...

• Les caractéristiques administratives de vos clients et de votre entreprise*,
• Les contacts des clients et de votre entreprise*,
• Les différentes adresses (Raison sociale, Livraisons, Facturation) du client,
• Les extensions « QUALITE » des clients et de votre entreprise*:
  • Les procédés internes du client et de votre entreprise*,
  • Les agréments fournisseurs/sous-traitants,
  • Les compétences du client et de votre entreprise*,
• Les catégories tarifaires et remises applicables aux clients lorsque le client ou son groupe n'est pas associé à un contrat.
• Le suivi commercial avec l'accès possible aux documents commerciaux des clients (Devis, Commande, Livraison, Facture , Avoir, Qualité),
• Les encours comptables des clients,
• La saisie d'évènements : Saisie d'actions commerciales, par exemples, le compte rendu des contacts téléphoniques, les notes, les actions diverses à réaliser en lien avec un ou plusieurs contacts clients.
• La gestion des stocks dédiés via la notion de clients fournisseurs, car un client peut fournir les matières servant à fabriquer le produit qu'il commande, Il faut alors créer une fiche fournisseur pour le client et gérer le stock matière dédié du client (Voir le Module Fournisseur : une action existe pour générer une fiche Fournisseur via l'import d'une fiche Client).

• La gestion des contrats.

2. Les codificateurs en fiche client La gestion des CLIENTS

Avant d'aborder la notion de clients, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Clients.
Parmi ces codificateurs, on note :

• Les Monnaies,

• Les TVA,

• Les Modes de règlement,

• Les Rubriques clients,

• Les Catégories tarifaires,

• Les Zones tarifaires,

• Les Remises,

• Les Groupes d'entreprises,

• Les Types de contrats….

3. L'écran principal Clients La gestion des CLIENTS

Cet écran permet de saisir les informations du client : Code interne alphanumérique, Raison sociale, Complément de nom, Adresse principale… Il permet aussi de saisir les caractéristiques de votre société*.

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La « Tolérance qté min (%) » et la « Tolérance max (%) » servent à définir une tolérance dans la performance logistique de livraison, elle permet une souplesse dans la livraison d'une commande même si la quantité totale n'est pas livrée. Cela permet de respecter l'indicateur de l'OTD même si la livraison n'est que partielle du moment que la tolérance de quantité est respectée vis-à-vis du client.

4. Les Onglets La gestion des CLIENTS

4.1. l'onglet "Fichier" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le client dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.

4.2. L'onglet "Etats personnalisés" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cet onglet vous permet de définir des états spécifiques au client à imprimer lors de l'envoi d'un devis, d'un BL, d'une facture et d'un avoir….
Ces états sont personnalisables depuis le paramétrage des modules concernés.
Ils peuvent aussi être imprimés sur une imprimante spécifique ou bien sur plusieurs imprimantes, chaque poste pouvant en piloter une par état.
Il est également possible de définir le nombre d'exemplaires nécessaires de chaque état. Par exemple lors de l'impression d'un devis, cela permettra de proposer par défaut le nombre d'exemplaires à éditer.
Les états renseignés pour le client 0 sont vos états personnalisés, applicables à tous les clients dont les états ne sont pas spécifiques.

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• Mode 1 facture pour 1 BL : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement le BL.

• Mode 1 facture pour 1 ligne de BL : aucun regroupement n'est effectué. Chaque ligne basculée génèrera une facture d'une ligne.

• Mode 1 facture pour 1 commande : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la commande client.

• Mode 1 facture pour 1 ligne de commande : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la ligne de commande client.

4.3. L'onglet "Personnel" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cet onglet remonte la liste du personnel rattaché au client. Cette liste est mise à jour depuis le module personnel et permet un meilleur suivi commercial.

4.4. L'onglet "EDI" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cet onglet permet de configurer les chemins pour la génération des BL et factures EDI. Voir la documentation HII_EDI.pdf

Avec comme paramétrage l'Identifiant Portail Cloud, la création automatique des collaborations, Recalage des commandes et le Chemin génération Avoir (AirSupply).

4.5. L'onglet "Crédits" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cet onglet permet de visualiser les informations relatives à l'encours du client.

