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Cet écran permet de saisir les informations du client : Code interne alphanumérique, Raison sociale, Complément de nom, Adresse principale… Il permet aussi de saisir les caractéristiques de votre société*.
*En effet, un client de code « 0 » est créé lors de l'installation et ne peut pas être supprimé. Il sert à saisir les caractéristiques administratives de votre entreprise, ses coordonnées, ses contacts…. Toutes les informations qu'il est possible de saisir pour un client standard sont saisissables. Il sert notamment à produire des articles pour le stock ou à gérer l'activité interne non commerciale. L'extension à la qualité permet de gérer vos procédés, vos agréments et vos compétences internes. |
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Lorsqu'un client est créé lors de la création d'un devis, il est typé Prospect, il devient Client lors de la validation du devis et dupassage en commande.
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Règle de recherche du prix lors de la création de la commande :
Si le client possède un contrat actif sur l'article (voir Gestion des contrats), c'est le contrat qui prévaut.
Si le traitement ne trouve pas de contrat actif ou si le prix est à 0 alors c'est la stratégie tarifaire qui est utilisée.
Cas 1 : Sans contrat applicable : | Cas 2 : avec contrat |
La Zone permet d'attribuer le secteur géographique du client, pour être exploité par les commerciaux en gestion commerciale et pour regrouper les clients et les données par secteur géographique. Elle est à choisir parmi celles créées dans le Module Paramétrage/Codifications/Clients/Zones.
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L'identifiant EDI GreenLoop : Un fichier EDI « AERO » peut contenir le prévisionnel de plusieurs entités ou sociétés d'un même groupe lié par un contrat de vente, cet identifiant est utilisé lorsque le fichier EDI à intégrer comporte le prévisionnel de plusieurs sociétés d'un même groupe, il permet d'identifier le groupe concerné.
Les sociétés identifiées dans le fichier doivent exister comme client dans Hélios ERP. Par exemple si le groupe possède 5 sociétés alors le fichier EDI émis par le groupe contient le prévisionnel des 5 sociétés ou entités. Chaque entité identifiée passe les commandes qui viendront décrémenter le prévisionnel global transmis par le fichier EDI.
Pour les configurations EDI, il faut se reporter au document HII_EDI.pdf ou aux documents livrés avec l'application. |
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Le champ « Votre n°de fournisseur » est le code que le client vous attribue dans son système informatique qui est éditable par exemple depuis les Bons de Livraison ou depuis les factures ( il est possible de définir un numéro de fournisseur par adresse de facturation).
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Il est possible de choisir si le client bénéficie du calcul d'un OTD par le Module Bilan. Si oui, il faut définir sa plage de tolérance en retard, à l'heure, en avance par les bornes min et bornes max. Exemple borne min=7, borne max=2, cela signifie que je peux livrer 7 jours à l'avance et 2 jours en retard, si je livre dans cette fenêtre l'OTD sera de 1.
L'OTD (On Time Delivery) correspond au nombre de commandes livrées à l'heure sur le nombre total de commandes à livrer pour une période donnée. * Cet indicateur mesure la ponctualité des entreprises (fournisseurs, sous-traitants, sites de production, etc.) en regard des commandes à livrer. |
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La zone « Contri env » permet de définir le pourcentage à appliquer sur les factures du client pour calculer le montant de la TGAP*.
TGAP : Taxe Générale sur les Activités Polluantes, la TGAP est une taxe due par les entreprises dont l'activité engendre une pollution* |
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La « Tolérance qté min (%) » et la « Tolérance max (%) » servent à définir une tolérance dans la performance logistique de livraison, elle permet une souplesse dans la livraison d'une commande même si la quantité totale n'est pas livrée. Cela permet de respecter l'indicateur de l'OTD même si la livraison n'est que partielle du moment que la tolérance de quantité est respectée vis-à-vis du client.
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Cet onglet vous permet de définir des états spécifiques au client à imprimer lors de l'envoi d'un devis, d'un BL, d'une facture et d'un avoir….
Ces états sont personnalisables depuis le paramétrage des modules concernés.
Ils peuvent aussi être imprimés sur une imprimante spécifique ou bien sur plusieurs imprimantes, chaque poste pouvant en piloter une par état.
Il est également possible de définir le nombre d'exemplaires nécessaires de chaque état. Par exemple lors de l'impression d'un devis, cela permettra de proposer par défaut le nombre d'exemplaires à éditer.
Les états renseignés pour le client 0 sont vos états personnalisés, applicables à tous les clients dont les états ne sont pas spécifiques.
