques remonteront ensuite sur tous les états. En outre, la définition du calendrier annuel donne les jours d’ouverture de votre entreprise à Helios ERP, c’est sur ce calendrier qu’Helios ERP jalonnera vos OFs.
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4.2. Monnaies
Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.
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Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.
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4.3. TVA
Création des types de TVA et du taux associé. Elles servent pour toutes les factures (Clients / Fournisseurs / ST etc…)
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4.4.
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Mode de règlement
La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :
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Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.
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4.5. Calendrier annuel
Il indique les jours d’ouverture de l’entreprise.
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4.6. Calendrier cyclique
Il permet de gérer les horaires des salariés et des machines semaine par semaine avec en particulier celles des changements d’équipe.
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4.7. Jours chômés
Jour de fermetures de l’entreprise comme par exemple les ponts et les vacances d’été.
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4.8. Classification
Permet de gérer les droits des groupes d’utilisateurs dans la gestion des accès. Il est fondamental de bien segmenter et de bien nommer les classifications en fonction de la future gestion des droits d’accès.
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5. Agora : Gestionnaire des tâches
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5.1 Objectifs du module
Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.
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5.2 Ecran principal
L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception
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5.3 Ecrans secondaires
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5.3.1 Création d’un élément
Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous-traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dès la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
- En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.
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5.3.2 Eléments envoyés
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.
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5.3.3 Boite de réception
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
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De plus, depuis votre boite de réception, vous pourrez transférer l’élément vers un autre destinataire.
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5.3.4 Fonctions Lire, Modifier et Supprimer
Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis la boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.
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6. Les traitements
Helios ERP effectue parfois des traitements complexes qui peuvent concerner un grand nombre de données et donc prendre un peu de temps. Si des erreurs ou un «Plantage» surviennent, Helios ERP se ferme et les données seront retrouvées dans l’état où elles étaient avant le traitement qui n’a pu se terminer. Plus que tout autre logiciel, une GPAO ne supporte pas que l’on éteigne brusquement l’ordinateur. Si un traitement était en cours, les données ne pourraient pas retrouver leur état d’origine et leur cohérence pourra être altérée.
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7. Automates autour d’Helios ERP
Certaines fonctions peuvent être lancées en raccourcis pour, par exemple, être lancées en tâches planifiées depuis le serveur. Elles dépendent de l’accès à la fonctionnalité.
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