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• Si niveau 1 alors valeur du champ est égale à la Somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est supérieure ou égale à la date du jour,
• Si niveau 2 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé,
• Si niveau 3 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé + valeur du champ commandé dans horizon non livré,
• Si niveau 4 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé + valeur du champ commandé dans horizon non livré + carnet de commande,
• Si niveau 5 Somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est strictement inférieure à la date du jour.

4.6.

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l'onglet "Fournisseur" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Certains clients fournissent les matières et/ou les composants à utiliser pour leurs commandes. Ces commandes sont alors en appro. Client ou en appro. partiel (voir Module Commandes Clients).
Pour ces clients, une fiche fournisseur doit être créée avec un lien vers la fiche client (voir Module Fournisseurs) ; c'est cette fiche que l'on peut consulter en cliquant sur l'onglet Fournisseur.

Dans ce cas précis, il faut gérer des stocks dédiés (voir Module Matières, Composants et Stocks).

4.7.

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L'onglet "Information complémentaires" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cet écran permet d'initialiser l'année, le mois de référence et le nombre de mois qu'il faut soustraire à la date de livraison lors du calcul du delta matière (gestion de l'alliage matière : voir Module Matière).

4.8.

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L'onglet "Suivi client" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cet écran est l'historique (exportable sur Excel) de votre client. Vous y trouverez :

• Ses devis
• Ses commandes
• Ses livraisons
• Ses factures
• Ses avoirs
• Non-Conformité

5. Les Actions de la fiche "Client" Image Modified La gestion des CLIENTS

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des évènements de type action commerciale par exemple. Pour le client sélectionné.

5.1. Les notes de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cette action permet la saisie de tous commentaires relatif au client

5.2. Fichiers

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liés de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cette action permet d'associer à la fiche client en cours un ou plusieurs fichiers.

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Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier.

5.3.

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Archives de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cette action permet d'archiver un ou plusieurs clients. Un client archivé est un client inactif. Il n'est plus présent dans les listes ou choix.
Le menu « Archivage » permet d'archiver (1) ou de désarchiver (2) un ou plusieurs clients.
La liste de droite contient la liste des clients archivés.
Image RemovedImage Added

5.4.

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Journal de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Le journal d'évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale. Il permet de saisir tous les échanges ou actions commerciales entre vous et vos interlocuteurs chez les clients.
Il est possible d'affecter un libellé pour l'évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l'évènement.

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Ce module est très pratique pour la saisie d'évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné.
Helios ERP gère les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l'origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.

6. Les

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liens de la Fiche "Client"La gestion des CLIENTS

Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « CLIENTS »

6.1. Les Adresses de livraison et

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de facturation de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Ces écrans permettent de saisir les différentes adresses de livraison et de facturation chez le client. Ces adresses sont utilisées lors de la saisie des commandes clients, des devis, des BL clients et des factures clients.


Les adresses de livraison contiennent les informations relatives aux conditions de transport. Si la livraison est à l'export, elle sera donc soumise à une nomenclature douanière (voir règle de gestion sur les lignes de commandes clients).
Le champ « Transit » permet de donner pour chaque adresse de livraison le nombre de jour calendaire dont vous avez besoin pour acheminer vos produits chez votre client .
Date de fin de fabrication = Date de livraison - Transit (voir Module Commande client).

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6.2.

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Les contacts de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cet écran permet de saisir vos différents contacts chez le client. Ils sont utilisés lors de la saisie des commandes clients et des devis.
Il est possible de désactiver un contact pour ne plus le voir apparaître dans les listes associées.
Outre les données administratives, il est possible d'affecter à chaque contact une adresse professionnelle (choisie parmi les adresses de livraison et de facturation du client de rattachement) et une adresse personnelle (bouton Adresse Pers.).
Il est possible d'associer à chaque contact une adresse mail ainsi qu'un mode de diffusion.
Ces deux informations seront automatiquement reprises par Helios ERP lors des diffusions dans le cadre de la gestion documentaire ou qualité.
Il est possible de consulter le journal d'évènements associé à chaque contact (voir règle de gestion sur le journal d'évènements) et de créer un message dans Agora directement associé à ce contact client.