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Il est également possible de paramétrer par client le mode de création des BL et des factures.
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Les adresses de facturation contiennent les informations comptables (mode de règlement, n° de compte général, n° de compte tiers, journal, type de TVA, TVA CEE, N° acheteur Transfact, conditions de paiement, code pays …).
Le N° de compte tiers est un identifiant unique pour le client (compte de votre client dans la comptabilité), le N° de compte est utilisé en comptabilité pour regrouper des clients, suivant leur secteur d'activité par exemple. Il en va de même avec le n° de section analytique.
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6.2. Les contacts de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS
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Un contrat est valable pour un client ou un groupe de client (Airbus, Dassault...) pour une période donnée. Il doit être actif pour être pris en compte et ceci pour la date de livraison de la commande.
Si pour une date de livraison donnée, il n'existe pas de contrat actif, c'est le contrat actif du client de la commande avec le code contrat le plus élevé qui est pris en compte. S'il s'agit d'une intégration EDI, aucun prix ne sera remonté dans ce cas.
Lors de l'activation d'un contrat, Helios ERP vérifie si les références au contrat n'existent pas déjà sous un autre contrat pour le même client et pour la même période. Si c'est le cas le contrat ne sera pas activé.
Les champs « validé par », « signataire » et le mode de règlement par défaut permettent de renseigner directement les commandes crées par EDI.
Le champ « Validé par le client » est juste une information.
Les types de contrats vont permettre de gérer plusieurs contrats pour un même client qui porteront sur des articles différents. Ex : Contrat chaudronnerie, contrat tôlerie …
Ils peuvent être de type EDI ou NON* (case à cocher).
| *Contrats non EDI : Ils peuvent être renseignés pour des clients non traités en EDI lorsque les tarifs appliqués ne sont pas issus de vos calculs (simulation article, catalogue de prix, gestion tarifaire) car imposés par le client. |
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6.5.1 Création d'un contrat La gestion des CLIENTS
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Il faut sélectionner « Nouveau contrat ». puis sélectionner le client (1) dans la fenêtre qui apparaît et valider (2).
Une fois le client sélectionné, il faut saisir les données de l'entête du contrat.
Puis saisir les données du contrat, Type, N°de contrat, période de validité, remises, mode de règlement , EDI ou Non EDI… 
Remarque : Si un article est géré dans un contrat basé sur les rangs avions les données saisies dans les contrats à date ne seront pas utilisées. |
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Les champs de date sont remplacés par les champs de gestion des rangs (2) et (3) lorsque la case de gestion des rangs est cochée sur l'interface
Puis sélectionner le bouton « Exécuter ».
La liste de articles apparaît dans la liste de gauche (1), saisir le prix des articles pour le contrat et renseigner les zones suivantes, Délai, Transit, lot… puis faire passer dans la liste de droite les articles du contrat via le bouton noté (2).
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Si votre référence est constituée à la fois de besoins (composants – matières) fournis par le client et par votre société, on dira que votre article est géré en appro-partiel.
Pour cela il faut renseigner le type d'appro sur la ligne de contrat : « Appro partiel », le bouton « Appro partiel » s'active, il permet de stocker la nomenclature (à plat) des besoins de l'article et pour chacun des besoins l'approvisionneur qui peut être le client ou le stock propre de la société. Si vous initialisez le type d'appro. en Appro. partiel, une première construction de la configuration en automatique est proposée.
Attention : Le client doit exister comme fournisseur pour gérer l'appro partiel. Une action existe en fiche fournisseur pour créer automatiquement un fournisseur d'après la sélection d'une fiche client.
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Initialisation automatique de la configuration pour la gestion de l'appro. partiel :
Lorsque vous choisissez le type d'appro. « Appro client partiel » une première initialisation est faite suivant la méthode décrite si dessous :
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Exemple:
Si le coût de fabrication d'une famille d'articles a augmenté considérablement au cours de l'année (augmentation du coût de la matière, position de monopole d'un sous-traitant …) vous pouvez alors d'un click (une fois votre catalogue de prix interne recalculé) mettre à jour tous les contrats client possédant un article de cette famille.
Le rafraîchissement des contrats se fait au travers un écran de basculement selon les filtres suivant : N contrat, client, famille article, sous-famille article et code article…
| Attention : c'est une fonction dangereuse car elle remonte les prix du catalogue dans le contrat. Il est important d'autoriser son accès seulement à des personnes ayant une parfaite connaissance de la politique tarifaire vis-à-vis des clients |
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6.5.6. Gestion des remises des contrats La gestion des CLIENTS
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