6.3. Les

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Compétences de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Comme pour les agréments applicables à vos fournisseurs et sous-traitants, il est possible de gérer dans Helios ERP la notion de compétence applicable au personnel.

En effet, chaque client peut exiger que certaines opérations ne soient réalisées que par du personnel compétent.
Pour cela, il faut impérativement associer au client une notion de compétences, définies dans le Module Paramétrage/Codifications/Compétence.
Il faut, ensuite les distribuer aux ressources (Module Ressource technique/Personnel) concernées.
Cette distribution, permet la saisie des données suivantes :
La période de validité de la compétence
La notion de qualification pour cette compétence.
Les règles de gestion portant sur cette notion de compétence concernent les gammes, les pointages, la planification par pôle de compétence (option).
Toutes les fonctionnalités (validation de commandes, validation documentaire, …) nécessitant une compétence associée (voir dans les paramétrages des modules respectifs) sont à déclarer sur le client de code « 0 ».

6.4. Les

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Procédés de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Ce module permet de gérer tous les agréments fournisseurs et sous-traitants associés à n'importe quel client y compris le client de code 0 qui représente votre société.
Pour cela, il faut impérativement associer au client une notion de procédés, définis dans le Module Paramétrage/Codifications/Agréments (Alodine, Trempe,…) et regroupée par spécialités, et les distribuer aux fournisseurs et sous-traitants concernés dans les modules concernés.
Cette distribution permet la saisie des données suivantes :

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Les méthodes et origines d'agréments sont laissées libres à l'entreprise et sont à renseigner dans le Module Paramétrage/Codifications/Agréments.
Les règles de gestion portant sur cette notion d'agrément concernent les gammes et les commandes -traitants.

6.5. Gestion des

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contrats en fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Les contrats pré-initialisent le prix, le délai, la quantité et l'approvisionneur lors de l'intégration par EDI ou lors d'une saisie manuelle d'une commande client en fonction de la date de livraison de la ligne de commande client.

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Cette configuration est automatiquement remontée à la saisie d'une commande client sur la ligne de commande, elle reste modifiable (voir Module Commande Client).

6.5.5. Gestion des groupes d'entreprise dans les contrats Image RemovedLa gestion des CLIENTS

Les groupes d'entreprises permettent d'associer plusieurs clients entre eux, de manière à utiliser (ou non) le contrat d'un des clients du groupe si pour un article donné le client ne possède pas de contrat. Le groupe est utilisable pour les groupes d'entreprise qui possèdent plusieurs entités ou sociétés et pour lesquels un contrat groupe est applicable.
C'est dans l'écran « Groupe d'entreprise » que l'on peut accéder à la gestion des groupes d'entreprise.

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• Des lignes de commandes clients.
• Des lignes de contrat.

Exemple : Listes des clients d'un groupe.
Image Modified

Le passage dans la liste de droite se fait via un drag and drop des lignes sélectionnées (Cliquer/Glisser).

6.5.6.  Rafraîchissement des

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tarifs La gestion des CLIENTS

Cette procédure permet d'initialiser ou de mettre à jour le prix des contrats en utilisant la stratégie tarifaire sans toucher aux remises déjà négociées.

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6.5.6. Gestion des remises des contrats Image Removedcontrats La gestion des CLIENTS

C'est la gestion des remises négociées avec le client sur un contrat ou un article particulier.
La gestion des remises se fait au travers d'un écran de basculement selon les filtres suivants : famille article, sous-famille article et code article…
Dans la liste de gauche, il est possible de saisir ligne par ligne les remises applicables. Il est possible aussi de saisir pour un ensemble de lignes sélectionnées la remise.

6.5.7. Evolution tarifaire Image RemovedLa gestion des CLIENTS

Cette fonctionnalité permet facilement « d’augmenter » (ou diminuer) les tarifs d’un contrat ou partie d’un contrat via la saisie d’un taux d’augmentation ou de diminution du tarif.

7. Les outils

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de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS

7.1. Envoyer par Agora

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en fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le client en cours.

7.2. Impression

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en fiche "Client" La gestion des CLIENTS

Il s'agit des éditions disponibles.